Рекомендации по приему-передаче кадровых документов

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Кто отвечает за кадровые документы организации

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Список обязательных кадровых документов

1. Трудовые договоры с сотрудниками
2. Личные карточки работников
3. Трудовые книжки
4. Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
5. Штатное расписание
6. Должностные инструкции
7. Правила внутреннего трудового распорядка
8. График отпусков
9. Положение о персональных данных
10. Согласия на обработку персональных данных
11. Положение об оплате труда
12. Табель учета рабочего времени
13. Расчетный листок и документ об утверждении его формы
14. Приказы

Трудовые договоры

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно!

С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников

Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки

Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ).

Важно!

Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей ( Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?

Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки

С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии ( постановление Правительства от 19.06.2020 № 887 ). Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю. Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.

ВАЖНО!

До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.

Штатное расписание

В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Важно!

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции

С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно!

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка

В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков

Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных

Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных

Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени

Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Расчетный листок и документ об утверждении его формы

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы

Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нашей компании, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.

Нужна консультация? Мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

Что нужно сделать кадровику на новом месте работы

Действия кадровика на новом рабочем месте определяют, насколько эффективно он будет выполнять свои задачи в дальнейшем, насколько быстро освоится в новой системе документооборота.

ДЕЛАЙТЕ ОПИСЬ СУЩЕСТВУЮЩИХ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В идеале нужно провести полноценную процедуру приема-передачи дел от бывшего работника, но это происходит очень редко. Даже в крупных организациях кадровые документы не всегда передаются по акту. Еще хуже, если новый работник вообще не имеет возможности пообщаться с прежним кадровиком и вынужден буквально разыскивать кадровую документацию компании.

Поэтому в первый день нужно собрать все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год, составить их опись на дату вашего первого рабочего дня. Опись можно оформить в виде таблицы (см. пример).

Последняя колонка этой таблицы особенно важна, если документы оформлены с недочетами: отсутствуют подписи работников, пропущены номера приказов, неправильно заполнены унифицированные формы и т. п.

Подобная опись не помешает при вступлении в любую должность (бухгалтера, например), которая связана с ведением определенного массива документов.

Обойтись без описи, конечно, можно. Но тогда все ошибки в работе предыдущего кадровика не будут зафиксированы, вы не отделите их от своего периода работы. И постепенно прежние недочеты будут ассоциироваться с вами, а ваши оправдания, что «это не я», не будут восприниматься.

Составление описи не займет много времени, но зато даст ясную картину состояния документации на момент начала вашей деятельности в организации и станет отправной точкой вашей работы.

ОПРЕДЕЛИТЕ, КАКИХ ДОКУМЕНТОВ НЕ ХВАТАЕТ

В таблице приведен основной массив кадровых документов.

Этот перечень не исчерпывающий. Есть еще обязательные приказы по основной деятельности (например, о назначении лица, ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек), другие обязательные документы.

Окончательный перечень документов, в том числе кадровых, составляется для каждой компании индивидуально. Например, если микропредприятие перешло на упрощенный документооборот, то локальные акты могут отсутствовать (позиции 2–5 в таблице), как и штатное расписание и график отпусков (позиции 1 и 10 в таблице).

Итак, определите по таблице, какие документы (дела) должны быть в вашей новой организации, и сравните с тем набором документов, которые вы нашли, составляя опись. Если не повезло и вы обнаружили, что каких-то документов нет (локального акта, журнала регистрации, графиков и т. д.), то придется их оформлять и вводить в действие.

ИСПРАВЬТЕ ОШИБКИ ПРЕДШЕСТВЕННИКА

Недочеты, допущенные прежним работником кадровой службы, конечно, нужно исправлять, ведь они могут стать причиной административного взыскания. Но исправлять можно по-разному.

Нельзя задним числом оформлять документы, которые должен был сделать, но не сделал ваш предшественник — это фальсификация. В большинстве случаев можно оформить нужные бумаги с обратной силой действия во времени.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 7, 2018.

Как передать кадровые документы новому кадровику

Не важно, с каким настроением кадровик увольняется с предприятия, правопреемнику отдел он должен передать в рабочем состоянии, чтобы не оставить о себе нехорошего впечатления и не выказать непрофессионализм. Однако на практике приём — передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру. Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника.

Приём передача кадровой документации

Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти. А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.

А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.

Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:

• создаётся комиссия по передаче дел;
• проверяются кадровые документы;
• составляется акт приёма-передачи.

А теперь всё по порядку и подробно.

Создаём комиссию

Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана . В приказе нужно отразить:

• для чего нужна комиссия;
• её состав;
• задачи.

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика.

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

• полноту и состав кадровых дел;
• порядок регистрации документов (журналы регистрации);
• систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
• программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:

• копий учредительных документов и Устава фирмы;
• штатного расписания;
• ПВТР и колдоговора;
• графика отпусков;
• ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
• графиков сменности;
• должностных инструкций;
• трудовых договоров;
• договоров о материальной ответственности;
• приказов по основной деятельности;
• приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
• личных карточек;
• личных дел;
• трудовых книжек.

Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.

После проверки нужно все документы занести в акт.

Акт приёма передачи кадровой документации

Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.
Оформляется документ так:

• прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
• вставляется гриф утверждения директора;
• пишется – кто кому передаёт документы;
• заполняется таблица;
• проставляются визы всех членов комиссии.

Примерный акт передачи дел можете скачать тут .

В таблицу можно занести столбцы:

• номер подпункта;
• название документа (или дела);
• количество листов;
• период времени документов;
• данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.

Акт приёма передачи трудовых книжек

Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек:

• ФИО работника;
• серия и номер книжки (и вкладыша);
• наличие записи о работе.

Можно включить в акт сведения:

• о невостребованных трудовых;
• о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь .

Если документы передать некому

Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

• точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
• проверить наличие документов;
• составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести.

Заключение

Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров. Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются. Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.

Проверяем кадровую документацию своими силами

Кадровая документация в организации должна вестись в установленном порядке. Однако на практике зачастую допускаются ошибки. Для того, чтобы проверить порядок ведения кадрового делопроизводства в организации, можно:

— привлечь внешних специалистов (внешний аудит);

— провести проверку самостоятельно (внутренний аудит).

Внутренний аудит потребует для организации наименьших денежных затрат. Рассмотрим, какие основные действия следует предпринять, чтобы его провести.

Шаг 1: ПРИНИМАЕМ РЕШЕНИЕ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА

Аудит кадровых документов проводится с целью проверки их соответствия требованиям законодательства. Как правило, наниматель решает провести аудит, когда в нем возникает необходимость. Обычно его проводят:

перед государственной проверкой;

при смене руководителя организации или кадровой службы;

в случае изменения законодательства и т.д.

Шаг 2: ОФОРМЛЯЕМ ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ

Если наниматель решил провести аудит кадровой документации, то, как правило, он издает приказ <1> . В нем целесообразно установить:

— задачи и цели проведения аудита;

— сроки проведения аудита.

Наниматель сам устанавливает период, за который проводится аудит кадровой документации. Зачастую такой срок зависит от причины проведения аудита. Это может быть и несколько дней, и несколько недель, и даже несколько месяцев.

Узнать, придет ли государственный инспектор в вашу организацию, можно на официальном сайте Комитета государственного контроля Республики Беларусь: http://kgk.gov.by/ru/koord_plan_minsk-ru/.

— состав комиссии, которая будет проводить аудит, и ее полномочия.

Наниматель определяет круг лиц, которые будут проводить аудит кадровых документов. Для этого обычно создается специальная комиссия. Как правило, в комиссию входит не менее 3 человек, включая председателя. В ее состав могут включаться: инспектор по кадрам, юрисконсульт, бухгалтер по заработной плате, специалист по охране труда и т.п.;

— срок подготовки отчета (заключения) об итогах проведения аудита.

Шаг 3: ОПРЕДЕЛЯЕМ ОБЪЕМ ПРОВЕРЯЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

На этой стадии, как правило, составляется план проведения аудита. Если ранее в организации проводились проверки кадровых документов, то комиссия может проанализировать их материалы. Комиссия определяет объем документации, которая будет проверяться. Заранее составляется список документов, подлежащих проверке. К ним, как правило, относятся документы, которые должны быть в организации в обязательном порядке:

• правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР);
• штатное расписание;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• трудовые книжки;
• должностные и рабочие инструкции;
• личные дела работников;
• личные карточки (для военнообязанных) <2> ;
• приказы (распоряжения) о приеме, переводе, отпусках, дисциплинарных взысканиях, увольнении;
• графики (отпусков, работ, сменности);
• табели использования рабочего времени и др.

Шаг 4: ПРОВОДИМ АУДИТ

Как правило, комиссия, проводящая аудит, проверяет наличие обязательных документов и их оформление. Отметим, что кадровые документы должны быть оформлены в соответствии с правилами делопроизводства (содержать обязательные и верно оформленные реквизиты, составляться на бланках организации (для некоторых видов документов) и т.д.) <3> .

Рассмотрим основные моменты, на которые следует обратить внимание при проверке отдельных кадровых документов.

К ним относятся коллективные договоры, соглашения, ПВТР, штатное расписание, должностные инструкции и др. <4> . При их проверке следует учитывать, что ЛНПА должны:

— не противоречить друг другу (например, устанавливать одинаковую систему оплаты труда, режим рабочего времени и пр.);

— оформляться в соответствии с законодательством. Для инструкций по охране труда установлены требования к структуре и содержанию: определены главы, которые должны быть включены, а также установлено, что в них следует отразить <5> ;

— не ухудшать положение работников организации по сравнению с законодательством о труде <6> и др.

При аудите ЛНПА стоит обратить внимание на ознакомление работников с ними <7> . Оно может быть произведено путем проставления даты и подписи работника в самом ЛНПА, журнале или листе ознакомления.

Проверка трудовых договоров (контрактов).

Один из экземпляров заключенного с работником трудового договора (контракта) остается и хранится у нанимателя. Проверяя трудовые договоры (контракты), следует обратить внимание на наличие в них:

всех обязательных сведений и условий <8> ;

подписей обеих сторон (работника и нанимателя) <9> .

Проверка личных дел.

Личные дела ведутся не на всех работников. Они обязательны для: руководителей, специалистов, научных работников, государственных служащих и на иных лиц, определенных законодательством (например, на явившихся для трудоустройства обязанных лиц <10> ), <11> .

Анализируя личные дела, следует обратить внимание:

— на последовательность включения в них документов;

— наличие в них обязательных документов.

Отметим, что личное дело должно формироваться в следующей последовательности.

1. Внутренняя опись документов личного дела.
2. Дополнение к личному листку по учету кадров.
3. Личный листок по учету кадров.
4. Автобиография.
5. Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке.
6. Заявление о приеме на работу.
7. Копия (выписка) распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность).

В процессе работы сотрудников в их личные дела в хронологической последовательности включаются иные документы (характеристики, заявления о переводе, копии приказов об увольнении и пр.) <13> .

Проверка приказов по личному составу.

Наниматель издает приказы (распоряжения) (далее — приказы) по вопросам, вытекающим из трудовых и связанных с ними отношений, — приказы по личному составу. К ним относятся приказы: о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и иные <14> .

Типичными нарушениями, встречающимися в таких документах, являются:

— отсутствие или неверное оформление реквизитов. Например, зачастую приказам присваивается неверный регистрационный индекс (литера «к» вместо «л» и наоборот). Нередко в приказах отсутствует основание, допускаются ошибки в расстановке пунктов, оформлении текста (шрифт, табуляция и пр.) и т.д.;

— ошибки в содержании приказа. На практике часто допускаются такие ошибки, как объединение вопросов по личному составу и по основной деятельности в одном приказе, неверное употребление оснований для увольнения (например, в приказе об увольнении вместо «по собственному желанию» пишут «по инициативе работника» и наоборот) и др.

Проверка трудовых книжек.

Трудовые книжки должны быть заполнены на всех сотрудников, работающих более 5 дней, для которых работа в организации является основной <15> .

Отметим, что запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству <16> . Например, на основании копии приказа нанимателя о приеме на работу по совместительству.

Распространенными ошибками в трудовых книжках, в частности, являются:

несоответствие наименования должности (профессии) работника выпуску ЕКСД (ЕКТС), трудовому договору и штатному расписанию;

несоответствие даты записи приказу или иному документу, на основании которого она внесена;

неверное внесение исправлений;

отсутствие необходимых записей (о переводе и т.д.) и др.

Все трудовые книжки, а также их дубликаты и вкладыши к ним должны быть зарегистрированы в книге учета. Проводя аудит, следует обратить внимание на наличие в ней подписей работников о получении расписки о сдаче трудовой книжки в организацию, а также о получении трудовой книжки в связи с увольнением. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя <17> .

Шаг 5: ПОДВОДИМ РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТА

По окончании аудита комиссией составляется отчет (заключение). В нем целесообразно отразить:

• порядок и срок проведения аудита;
• проверенные кадровые документы;
• выявленные в ходе проверки нарушения;
• рекомендации по устранению нарушений и др.

Если в ходе аудита выявляются нарушения, наниматель, как правило, назначает лицо, ответственное за их устранение. Виновных лиц наниматель может привлечь к ответственности,, направить на обучение и др. В то же время лица, не допустившие ошибки, могут быть поощрены за хорошую работу, например, премированы.