Срок хранения должностной инструкции после замены

Срок и место хранения должностных инструкций сотрудников

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников обычно хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Удобнее всего хранить актуальные должностные инструкции в кадровой службе: на ней лежит обязанность занакомить вновь принимаемых сотрудников с инструкциями.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

• в архивы;
• фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Обратите внимание! Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 4412-6).

Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец. При составлении должностных инструкций учитывайте действующие для данной должности профстандарты.

ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

• Типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению. При этом устаревшая типовая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены.
• Индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет, созданные после 01.01.2003 — 50 лет (п.п. 442, 443 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность типовая ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. Индивидуальная ДИ в зависимости от года издания — через 75 или 50 соответственно.

Должностные лица и организации, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Еще больше информации о порядке составления и хранения должностных инструкций вы найдете в путеводителе по кадровым вопросам, составленном КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75/50 лет. Типовые ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Срок хранения должностной инструкции после замены

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Работодатель по своему усмотрению принимает решение о необходимости ведения личных дел и включения в него должностных инструкций работников, занятых на работах с вредными условиями труда.
Необходимо ли должностные инструкции работников, занятых на работах с вредными условиями труда, хранить после их увольнения?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Трудовое законодательство РФ не предусматривает обязательное ведение работодателем личного дела работника коммерческой организации и не регламентирует состав его документов. В данном случае работодатель по своему усмотрению принимает решение о необходимости ведения личных дел и включения в него должностных инструкций работников, занятых на работах с вредными условиями труда. При этом в любом случае должны учитываться положения законодательства, касающиеся сроков хранения кадровых документов.

Обоснование вывода:
Требование об обязательном ведении личных дел установлено в отношении некоторых категорий сотрудников, например государственных и муниципальных служащих, прокурорских работников (ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-I «О прокуратуре Российской Федерации», ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).
В отношении же работников коммерческой организации трудовое законодательство не предусматривает обязательное ведение работодателем личного дела и не регламентирует состав его документов (смотрите также вопрос 1 и вопрос 2 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ).
Таким образом, ввиду отсутствия законодательного требования ведения личных дел работников коммерческой организации работодатель в такой ситуации по своему усмотрению принимает решение о необходимости ведения личных дел и включения в него должностных инструкций работников, занятых на работах с вредными условиями труда (смотрите также вопрос 3, вопрос 4, вопрос 5 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).
При этом в любом случае должны учитываться положения ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ) в части обеспечения сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. В соответствии со ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся в организациях не менее 75 лет со дня создания, а начиная с 2003 года — не менее 50 лет со дня создания. Согласно п. 3 ст. 3 указанного закона документами по личному составу являются архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Как показывает судебная практика, к таковым относятся: приказы по личному составу, личные дела, лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, должностные инструкции, списки работников (смотрите, например, постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.03.2012 N 14АП-8771/11).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества

21 января 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Как включить в опись дел по личному составу индивидуальные должностные инструкции?

Пожалуйста, помогите разобраться. Как включить в опись дел по личному составу индивидуальные должностные инструкции? По году, в котором были заменены на новые, или по году утверждения?

О сроке хранения должностных инструкций

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.

Типовая должностная инструкция закрепляет общее описание работ и цели деятельности, содержит обобщенные формулировки трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняют в указанной должности, а также права и ответственность. На практике такие инструкции чаще всего являются локальными нормативными актами организации.

Например, если в ООО «Сибирские сети» разработана типовая должностная инструкция на инженера I категории отдела технического контроля, то на основе такой инструкции могут работать несколько инженеров I категории в отделе технического контроля (если они выполняют одинаковую трудовую функцию). Такая инструкция является универсальной, то есть она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности.

Индивидуальная должностная инструкция закрепляет конкретные трудовые обязанности, которые выполняет конкретный работник (с указанием его фамилии, имени, отчества) на закрепленном за ним рабочем месте в определенном структурном подразделении.

Например, в ООО «Сибирские сети» может быть индивидуальная должностная инструкция главного специалиста отдела продаж А.О. Ермолаевой.

В Перечне 2019[1] есть две статьи, устанавливающие сроки хранения должностных инструкций – 442 и 443.

И если сейчас срок хранения типовых инструкций составляет три года после замены новыми, то в соответствии с уже недействующим Перечнем 2010[2] они имели постоянный срок хранения, а значит, их следовало включать в опись дел постоянного хранения.

Как формировать должностные инструкции в дела?

Должностная инструкция является распорядительным документом (либо им утверждается), значит, к ней применимы основные принципы группировки в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями[3]:

1. Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены отдельными распорядительными документами (приказами или распоряжениями) и являются приложениями к ним, то они включаются в дело вместе с теми документами, которыми они были утверждены.
2. Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела.
3. Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения. При этом приказы по личному составу со сроками хранения «75 лет ЭПК» или «50 лет ЭПК» помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения «5 лет».
4. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), можно группировать в отдельные дела (например, заголовок дела может выглядеть так: «Приказы генерального директора № 1–139 об увольнении сотрудников»).

С учетом этих принципов может существовать три варианта ведения дел с должностными инструкциями, однако рекомендовать мы можем только первый и второй.

[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016); утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964).

[3] См. п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).

А.П. Ворушина,
заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2021.

Срок хранения должностных инструкций

При формировании текста должностных инструкций требуется придерживаться строгого алгоритма создания локальных нормативов. Наниматель должен следовать такому порядку действий:

1. Определить имеющиеся в компании штатные должности, после чего сформировать текст инструкции по отношению к каждой из них. Выявить нюансы реализуемых работниками обязанностей.
2. Опубликовать специальный приказ, на основании которого формирование инструкций и их внедрение в практику будет правомерным действием.
3. Создать группу квалифицированных сотрудников, которые будут готовить все необходимые документы (тексты инструкций). Чаще всего к этому процессу привлекаются юристы, бухгалтеры, а также начальники отделов, исходя из направленности норматива (например, для создания должностной инструкции маркетолога привлекается начальник маркетингового подразделения).
4. Издать Положение о должностных инструкциях. В документе должны отображаться правила разработки рассматриваемых нормативов, а также сроки, в рамках которых все документы будут созданы и утверждены.
5. Выявить общую структуру нормативов и содержание каждого из них в соответствии с должностями. В случае если в компании действует профсоюзное образование, то уместно привлечение руководителя профсоюза для утверждения текстов документов.
6. Разработка формы инструкций. Существует ряд регламентированных шаблонов инструкций, утвержденных отраслевыми нормативами. Однако каждое предприятие может самостоятельно дополнять документ, исходя из индивидуальных потребностей фирмы и конкретных должностей. Однако все корректировки, не относящиеся к стандартным, должны согласовываться со всеми представителями группы разработчиков.
7. Все инструкции должны визироваться руководителем предприятия, а также ответственными за разработку нормативов лицами.

Каждый сотрудник, принимаемый на конкретную должность, должен поставить свою подпись на экземпляре инструкции в знак согласия с ее содержанием.

Важно отметить, что рассматриваемые инструкции не обязательно должны создаваться для каждой должности отдельно. Чаще всего их формируют для материально ответственных субъектов, а также для лиц, работающих с финансами. Для прочих категорий сотрудников достаточно прописать основные права и обязанности кадра в индивидуальном трудовом договоре.

Законодательство не предусматривает регламентированного бланка таких инструкций. Наниматель должен самостоятельно разработать документ, опираясь на функциональные особенности работника. Документ публикуется в трех экземплярах: один передается работнику для ознакомления, один остается на рабочем месте или у начальника подразделения, и еще один нужен для архивирования.

Разработка положения о должностной инструкции, кем разрабатываются

НАЗАД на страницу должностные инструкции, кем разрабатываются их форма и содержание

Разработка положения о должностной инструкции

Положение о должностной инструкции.При разработке должностных инструкций рекомендуется ввести соответствующее положение, в котором будет подробно оговорен порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной инструкции работника, а также указаны лица (структурное подразделение), непосредственно отвечающие за эту разработку.

Положение о должностной инструкции — необязательный документ, но лучше разработать этот локальный нормативный акт. Он позволяет упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы.

Положение о должностной инструкции вступает в силу после его утверждения руководителем, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

Нормативная база по оформлению и хранению должностных инструкций

Все российские компании должны работать в соответствии с действующим законодательством РФ, в котором постулируется необходимость соблюдения прав работников. Прежде чем формировать тексты должностных инструкций, ответственному субъекту следует ознакомиться со следующими нормативами:

в приказе Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010г. приведен список документации, которую наниматели должны содержать в сохранности на протяжении определенного периода. В п. 77 отмеченного норматива сказано, где конкретно каждая бумага должна храниться. В новой редакции приказа появился раздел 1.2 – на него следует опираться при определении конкретного периода хранения;

На основании приведенных правил действующего российского законодательства также должны работать и зарубежные компании, ведущие бизнес на территории РФ.

Особенности хранения должностных инструкций сотрудников

Исходя из приведенных выше законодательных нормативов, документацию, регламентирующую деятельность компаний, рекомендуется хранить на предприятии, то есть, по месту ее формирования. При этом управленец может самостоятельно определять место хранения, исходя из удобства и интересов фирмы.

Помимо самого предприятия, хранением документов могут заниматься обособленные компании и архивы, оказывающие подобные услуги. Чтобы утвердить конкретное место для хранения документации управленцу уместно издать распоряжение. Если такого приказа нет, то чаще всего нормативы хранятся в компании.

Важно отметить, что строгих норм относительно регистрации должностных инструкций нет. Все этапы от создания до ликвидации бумаг определяются компанией на локальном уровне. Инструкции уместно хранить одним из следующих вариантов:

• в качестве обособленного норматива, отдельно от остальной документации;
• как неотъемлемую часть индивидуального трудового соглашения.

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников обычно хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.
Удобнее всего хранить актуальные должностные инструкции в кадровой службе: на ней лежит обязанность занакомить вновь принимаемых сотрудников с инструкциями.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

• в архивы;
• фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Обратите внимание! Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец.

ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

Срок хранения должностных инструкций сотрудников

Срок хранения должностных инструкций по номенклатуре определяется, исходя из вида документа, а именно:

• если бланк документа разрабатывается отраслевым ведомством, то его сохранность должна обеспечиваться на постоянной основе;
• в случае, когда норматив формируется собственными силами предприятия, то итоговый документ получает статус индивидуального. Для такой документации срок хранения, определенный законодательством, составляет 75 лет, если бумага разрабатывалась для научных работников или для кадров, задействованных на работах с пагубными факторами. Для иных должностей инструкцию уместно хранить до момента ликвидации предприятия;
• инструкции-приложения к трудовым соглашениям следует содержать в сохранности также на протяжении 75 лет. Исходя из Приказа Министерства культуры РФ № 558, отмеченный срок должен соблюдаться вне зависимости от условий трудовой деятельности субъекта.

Срок хранения должностных инструкций после замены новыми

Существуют ситуации, когда должностную инструкцию необходимо заменить. Такой документ может быть актуальным на протяжении нескольких лет и более. Замена требуется в таких ситуациях:

название компании было изменено;

Замена документа должна производиться на основании распоряжения управленца. Срок хранения должностных инструкций в архиве в случае замены предыдущего устаревшего бланка составляет 5 лет. То есть, старый документ, шаблон которого был обновлен, следует хранить на протяжении еще 5-ти лет с момента введения нового бланка. Новый образец, в свою очередь, должен храниться по общим правилам – не менее 75 лет.

Если сроки хранения должностных инструкций будут нарушены, то, исходя из ст. 13.20 КоАП РФ, ответственные лица будут привлечены к административной ответственности. Санкция заключается в предупреждении или штрафе, который составит от 1000 до 3000 руб. для граждан, а для должностных лиц – от 3000 до 5000 руб. Санкция для компании составит от 5000 до 10.000 руб.

Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них:

Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами;

В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования.

Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

Замена может понадобиться, если:

• сменилось наименование организации;
• сменилось руководство;
• произошла реорганизация;
• произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
• при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
• при изменении названия должности.

Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя.

В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет.

То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе.

В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.

Специалисты, ответственные за хранение и нарушающие установленные требования привлекаются к ответственности согласно ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Каков срок хранения кадровых документов в организации

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению: для документов, оконченных делопроизводством после 01.01.2003, это может быть 50 лет, до этой даты — 75 лет, а отдельные документы вообще в течение всего периода существования компании. К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются (это 3 года и 5 лет соответственно).

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

На первый взгляд трудно уловить общее в этих двух документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Ознакомиться с образцом трудового договора и скачать его бланк можно в статье «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.

Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 50/75 лет (в зависимости от даты издания документа).

ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

О сроках хранения иных документов, образующихся в деятельности юрлица, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Сроки хранения кадровых документов на примере

Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 50/75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 236. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.