Служебная записка на приобретение спецодежды

Служебная записка о приобретении спецодежды

Спецодежда является средством индивидуальной защиты. Порядок выдачи специальной одежды и других средств индивидуальной защиты регламентирует Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 года N 290н. Так, согласно ему выдавать спецодежду работодатель обязан работникам, которые выполняют свои обязанности:

1. во вредных и опасных условиях;
2. в особых температурных условиях, на открытом воздухе;
3. в условиях, предполагающих загрязнения биологическими, химическими и т.п. веществами (п. II приказа).

В зависимости от вида деятельности работнику положены различные типы спеодежды. Определяются они согласно Типовым нормам выдачи спецодежды работникам, которые содержат в себе сведения по отраслям и нормативным актам, регламентирующим выдачу одежды.

Спецодежда выдается работнику бесплатно.

На работодателя упомянутым выше приказом возложена обязанность организовать учет выданной работникам спецодежды, а также следить за тем, чтобы одежда выдавалась работникам вовремя. С этой целью на работников заводится бумажная или электронная картотека, которая содержит в себе сведения о дате выдачи работнику специальной одежды.

Необходимость в составлении служебной записки о приобретении спецодежды может возникнуть:

• у работника, чья одежда пришла в негодность — в этом случае она составляется на имя непосредственного руководителя;
• у руководителя подразделения — в случае порчи спецодежды или необходимости приобретения дополнительных комплектов, например, при трудоустройстве нового работника. В этом случае записка составляется на имя руководителя организации и может быть оформлена как заявка.

Ниже мы остановимся на обеих разновидностях записки.

Служебная записка от работника

Сотрудник, одежда которого пришла в негодность по независящим от него причинам, имеет право просить у работодателя новую.

Более того, работодатель не имеет права допустить к работе сотрудника без надетой спецодежды.

Как правило, необходимость в составлении служебной записки работником возникает крайне редко, поскольку информация может быть легко доведена до непосредственного руководителя устно. Документализация требуется, как правило, в случаях, когда имеется вероятность намеренной порчи или утраты спецодежды.

Служебная записка составляется работником в свободной форме.

Записка-заявка

Составление служебной записки о приобретении спецодежды на имя руководителя организации осуществляется также в свободной форме, однако, поскольку в данном случае она будет являться первичным бухгалтерским документом, к ней предъявляются более строгие требования, чем к «обычной» служебке.

На нашем сайте имеются образец и бланк записки, которыми можно воспользоваться для своих нужд. В служебной записке потребуется указать:

1. наименование подразделения;
2. профессии работников;
3. ФИО и табельные номера работников;
4. наименование спецодежды и спецобуви;
5. марка, тип;
6. размер и рост работника.

Что дальше

Руководитель организации рассматривает записку и ставит на ней свою резолюцию. После этого подразделение, ответственное за материально-техническое обеспечение работы предприятия, производит закупку одежды.

Работники получают одежду под подпись в карточках учета выдачи СИЗ. Сама служебная записка и счета на оплату передаются в бухгалтерию.

ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКУПКИ ТОВАРА

Часть 6.1 статьи 3 Федерального закона 223-ФЗ (изменения действуют с 01.07.2018):
6.1. При описании в документации о конкурентной закупке предмета закупки заказчик должен руководствоваться следующими правилами:
1) в описании предмета закупки указываются функциональные характеристики (потребительские свойства), технические и качественные характеристики, а также эксплуатационные характеристики (при необходимости) предмета закупки;
2) в описание предмета закупки не должны включаться требования или указания в отношении товарных знаков, знаков обслуживания, фирменных наименований, патентов, полезных моделей, промышленных образцов, наименование страны происхождения товара, требования к товарам, информации, работам, услугам при условии, что такие требования влекут за собой необоснованное ограничение количества участников закупки, за исключением случаев, если не имеется другого способа, обеспечивающего более точное и четкое описание указанных характеристик предмета закупки;
3) в случае использования в описании предмета закупки указания на товарный знак необходимо использовать слова «(или эквивалент)» , за исключением случаев:
а) несовместимости товаров, на которых размещаются другие товарные знаки, и необходимости обеспечения взаимодействия таких товаров с товарами, используемыми заказчиком;
б) закупок запасных частей и расходных материалов к машинам и оборудованию, используемым заказчиком, в соответствии с технической документацией на указанные машины и оборудование;
в) закупок товаров, необходимых для исполнения государственного или муниципального контракта;
г) закупок с указанием конкретных товарных знаков, знаков обслуживания, патентов, полезных моделей, промышленных образцов, места происхождения товара, изготовителя товара, если это предусмотрено условиями международных договоров Российской Федерации или условиями договоров юридических лиц, указанных в части 2 статьи 1 223-ФЗ, в целях исполнения этими юридическими лицами обязательств по заключенным договорам с юридическими лицами, в том числе иностранными юридическими лицами.

Комплект документов для электронной котировки на поставку и монтаж мультимедийного оборудования — 1 — Конкурентная процедура

Комплект документов для электронной котировки на поставку и монтаж мультимедийного оборудования — 2 — Конкурентная процедура

Комплект документов для электронной котировки на поставку мультимедийного оборудования — Конкурентная процедура

Комплект документов для электронной котировки на закупку компьютерного оборудования — Конкурентная процедура

Комплект документов для электронной котировки на закупку электроустановочных материалов — Конкурентная процедура

Комплект документов для электронной котировки на поставку программы для ЭВМ — Конкурентная процедура

Нашли опечатку ?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.

Инструкция по закупке спецодежды и СИЗ по 44-ФЗ

Госзакупка спецодежды и средств индивидуальной защиты (СИЗ) — это приобретение товаров, которые необходимы для защиты здоровья сотрудников от влияния внешних факторов: вирусов, излучения и других видов опасного воздействия. В период пандемии спрос на них велик, поэтому важно провести тендер правильно и получить их без проблем.

Что понимается под спецодеждой и СИЗ

Основное назначение СИЗ и спецодежды — защита организма человека от различного рода поражений. Средства и одежда классифицируются по участку, который они защищают (ГОСТ 12.4.011-89):

• органы зрения, дыхания или слуха;
• лицо или голова;
• все тело человека;
• руки или ноги;
• кожные покровы;
• изолирующие всего человека;
• защищающие от падения с высоты.

Выбираем способ определения поставщика

Одежда спецназначения относится к разделу №14 «Одежда» Общероссийского классификатора продукции по видам экономической деятельности (ОКПД2). СИЗ — к разделу №32.9 «Изделия готовые, не включенные в другие группировки».

Эти разделы входят в перечень, который утвержден Распоряжением №471-р. Это значит, что закупка СИЗ и одежды спецназначения проводится преимущественно в форме электронного аукциона или иных способов, если это не противоречит 44-ФЗ.

Проведение конкурсов на закупку спецодежды и средств индивидуальной защиты 44-ФЗ не предусмотрено.

Составляем документацию на закупку спецодежды

Одежда спецназначения (группа ОКПД2 14.1 «Одежда, кроме одежды из меха») включена в перечень продукции, в отношении которой Постановлением №616 установлены запреты на допуск из иностранных государств. Когда планируется закупка одежды по 44-ФЗ, обязательно включите в тендерную документацию:

1. Сведения о наличии запретов или ограничений, которые предусмотрены ст. 14 44-ФЗ.
2. Информацию о стране происхождения продукции. Необходимо приложить документ, который это подтверждает: выписку из реестра российской промышленной продукции или реестра евразийской промышленной продукции, если такое предусмотрено Постановлением № 719.

Вот какие запреты применить в закупке пошива одежды: запретите участникам использовать при производстве любую продукцию, кроме российской или товаров из ЕАЭС, если такое производство существует. Документы, которые подтверждают страну происхождения этих товаров, поставщик передает при поставке.

Составляем документацию на средства индивидуальной защиты

СИЗ (ОКПД2 32.99.11.199) включены в перечень продукции, в отношении которой Постановлением №617 установлены ограничения на допуск из иностранных государств. При закупке этих товаров обязательно включите в документацию:

1. Сведения о наличии ограничений или запретов, которые предусмотрены ст. 14 44-ФЗ.
2. Информацию о стране происхождения товара. Приложите один из документов, который это подтверждает:
   • выписку из реестра российской промышленной продукции или реестра евразийской промышленной продукции, если такое предусмотрено Постановлением №719;
   • сертификат происхождения.

Ответ на вопрос, возможно ли объединение в одном лоте спецодежду и спецобуви, — да, если они подпадают под действие одного постановления и это объединение не ограничивает конкуренцию.

Составляем техзадание

Технические характеристики товара, который включен в техническое задание на конкурс по закупке спецодежды и средств индивидуальной защиты, указывайте с учетом требований, заложенных в действующие ГОСТы и технические регламенты. Основные из них:

• ТР ТС 019/2011 Технический регламент Таможенного союза «О безопасности средств индивидуальной защиты»;
• ГОСТ 27575-87 «Костюмы мужские для защиты от общих производственных загрязнений и механических воздействий»;
• ГОСТ 12.4.299-2015 «Система стандартов безопасности труда. Средства индивидуальной защиты органов дыхания. Рекомендации по выбору, применению и техническому обслуживанию».

Это значит, что при закупке средств индивидуальной защиты как медизделий (например, маски для защиты от коронавируса) заказчик вправе запросить у поставщика не только сертификаты, но и регистрационное свидетельство.

В обоснование на закупку спецодежды (в расчет) включайте только товары российского производства, если их покупка предусмотрена заказом.

Составляем проект контракта

При закупке специальной одежды и средств индивидуальной защиты включите в договор на поставку спецодежды по 44-ФЗ в обязательном порядке:

• технические условия и ГОСТы;
• условия приемки — время, порядок, наличие обязательных маркировок, документы на спецодежду от поставщика, которые подтверждают качество продукции и страну происхождения (сертификаты, регистрационные свидетельства, выписки и т. п.);
• приложения с возможностью указания поставщиком конкретных характеристик и страны происхождения.

Выявляем победителя

При рассмотрении документов, поступивших от участника закупки, заказчик руководствуется не только общими требованиями к заявкам, которые установлены контрактным законодательством и показателями, которые включены в техническое задание на поставку спецодежды по 44-ФЗ, но и правилами допуска иностранных товаров.

При установлении запрета на допуск по Постановлению №616 заказчик отклоняет заявки с зарубежными товарами, кроме случая, когда товар не производится на территории России. Иные варианты, которые предусмотрены Постановлением, не относятся к СИЗ.

При закупке по Постановлению №617 заказчик отклоняет все заявки участников, которые содержат предложения о поставке импортных товаров (исключение — товары из ЕАЭС), если поступило не менее 2 заявок, которые соответствуют требованиям 44-ФЗ и одновременно:

• товар произведен на территории ЕАЭС;
• отсутствуют признаки сговора группы лиц, который нарушает конкуренцию.

Принимаем и оплачиваем

Поставка и оплата проводятся в строгом соответствии с положениями контракта, проект которого включен в тендерную документацию.

Поставщик обязан передать заказчику одновременно с поставкой документы, которые подтверждают страну происхождения товара (выписку, сертификат) и его качество (регистрационные свидетельства, сертификаты), если это было предусмотрено положениями проекта контракта, который является неотъемлемой частью тендерной документации.

Чтобы выяснить, какая статья и как правильно прописать контракт в УРМ приобретение спецодежды по внебюджету, обратитесь к плану ПФХД. В этом документе указаны КБК по бюджету и внебюджету, которые вам понадобятся для детализации договора в УРМ.

Разъяснения по теме

• соответствуют требованиям безопасности и прошли процедуру подтверждения соответствия согласно ст. 5 Технического регламента;
• маркированы единым знаком обращения продукции на рынке государств — членов Таможенного союза.

Об авторе этой статьи

Элла Залужная Эксперт проекта Закончила Университет при Межпарламентской Ассамблее ЕВРАЗЭС по специальности «Финансы и кредит».

В 2013 году — Северо-Западный институт управления Российской Академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ по программе: «Управление государственными и муниципальными заказами».
В 2014 году — НИУ ВШЭ по программе «Управление государственными и муниципальными заказами».
В 2020 году прошла профессиональную переподготовку на базе образовательного центра «Гарант» и «Сбербанк-АСТ» по программе «Управление закупками для государственных и муниципальных нужд (44-ФЗ) и корпоративными закупками (223-ФЗ)».

Заявка на спецодежду

Необеспечение персонала, работающего на вредном или опасном производстве средствами индивидуальной защиты (СИЗ) и спецодеждой (СО), стоит на 3 месте в ТОП нарушений охраны труда.

Этот факт влечёт за собой немалые штрафы. Чтобы такого не случилось, должностным лицам надо всего лишь соблюдать закон, а конкретно ст. 221 ТК РФ и не экономить на безопасности, которой, как известно — много не бывает.

Итак, выбраны образцы спецодежды, произведены расчёты стоимости и принято решение о закупке СИЗ.

Переходим к необходимым документам (некоторым из них).

Кем и как оформляется заявка на спецодежду

Если компания небольшая, это может сделать её непосредственный владелец. В противном случае этим занимается отдел охраны труда или руководитель структурного подразделения. Регламент составления заявки отражается в локальном нормативном акте (ЛНА) предприятия. Информация, отображаемая в теле заявки:

• ФИО сотрудника;
• должность;
• табельный номер;
• наименование (спецодежда, обувь, другие СИЗ);
• модель или артикул;
• пол;
• рост;
• размер;
• количество.

Руководитель подразделения ставит на бланке свою подпись и отдаёт его в отдел снабжения. Составляются заявки по мере износа спецодежды. При устройстве на работу нового сотрудника, руководство обязано ознакомить его со списком положенной ему спецодежды и составить на него новую заявку.

Служебная записка на спецодежду

Этот документ представляет собой деловую переписку внутри предприятия и, как правило, носит информационный характер. Адресована она чаще всего вышестоящему лицу. Написать служебную записку можно как на листе формата А4 от руки, так и напечатать на компьютере. В обоих случаях на документе должна стоять собственноручная подпись. Чтобы обезопасить себя от потери документа, его желательно зарегистрировать у секретаря и сделать копию.

Служебная записка может быть составлена как от коллектива, так и от одного лица. В нашем случае написать её может как начальник цеха, обращаясь в охрану труда или в отдел снабжения с просьбой о покупке спецодежды, так и работник с той же самой формулировкой. Служебная записка может являться приложением к заявке.

Выдача спецодежды

При выдаче спецодежды и других СИЗ своим сотрудникам, руководитель организации должен следовать типовым нормам, которые приняты для его вида деятельности. Кроме того, работодатель имеет право составить свои нормы в локальном нормативном акте (ЛНА) компании. Занимается этим инженер по охране труда. Важнейшим условием собственных, разработанных норм является улучшение (в сравнении с типовыми) защиты работников, занятых на вредном или опасном производстве. Нормы можно только увеличивать, уменьшать же запрещено законом. Единственное что разрешено — это сократить срок эксплуатации спецодежды, и прочих СИЗ.

Бланк выдачи спецодежды

1. На работника в бухгалтерии заводится личная карточка выдачи СИЗ. Её форма утверждена Министерством здравоохранения и социального развития РФ от 01.06.2009 г. № 290н.
2. На лицевой стороне карточки указываются данные сотрудника, включая его пол, рост и размер. На оборотной — информация о выдаваемой спецодежде и других СИЗ.
3. На основании этих данных бухгалтер (или другое уполномоченное лицо) выписывает накладную ведомость, на получение СИЗ со склада.
4. Работник склада выдаёт спецодежду за личной подписью получающего.

Оформление личной карточки на спецодежду

Личная карточка может быть как на электронном носителе, так и на бумажном.

Так как в электронной версии работник не может поставить свою подпись, то вместо неё фиксируется номер и дата документа о выдаче СИЗ с личной подписью сотрудника (персонификация). Вторым вариантом пользуются чаще всего.

Выдача спецодежды должна быть организована в установленные сроки. Так как любой работодатель трудится в режиме многозадачности и не может всё контролировать, то этот процесс он может поручить материально-ответственному лицу согласно полученным указаниям.