Специалист АХО — кто это?

Что такое АХО, расшифровка должности

Компании обычно работают в каком-то специфическом сегменте, а основной штат их сотрудников занят достижением конкретных задач в рамках общей цели. Но при этом во всех крупных и средних организациях есть сотрудник или целый отдел, призванный обеспечить комфорт, безопасность трудящихся. Это АХО. Расшифровку должности, функции работников и всего отдела, должностные инструкции мы представим далее. Также определимся, чем важно это подразделение для обеспечения нормальной деятельности всей организации.

Что означает аббревиатура?

Отдел АХО (Расшифровка аббревиатуры — административно-хозяйственный отдел) имеет место во всех компаниях, где численность трудящихся превышает 100 человек. Что касается крупных корпораций, то там отдел АХО даже дополнительно разделяется на несколько внутренних секций. Обычно это следующие:

• Социально-бытовая.
• Планово-расчетная.
• Материально-ресурсная.

Мы разобрались, как расшифровывается АХО. Цель деятельности отделения: обеспечить результативную работу сотрудников компании. Для этого подразделение занимается расчетами необходимого объема и закупкой расходных материалов, обеспечивает чистоту помещений, безопасность и комфорт на рабочих местах.

Требования к соискателям

Многим соискателям интересна расшифровка должности АХО. Важно отметить, что при приеме на работу в этот отдел приветствуют такие качества, как стрессоустойчивость, добропорядочность, честность, оперативность.

Отдают предпочтение кандидатам с развитыми лидерскими качествами, организационным опытом, умением быстро находить верные решения, продумывать альтернативные пути. Через АХО проходят порой весомые денежные суммы, что накладывает на его работников большую ответственность.

Кто трудится в отделе?

Если организация небольшая, то должности «начальник АХО» в ней конкретно не существует. Вопросами хозяйственного толка занимается директор. Какие-то дела он может делегировать своему секретарю или офис-менеджеру.

Крупные же компании не могут полноценно вести свою деятельность без структурированного административно-хозяйственного отдела. Он включает в себя и начальника, и сотрудников АХО. Должности последних самые различные:

• Экономисты.
• Охранники.
• Инженеры по техобслуживанию.
• Курьеры.
• Водители.
• Экспедиторы.
• Гардеробщики.
• Уборщики помещений и проч.

Какие именно специалисты представлены в АХО конкретной компании, зависит от специфики ее деятельности, размера и территориального нахождения.

Распределение штата

Хозяйственное обеспечение компании — это обычно дело целой команды специалистов. Ее численность зависит от количества сотрудников всей компании. В среднем на 1000 трудящихся приходится 15 сотрудников АХО.

По профессиональному уровню работников административно-хозяйственного отдела разделяют на три группы:

1. Плотники, техники, электрики, водители, гардеробщики, энергетики, сантехники, уборщики, инженеры, секретари.
2. Главные инженеры, начальники АХО (расшифровка административно-хозяйственный отдел), администраторы, ведущие специалисты.
3. Руководители предприятия, заместители директоров, технический директор, начальник АХЧ.

Основные задачи

Расшифровки должности АХО как таковой нет. Ведь аббревиатура означает административно-хозяйственный отдел, а не определенного сотрудника. Это подразделение выполняет следующие задачи:

• Закупка, хранение и последующая выдача работникам различных расходных материалов, материальных ценностей, необходимых для трудовой деятельности.
• Периодический и срочный ремонт помещений, оборудования, мебели и проч.
• Контроль за выполнением сотрудниками правил пожарной безопасности.
• Несение ответственности за материальные ценности компании.
• Урегулирование всех вопросов с поставщиками коммунальных услуг.
• Решение вопросов со связью — проводной, мобильной, интернетом и проч.
• Контроль за чистотой рабочих помещений, своевременная уборка.
• Организация по трудовому законодательству РФ комфортных условий для отдыха сотрудников.
• Обеспечение охраны офиса, производственных помещений, территории организации и проч.

Положение об отделе

АХО. Какая это должность? В административно-хозяйственном отделе трудятся самые разнообразные специалисты — от инженеров, техников до уборщиков помещений и экспедиторов.

Деятельность АХО в компании определяет специальное Положение. Этот документ по своему содержанию не является единым для всех фирм — какие-то предписания разнятся в зависимости от специфики деятельности организации, ее размера.

Стандартно Положение включает в себя следующее:

• Структуризация АХО, главные цели, задачи, функции подразделения, перечисление прав и обязанностей его работников, уровень ответственности, должностные инструкции.
• Как осуществляется и организуется административно-хозяйственное обеспечение? Как решаются материально-технические вопросы?
• Вопрос подчинения отдела (стандартно подчиняется или директору, или его заму).
• Что должен соблюдать отдел: правила по хозобслуживанию, нормы эксплуатации/содержания помещений, мониторинг состояния оборудования, техника противопожарной безопасности, эпидемиологические и санитарные режимы.
• Требования к квалификации начальника АХО (расшифровку аббревиатуры мы уже представили), сотрудников подразделения. Определение должностных функций, прав, обязанностей.
• Вопрос взаимодействия с другими подразделениями компании. Сотрудничество со сторонними организациями.
• Вопрос ответственности, штрафов за несоблюдение должностных инструкций каждым из работников АХО.

Функции АХО

Перечислим функции административно-хозяйственного подразделения, исполнение которых — непосредственная обязанность его сотрудников:

• Обеспечение закупок техники, расходников, инвентаря, оборудования, канцтоваров.
• Снабжение работников всем необходимым для их деятельности — техникой, расходными материалами, офисной мебелью.
• Проведение ремонтных и профилактических работ.
• Ведение документооборота по сфере своей деятельности.
• Уборка, оформление помещений компании.
• Благоустройство территории организации.
• Организация питания сотрудников фирмы.
• Организация доставки, транспортного обеспечения.
• Создание мест отдыха сотрудников, организация совместных праздников, кооперативов.
• Взаимодействие с арендодателями, поставщиками коммунальных услуг, иными сторонними компаниями.
• Организация энергообеспечения, связи, контроль за системами водоснабжения, канализации, вентиляции, кондиционирования.
• Контроль за соблюдением в организации противопожарных и санитарных норм.
• Набор новых работников в АХО на вакантные должности.
• Информирование трудящихся по нововведениям, актам, мероприятиям согласно своей области деятельности.

Взаимодействие с иными структурами

АХО непосредственно взаимодействует со следующими структурными подразделениями компании:

• Бухгалтерия. Предоставление отчетности о расходах, копий договоров с поставщиками.
• Производственный отдел. Получение необходимого оборудования.
• Юридический отдел. Обращение за помощью в составлении договоров, консультирование по поводу норм законодательства в административно-хозяйственном поле.
• Отдел закупок. Обращение по поводу проведения тендеров, анализа рынка поставщиков.
• Планово-экономический отдел. Начальник АХО обращается сюда для распределения з/п, премий, отпускных своим подчиненным.
• Отдел кадров. Помощь в формировании кадрового расписания.

Начальник подразделения

Первой должностью в АХО по классификатору является начальствующая. Это главный человек в отделе. Помимо начальника, руководителем может быть администратор, главинженер или ведущий специалист. Обязательно наличие опыта работы — не менее пяти лет на руководящей должности. Этот сотрудник подчиняется непосредственно гендиректору или его заму. Он обладает правом подписи документов по своей специализации, уполномочен представлять компанию по делам АХО.

Начальник административно-хозяйственного отдела должен знать следующее:

• Трудовой кодекс.
• Внутренние нормативные акты компании.
• Данные о структурных подразделениях организации, их взаимосвязи.
• Правила охраны труда.
• Приказы, распоряжения, акты, постановления непосредственного руководства, касающиеся административно-хозяйственной части.
• Правила организации труда, управления персоналом.
• Ведение материальной отчетности, табельного учета, установление сроков сдачи документации.
• Эксплуатация и обслуживание офисной техники.
• Навыки делового общения, составления документации.
• Порядок проведения закупок расходных материалов, инвентаря, оборудования и проч.
• История организации-работодателя, перспективы ее развития.

Акт приема должности начальника АХО подписывается директором компании. На новоиспеченного сотрудника возлагаются следующие важные задачи руководителя:

• Определять меры наказания для своих подопечных (работников АХО).
• Быть ответственным за график отпусков.
• Давать право на уход с рабочего места при возникновении непредвиденных обстоятельств.
• Контроль за исполнением всех поставленных перед подразделением задач.
• Привлечение подрядчиков.
• Контроль за проведением закупок.
• Разработка планового ремонта помещений и проч.

Должностная инструкция начальника

Что касается этого важного документа, то он приписывает следующие служебные обязанности начальнику АХО:

• Контроль за работой подведомственных сотрудников, исполнением ими должностных инструкций, распределение между работниками обязанностей.
• Набор персонала в АХО.
• Контроль за работой подведомственного технологического оборудования — освещением, системой вентиляции и проч.
• Составление планов и организация работ по ремонту служебных помещений.
• Организация благоустройства подведомственной территории — от ухода за газонами, уборки кабинетов до оформления офиса по случаю праздников и торжеств.
• Оформление, подписание необходимой документации по поводу сотрудничества со сторонними организациями по делам АХО.
• Составление материальной отчетности, контроль за ее ведением.
• Ответственность за закупку, хранение, распределение рабочего инвентаря, расходников, технологического оборудования внутри организации.
• Внедрение, распределение, обновление систем связи, противопожарной безопасности, офисной техники.

Права руководителя

Что касается должностной инструкции начальника/специалиста/ведущего инженера АХО, то документ определяет следующие права работника:

• Запрашивать от других подразделений сведения, необходимые для работы административно-хозяйственной части.
• Докладывать вышестоящему руководству о нарушениях со стороны подчиненных, самостоятельно назначать для них меру наказания.
• Инициировать усовершенствование работы компании и в целом, и по административно-хозяйственным вопросам.
• Требовать от руководства предоставление всех условий для полноценной деятельности.
• Оценивать качество работы подведомственных сотрудников.

Мы представили расшифровку АХО, должности в отделе. Это важное подразделение в компании. Хоть его функции могут быть совсем далеки от главного вектора деятельности, без работы сотрудников АХО сложно наладить комфортные условия труда, бытовые удобства на производстве, обеспечение сотрудников необходимым.

Специалист АХО: кто это такой?

Залог успеха любой крупной компании — в слаженной работе: она должна функционировать как единый организм. И, конечно, в нем должен быть тот «орган», та система, что гарантирует комфортный труд всех сотрудников, обеспечивает их всех необходимым. Это специальный отдел — АХО. Не все конкретно представляют, что скрывается за аббревиатурой. А кто это — специалист АХО? Давайте выясним далее, представив по ходу дела должностную инструкцию работника.

Что такое АХО?

Чтобы разобраться, кто это — специалист АХО, мы сначала разъясним читателю характеристику и основные функции места работы этого должностного лица. Аббревиатура АХО — административно-хозяйственный отдел. Создается практически во всех компаниях, где численность сотрудников превышает 100 человек. Отдел занимается закупкой расходных материалов для деятельности фирмы, расчетом их необходимости, отвечает за порядок и комфортабельность рабочих мест, обеспечивает чистоту общественных и производственных помещений компании.

Если же корпорация масштабная, то АХО внутри себя дополнительно разделяется на ряд подразделений:

• планово-расчетное;
• материально-ресурсное;
• социально-бытовое.

Основные задачи отдела

Кто это — специалист АХО? Должностное лицо, которое выполняет все (или часть — в зависимости от масштаба организации) функции административно-хозяйственного отдела. А задачи у АХО следующие:

• Закупка, хранение, выдача сотрудникам различных предметов, материальных ценностей, необходимых для их работы.
• Ремонт поломок материального имущества компании, реставрация помещений.
• Соблюдение противопожарных нормативов и правил, контроль за следованием им сотрудников.
• Материальная ответственность за эксплуатируемым сотрудниками имуществом компании.
• Поиск фирм, предоставляющих клининговые и коммунальные услуги.
• Заключение соответствующих договоров и соглашений — на проведение интернета, телефонной связи, вывоз мусора и проч.
• Своевременное и полное обеспечение сотрудников организации материальными ценностями, необходимыми для их работы.
• Контроль за состоянием рабочих помещений, своевременное устранение возникающих неполадок.
• Организация комфортных условий для отдыха сотрудников в течение рабочего дня.
• Контроль за обеспечением охраны рабочих помещений.

Сотрудники отдела

Административно-хозяйственный отдел — это не только ведущий специалист АХО. В подразделении трудится целая команда сотрудников — уборщики помещений, инженеры по техническому оборудованию, охранники, экономисты, водители, экспедиторы, гардеробщики, курьеры и др.

Штатная численность отдела зависит от масштабности компании. В среднем, на 100 человек сотрудников приходится 15 специалистов АХО (по инструкции). Подразделяются эти работники на три профессиональных уровня:

1. Техники, сантехники, плотники, водители, электрики, гардеробщики, энергетики, инженеры, секретари.
2. Главные инженеры, администраторы, ведущие специалисты, начальники АХО.
3. Заместители директора по АХО, технические руководители, начальники по АХЧ.

Должностная инструкция специалиста АХО — это документ, диктующий обязанности ведущего специалиста, администратора или иного работника, занимающего руководящую должность. Перейдем непосредственно к ней.

Требования к специалисту

Должностная (ведущего специалиста АХО) инструкция подразумевает ряд требований к работнику. Сотрудник должен знать:

• Распоряжения, приказы, постановления, иные регулятивные и нормативные документы, непосредственно относящиеся к его (специалиста) деятельности.
• Структуру организации-работодателя, права и обязанности ее сотрудников.
• Правила и рекомендации по обслуживанию посетителей, потребителей.
• Виды оказываемых работ и услуг.
• Основы экономики, управления персоналом, организации труда.
• Основы маркетинга, продвижения.
• Планировку, эстетическое оформление помещений.
• Основы социальной психологии.
• Трудовое законодательство.
• Правила и нормативы охраны труда.

Минимальные требования к подготовке специалиста:

• Среднее профессиональное образование.
• Начальное профессиональное образование с опытом работы по специальности не менее 2-х лет.

Для занятия руководящих должностей обязателен опыт работы в административно-хозяйственном отделе не менее 5 лет.

Личные качества работника

Кто это — специалист АХО? Работник, обладающий следующими личными качествами:

• Стрессоустойчивость.
• Инициативность.
• Лидерские и организаторские навыки.
• Честность.
• Добропорядочность.
• Умение оперативно находить выход из сложных ситуаций.

Главные рабочие функции сотрудника

По профстандарту специалист АХО исполняет следующие главные задачи на своем рабочем месте:

• Обеспечивает хозяйственную деятельность компании-работодателя.
• Контролирует рациональное использование расходных материалов и прочих материальных ценностей.
• В рамках своей компетенции ведет учетную документацию, а также предоставляет отчеты по деятельности отдела непосредственному руководителю.

Должностные обязанности специалиста

Круг обязанностей специалиста АХО необычайно широк:

• Контролирует сохранность материальных ценностей.
• Принимает действенные меры по предотвращению и разрешению конфликтных ситуаций в отделе.
• Рассматривает претензии сотрудников и клиентов организации по некачественному обслуживанию его подчиненными. Проводит необходимые организационно-технические мероприятия, искореняющие повторение подобных случаев.
• Контролирует должное оформление рабочих помещений, а также следит за внутренней и наружной рекламой — обеспечивает ее обновление, заботится об эстетически привлекательном состоянии.
• Обеспечивает чистоту и порядок как в самой организации, так и на прилегающих к помещениям компании территориях.
• Контролирует соблюдение починенными сотрудниками норм охраны труда, санитарии, противопожарной безопасности.
• Информирует руководство касательно недочетов в деятельности отдела, предлагает пути их искоренения.
• Следит за чистотой и порядком в офисах, организует своевременный ремонт мебели, оборудования и помещений.
• Организует закупку офисной мебели, канцтоваров и технического оборудования.
• Организует и контролирует деятельность клининговых служб.
• Организует поздравления как сотрудников организации, так и ее клиентов по случаю государственных праздников, дней рождения, памятных дат.
• Если работодатель арендует помещения, то специалист АХО решает все хозяйственные вопросы по аренде.
• Организует своевременную реставрацию, перестройку рабочих помещений.
• Ответственен за хранение канцелярских товаров, оборудования, хозяйственных материалов, инвентаря. Обеспечивает по необходимости всем вышеперечисленным работников организации.
• Организует питание сотрудников.
• Составляет необходимые учетные и отчетные документы.

Взаимодействие с другими подразделениями

Должностные обязанности специалиста АХО — это и взаимодействие с иными отделениями, должностными лицами внутри организации.

Начальник АХО. По вопросам, требующим согласования с вышестоящим руководителем.

Все другие структурные подразделения организации. Здесь составлен целый список вопросов по получению:

• Заявки на обеспечение хозинвентарем, мебелью, оборудованием, техническими устройствами, канцтоварами и проч.
• Отчеты по использованию предоставленных материальных ресурсов.
• Заявки на хозобслуживание конференций, семинаров, собраний и проч.
• Заявки на ремонтные работы различного масштаба.
• Заявки на организацию питания работников.

АХО, в свою очередь, предоставляет всем структурным подразделениям организации запрошенные материальные ресурсы — канцтовары, мебель, технику и проч.

Управление отчетности и учета. Вопросы по получению от АХО:

• Учет имущества, хозяйственных операций, поступивших денежных средств и проч.
• Данные по движению финансов.

Предоставляется управлением отчетности и учета следующее:

• Документы с лимитами на отпуск материальных ресурсов и их расходование структурными подразделениями.
• Предложения по реализации неиспользованных материальных ценностей.
• Сметы расходов на содержание рабочих помещений, зданий организации, в т. ч. и на сопутствующее оборудование.
• Сметы расходов на закупку мебели, канцтоваров, технического оборудования и проч.

Юридическое управление. Вопросы получения административно-хозяйственным отделом:

• Юридические консультации по интересующим вопросам.
• Документы на правовую экспертизу.
• Ответы на запросы юридической направленности.

Секретарь-референт. Передача документов на отправку и/или тиражирование. От секретаря отдел получает корреспонденцию в свой адрес.

Права специалиста

Специалист АХО имеет право:

• Запрашивать у структурных подразделений компании сведений о состоянии помещений и оборудования, использования расходных материалов.
• Вносить на рассмотрение руководителя предложений по улучшению своей работы.
• Требовать от работодателя обеспечение нормальных условий трудовой деятельности.
• Принимать ответственные решения в границах своей компетенции.

Ответственность специалиста

Работник несет полную ответственность за:

• Своевременное обеспечение организации необходимыми материалами, оборудованием, мебелью и проч.
• Сохранность документации.
• Своевременность и правильность составленных лично отчетов руководству.
• Разглашение сведений, являющихся коммерческой тайной работодателя.
• Сохранность материальных ценностей, предоставленных компанией для рабочей деятельности.
• Невыполнение требований должностной инструкции.

Специалист АХО — ответственная должность. Ведь на административно-хозяйственном отделе держится комфортная рабочая атмосфера организации, полноценный труд ее сотрудников. Порой от АХО даже зависит возможность безостановочной работы компании.

Положение об Административно-хозяйственном отделе

1. Административно-хозяйственный отдел (АХО) является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

2. Административно-хозяйственный отдел создается и ликвидируется приказом Генерального директора предприятия.

3. Административно-хозяйственный отдел подчиняется непосредственно Управляющему директору предприятия.

4. Административно-хозяйственный отдел возглавляет начальник АХО, назначаемый на должность приказом Генерального директора предприятия.

5. В своей деятельности Административно-хозяйственный отдел руководствуется:

5.1. Уставом предприятия.

5.2. Действующим законодательством.

5.3. Приказами и распоряжениями Руководства предприятия.

5.4. Правилами внутреннего трудового распорядка.

5.5. Настоящим положением.

5.6. Документами системы менеджмента качества предприятия.

II. Структура

1. Структуру и штатную численность АХО утверждает Генеральный директор предприятия по представлению Управляющего директора.

III. Цели и задачи

1. Хозяйственное, материально-техническое и социально-бытовое обслуживание предприятия и его подразделений.

2. Содержание в надлежащем состоянии зданий и помещений предприятия, прилегающей территории.

3. Создание условий для труда и отдыха работников предприятий.

IV. Функции

1. Содержание зданий и помещений предприятия и поддержание их в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами.

2. Контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).

3. Формирование текущих и перспективных планов реконструкции, капитального и текущего ремонтов зданий, помещений предприятия, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений.

4. Проведение ремонта зданий и помещений.

5. Контроль за качеством ремонтных работ.

6. Приемка выполненных ремонтных работ.

7. Участие в разработке планов по созданию интерьера в зданиях и помещениях предприятия в соответствии с требованиями современного дизайна.

8. Работы по благоустройству, озеленению и уборке территории, празднично- художественному оформлению фасадов зданий, проходных и т.п.

9. Составление смет расходов на содержание зданий и помещений предприятия, прилегающей территории.

10. Оформление документов, необходимых для заключения договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров, организация их поставки, приемки и учета.

11. Обеспечение структурных подразделений канцелярскими принадлежностями, оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.

12. Обеспечение сохранности мебели, хозяйственного инвентаря, средств механизации инженерного и управленческого труда, принятие мер по их восстановлению и ремонту в случаях повреждения.

13. Оформление документов на техническое обслуживание и ремонт оргтехники и оборудования.

14. Материально-техническое обслуживание совещаний, конференций, семинаров и иных мероприятий.

15. Обеспечение транспортного обслуживания администрации предприятия.

16. Организация приема, регистрации и необходимого обслуживания лиц, прибывших в служебные командировки.

17. Создание необходимых условий труда работникам предприятия.

18. Обеспечение рациональной организации питания работников во время обеденных перерывов.

19. Составление планов по оказанию физкультурно-оздоровительных, культурно-просветительных и других необходимых услуг и их материальное обеспечение.

20. Составление расчетов по хозяйственному, социально-бытовому и материально-техническому обслуживанию предприятия.

21. Обеспечение рационального использования выделенных финансовых средств.

V. Права

1. Административно-хозяйственный отдел экспедитор имеет право:

1.1. Давать структурным подразделениям предприятия указания по обеспечению сохранности инвентаря, мебели, оргтехники и пр., соблюдению противопожарных норм и правил, а также осуществлять оперативно-технический контроль и фактическую проверку исполнения этих указаний.

1.2. Требовать от производственных, сбытовых и транспортных подразделений предприятия соблюдения правил складирования и хранения материальных ценностей на закрепленных за ними территориях.

1.3. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия отчеты о расходе канцелярских принадлежностей, бумаги.

1.4. Самостоятельно вести переписку по вопросам хозяйственного и социально-бытового обеспечения деятельности предприятия.

1.5. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе с архитектурными и ремонтными организациями.

1.6. По результатам проверок состояния мебели, инвентаря, оргтехники вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия.

2. Начальник АХО вправе:

2.1. Вносить предложения Дирекции по персоналу и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

VI. Взаимоотношения (служебные связи)

Для выполнения функций и реализации прав Административно-хозяйственный отдел взаимодействует:

1. Со всеми структурными подразделениями предприятия по вопросам:

• заявок на оборудование, оргтехнику, мебель, хозяйственные товары, канцелярские принадлежности, пр.;
• заявок на хозяйственное и социально-бытовое обслуживание работников;
• отчетов о расходовании канцелярских принадлежностей, бумаги, пр.;
• разъяснений о причинах порчи мебели, инвентаря, оргтехники.

• планов текущего и капитального ремонта помещений, занимаемых подразделениями;
• графиков технического осмотра и обслуживания оргтехники специалистами организаций, с которыми заключены договоры о техническом обслуживании.

2. С директором по финансам и с бухгалтерией по вопросам:

• нормативов расходов на содержание зданий и помещений предприятия, прилегающей территории;
• разъяснений по учету оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров, канцелярских принадлежностей;

• смет расходов на содержание зданий и помещений предприятия, прилегающей территории;
• расчетов по хозяйственному, социально-бытовому и материально-техническому обслуживанию предприятия;
• отчетов о расходовании средств, выделенных на хозяйственное, социально-бытовое и материально-техническое обслуживание подразделений предприятия.

V. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник АХО.

2. На начальника АХО возлагается персональная ответственность за:

2.1. Организацию деятельности сотрудников по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.

2.2. Организацию в отделе оперативной и качественной подготовки документов, их исполнения, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.

2.3. Своевременность и качество исполнения заявок структурных подразделений предприятия.

2.4. Хозяйственное ведение дел, сохранность собственности, соблюдение финансовой и сметной дисциплины предприятия.

2.5. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.

3. Ответственность сотрудников хозяйственного отдела устанавливается их должностными инструкциями.

Современный «ахошник», кто он такой?

Автор: Анатолий Борисович Набоков,
к. т. н., профессор Открытой европейской академии экономики и политики (Прага)

Более десяти лет я веду обучающие семинары по повышению квалификации персонала административно-хозяйственных подразделений (АХО) в России и за рубежом, постоянно контактирую с большим количеством персонала обеспечивающих подразделений. На основании полученного опыта хочу поделиться мыслями о тенденциях, существующих на рынке, и современных требованиях работодателей к руководителям и персоналу административно-хозяйственных подразделений.

Время «ахошников» — крепких завхозов, основная задача которых состоит в исполнении заявок и поручений персонала компаний, уходит. Нужны менеджеры, которые бы не разбрасывались имеющимися ресурсами, а организовали эффективную работу своих подразделений и персонала для выполнения поставленных руководством целей и задач. Сформулируем основные цели и задачи, которые чаще всего выдвигает бизнес-сообщество перед руководителям подразделений АХО.

Цели подразделений АХО

Основной целью подразделений АХО является организация комфортных условий жизнедеятельности персонала компании в рамках финансовых ограничений или утвержденных бюджетов. Другими словами, в офисе должно быть чисто, безопасно, светло и тепло, персоналу удобно находиться на своем рабочем месте, коммуницировать с другими подразделениями, ходить в туалет, принимать пищу и многое другое.

Организация комфортных условий предполагает, что они будут определены руководителями АХО в утвержденных стандартах, регламентах или процедурах. И все это надо выполнять в рамках защищенных бюджетов, то есть понимать экономику затрат, необходимых для создания и поддержания этих комфортных условий.

Задачи подразделений АХО

Чтобы достичь своей основной цели, руководитель АХО организует выполнение следующих задач.

Задача 1. Организация материально-технического обеспечения деятельности компании. Предполагает организацию закупки, учета, хранения, выдачи, инвентаризации и списания канцелярских товаров, мебели, хозяйственного инвентаря, бытовой техники и других товарноматериальных ценностей (ТМЦ).

Задача 2. Организация исполнения заданного уровня сервисных услуг хозяйственным или подрядным способом. Предполагает организацию коммунальных услуг, транспортного обеспечения, клининга, общественного питания, вывоза мусора и прочего.

Задача 3. Организация эксплуатации, обслуживания и ремонтов офисных зданий, помещений, оборудования, офисной техники.

Для решения этой задачи необходима организация осмотров, проведения планово-предупредительных ремонтов и оперативного реагирования в случае аварийных ситуаций.

Задача 4. Организация обеспечения выполнения требований охраны и безопасности труда, пожарной безопасности. Бывают исключения, и в таком случае решение этой задачи возлагается на специально созданные подразделения. Если вам повезло, то в зоне вашей ответственности будет разработка планов мероприятий: например, эвакуация персонала, проведение обучения, инструктажей, ведение документации.

Задача 5. Организация управления подразделениями и персоналом подразделений АХО. Предполагает планирование, организацию исполнениях и контроль работы всех подразделений АХО. Годовые планы требуемых для выполнения работ и бюджетов руководитель АХО защищает перед бюджетным комитетом или руководством компании. В течение года бюджеты могут «оптимизироваться», а работы дополняться. Кроме годового планирования руководитель АХО определяет план ежемесячных, еженедельных и текущих работ и требуемых для их исполнения ресурсов.

Организация исполнения планов и работ предполагает назначение персонала, постановку целей, указания времени, места, качества исполнения, требуемого результата.

Планы и работы, которые не контролируются, с большой вероятностью могут выполняться некачественно, поэтому руководитель АХО сам выбирает точки контроля, необходимый персонал и периодичность контроля. Но контроль должен быть организован обязательно.

Задача 6. Оптимизация деятельности подразделений АХО. Очень важная в настоящее время задача. Предполагает оптимизацию работы, процессов ее выполнения, расхода ТМЦ, оптимизацию денежных, временных, людских ресурсов на выполнение поставленных задач или выполняемых работ.

Задача 7. Управление возможными рисками для подразделений АХО. Задача новая и возникла в связи с требованиями международного стандарта ISO 9001:2015. Предполагает идентификацию рисков и разработку программы минимизации рисков в зонах ответственности подразделений АХО.

Мы перечислили набор основных задач руководителя АХО, которые могут дополняться в зависимости от отраслевых особенностей или требований руководства компании.

Критерии исполнения (KPI) задач АХО

Чтобы понимать, выполнены ли рассмотренные выше задачи, необходимо выделить критерии исполнения задач. Ниже приводятся возможные KPI задач руководителя АХО:

— выполнение задачи в рамках выделенного или защищенного бюджета: этот критерий предполагает знание и понимание руководителем АХО структуры себестоимости предоставляемой услуги или ТМЦ и принятие решений в случае финансовых отклонений;

— отсутствие рекламаций персонала на низкое качество выполненных работ;

— отсутствие нарушений приказов, указаний вышестоящего руководства, а также нарушений утвержденных стандартов, регламентов, процедур в зонах ответственности подразделений АХО;

— экономический эффект, полученный в результате поданных предложений по оптимизации работ, процессов, принятия новых правил или подходов для выполнения задач.

Требуемые новые компетенции руководителей подразделений АХО

Таким образом, для качественного выполнения поставленных задач, реализации новых проектов, исполнения положений, регламентов и должностных инструкций руководители подразделений АХО должны обладать целым перечнем специализированных и управленческих знаний, среди которых можно выделить следующие:

— понимание процесса бюджетирования и экономики показателей деятельности подразделений АХО; понимание структуры себестоимости оказываемых вашей компании услуг и организация контроля их исполнения в рамках финансовых лимитов;

— организация проектов по оптимизации затрат и процессов, минимизации потерь в зоне ответственности подразделений АХО;

— ведение переговорного процесса, заключение и отслеживание выполнения договоров;

— организация складского учета и ведение складской аналитики, нормирование запасов канцтоваров, инвентаря, расходных материалов, моющих средств и других ТМЦ;

— организация эксплуатации офисных зданий и помещений, понимание сметной стоимости проводимых ремонтных работ и оптимизация их стоимости;

— организация и контроль требуемого технического обслуживания и ремонтов офисной техники, оборудования, лифтового хозяйства, организация оперативного реагирования в случае аварийных ситуаций;

— внедрение инструментов бережливого производства и бережливого офиса с целью минимизации потерь и наведения порядка, например внедрение в офисе технологии 5S;

— повышение качества и снижение стоимости клининговых услуг;

— повышение эффективности работы подразделений АХО за счет мотивации персонала на базе KPI, повышение вовлеченности персонала в процесс улучшений.

Отмечу еще одну актуальную задачу, решение которой хочет видеть работодатель, — это оптимизация деятельности подразделений АХО, или управление изменениями. Перечислим возможные направления решения этой задачи:

— описание (моделирование) и оптимизация процессов, в которых участвуют подразделения АХО и взаимодействуют с другими подразделениями; оптимизация возможна по стоимости, времени исполнения, качеству, рискам;

— оптимизация затрат в рамках закрепленных за подразделениями бюджетных статей; если статья затрат — клининговые услуги, то оптимизация стоимости выполняемых клининговой компанией работ;

— минимизация возможных потерь;

— оптимизация системы мотивации и численности персонала подразделений АХО;

— повышение качества услуг.

Подводя итоги, хочется отметить, что в настоящее время предъявляется большой набор требований к руководителю и персоналу АХО. Просто быть исполнителем не «модно». Требуется менеджер-решатель, который не занимается перенаправлением задач, а решает возникшую проблему в поставленные сроки, с заданным или согласованным с внутренним клиентом качеством и в рамках бюджетных лимитов. Для того чтобы стать таким решателем, необходимо владеть многими специализированными и управленческими компетенциями. Другими словами, в настоящее время надо быть комплексным специалистом, то есть хорошим переговорщиком, закупщиком, экономистом, разбираться в вопросах организации технического обслуживания и ремонтов, организации работы транспорта, клининга, управления складскими запасами, управления персоналом, управления подрядчиками, управления проектами, и это еще не полный перечень.

Выводы

1. Производительность труда офисного персонала во многом зависит от комфортных условий, в которых приходится трудиться. АХО перестает быть второстепенным подразделением, и его роль только возрастает.

2. К руководителю АХО в настоящее время предъявляется большой набор требований. Он должен быть комплексным специалистом и владеть многими специализированными и управленческими компетенциями.

3. Руководитель АХО должен быть результативным (добиваться выполнения поставленных руководством задач, поручений, показателей) и эффективным (добиваться выполнения задач в рамках бюджетных ограничений).

4. Руководитель АХО должен управлять оптимизацией (изменениями) деятельности своих подразделений.

Где получить и как научиться требуемым компетенциям?

Где получить знания, чтобы результативно и эффективно решать поставленные перед подразделениями АХО задачи?

Вариант ПЕРВЫЙ: Самообучение или обучение (перенятие) опыта у опытных менеджеров.

Вариант ВТОРОЙ: Обучение на 1-3-дневных специализированных семинарах, форумах, конференциях.

Вариант ТРЕТИЙ: Повышение квалификации на специализированных программах MBA или Mini MBA.

Примером специализированной программы является модульная программа Mini MBA «Операционное и административное управление» (Operational & administrative management), проводимая каждые полгода в Москве Открытой европейской академией экономики и политики (Прага) (Oeaep.ru) совместно с Бизнес-школой А. Б. Набокова (NabokovMBA.ru).

Программа разработана для переподготовки и профессионального развития административных директоров, руководителей и менеджеров АХО и других обеспечивающих подразделений.

Обучение по программе проводится в Москве и включает 13 модулей, содержание которых подобрано таким образом, чтобы сформировать у слушателей практические навыки решения актуальных для подразделений АХО проблем и задач. Программу разработал и ведет к.т. н., профессор А. Б. Набоков.

В процессе обучения слушатели знакомятся с лучшими зарубежными и российскими практиками в области организации обеспечения комфортных условий жизнедеятельности офисного и производственного персонала, организации высокого качества услуг в рамках бюджетных ограничений. Особое внимание уделено формированию у слушателей управленческих компетенций, позволяющих формировать слаженную и мотивированную команду, способную обеспечивать высокий уровень сервиса и достигать поставленных задач.

Очередной курс обучения по программе Мини-МВА будет организован в сентябре 2018 года.

Обучение по программа Mini MBA «Операционное и административное управление»

1 этап. Обучение в Москве

Обучение по 13 модулям. Продолжительность обучения – три месяца, в субботние (возможно, воскресные) дни. Начало обучения в сентябре 2018 года.

Модуль 1. Стратегическое управление (8 акад. часов).

Модуль 2. Операционный менеджмент (8 акад. часов).

Модуль 3. Управление административно-хозяйственными (обеспечивающими) подразделениями (24 акад. часа).

Модуль 4. Управление автотранспортным подразделением (6 акад. часов).

Модуль 5. Управление обслуживанием и ремонтом оборудования и коммунальных инженерных сетей (4 акад. часа).

Модуль 6.Управление закупками. Управление складом, складскими запасами (2 акад. часа).

Модуль 7. Мотивация персонала. Модели повышения эффективности, вовлеченности персонала (8 акад. часов).

Модуль 8. Бережливый офис. Нормирование инструментов оптимизации затрат. Организация нормирования труда (8 акад. часов).

Модуль 9. Управление проектами. Традиционные и гибкие подходы управления проектами. Start Up (8 акад. часов).

Модуль 10. Организационное развитие. Оптимизация процессов (8 акад. часов).

Модуль 11. Системы управления рисками. Управление рисками в зоне ответственности административно-хозяйственных подразделений (4 акад. часа).

Модуль 12. Практические занятия (8 акад. часов).

Модуль 13. Защита диплома (8 акад. часов).

2 этап. Вручение дипломов международного образца в Праге в Открытой европейской академии экономики и политики