Сотрудник воспользовался такси в командировке

О затратах на такси при проезде командированного от дома до места отправления в командировку

Сотрудник, уезжая в командировку, от дома до места отправления воспользовался услугами такси. В положении о командировках расходы на такси не предусмотрены. С организацией оказывающей услуги такси фирмой заключен договор. Факт того, что сотрудник воспользовался данной, был обнаружен только после представленных документов контрагента

Вопрос Можно ли взыскать средства с сотрудника, как необоснованные расходы? Как правильно оформить документы на удержание?

Ответ.

Необоснованные расходы — это затраты, которые не являются экономически оправданными. Вот несколько причин, по которым налоговый орган может попытаться признать расходы необоснованными:

• они не привели к получению доходов;

• в результате этих расходов компания получила убыток;

• размер расходов не соответствует финансовому положению организации;

• расходы не связаны с основными видами деятельности компании;

• куплено слишком дорогое имущество, например люксовый автомобиль, сделан дизайнерский ремонт в офисе.

Однако даже это не означает, что расходы автоматически можно признать экономически необоснованными. В Налоговом кодексе РФ нет такого критерия как соответствие понесенных расходов финансовому положению налогоплательщика.

Обоснованность расходов должна оцениваться с учетом намерений налогоплательщика получить экономический эффект, а не с точки зрения целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.

Расходы организации должны соотноситься с характером ее деятельности, а не с получением прибыли. Они учитываются независимо от наличия или отсутствия доходов от реализации в налоговом периоде (Письмо Минфина России от 28.12.2017 N 03-03-06/1/87897).

Налогоплательщик осуществляет деятельность самостоятельно на свой риск и вправе сам оценивать ее эффективность и целесообразность (Письмо Минфина России от 20.06.2017 N 03-03-06/1/38489).

Путеводитель. Какие затраты признаются расходами для налога на прибыль (КонсультантПлюс, 2021)

Можно ли компенсировать работнику учреждения расходы на пользование такси в командировке

Нет, за исключением некоторых случаев.

Например, нельзя возмещать такие расходы за счет бюджетных средств, если у вас федеральное государственное учреждение (пп. «в» п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). Однако предусмотрено, что «иные» расходы, совершенные с ведома или разрешения работодателя, могут быть возмещены, но только за счет экономии средств, сложившейся, в частности, при исполнении учреждением плана финансово-хозяйственной деятельности (п. 3 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). Поэтому, если расходы на пользование такси отнесены к иным и произведены с учетом этих условий, полагаем, что вы можете их компенсировать работнику.

Если у вас госучреждение субъекта РФ или муниципальное учреждение, действуйте с учетом порядка, установленного для вас соответственно нормативным правовым актом органа госвласти вашего субъекта РФ или органа местного самоуправления (ч. 3 ст. 168 ТК РФ). Например, для них может быть также установлено, что работнику компенсируются дополнительные расходы с ведома работодателя, в частности, за счет экономии средств, образовавшейся при исполнении учреждением плана финансово-хозяйственной деятельности.

В любом случае возместить такие расходы можно только на основании подтверждающих документов (п. 24 Положения о служебных командировках, Письмо Минфина России от 12.09.2018 N 03-03-06/1/65357). Например, если работник пользовался легковым такси, он должен представить вам кассовый чек либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать обязательные реквизиты (Письма Минфина России от 25.03.2020 N 03-03-07/23568, от 02.03.2017 N 03-03-07/11901).

Готовое решение: Как компенсировать работнику учреждения стоимость проезда к месту командировки и обратно (КонсультантПлюс, 2021)

Удержания из заработной платы для погашения задолженности работника перед работодателем могут производиться в следующих случаях (ч. 2 ст. 137, ч. 1 ст. 238, ч. 1 ст. 248 ТК РФ):

1) для возмещения неотработанного аванса, выданного в счет заработной платы;

2) для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

3) для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок, а также в случае признания вины работника в невыполнении норм труда или простое.

4) для возмещения работодателю причиненного работником ущерба в рамках привлечения его к материальной ответственности в пределах среднего месячного заработка;

5) за неотработанные дни отпуска — при увольнении работника до окончания года, в счет которого он получил ежегодный оплачиваемый отпуск (за исключением увольнения, в частности, в связи с ликвидацией организации или сокращением численности или штата работников).

Ситуация: В каких случаях работодатель вправе производить удержания из заработной платы? («Электронный журнал «Азбука права», 2021)

Порядок взыскания материального ущерба

Чтобы взыскать ущерб с работника или коллектива работников, работодатель должен:

• провести инвентаризацию имущества в организации и выявить утраченное или поврежденное имущество (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н);

• назначить служебное расследование, создать комиссию по служебному расследованию, установить причины утраты или повреждения имущества (ч. 1 ст. 247 ТК РФ);

• истребовать с работника письменные объяснения причин возникновения ущерба. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составить соответствующий акт (ч. 2 ст. 247 ТК РФ);

• определить размер ущерба исходя из фактических потерь по рыночным ценам на день возникновения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухучета (с учетом износа) (ч. 1 ст. 246 ТК РФ);

• если ущерб причинен несколькими работниками, необходимо определить степень вины и размер ответственности каждого работника.

В ходе проведения проверки, а также после ее окончания работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их (ч. 3 ст. 247 ТК РФ).

Ущерб, причиненный работодателю, может быть взыскан как в судебном, так и в досудебном порядке.

Если ущерб не превышает среднего месячного заработка работника, взыскание производится на основании распоряжения работодателя без обращения в суд.

Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).

С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество (ч. 5 ст. 248 ТК РФ).

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом. Работодатель может обратиться в суд, даже если работник уволился, не возместив ущерба (ч. 3 ст. 232, ч. 2 ст. 248 ТК РФ).

Для взыскания ущерба работодатель может обратиться с исковым заявлением к работнику в районный суд в течение года со дня обнаружения причиненного ущерба. При наличии соглашения о добровольном возмещении ущерба, по которому работник прекратил платежи, годичный срок для обращения в суд исчисляется с момента, когда работник должен был внести очередной платеж, но не сделал этого (ч. 3 ст. 392 ТК РФ; п. п. 3, 12 Обзора, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018).

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю (ч. 6 ст. 248 ТК РФ).

Ситуация: Когда работник несет материальную ответственность перед работодателем? («Электронный журнал «Азбука права», 2021)

Из выше сказанного делаем вывод, что если данному сотруднику не выдавалось разрешения воспользоваться такси, тогда необходимо составить приказ на возмещение причиненного ущерба предприятию.

Подборка документов(см. приложение)

Готовое решение: Как бюджетному и автономному учреждению вести бухгалтерский учет расчетов по удержаниям из выплат по оплате труда (счет 0 304 03 000) (КонсультантПлюс, 2021)

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в апреле 2021 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Данная консультация прошла контроль качества:

Рецензент — Бушмелева Галина Владимировна, профессор кафедры «Бухгалтерский учет и АХД» ИжГТУ им. М.Т. Калашникова

Как отражать расходы на такси в налоговом учете

Больше материалов по теме «Налоги и учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Использование такси в служебных целях уже давно перестало быть «экзотической» статьей расходов. Однако вопросов, как включать эти суммы в расходы НУ, у бухгалтеров по-прежнему немало. Фискальные органы разрешают признавать эти суммы при соблюдении ряда важных условий. Они касаются нюансов налогового, трудового законодательства и документального подтверждения статей расходов. Какие документы нужны для обоснования затрат и в каких случаях ФНС может предъявить фирме претензии – ответам на эти вопросы посвящен наш материал.

Обоснование расходов на такси

Главное требование налоговиков при признании расходов на такси – их экономическая обоснованность. В НК РФ (ст. 264) прописана возможность служебный транспорт и затраты на него учитывать в расходах по прибыли. При этом не обозначено, что транспорт обязательно должен принадлежать фирме. Из сказанного следует, что такси можно при определенных условиях считать служебным транспортом сотрудников.

В качестве подтверждающих можно использовать:

заказы-наряды;
квитанции, чеки на проезд в такси;
подписанные по результатам поездки документы (договоры с контрагентами, акты и пр.);
договор с фирмой такси на оказание услуг (предпочтительно заключать его при постоянном использовании такси сотрудниками);
выписки банка с оплатой услуг фирмы-перевозчика.

К подтверждению подобных расходов в НУ следует подойти особенно тщательно: чиновники проверяют их, вплоть до сверки маршрута и времени поездки с рабочим временем сотрудника по договору. Если имеются сомнения, что расходы удастся подтвердить без проблем, лучше отнести их за счет чистой прибыли. Такие выводы можно сделать из письма Минфина №03-03-06/1/68839 от 20/10/17 г.

Использование услуг такси в НУ отражается с учетом определенных нюансов, о которых следует знать бухгалтеру.

Командировки

Выполняя служебное поручение в командировке, сотрудник может пользоваться такси весь период командировки: для поездок к вокзалу (аэровокзалу), месту, где он будет жить и работать (ст. 264-12 НК РФ). Такие расходы в НУ относят к прочим производственным. Минфин подтверждает это в ряде писем (например, №03-03-07/11901 от 02/03/17 ).

При этом не играют роли время суток и месторасположение вокзала – в городской черте или вне ее. Расходы все равно можно признать в расчетах налога.

Проезд до работы (и с работы)

Подобные расходы на такси наиболее часто оспариваются налоговиками. Чтобы включать их в затраты НУ, необходимо подтвердить следующие условия:

трудности проезда до службы и возвращения с нее с использованием иных видов транспорта (например, график сотрудника, не совпадающий с работой «обычного» транспорта, или территориальная удаленность места работы от остановок такого транспорта); порядок проезда необходимо отразить в приказе руководителя;
возможность проезда в такси прописана в колдоговоре (трудовом соглашении).

Служебные и представительские цели

Нередко сам характер работы сотрудника предполагает частые поездки, а то и постоянные разъезды по делам фирмы. Он может использовать для этих целей такси. Для безопасного включения в состав расходов сумм на оплату такси можно выбрать одну фирму и заключить с ней договор на перевозку. В трудовой договор (ЛНА) должно быть включено положение о разъездном характере работы сотрудника.

Представительские мероприятия

Представительские мероприятия (ст. 264-2 НК РФ) и расходы на доставку участников таких мероприятий с использованием такси подтверждаются сметой, отчетами с приложением оправдательных документов и приказом руководителя. Это прочие расходы НУ на производство и реализацию. При этом следует учитывать установленный 4% лимит за период (налоговый, отчетный), определяемый от затрат на оплату труда.

Важно! Расходы на такси, если имеет место доказанная служебная, производственная необходимость, не облагаются налогом на доходы сотрудника, взносами в фонды. Такова позиция судебных органов, Минфина (письмо Минфина №03-04-06/1-97 от 14/05/10, дело №03-04-06/1-97, дело №А28-740/2016, оба рассматривались в судах трех инстанций). Расходы понесены сотрудником в рамках исполнения им своих трудовых обязанностей (НК РФ, ст. 217-3).

Реквизиты документа

Реквизиты подтверждающих поездки на такси документов играют важную, а в случае судебных разбирательств между ФНС и фирмой зачастую решающую роль в возможности признать расходы такого рода.

Правительственное постановление №112 от 14/02/09 г. (прил. 5) определяет такие реквизиты, как:

серия, номер, наименование квитанции (чека ККТ) на проезд;
наименование фирмы-перевозчика (ИНН, адрес, телефон и само наименование);
дата документа;
стоимость услуг;
ФИО и подпись сотрудника, пользующегося услугами.

Такси и УСНО

На сегодняшний день у контролирующих органов нет единой позиции по вопросу включения затрат на проезд в такси работников, если организация работает на УСНО. Есть две противоположные позиции по ситуациям, наиболее часто встречающимся на практике.

Командировочные расходы

При применении «упрощенки» подтвержденные документами расходы на такси в командировке можно без проблем включать в расчет налоговой базы, на уменьшение. В ст. 346.16-13 НК РФ речь идет о расходах на проезд к месту командировки и затратах на обратный путь, которые налогоплательщик имеет право признавать в расходах. Указанная статья не конкретизирует наименование транспорта, следовательно, такси может компенсироваться наравне с другими способами проезда.

Кроме того, согласно ТК РФ (ст. 168) у работодателя есть обязанность компенсировать расходы по командировкам своих сотрудников, в том числе и проезд.

Важно! Порядок и размеры компенсаций за проезд в командировке в обязательном порядке должны быть прописаны в колдоговоре или ЛНА фирмы (ст. 168 ТК РФ). Иначе налоговые органы могут поставить их под сомнение.

Позиции федеральных актов не противоречат и разъяснительные письма Минфина. Так, возможность компенсации проезда на такси в связи с командировкой подтверждается в письме №03-03-07/11901 от 02/03/17 и ряде других, выпущенных ранее.

Если работнику на УСНО «доходы-расходы» выдавался аванс, покрывающий затраты по командировке, учесть в расходах суммы можно после того, как будет утвержден авансовый отчет. Если средств оказалось недостаточно и работнику пришлось использовать собственные деньги на покрытие служебных поездок в такси, их включают в НУ после выдачи сотруднику суммы перерасхода (письмо Минфина №03-11-04/2/80 от 27/06/12).

Разъездная работа

Несмотря на внешнюю схожесть расходов (как и в первом случае, речь идет об использовании такси в служебных целях), позиция чиновников относительно расходов в этом случае совершенно иная: подобные суммы «упрощенцы» учитывать в расходах не имеют права. В письме налоговой службы КЕ-4-3/3943 от 14/03/11 г. высказана именно такая позиция. Она обосновывается тем, что список расходов по ст. 346.16-1 НК не является открытым и не содержит наименования указанных затрат. В то же время, если работник по служебной необходимости пользовался проездными, такие расходы можно признать на основании пп. 6, п. 1 той же статьи как имеющие отношение к расходам по оплате труда. Такова позиция Минфина (письмо №03-05-02-04/121 от 01/08/06 г.).

Сотрудник в командировке пользовался услугами «Яндекс.Такси», можно ли компенсировать затраты?

Сотрудники во время нахождения в командировках пользуются услугами такси, в том числе в труднодоступных районах Крайнего Севера. Каков порядок документального подтверждения этих расходов? Можно ли принять приложенные к авансовому отчету документы, полученные при использовании сервиса агрегатора «Яндекс.Такси»?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Подотчетное лицо, обосновывая произведенные им расходы, к авансовому отчету прикладывает имеющиеся у него документы. В качестве последнего может при определенных обстоятельствах использоваться подписанная выдавшим ее лицом квитанция на оплату пользования легковым такси, распечатанная типографским способом.

Подтверждение соответствия расходов предъявляемым к ним ст. 252 НК РФ требованиям достигается проверкой и утверждением авансового отчета.

Организация может принять приложенные к авансовому отчету документы, полученные при использовании сервиса агрегатора «Яндекс.Такси».

Обоснование позиции:

Из положений п. 1 ст. 252 НК РФ в системной взаимосвязи с нормами ст. 313 НК РФ, а также ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» следует, что документами, подтверждающими произведенные на территории РФ расходы, являются, в частности, первичные учетные документы, которыми оформляются все факты хозяйственной жизни.

При этом нормы главы 25 НК РФ не устанавливают конкретного перечня документов, подтверждающих те или иные расходы (письма Минфина России от 29.08.2017 N 03-03-06/1/55280, от 15.08.2017 N 03-07-08/52318). Из обосновывающих расходы надлежащим образом оформленных документов четко и определенно должно прослеживаться, какие расходы были произведены (письма Минфина России от 26.03.2019 N 03-03-06/2/20469, от 21.03.2019 N 03-03-07/19097) и должна присутствовать их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (письмо Минфина России от 26.03.2019 N 03-03-07/20466).

Учитывая изложенное, расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль организаций, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации, и из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены (письмо Минфина России от 02.10.2018 N 03-03-06/1/70733) (смотрите также Энциклопедию решений. Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли).
По нашему мнению, в общем случае основанием для признания расходов в виде оказанных подотчетному лицу услуг будет являться утвержденный руководителем организации надлежащим образом оформленный авансовый отчет с приложенными к нему имеющимися у подотчетного лица документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат.

Согласно ст. 1.1 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее — Закон о ККТ) кассовый чек — это первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники (далее — ККТ) в момент расчета между пользователем ККТ и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении ККТ. Расчетом, в свою очередь, признается в т.ч. прием (получение) денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги.

Тем самым, кассовый чек подтверждает факт расчетов, но не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности (письма Минфина России от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32212, от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344). Если же кассовый чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации, то при выполнении условий статьи 252 НК РФ такой чек может являться документом, подтверждающим экономическую обоснованность понесенных расходов (письма Минфина России от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32212, от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344).

То есть приложенные к авансовому отчету фискальные и иные документы послужат подтверждением фактической оплаты потребленных услуг, но не обусловят наличие их связи с хозяйственной деятельностью работодателя. Последнее достигается проверкой и утверждением авансового отчета (смотрите также Энциклопедию решений. Учет возмещения расходов по найму жилого помещения в командировках).

В отношении отсутствия кассовых чеков отметим: ст. 2 Закона о ККТ, устанавливая особенности применения ККТ, содержит перечень таких исключений с учетом специфики деятельности или особенностей местонахождения пользователя. В частности, в соответствии с положениями ее п. 3 органы государственной власти субъектов РФ утверждают перечень отдаленных или труднодоступных местностей, в которых организации и индивидуальные предприниматели вправе не применять ККТ при условии выдачи покупателю (клиенту) по его требованию документа, подтверждающего факт осуществления расчета и содержащего наименование документа, его порядковый номер, реквизиты, установленные абзацами четвертым-двенадцатым п. 1 ст. 4.7 Закона о ККТ, и подписанного лицом, выдавшим этот документ. Закон о ККТ не указывает на конкретную форму такого документа, его наименование и способ изготовления, а лишь предъявляет требование к составу реквизитов и наличию подписи.

Поэтому выданная квитанция на оплату пользования легковым такси подтверждает оплату пользования легковым такси (п. 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, Приложение N 5 к ним). Сказанное может относиться и к подтверждению расходов, понесенных в труднодоступных районах Крайнего Севера. Такая квитанция (или кассовый чек), приложенные к авансовому отчету, на наш взгляд, не вызовут вопросов у налоговых органов в части признания такого командировочного расхода, как поездка на такси. Поэтому оптимальным будет наличие у организации таких документов (или хотя бы одного из них).
Как правило, при использовании подотчетным лицом приложений агрегаторов такси на абонентский номер либо адрес электронной почты клиента, предоставленный до момента расчета (п.п. 2, 3 ст. 1.2 Закона о ККТ), направляется Отчет о поездке (как в случае наличной, так и безналичной оплаты). В этом случае к авансовому отчету может прилагаться распечатка такого документа. Подтвердить факт поездки, как мы полагаем, можно также скриншотом экрана устройства, на котором установлено приложение.

При оплате услуг банковской картой без ее предъявления продавцу (безналичный расчет) подотчетное лицо может подтвердить факт оплаты, распечатав направленные ему в электронной форме фискальные документы, а также выпиской по счету, с которого производилась безналичная оплата.

Все сказанное справедливо в отношении фискальных документов, сформированных агрегатором «Яндекс.Такси» и выданных на бумажном носителе или распечатанных при их направлении в электронной форме (п.п. 1, 2, 4, 5, 5.3, 5.4 ст. 1.2, п.п. 1, 6.1 ст. 4.7 Закона о ККТ).

Кроме того, заметим, что на основании ст. 2 Федерального закона от 06.06.2019 N 129-ФЗ ИП, не имеющие работников, с которыми заключены трудовые договоры, при реализации товаров собственного производства, выполнении работ, оказании услуг вправе не применять ККТ при расчетах за такие товары, работы, услуги до 1 июля 2021 года. На наш взгляд, эта норма применима и в случае, если такой ИП оказывает услуги легкового такси лично. Смотрите также:

Вопрос: ИП оказывает услуги и не имеет сотрудников. Обязан ли ИП применять ККТ? Если он вправе не применять ККТ, то какие документы следует выдавать покупателям? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.)

письмо Минфина России от 23.07.2019 N 03-01-15/54914.

То есть кассового чека может не быть в принципе. Однако Минфин России в письме от 10.06.2016 N 03-03-06/1/34183 сообщал, что расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в случае оформления документами, соответствующими требованиям действующего законодательства, при условии обоснованности. Поэтому при полном отсутствии документов, подтверждающих расходы, учитывать затраты не целесообразно, поскольку это может вызвать налоговый спор. Смотрите также материал: Такси, каршеринг, бег трусцой: возмещаем расходы на «мобильность» (Т. Карлова, журнал «Практическая бухгалтерия», N 4, апрель 2019 г.).

Вместе с тем контроль и надзор за соблюдением законодательства о применении ККТ, в том числе за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей, осуществляются налоговыми органами (ч. 1 ст. 7 Закона о ККТ). Пользователь (клиент) не наделен полномочиями по определению допустимости возможности не использовать онлайн-кассу в расчетах с пользователем. Поэтому в случае сомнений в правомерности этого налогоплательщик самостоятельно принимает решение, исключать или принимать подтвержденные такими документами расходы при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (смотрите также письма Минфина России от 29.03.2019 N 03-03-06/2/21925 и от 11.03.2019 N 03-03-06/3/15239).

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

— Энциклопедия решений. Учет возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно;

— Памятка «Как проверить документы, подтверждающие факт оплаты подотчетными лицами товаров, работ и услуг»;

— Вопрос: В целях оптимизации затрат на поездки принято решение об использовании услуг Яндекс.Такси. Такси будет использоваться с целью доставки работников ресторана в ночную (в 02.00) и утреннюю (в 05.00) смены. Денежные средства будут выдаваться под отчет работникам организации, которыми они будут впоследствии рассчитываться за поездку. Каков порядок документального подтверждения затрат на услуги Яндекс-такси в целях налогообложения прибыли (актов оказания услуг, содержащих расшифровку поездок, в данном случае не будет)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2017 г.)

— Вопрос: С 01.07.2019 появились новые реквизиты в кассовом чеке. При покупке товаров подотчетными лицами продавцы не соблюдают обязательные новые реквизиты. Как следует поступить в данном случае? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.)

— Вопрос: С 01.07.2019 меняются правила по отчетным кассовым документам. Можно ли с 01.07.2019 у подотчетных лиц принимать товарные чеки и квитанции (бланки строгой отчетности)? Это должны быть кассовые чеки или БСО, распечатанные на том же кассовом аппарате (по сути, тот же кассовый чек)? В некоторых населенных пунктах за оплату гостиницы выдают только квитанцию с печатью, без чека. Теперь это законно, или кассовый чек должен быть обязательно? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2019 г.)

— Вопрос: Сотрудник коммерческой организации, находясь в командировке, воспользовался услугами такси. Ему выдали правильно оформленный приходный кассовый ордер (без кассового чека). Организация, которая оказала эту услугу, — ООО, код вида деятельности по ОКВЭД — 49.32 («Деятельность такси»). Может ли организация-работодатель учесть данные расходы в целях налогообложения прибыли? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2018 г.)

— Вопрос: ИП приобрел канцелярские товары в розничном магазине и рассчитался бизнес-картой (то есть картой, привязанной к расчетному счету). Обязан ли продавец в этом случае выдать онлайн-чек с указанием наименования организации и ИНН? В каких случаях необходимо в чеке указывать название организации и ИНН покупателя? В случае, если в чеке не указано название организации и ИНН покупателя, возможно ли данный чек отнести к затратам данной организации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.)

— Вопрос: Каков порядок применения ККТ при оказании услуг по перевозке пассажиров, багажа и грузобагажа? (официальный сайт ФНС России, раздел «Часто задаваемые вопросы», июль 2019 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

26 августа 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Использование такси и каршеринга для служебных поездок

Перечень расходов на содержание служебного транспорта, предусмотренный пп. 11 п.1 ст. 264 НК РФ открыт, поэтому в целях налогообложения могут быть учтены любые экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы, связанные с содержанием транспорта.

По мнению Минфина РФ, в случае если организация в качестве служебного транспорта использует услуги такси, то затраты организации, связанные с перевозкой в служебных целях работников службами такси, могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, при выполнении требований статьи 252 НК РФ (см. письмо Минфина РФ от 20.10.17 N 03-03-06/1/68839).

В отношении услуг каршеринга схожая точка зрения выражена в письме УФНС по г. Москве от 28.01.2019 N 13-11/011687@. Данное письмо касалось расходов на каршеринг в командировке, но мы полагаем, что в целях налога на прибыль, данные разъяснения могут быть применены и к служебным поездкам работников, которые не относятся к командировкам.

Таким образом, расходы на служебные поездки (как совершенные на такси, так и с использованием автомобиля каршеринга) должны быть обоснованы и документально подтверждены. Поездки должны быть связаны с выполнением должностной функции работников и относится к служебной необходимости.

Для этой цели в локальном акте организации следует закрепить, что работники с разъездным характером работы могут использовать такси (автомобили каршеринга), прописать порядок действий офисных работников, которым необходимо осуществить поездку по служебной необходимости (заявка, визирование, согласование и т.п.). Таким распорядительными документами могут быть приказы или распоряжение руководителя организации, об утверждении перечня работников с разъездным характером труда, порядок использования услуг такси (каршеринга) при совершении служебных поездок (для работников, место работы которых в офисе, но совершающих периодически разовые поездки). Целесообразно предусмотреть периодичность отчетов и перечень первичных документов, подтверждающих понесенные работниками расходы и их размер.

Нормы главы 25 НК РФ не устанавливают конкретного перечня документов, подтверждающих те или иные расходы (письма Минфина РФ от 29.08.2017 N 03-03-06/1/55280, от 15.08.2017 N 03-07-08/52318). Документы, должны быть надлежащим образом оформлены и из них четко и определенно должно прослеживаться, какие расходы были произведены (письма Минфина России от 26.03.2019 N 03-03-06/2/20469, от 21.03.2019 N 03-03-07/19097) и должна присутствовать их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (письмо Минфина России от 26.03.2019 N 03-03-07/20466).

Затраты, фактически понесенные работниками (или организацией) на оплату услуг такси должны быть подтверждены чеками ККТ и (или) бланками строгой отчетности, в том числе в электронном виде (п. 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112, Письмо Минфина РФ от 28.12.2018 N 03-03-07/95687).

Обратите внимание: По мнению Минфина РФ, кассовый чек подтверждает факт расчетов, но не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности.

Как правило, при использовании подотчетным лицом приложений агрегаторов такси на абонентский номер либо адрес электронной почты клиента, предоставленный до момента расчета (п.п. 2, 3 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ» (далее — закон о ККТ) направляется Отчет о поездке (как в случае наличной, так и безналичной оплаты). В этом случае к авансовому отчету работника, которому возмещают расходы на служебную поездку на такси, может прилагаться распечатка такого документа. Подтвердить факт поездки, как мы полагаем, можно также скриншотом экрана устройства, на котором установлено приложение.

В отношении услуги каршеринга высказалось УФНС по г. Москве в письме от 28.01.2019 N 13-11/011687@. Московские налоговики разъяснили, что каршеринг это вид аренды транспортного средства с поминутной тарификацией, в целях налогообложения прибыли документальным подтверждением затрат на каршеринг можно признать авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы, наличие заключенного договора аренды транспортного средства, а также документов, подтверждающих факт использования арендованного автомобиля в служебных целях. Каршеринговые компании присылают на электронную почту детальные отчеты о поездках (время, маршрут, стоимость). Они доступны и в личном кабинете. Размер расходов и факт оплаты услуг каршеринга подтверждают кассовый чек или БСО, выписка с банковского счета (п. 2 ст. 1.2 Закона о ККТ).

Служебные поездки работников и поездки работников с разъездным характером работы отличаются для целей налогообложения от оплаты работодателем (возмещения работодателем) проезда работника к месту работы и обратно.

Согласно п. 26 ст. 270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Нормы главы 25 НК РФ не разъясняют, что следует понимать под технологическими особенностями производства для целей п. 26 ст. 270 НК РФ. Полагаем, что под такой особенностью может пониматься, например, факт окончания рабочей смены после окончания работы общественного транспорта, отличного от такси или каршеринга (см. например, письмо Минфина России от 31.08.2012 N 03-03-06/1/449).

Таким образом, если расходы на оплату услуг такси и услуг каршеринга связаны с доставкой работников до места работы и обратно, то такие расходы могут учитываться в расходах по налогу на прибыль в случае если они произведены в силу технологических особенностей производства, а также если такие расходы являются формой системы оплаты труда у данного налогоплательщика, при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ.

В случае если указанные расходы организации не являются формой системы оплаты труда и носят социальный характер, то такие расходы не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций (см. письмо Минфина РФ от 23.01.2020 N 03-03-06/1/3758, от 16.04.2019 N 03-03-07/26913 и др.)

2. НДС по расходам на такси и каршеринг

Регистрация в книге продаж БСО и кассовых чеков предусмотрена для расходов, произведенных в служебной командировке (п. 7 ст. 171 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12. 2011 г. N 1137). В остальных случаях для вычета НДС, выделенного в чеке ККТ или БСО нужна счет-фактура.

Принятие к вычету сумм НДС покупателем без наличия счетов-фактур, выставленных продавцом, нормами НК РФ не предусмотрено (см. письмо Минфина РФ от 26.11.2019 N 03-07-11/91521).

В расходы по налогу на прибыль включается сумма по чеку за минусом НДС. Сумма НДС, выделенная в чеке, в расходах по налогу на прибыль не учитывается (п. 1 ст. 170 НК РФ).

В смысле вычетов по НДС и документальной подтвержденности расходов целесообразно заключить договор по услугам такси и каршеринга (корпоративный каршеринг) на организацию, в таком случае, есть возможность получать счета-фактуры и акты по оказанным услугам и снизить риски предъявления претензий в документальном оформлении данных затрат.

3. Страховые взносы

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных, в частности, с оплатой жилого помещения и коммунальных услуг, а также с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность. Но для применения данной нормы необходимо выполнение ряда условий. Прежде всего, такие выплаты должны быть установлены на законодательном уровне и носить компенсационный характер.

Налоговые органы настаивают, что перечень не подлежащих обложению выплат (ст. 422 НК РФ) является исчерпывающим, а значит, все отсутствующие в нем выплаты, включая социальные, нужно облагать страховыми взносами. Смотрите, например, письмо Минфина России от 21.03.2017 N 03-15-06/16239.

Применительно к рассматриваемому вопросу, на законодательном уровне установлены возмещение по расходам работника на командировки (ст. 168 ТК РФ) и возмещение по расходам работника, связанным со служебными поездками при разъездном характере работы (ст. 168.1 ТК РФ).

Таким образом, у работников, которым в трудовых договорах или ЛНА организации установлен разъездной характер работы возмещение расходов на такси и каршеринг, связанное со служебными поездками не облагается страховыми взносами в случае их документального подтверждения (см. раздел консультации Налог на прибыль).

В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Возмещение расходов на служебные поездки офисным работникам, чья работа не отнесена к разъездному характеру, находится в зоне риска по страховым взносам, так как такое возмещение напрямую не упомянуто в законодательстве.

В данном случае не начисляя страховые взносы, организация должна быть готова отстаивать свою позицию, опираясь на судебную практику, которая говорит, что факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками сам по себе не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Компенсационные выплаты не являются оплатой труда (вознаграждением за труд), не относятся к стимулирующим выплатам, не зависят от квалификации работника, сложности, качества, количества и условий выполнения этим сотрудником самой работы в смысле ст. 129 ТК РФ (см. Определение ВС РФ от 21.03.2019 N 306-ЭС19-1713).

4. НДФЛ

Не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей ( п. 3 ст. 217 НК РФ).

Таким образом, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, производимые в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не подлежат обложению НДФЛ п. 3 ст.217 НК РФ в случае их документального подтверждения.

При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Говорить об отсутствии налогооблагаемого дохода у работников возможно только в том случае, если возмещение расходов на такси и каршеринг производится исключительно в интересах самого работодателя (п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ, утвержденного Президиумом ВС РФ 21.10.2015, письмо ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@, п. 3 письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

Таким образом, для снижения налоговых рисков по НДФЛ, документально подтвержденные суммы возмещения организацией офисным работникам расходов по оплате транспорта при совершении служебных поездок должны быть предусмотрены трудовым договором и производиться исключительно в интересах работодателя в порядке, установленном локальным нормативным актом.

Читайте также Путинские выплаты (пособие на детей от 0 до 3 лет) на