Расчеты с подотчетными лицами: проводки по

Как организовать расчеты с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях — это учет денег, которые выданы работникам на административно-хозяйственные и операционные расходы. Правила строго регламентируются законом.

Порядок работы с подотчетными лицами

На законодательном уровне расчеты с подотчетными лицами регламентированы нормативными актами:

1. Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014.
2. Приказ Минфина № 157н от 01.12.2010 для бюджетников.
3. Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000 для прочих организаций и ИП.
4. Учетная политика учреждения, утвержденная на финансовый год.
5. Локальные акты организации (приказы и распоряжения руководителя) о сроках выдачи денег под отчет, о сроках предоставления отчетности и прочее.

Руководитель вправе установить не только срок и максимальный размер подотчетных сумм, но и перечень лиц, которым разрешено выдавать средства. Для этого составляется приказ на выдачу подотчетных сумм.

Средства выдаются на определенные цели, например, на хозяйственные нужды компании, командировочные расходы или представительские расходы. Чтобы получить деньги, сотрудник готовит заявление, в котором указывается расчет требуемой суммы, назначение, планируемый срок использования денег. С 19.08.2017 на основании изменений, внесенных в Указания ЦБР № 3210-У, заявление предоставлять не обязательно. Для получения средств достаточно одного распоряжения руководителя. Но большинство бухгалтеров продолжают требовать с сотрудников заявление или пояснительную записку с расчетом, чтобы спланировать подотчетную сумму.

На основании заявления издается приказ с указанием срока, на который выданы средства. По его истечению сотрудник обязан отчитаться: предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы. Форма авансового отчета для бюджетников (ОКУД 0310002) утверждена приказом Минфина № 52н. учреждение вправе использовать собственный бланк на основании закона № 402-ФЗ.

Авансовый отчет проверяет ответственный бухгалтер, затем главбух, а затем его утверждает руководитель. Только после этого производятся окончательные расчеты.

Особенности учета в бюджетных организациях

Они осуществляются на счете 0 208 00 000 в разрезе каждого лица. Бухгалтерские проводки по расчетам с подотчетными лицами:

• дебет 0 208 00 560, кредит 0 201 34 610 — выдан аванс сотруднику под отчет;
• дебет 0 105 00 000, 0 302 00 000, 0 106 00 000, кредит 0 208 00 660 — приняты расходы подотчетника на соответствующие счета бухучета на основании авансового отчета и подтверждающих документов;
• дебет 0 201 34 510, кредит 0 208 00 660 — возвращен неиспользованный остаток.

Особенности бухучета подотчетных сумм для НКО

В некоммерческих организациях для учета применяется счет 71, расчеты с подотчетными лицами. Взаиморасчеты производятся в разрезе каждого лица. Корреспондирующий счет при выдаче денег: счет 50 «Касса», если выданы наличные денежные средства; счет 51 «Расчетный счет», если деньги переведены на банковскую карту работника.

На основании сданного отчета бухгалтер НКО проводки по расчетам с подотчетниками:

• дебет 20, 25, 26, 44 (счета затрат), кредит 71 — расходы учтены на соответствующих счетах бухучета;
• дебет 19 «НДС», кредит 71 — выделенный налог на добавленную стоимость отнесен на правильный счет учета;
• дебет 50 «Касса», кредит 71 — возврат неизрасходованного остатка в кассу учреждения.

Налоговый учет подотчетных сумм

В первую очередь определите, на что потрачены деньги. Если на хозяйственные нужды учреждения (приобретение МЗ, ОС, ГСМ) или оплату командировочных расходов (суточные, проезд, проживание), то такие затраты принимаются к расчету налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме. Исключение: траты на питание сотрудников в служебных поездках.

Представительские расходы разрешено отнести на затраты. По 264 статье НК РФ, к таковым затратам относят: расходы на организацию официальных мероприятий, услуги переводчика, буфетное обслуживание. Прочие траты принимать в расчеты базы не следует.

Как провести инвентаризацию расчетов с подотчетниками

Контроль за правильностью и своевременностью проведения подотчетных операций проводится систематически. При проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами создается специальная комиссия, которая обязана проверить:

1. Соответствуют ли данные первичной документации, данным бухгалтерского учета.
2. Использование средств строго по целевому назначению.
3. Наличие всех подтверждающих документов (квитанций, чеков, выписок, товарных накладных) для списания затрат.
4. Ревизия задолженностей по невозвращенным авансам.
5. Наличие локальных актов учреждения, регламентирующих расчеты с подотчетниками.

На проведение инвентаризации издается соответствующее распоряжение руководителя, в котором указываются сроки проведения, состав комиссии и прочая информация. По результатам проведенной проверки составляют акт, в котором указываются выявленные нарушения.

Пример налогообложения подотчетных сумм

Рассмотрим ситуацию: в ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» размер суточных по России установлен в сумме 1000 рублей в день. Секретарь Печатина П.С. направлена в служебную поездку на 10 календарных дней. На расходы ей выдан аванс 10 000 рублей. По возвращении она предоставила все необходимые подтверждающие документы. Бухгалтер составил проводки:

Проводки по 71 счету — Расчеты с подотчетными лицами

Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.

Порядок осуществления подотчетных операций

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

Пример бухгалтерских проводок на 71 счете

Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П. были выданы средства под отчет в безналичной форме в сумме 2500 руб. для приобретения бумаги. Фактически Петренко С.П. израсходовал 2840 руб., НДС 433 руб., что подтвердил авансовым отчетом и товарным чеком. Перерасход в сумме 340 руб. был зачислен Петренко на банковскую карту.

Порядок расчетов с подотчетными лицами — проводки

Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки

Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У).

Указание 3210-У было изменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У, вступившим в действие с 30.11.2020. Так, например, ребование о 3-х дневном сроке представления авансового отчета с 30.11.2020 исключено.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).

Подотчетными могут быть:

• лица, работающие на предприятии или у ИП на постоянной основе;
• совместители;
• лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (п. 5 указания № 3210-У).

Может ли подотчетное лицо передавать подотчетные суммы другому лицу? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе вы можете получить бесплатно.

Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:

• в наличной форме:

• из кассы предприятия;

• в безналичной форме:

;
• на корпоративную карту предприятия, доступ к которой получило подотчетное лицо.

Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок. Наиболее часто используемые при расчетах с подотчетными лицами проводки представлены в таблице:

Дт

Кт

Описание операции

Первичные документы

Выдача денег под отчет из кассы предприятия

Расходный кассовый ордер

Списание затрат в расходы предприятия согласно представленному авансовому отчету

Авансовый отчет, чеки, накладные, акты приемки-сдачи услуг или работ, другие документы, подтверждающие произведенные расходы

10, 15, 41, 07, 08, 11

Оприходованы матценности на основании авансового отчета

Товарные чеки, кассовые чеки, накладные, иные документы, подтверждающие материальные расходы подотчетного лица

Средства, направленные на устранение брака производства или гарантийное (пост-гарантийное) обслуживание

Договор о гарантийном обслуживании, гарантийный талон, акт выполненных работ, чек, иные документы

Оплата налоговых платежей через подотчетное лицо

Чеки, квитанции об оплате, банковские платежные документы

Отражение прочих расходов предприятия, оплаченных подотчетным лицом

Первичные документы, подтверждающие расходы

Возврат неиспользованных подотчетником средств в кассу предприятия

Приходный кассовый ордер, авансовый отчет с расчетом суммы остатка средств, подлежащих возврату в кассу

Как правильно оформить приходный или расходный кассовый ордер, можно узнать из статей:

• «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?»;
• «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами

Пример 1 . Получение денег под отчет на приобретение ТМЦ:

Счета

Сумма, руб.

Описание операции

Первичные документы

Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И. на приобретение автомобильного масла

Заявление Иванова И. И., РКО № 253 от 21.09.20ХХ

Получено на склад масло автомобильное «МОБИЛ» от Иванова И. И.

Авансовый отчет, товарный чек, кассовый чек на 1 500 руб.

Проводки с подотчетными лицами, направленными командировку.

Счета

Сумма, руб.

Описание операции

Первичные документы

Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И., направленному в командировку

Приказ о направлении в командировку, РКО № 243 от 12.09.20ХХ

Отражены расходы на командировку Иванова И. И. (менеджера по продажам) в коммерческих расходах предприятия

Авансовый отчет (чек из гостиницы на 1 500 руб., суточные на 1 000 руб.), приказ об установлении суммы суточных расходов

Возврат Ивановым И. И. неиспользованных подотчетных средств в кассу

ПКО № 214 от 15.09.20ХХ

См. также:

• «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?»;
• «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать».

Итоги

В настоящей статье приведены чаще всего встречающиеся проводки по учету расчетов с подотчетными лицами. Главным нормативным документом, регулирующим правила оформления выдачи и возврата подотчетных средств через кассу, является указание ЦБ РФ № 3210-У. При иных вариантах выдачи средств подотчетным лицам необходимо руководствоваться положениями закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, российскими бухгалтерскими стандартами, внутренними распорядительными документами предприятия.

Как проводить расчеты с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами ведутся в любой организации, и коммерческой, и бюджетной. Рассмотрим понятие подотчета, его учет в коммерческой организации и особенности учета в бюджете.

Подотчетные суммы – это денежные средства, выдаваемые сотрудникам для оплаты расходов, осуществляемых в интересах организации. Порядок расчетов регламентируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У.

Деньги в подотчет выдаются на основании распорядительного документа руководителя, либо на основании заявления сотрудника, в которых указываются цель, сумма и срок выдачи. После истечения срока, на который выдан подотчет, сотруднику отводится три дня на предоставление отчета о расходах. Если же деньги, полученные под отчет, не были израсходованы, их необходимо вернуть.

Бухгалтерский учет

Учет взаиморасчетов с подотчетниками ведется, согласно Плану счетов, на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Как любая дебиторская или кредиторская задолженность, состояние расчетов с подотчетными лицами подлежит инвентаризации, согласно пункту 3.47 Методических рекомендаций о проведении инвентаризации. Решение о проведении проверки принимает руководитель компании. Также существуют случаи проведения обязательной инвентаризации, например составление годовой бухгалтерской отчетности или ликвидация компании.

В ходе инвентаризации необходимо проверить суммы выданных авансов, правильность составления авансовых отчетов, соответствие их целевому использованию полученных денег по отчет. По результатам проверки следует составить акт инвентаризации. Форма акта не утверждена, следовательно компании необходимо разработать её самостоятельно, отразив в ней:

• дату и основание проведения инвентаризации;
• состав инвентаризационной комиссии;
• выявленные расхождения между учетными и фактическими данными, полученными в ходе проверки.

Образец акта инвентаризации

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Расчеты с подотчетниками в бюджете в целом схожи с учетом в коммерческих компаниях, но имеют ряд особенностей. В основном они связаны с тем, что бухгалтерский учет в бюджете имеет свой План счетов, а также со строгой лимитрованностью командировочных расходов.

Учет подотчетных сумм в бюджете регламентируется п.212-219 Приказа Минфина №157н и ведется на счете 20800. К нему открывается большое количество аналитических счетов согласно п.103-106 Приказа Минфина РФ № 174н.

На сегодняшний день в бюджетных учреждениях выдача денег в подотчет происходит только на основании заявления сотрудника по распоряжению руководителя предприятия и только при полном погашении предыдущего аванса.

Ограничения по уровню расходов на командировки установлены Постановлением Правительства РФ 729. Их размер достаточно низок. Так, суточные составляют 100 руб., а расходы на найм жилья возмещаются в размере не более 550 руб. в стуки. Если произведенные расходы превышают лимиты, то их можно компенсировать за счет сэкономленных бюджетных средств, либо за счет средств, полученных от коммерческой деятельности.