Срок хранения договоров в организациях в 2022 и 2022 году

Сколько хранить договоры в организации

Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет после истечения срока их действия или прекращения обязательств по ним. Срок хранения различных видов контрактов указан в приказе Росахрива №236 от 20.12.2019.

Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства. Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.

Зачем это нужно

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.

Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.

Как определить срок

Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:

• Налоговому кодексу;
• ФЗ «Об архивном деле»;
• ФЗ «О бухгалтерском учете».

Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:

• конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
• обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).

Что делать, если срок не установлен

В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Сроки в зависимости от вида договора

Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.

Основные позиции приведены в таблице:

До ликвидации организации

Недвижимого имущества — 10

Движимого имущества — 5

По недвижимому имуществу — 15

По движимому имуществу — 10

Сколько хранить в архиве

Из системного толкования закона следует, что хранение договоров в организации подразделяется на два вида:

• текущее (во время исполнения);
• в архиве.

Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации. Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня. Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.

Последствия нарушения сроков

Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения. По ст. 120 НК возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов. Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Ст. 126 НК предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.

В КоАП перечислены составы правонарушений: грубое нарушение требований к бухучету (ст. 15.11) и нарушение правил формирования архивов (ст. 13.20). Эти нормы применяются при несоблюдении периодов сохранности, установленных в приказе Росархива.

Сроки хранения договоров в организации

Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет. Период хранения соглашений зависит от его вида и предмета и установлен приказом Росархива от 20.12.2019 №236.

Чем предусмотрено хранение

Администрация любой компании обязана организовывать хранение договоров в организации в течение периода, соответствующего виду каждого из документов. Эта обязанность установлена:

• Налоговым кодексом РФ, который обязывает сохранять документы, касающиеся полученных доходов и произведенных расходов;
• законом о бухгалтерском учете;
• законом об архивном деле.

Виды хранения, где хранить документы в организации

Выделяется два варианта хранения:

• текущее — это сохранение соглашения в период его исполнения и решения всех вопросов, вытекающих из этого исполнения, например, в течение разрешения возникшего спора;
• архивное — начинается с момента передачи документа в архив. В архив передаются документы, текущая работа по которым завершена, то есть документ исполнен, и все вопросы по нему решены.

Период текущего хранения нормативно не установлен, он зависит от срока самого соглашения, того, возникнут ли по нему споры, и множества дополнительных факторов. Говоря о том, какой срок хранения договоров в организации необходимо соблюдать, имеется в виду архивный вариант, потому что его срок установлен нормативно.

Каждая организация самостоятельно определяет, у кого должны храниться договоры:

• текущее вверяется, как правило, бухгалтерии или юридической службе;
• для архивного создается отдельное подразделение.

Администрации компании следует издать приказ, в котором определить, где должны храниться договоры в организации и круг ответственных лиц.

Где уточнить сроки и как их считать

Если периоды текущего хранения нормативно не установлены и рассчитываются ситуативно, то архивное урегулировано детально и то, сколько хранятся договоры в архиве определено приказом Росархива от 20.12.2019 №236.

Чтобы определить срок хранения договоров в компании необходимо:

1. Исследовать имеющиеся в организации соглашения и разделить их по отдельным группам в зависимости от принадлежности к тому или иному виду — срок определяется для каждого отдельного вида соглашений.
2. Открыть раздел II Приказа №236 пункт — Перечень типовых управленческих документов — и найти в нем пункт, соответствующий искомому виду соглашений, для этого в Приказе имеется предметный указатель, с его помощью нужный пункт находится быстро.
3. Посмотреть искомый срок.

В Перечне перечислено несколько десятков типов бумаг, приведем некоторые из них в таблице сроков хранения договоров в организации в 2020 году:

Сроки хранения некоторых документов

Отдельная таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2020 году.

Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров).

И дополнительно таблица сроков хранения договоров поставки в организации в 2020 году.

Что делать, если для контракта не указан срок хранения

Определять, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, если искомых типов соглашений в Перечне не нашлось, следует с помощью п. 11 того же документа. В этом пункте указано, что если контракт, приложение к нему или акт не перечислен в иных положениях Перечня, хранить его следует 5 лет.

Ответственность за несоблюдение сроков

За нарушение правил хранения предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ, предполагающая ответственность в форме штрафа до 500 рублей.

Если компания не соблюдает правила того, сколько хранить договоры с клиентами и контрагентами, это повлечет ответственность со стороны ФНС, так, в соответствии со ст. 126 НК РФ, за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Какой срок хранения документов в архиве организации?

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236.

Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2020 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см. здесь.

С 17.03.2021 в НК РФ внесены поправки, согласно которым хранить данные налогового и бухгалтерского учета нужно не менее 5 лет. Ранне срок составлял 4 года. Подробности см. в этом материале.

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Срок хранения, лет (минимальный)

Документы по личному составу:

• созданные до 2003 года

• созданные с 01.01.2003

Эти сроки, в частности, касаются:

• личных дел работников;
• приказов по личному составу;
• трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

Бухгалтерия и налоги

Отчетность в ФСС:

• годовая

• квартальная

Отчетность в ПФР:

• сводная

• сведения персучета

Сведения о доходах физлиц

Налоговые декларации и регистры

Учетная политика, включая приложения к ней

Бухгалтерская первичка и регистры

В данной таблице мы привели только самые основные сроки хранения. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, вы всегда можете найти в нем срок хранения любого нужного вам документа. Если доступа нет, вы можете бесплатно получить пробный доступ и посмотреть справочник сроков хранения, а также найти любую интересную вам информацию.

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 5 лет с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2022.
3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 5 лет с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Переходим на ФСБУ 25/2018: как определить стоимость актива права пользования и обязательства по договорам аренды, заключенным до 01.01.2022

На дату перехода на новый стандарт ФСБУ 25/2018 у организации числится большое количество договоров аренды. Как определить стоимость актива права пользования и обязательства по старым договорам, которые были заключены до 01.01.2022?

В соответствии с новым ФСБУ 25/2018 арендатору в общем случае необходимо признавать актив (в форме права пользования), который подлежит амортизации, и обязательство по аренде, на которое начисляются проценты и которое погашается по мере уплаты арендных платежей.

Первое применение ФСБУ 25/2018 арендатором (перспективный метод):

1) необходимо выделить в своей деятельности договоры, в отношении которых потребуется применение Стандарта (отвечающие условиям квалификации договора как договора аренды, перечисленным в п. 5 ФСБУ 25/2018);

2) если организация решила воспользоваться правом, установленным п. 51 ФСБУ 25/2018, необходимо выделить договоры, исполнение которых истекает до конца 2022 года, с которого компания начинает применение Стандарта. К ним Стандарт может не применяться;

3) арендатор принимает решение о применении либо неприменении им упрощенного порядка учета, предусмотренного пунктом 11 Стандарта (Вопрос: Какие условия договора аренды дают право арендатору на применение п. 11 ФСБУ 25/2018? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2020 г.));

4) из оставшихся договоров арендатор выделяет договоры, которые квалифицируются как операционная аренда в соответствии с пп. 26-29 Стандарта;

5) по оставшимся договорам аренды арендатор по каждому договору признает единовременно на дату начала применения Стандарта право пользования активом и обязательство по аренде. При этом:

право пользования активом равно его справедливой стоимости,

обязательство по аренде равно приведенной стоимости остающихся не уплаченными арендных платежей, дисконтированных по ставке, по которой арендатор привлекал или мог бы привлечь заемные средства на сопоставимых с договором аренды условиях на дату начала применения Стандарта.

Право пользования активом = обязательство по аренде + авансовые арендные платежи + предварительные затраты арендатора,

обязательство по аренде = приведенная стоимость будущих арендных платежей на дату оценки.

То есть обязательство по аренде представляет собой кредиторскую задолженность по уплате арендных платежей в будущем и оценивается как суммарная приведенная стоимость этих платежей на дату оценки (п. 14 ФСБУ 25/2018, информационное сообщение Минфина России от 25.01.2019 N ИС-учет-15). Состав арендных платежей приведен в п. 7 ФСБУ 25/2018 (п. 27 МСФО (IFRS) 16).
Для расчета приведенной стоимости используется ставка дисконтирования.

Применяемая ставка дисконтирования должна приводить к следующему равенству*(1):

приведенная стоимость будущих арендных платежей + негарантированная ликвидационная стоимость предмета аренды = справедливая стоимость предмета аренды на дату расчета.

Поскольку арендатор не всегда владеет информацией о справедливой стоимости объекта аренды, о его предполагаемой справедливой стоимости на дату окончания договора аренды, а также не может надежно оценить эти параметры, то, как правило, ставку устанавливает арендодатель в договоре аренды (обычно применимо к лизинговым договорам).

Если же речь не идет о договоре лизинга (с последующим выкупом предмета аренды) и если срок аренды меньше, чем срок полезного использования арендованного актива, и/или не предполагается выкуп арендованного имущества, то, по нашему мнению, арендатор может не рассчитывать ставку самостоятельно, а воспользоваться правом, установленным п. 15 ФСБУ 25/2018, и применить ставку, по которой арендатор привлекает или мог бы привлечь заемные средства (например, для приобретения аналогичного арендуемому имущества) на срок, сопоставимый со сроком аренды*(2).

То есть для расчета обязательства по аренде сумма оставшихся платежей дисконтируется с использованием ставки процента по займу. Процент по займу равен проценту, который арендатору пришлось уплатить, если бы он привлекал заемные средства для уплаты арендодателю всей суммы оставшихся платежей единовременно.

Зная количество периодов уплаты арендных платежей и ставку дисконтирования за период (месяц, квартал, год — в зависимости от периодов уплаты арендных платежей), можно для расчета дисконтированнной стоимости арендных платежей использовать формулу в Excel:

= ПС (процентная ставка за период; количество периодов платежей; сумма каждого платежа; будущая стоимость после последней выплаты; тип)

(тип — в конце формулы указывается: 0 — если платеж совершается в конце периода, или 1 — если платеж совершается в начале периода).

В течение оставшихся на 01.01.2022 (дата начала применения Стандарта) восьми кварталов срока аренды арендатор выплатит в общей сумме 1 600 000 руб. (200 000 руб. х 8). Ставка процента используется, например, 5% за квартал (20% годовых). Уплата — в начале квартала авансом.

Таким образом, величина обязательства по аренде на дату его признания равна 1 357 274,68 руб. (для расчета применена формула в Excel: = ПС (5%; 8; 200000; 0; 1) (для сравнения — 1 292 641,88 руб. при платежах в конце каждого периода = ПС (5%; 8; 200000; 0; 0)).

Рекомендуем также ознакомиться с расчетом из Примера 3 материала «Практикум МСФО: учет договоров аренды (Е. Миркина, журнал «МСФО и МСА в кредитной организации», N 3, июль-сентябрь 2019 г.).

Если платежи совершаются не строго каждое первое число квартала, то придется делать расчет вручную. Обращаем внимание, что учетная политика организации должна обеспечивать, в частности, соблюдение требования рациональности, установленное абзацем 7 п. 6 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», т.е. затраты на представление правдивой информации не должны превышать полезность этой информации для пользователей;

6) любые разницы, возникающие в связи с осуществлением изложенных выше процедур, относятся на нераспределенную прибыль.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

— Рекомендация Р-97/2018-КпР «Первое применение ФСБУ 25» (принята фондом «Национальный негосударственный регулятор бухгалтерского учёта «Бухгалтерский методологический центр» от 17 декабря 2018 г.);

— Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет аренды по ФСБУ 25/2018 с 1 января 2022 года;

— Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет у арендатора по ФСБУ 25/2018 с 1 января 2022 года;

— Вопрос: Определение ставки дисконтирования при расчете обязательства по аренде. Порядок учета процентов по договору лизинга в соответствии с ФСБУ 25/2018 (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2021 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ткач Ольга

Ответ прошел контроль качества

1 октября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Как определить ставку дисконтирования, указано в п. 15 ФСБУ 25/2018. Должна применяться ставка, «при использовании которой приведенная стоимость будущих арендных платежей и негарантированной ликвидационной стоимости предмета аренды становится равна справедливой стоимости предмета аренды. При этом негарантированной ликвидационной стоимостью предмета аренды считается предполагаемая справедливая стоимость предмета аренды, которую он будет иметь к концу срока аренды, за вычетом сумм, указанных в подпункте «е» пункта 7 настоящего Стандарта, которые учтены в составе арендных платежей».

*(2) Аналогичное правило (об использовании расчетной ставки дисконтирования, только если она может быть легко определена, установлено в п. 26 МСФО (IFRS) 16 «Аренда»: «26 На дату начала аренды арендатор должен оценивать обязательство по аренде по приведенной стоимости арендных платежей, которые еще не осуществлены на эту дату. Арендные платежи необходимо дисконтировать с использованием процентной ставки, заложенной в договоре аренды, если такая ставка может быть легко определена. Если такая ставка не может быть легко определена, арендатор должен использовать ставку привлечения дополнительных заемных средств арендатором».