Служебная записка: правила составления и наглядный

Служебная записка. Примеры, образцы

Внутренняя документация обычно вызывает больше всего вопросов и недоумения, поскольку официально не регламентируется законодательными актами. В различных сферах деятельности могут действовать отличающиеся правила для написания служебных, докладных, объяснительных записок. Служебная записка является одной из самых распространенных форм внутренней деловой корреспонденции. Чем она отличается от других внутренних документов, какие элементы для нее обязательны или могут варьироваться, в каких случаях она может оказаться необходимой, мы постараемся разъяснить в этой статье. Также будут приведены образцы написания служебных записок, составленных для различных целей.

Служебная записка: суть документа

Служебная записка представляет собой одну из форм письменной коммуникации внутри организации. Специфическим отличием этого вида корреспонденции является «горизонтальная» направленность – общение осуществляется между сотрудниками, не связанными отношениями подчинения, то есть равными по служебному статусу.

СПРАВКА! Если записка направлена вышестоящему по должности сотруднику, она будет именоваться не служебной, а докладной.

Этот документ относится к информационно-справочным, то есть заключает в себе освещение того или иного вопроса, который отправитель не может разрешить без получателя (другого сотрудника либо подразделения фирмы). В некоторых случаях задача может быть чисто информационной: получатель ставится в известность о тех или иных фактах.

Цель служебной записки

Главная цель, которую преследует любая внутренняя корреспонденция – оперативное управление, то есть наиболее быстрое и эффективное решение любых возникших вопросов и/или проблем. Особенности служебной записки в том, что она призвана:

инициировать принятие какого-либо решения;
донести до сведения получателя определенную информацию;
отчитаться по определенным пунктам, возможно, поднимавшимся ранее;
ответить на заданный в предыдущей служебной записке вопрос (при этом нужно указать номер исходной записки).

Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может

Поскольку служебная записка – вспомогательный документ, она не регламентируется обязательными правилами и нормами, изложенными в ОКУД или других нормативных актах. При ее написании удобно принимать во внимание правила РФ «Унифицированные системы документации» ГОСТ Р 6.30-2003 г.

К СВЕДЕНИЮ! Руководителям рекомендуется разработать собственную инструкцию по оформлению внутренней корреспонденции, создать унифицированный бланк или шаблон и закрепить эти указания соответствующим приказом.

Обязательные реквизиты служебной записки во многом сходны с теми, что необходимы в любом деловом документе.

Сведения о подразделении, направившем служебную записку.
Наименование подразделения, куда направляется документ.
ФИО и должность непосредственного получателя.
Название корреспонденции (в данном случае «служебная записка»).
Заголовок или тема записки, в которой коротко раскрывается ее предмет.
«Тело» документа – непосредственное изложение ситуации, информации, просьбы, варианты решения, предложения по решению вопроса и т.п.
Дата и номер служебной записки.
Должность отправителя записки, его ФИО, подпись.

Возможные дополнительные элементы могут предусматривать:

визы других лиц, заинтересованных в разрешении ситуации;
приложения (в тексте записки должна быть ссылка на их наличие).

В служебных записках исключены:

распоряжения;
приказы;
грифы «утверждаю», «разрешаю» и т.п.

Обоснованием такого ограничения является равнозначность статуса адресата и отправителя. Тем не менее, служебная записка, не являясь прямым распоряжением, может стать основанием для важных управленческих решений, что может выразиться и в издании приказа.

Оформление

К служебным запискам применимы требования к оформлению, действительные для всей документации в данной организации. Удобно, когда они закреплены в локальных нормативных актах. Обычно они соответствуют общепринятым нормам делопроизводства:

бумага формата А4;
печатный шрифт TimesNewRoman 12 с полуторным интервалом;
формат даты «дд.мм.гг»;
расположение «шапки» по центру страницы или по левому краю;
отсутствие сложных речевых оборотов, лишних словесных конструкций, эмоциональных моментов.

Служебная записка онлайн

Если организация имеет в достаточной степени компьютеризированный документооборот, то служебные записки могут пересылаться не в бумажном, а в электронном виде. Иногда это даже проще и удобнее, ведь бумажный носитель может быть утерян или испорчен, а электронный текст надежно сохраняется в памяти компьютера. При направлении текста служебной записки по Интернету стоит учитывать несколько дополнительных моментов.

Бланки, шаблоны и образцы записок могут быть созданы, утверждены руководством и сохранены в отдельном файле или папке, доступной любому пользователю локальной сети.
Адресат указывается не в тексте «шапки» служебной записки, а в строке «Адрес» либо «Тема», если электронный ресурс общий.
Подпись может вставляться в текст записки автоматически, что экономит время составителя.
Рекомендуется всегда запрашивать уведомление о прочтении электронного письма: это послужит дополнительным подтверждением получения служебной записки, а также ее своевременного отправления.

Служебная записка вместо командировочных документов

После того, как Постановлением Правительства РФ № 1595, вступившим в силу 08.01. 2015 г., отменены командировочные удостоверения, служебное задание и отчет о выполненных в процессе командировки задачах, служебная записка является важным документом, помогающим подтвердить использование командировочного времени и ресурсов. Если руководство не прописало такого требования в локальном акте, то использование в этой цели служебной записки не является обязательным. Тем не менее, такой документ может быть единственным подтверждением факта поездки и использования сотрудником транспортного средства той или иной формы собственности. Если сотрудник отправляется в поездку не на общественном, а на личном, арендованном или служебном транспорте, служебную записку у него, вероятнее всего, обязательно потребуют по возвращении из командировки. Она станет основой для вычисления суточных, которые предстоит выплатить вернувшемуся сотруднику, а также подтвердит понесенные им расходы на питание, проживание и обслуживание транспортного средства.

Содержание «командировочной» служебной записки

В свободной форме сотрудник предоставляет следующую информацию о своей командировке:

дата отъезда и возвращения;
цель поездки или ссылка на приказ о командировке;
сведения о транспортном средстве (название, модель, марка, регистрационный номер);
описание приложений – путевого листа, кассовых чеков, документов на проживание, заправку авто и т.п.

Документ подается сначала в бухгалтерию организации, а затем – на визирование руководству.

Зачем писать, если можно сказать?

Некоторые сотрудники считают составление служебных записок обычной формальностью, а время, потраченное на их составление, использованным впустую. Но во многих ситуациях служебная записка может оказаться не просто наиболее эффективным средством решения возникшей проблемы, но и абсолютно незаменимым звеном в цепочке необходимых доказательств. Это происходит тогда, когда доведенную до сведения определенного лица информацию нужно задокументировать. Такая надобность может возникнуть при следующих ситуациях.

Фирма имеет много структурных подразделений, и устное решение вопроса может быть сопряжено с большей затратой времени, чем направление служебной корреспонденции.
Записка является прямым подтверждением своевременности передачи важной информации.
Документальная форма передачи информации снимает часть ответственности с отправителя.
Подтверждение времени командировки и использования для поездки личного транспорта сотрудника.
Служебная переписка подтверждает определенные действия компании, например, обосновывает расходы перед налоговой (в спорных случаях).

НАПРИМЕР. Налоговая насчитала компании штраф за неуплату налога на материальный актив (рекламные материалы). На основании служебных записок отдела рекламы было установлено, что данные материалы (в записках они перечислены) использовались меньше одного года, а значит, не могут быть отнесены к материальным активам.

Примеры написания служебных записок

Командировочная служебная записка

Генеральному директору ООО «Климатконтрольтех»
Нерубасскому Сергею Николаевичу
от Тюльпанова Александра Львовича,
занимающего должность менеджера
по обслуживанию оборудования отдела сервиса

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о командировке в г. Тулу.

Довожу до Вашего сведения, что в соответствии с приказом № 27 от 10.09.2016 г. 11 сентября 2016 года я отбыл в командировку из г. Москвы в г. Тулу на личном легковом автомобиле (Skoda Octavia, государственный регистрационный номер А869АВ 267 RUS). Обратно в г. Москву я вернулся 16 сентября 2016 года в 19:00.
Фактический срок моей командировки составил 6 календарных дней.
Прилагаю следующие подтверждения путевых издержек:
– Путевой лист от 11.09.2016 г. на 1 печатном листе.
– Копии кассовых чеков АЗС «Роснефть» от 11.09.2016 г. (трасса Москва-Тула) и от 16.09.2016 г. (г. Тула).
– Квитанция гостиницы «Профит» от 16.09.2016 г.

Менеджер по обслуживанию оборудования сервисного отдела Тюльпанов А.Л. Тюльпанов (подпись) 17.09.2016 г.

Служебная записка о выдаче продукции

Отдел трейд-маркетинга
Пионтковская Регина Семеновна, начальник отдела
Начальнику отдела продаж
ООО «Миракль»
Ветрову Сергею Афанасьевичу

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ 11-ЦН от 23.08.2016
о выдаче продукции.

Прошу Вас провести согласование проведения акции по ТМ «Фрутоняня», имеющей целью увеличение розничных продаж соков данной торговой марки и рост дистрибуции.
Акция планируется к проведению в период с октября по ноябрь 2016 года в г. Рязани и г. Владимире на базе розничных торговых точек. Механизм акции предусматривает дополнительный подарок в виде 1 пачки сока ТМ «Фрутоняня» при покупке более 3 упаковок. Призовой фонд планируется распределить следующим образом:
– г. Рязань – 500 пачек по 200 мл;
– г. Владимир – 350 пачек по 200 мл.

Остаток продукции, не принявший участия в акции, должен быть возвращен на склад. Руководитель отдела трейд-маркетинга Пионтковская Р.С.Пионтковская (подпись) 23.08.2016 г.

Оформление служебной записки

С появлением нового ГОСТа оформление служебной записки приобрело нюансы. Обязательны ли эти требования? Или работодатель может разработать свою форму служебной записки? Документа, которые используется исключительно внутри организации. Для решения разнообразных организационных, кадровых или материальных вопросов.

Оформление служебной записки по ГОСТу

Новый ГОСТ по оформлению документов действует с 01 июля 2018 года. Обязателен ли он для российских работодателей и коммерческих организаций, индивидуальных предпринимателей? Закон говорит, что нет. Согласно ст. 266 Закона от 29.06.2015 г. № 162-ФЗ (О стандартизации) ГОСТы применяются на добровольной основе. Таким образом, руководитель организации сам определяет, применять ли его работникам ГОСТ. Или ввести свои требования. Их изложить можно в каком-нибудь локальном акте (приказе, положении, инструкции по делопроизводству и т.п.). Нередко форма служебной записки передается от работника к работнику вместе со служебным компьютером.

Если обратиться к ГОСТу, то он содержит следующие требования по оформлению документа:

бланков в организации рекомендуют утвердить «побольше» — это и общий, бланк письма, конкретного вида документа (например, приказа), письма структурного подразделения, должностного лица и т.п.
шрифты — Arial 12,13; Times New Roman 13,14; Verdana 12,13; Calibri 14 и приближенные к ним. Если более мелкий шрифт, могут быть неприятные последствия. Например, к спорам с потребителями, контрагентами
межстрочный интервал 1-1,5
абзац — 1,25 см
текст выравнивается по ширине
допустима двусторонняя печать, поля (зеркально) должны быть равны
гриф согласования ставится на первом листе документа (на титульном, если он есть). Внешнее согласование (другой организацией) проставляется на уровне грифа-утверждения организации

В статье о том, как написать служебную записку, мы говорили о том, что справочные данные организации служебная записка не содержит. Если в организации утвержден бланк должностного лица, структурного подразделения, их используют соответствующие лица.

Правила оформления служебной записки

Независимо от использования или неиспользования ГОСТа, оформление служебной записки подразумевает определенную структуру:

Адресат: если это структурное подразделение организации, его пишите в именительном падеже. Например: Отдел главного инженера. А если это руководитель или должностное лицо, указываете полностью его должность, включая наименование организации, в дательном падеже (генеральному директору). Сначала составитель пишет фамилию, потом инициалы
Наименование автора с указанием должности, структурного подразделения, фамилии и инициалов
Заголовок (наименование документа) — служебная записка о… (на сотрудника, о повышении и т.п.)
Дата и место составления документа (допускается указать в конце)
Гриф утверждения (место для резолюции от руки)
Текст документа
Отметка о приложении
Подпись
Визы (при необходимости)
Отметка об исполнении документа

Как правильно писать обращение в служебной записке

Многие сотрудники испытывают трудности, как начать служебную записку. В то же время правила делопроизводства содержат общие рекомендации. Используйте такое обращение: информирую, довожу до Вашего сведения, докладываю (в организациях со строгим официальным подчинением). Можно и сразу начать с цели — для, в целях, в соответствии… Используйте любой термин для обращения внимания на основной текст письма.

Не игнорируйте служебные записки в организации. Доказать договоренности с другим отделом или сотрудником в устной форме практически невозможно. Поэтому при необходимости фиксации исполнения своих должностных и иных обязанностей в организации, реализации своих прав оформление служебной записки будет как никогда кстати.

Как составить служебную записку правильно: нюансы составления

Документация

Электронный документооборот постепенно вытесняет традиционную форму взаимодействия между подчиненными и начальством: кажется, что заявления, обращения, жалобы и служебные записки, написанные на бумаге от руки вот-вот исчезнут с лица земли, а на их место придут электронные формы, заполнение которых займёт считанные минуты.

Однако до тех пор, пока компьютеры окончательно не захватили деловой мир, без служебных записок не обойтись — порой, это единственный законный способ отстоять свои права или добиться желаемого результата.

Служебная записка в деловом документообороте

В классическом представлении служебная записка — это форма коммуникации между сотрудниками организации, которая помогает зафиксировать обстоятельства различных происшествий, а также является наиболее эффективным способом урегулирования производственных вопросов, конфликтов и различных непредвиденных ситуаций.

Помимо своего непосредственного назначения, служебная записка является доказательством существующей проблемы, а также фиксирует исполнение должностным лицом своих обязанностей по её устранению.

Сотрудник не всегда может отреагировать на сложившуюся ситуацию, происходит это по целому ряду причин:

решение проблемы выходит за рамки его компетенции;
решение проблемы выходит за рамки его должностных инструкций;
решение проблемы зависит не только от него, но и от других лиц, отделов, служб;
сотрудник не владеет всей необходимой информацией, а её сбор может занять некоторое время;
сотрудник занят более приоритетными задачами;
возникают обстоятельства непреодолимой силы.

В деловом документообороте не принято оправдываться на словах или по телефону, так как через некоторое время об этом факте можно просто не вспомнить. Со служебной запиской иначе: есть документ, который докажет, что по данному вопросу предпринимались какие-либо действия, но они не были завершены в установленный срок по объективным причинам.

Правила написания служебных записок

Строгие требования к написанию служебных записок не предъявляются, в большинстве случаев они прописаны в требованиях к внутреннему документообороту. Многие современные организации используют фирменные бланки и шрифты для написания писем, в случае со служебной запиской целесообразно придерживаться принятых корпоративных стандартов.

Некоторые фирмы предпочитают написание всех обращений на листе формата А4 от руки. Несмотря на кажущуюся старомодность, в случае возникновения спорных вопросов, доказать подлинность такой записки гораздо проще. С другой стороны, законодательство не запрещает набрать текст на компьютере и отправить адресату печатный вариант.

Пример написания служебной записки

Принято использовать любой шрифт без засечек 14 кегля (либо установленный корпоративный шрифт нужного размера и цвета), но в большинстве случаев подойдёт обычный Times New Roman, 14 ppt, межстрочный интервал полуторный, цвет текста — черный, использование курсива и иного выделения текста не приветствуется.

Если записка была напечатана, необходимо подписать её ручкой нейтрального цвета (черный или синий) и проставить дату.

Со структурной точки зрения, формат записки ничем не отличается от обычного заявления: в правом верхнем углу указывается фамилия, имя, отчество и должность адресата, ниже прописывается информация от заявителя. Там, где обычно пишут слово «заявление» — «служебная записка» (некоторые организации практикуют написание слева), после чего следует её содержание, слева проставляется дата, справа — подпись и расшифровка.

С семантической точки зрения, тело записки может содержать любую информацию, написанную в деловой стилистике. Желательно избегать пространных рассуждений и писать строго по делу, излагая основные факты.

Читайте также: как написать докладную записку (виды и примеры).
Пояснительная записка для малого предприятия: как заполнить?
Отвечает ли бывший директор за неуплату налогов? Читайте тут: https://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/biznes-budni/otvetstvennost-za-dolgi-ooo.html

Как написать служебную записку: образец

Несмотря на то, что строгие требования к служебным запискам не предъявляются, многие впадают в ступор при их написании, ведь такая вольность только сбивает с толку: как начать, что писать, где поставить подпись, нужна ли расшифровка — эти и другие вопросы терзают не только новичков, но и опытных работников. На самом деле, ничего сложного в составлении этого документа нет. Ниже приведён пример написания служебной записки.

Образец:

Начальнику отдела сбыта

Александрову Петру Игнатьевичу

от бригадира участка № 14

Васильева Андрея Афанасьевича

Довожу до Вашего сведения, что ремонтные работы на участке № 14 не могут быть выполнены в заявленный срок из-за сложившихся погодных условий. Завершение работ запланировано на конец мая 2017 года.

29.04.2017 ___________ Васильев А.А.

В каких случаях используется электронный вариант?

Развитие современных технологий позволяет расширять границы производства: множество фирм обзаводятся филиалами, расположенными в других городах и странах. В этом случае использование электронного документооборота позволяет в кратчайшие сроки получить необходимую информацию или сообщить о сложившейся проблеме. Даже если система электронного документооборота не внедрена на предприятии, найдётся не мало способов отправить электронный документ: почта, мессенджеры, корпоративные сайты и порталы.

С юридической точки зрения, электронный документ имеет такую же силу, как и его бумажный аналог. Однако важно помнить, что информация, составляющая коммерческую или государственную тайну не может быть отправлена с использованием сторонних приложений. Так, например, служебная записка, сообщающая о дате выхода официального релиза программного продукта, с описанием внесенных изменений, не может быть отправлена через почтовый сервис google или yandex, а также через Skype или Viber.

С другой стороны, использование твердого носителя позволяет отследить момент вручения документа: желательно использовать два экземпляра, один из которых вручается адресату, а второй остаётся у заявителя, с проставлением отметки о получении.

Смотрите видео, как написать служебную записку через СЭД bb workspace:

Образец написания служебной записки с примерами

Служебная записка — вид деловой корреспонденции более популярна на больших производствах, где много подразделений, соответственно огромное количество работников. Смысл в том, что этот документ служит некой коммуникацией в системе контроля работы организации. В маленьких фирмах он чаще всего является докладной о каких-то событиях, на которые требуется реакция руководства.

Что такое служебная записка

Служебная записка образец – форма внутреннего документооборота компании, что призвана передать информацию от одного подразделения или сотрудника к другому с целью быстрого разрешения производственных конфликтов или усовершенствования рабочих процессов.

Данный документ позволяет в сжатые сроки проинформировать руководство о появлении некой проблемы или ситуации, внести предложение об их разрешении. Помимо этого, он ответственность работника в ситуации с решением рабочих моментов.

Кто составляет служебную записку

Как писать образец служебной записки, должен знать каждый работник предприятия. Ее составляют руководителям, возможно также на имя других работников в рамках их компетентности. То есть, если даже рядовой подчиненный может быть задействован в решении возникшей ситуации, согласно которой составлен документ, то письмо адресуется ему.

Виды служебных записок

Письма касательно рабочих вопросов бывают разного характера, а также имеют разную цель. Поэтому видов таких документов очень много. Согласно виду можно понять, как пишется образец служебной записки.

Основные из них:

Запрос о предоставлении информации;
Докладная о нарушениях при исполнении должностных обязанностей;
О направлении в командировку;
О выплате премий.

Важно: указанный вид документа составляется по всевозможным рабочим процессам либо вопросам.

Как правильно пишется служебная записка

Самое главное, документ должен быть краток. Только факты: суть ситуации, пути ее разрешения. Примечательно, что текст образца служебной записки – это всего лишь 5-7 строчек.

Никакой унифицированной согласованной формы для правильного написания документа не существует. Ее пишут абсолютно в свободном варианте.

Правильность оформления образца служебной записки состоит в том, чтобы донести суть возникшего вопроса до компетентных специалистов для дальнейшего ее решения. Такая докладная еще и показывает, что работник, написавший ее, смог заметить сложности, тем самым продемонстрировав себя очень ответственным работником. При конфликтах либо спорах внутри предприятия правильно составленный документ поможет определить виновников.

Также такие письма часто сопровождают расходную деятельность предприятия: при покупке техники, оплате транспорта, начислении премиальных. Поскольку речь идет о деньгах фирмы, докладные необходимо беречь по примеру других документов первичной важности. Они могут понадобиться при проверке налоговиками.

Строгой формы, как писать образец служебных записок, нет. Каждый пишет ее согласно своему усмотрению. Но фирма может подготовить свой шаблон. Подпись того, кто пишет, на ней обязательна. Сам же документ можно составить от руки, либо напечатать. Пишется документ в одном экземпляре, но копии делать никто не запрещает.

Основные требования к написанию документа: наименование фирмы, дата, должность, ФИО автора с адресатом.

Инструкция по написанию служебной записки

Образец служебной записки пишется согласно стандартной структуре. Заполняется шапка, содержание, концовка документа.

Стандартная инструкция, как правильно написать образец служебной записки, выглядит так:

Вверху слева пишем, кому адресован документ, от кого (важно указать полное название фирмы, ФИО работников);
Справа пишем название документа, потом дату, далее внутренний номер, а также место регистрации предприятия;
В заглавии коротко описываем ситуацию – чаще всего начинаем образец служебной записки со слов «довожу до вашего сведения»;
Далее нужно изложить суть со всеми подробностями, фактами и причастными к ситуации;
Предлагаем методы решения;
Подписываем документ, если есть необходимость передаем для этого же начальнику подразделения.

Бланки для скачивания

Сейчас повсюду действует электронный документооборот, ее вполне можно оформить в электронном формате, чтобы отослать по e-mail.