Путевые – 2021: обзор новых требований
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», февраль 2021 г.
Новые правила для путевых листов Минтранс РФ утвердил Приказом от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Документ действует с 1 января 2021 г. до 1 января 2027 г. Новые нормы обязаны соблюдать юрлица и ИП, эксплуатирующие транспортные средства: легковые или грузовые автомобили, автобусы, трамваи и др. Посмотрим, на что обратить внимание, что нового добавить в свой шаблон «путевки».
Новый реквизит – «Сведения о перевозке»
«Сведения о перевозке» – новый обязательный реквизит в путевых листах. В соответствующем поле «путевки» указывайте вид сообщения и вид перевозки транспортного средства.
Возможные виды перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):
на легковом такси.
Виды сообщения (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):
перевозки пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении;
перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов;
перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно;
перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км;
перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Госграницы РФ, в том числе транзитом через Россию.
Обновленный реквизит «Сведения о транспортном средстве»
Раньше указывали только тип и модель авто, теперь же включили дополнительную информацию. Это:
марка транспорта и прицепа, если такой имеется,
показания одометра при выезде ТС с парковки и заезде на нее после того, как закончилась смена.
Внимание к отметке о медосмотре и техконтроле
Новые правила гласят: состояние транспортного средства контролирует должностное лицо, ответственное за техобслуживание и эксплуатацию. Если никаких неполадок при проверке машины техник не нашел, ставит отметку «Выпуск на линию разрешен».
Отметки после медосмотра водителя будут такие:
для осмотра перед рейсом – «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
после рейса – «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Что с другими реквизитами
Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 г. можно условно поделить на две категории. Подробности – в таблице.
Две категории обязательных реквизитов путевого листа
Сведения для допуска ТС к эксплуатации
Сведения для принятия документа к учету
наименование и номер ТС
срок действия путевого листа
вид перевозки и сообщения
сведения о самом ТС
информация о водителе
дата составления путевого листа
информация о хозоперации
натуральные и денежные измерители операции
ФИО ответственных лиц
Допреквизиты зависят от специфики деятельности организации. Такими реквизитами могут выступать:
нормы расхода топлива;
маршрут движения транспортного средства;
экономия (перерасход) топлива.
Типового путевого листа по-прежнему – нет
Организация может разработать бланк «путевки» сама, учитывая требования к первичной документации. Или доработать под себя унифицированные формы из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.
Бланк, который фирма будет применять, закрепляют в учетной политике организации.
Власти указали, как регистрировать путевые листы электронно
С 2021 г. журнал регистрации путевых листов можно вести в электронном формате, но нужна ЭЦП. То есть все внесенные в журнал сведения надо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью.
На какие нормы расхода топлива ориентироваться в 2021 году
Нормы расхода топлива – в Распоряжении Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».
Все минтрансовские лимиты – рекомендованные, это следует из самого названия НПА, но придерживаться их стоит, чтобы в будущем можно было доказать, что траты экономически оправданы.
На основании норм Минтранса утвердите свои нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.
Как оформить путевой лист по действующим в 2021 году правилам
При участии Михаил Пархоменко
Путевой лист — документ, с помощью которого компании и ИП контролируют работу водителей, ведут учет и подтверждают расходы на ГСМ. В 2021 году правила заполнения этого документа изменились. На что нужно обратить внимание, чтобы у контролеров не возникло вопросов? Есть ли различия в оформлении путевых листов для грузового, легкового, спецтранспорта и автобусов? На эти и другие вопросы отвечает эксперт программы «Путевые листы и ГСМ» компании Контур Игорь Голдырев.
Какие реквизиты обязательны к заполнению
Как известно, официальных форм путевых листов не существует. В связи с этим организации и предприниматели вправе самостоятельно разработать бланк данного документа в зависимости от своих предпочтений. Но есть перечень реквизитов, которые нужно обязательно прописать в путевом листе. Они перечислены в приказе Минтранса от 11.09.20 № 368 (см. «С 2021 года путевые листы придется заполнять по‑новому»). А уточнения по заполнению этого документа содержатся в письме от 03.03.21 № Д3-468-ПГ («Путевые листы: Минтранс разъяснил, как заполнить новое поле «Сведения о перевозке»»).
Итак, путевой лист должен содержать:
- наименование и номер документа;
- срок действия путевого листа;
- реквизиты собственника;
- сведения о водителе;
- данные о транспортном средстве;
- сведения о перевозке.
Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в веб‑сервисе Попробуйте бесплатно
Эти реквизиты обязательны в отношении легкового, грузового, специального транспорта и автобусов. Далее мы подробнее разберем правила заполнения этих пунктов путевого листа.
В 2008 году после отмены обязательных видов путевых листов, компании продолжили заполнять старые формы документов, добавляя в них новые обязательные реквизиты. У спецтранспорта никогда не было единой формы путевых листов.
Наименование и номер путевого листа
Наименование нужно прописать в «шапке» путевого листа и указать тип транспортного средства. Например: «Путевой лист грузового автомобиля», «Путевой лист легкового автомобиля», «Путевой лист автобуса», «Путевой лист строительной техники» и др.
Номер путевого листа может состоять только из цифр, или дополнительно из буквенных префиксов и символов-разделителей. Нумерацию следует вести в хронологическом порядке с начала года или обнулять ежемесячно. В каждом следующем документе можно изменять значащую часть числа на одну единицу. Например, «Д-I 63» заменить на «Д-I 64».
Срок действия путевого листа
Этот реквизит также нужно внести в «шапку» документа, чуть ниже строки с наименованием и номером. Если путевой лист оформляется на несколько дней, то обязательно указать дату начала и окончания срока действия. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».
Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в веб‑сервисе Попробуйте бесплатно
Реквизиты собственника
Юридические лица и предприниматели оформляют этот раздел путевого листа по-разному.
Если собственником ТС является компания, то нужно указать:
- организационно-правовую форму в соответствии с «Общероссийским классификатором организационно-правовых форм» ОК 028-2012 (утв. приказом Росстандарта от 16.10.12 № 505-ст, в редакции от 24.10.18);
- полное наименование организации, которое значится в учредительных документах;
- фактический адрес;
- номер телефона;
- номер ОГРН из свидетельства о регистрации юрлица.
Если собственником является физическое лицо, то нужно указать:
- ФИО;
- почтовый адрес;
- номер телефона;
- номер ОГРН из свидетельства о регистрации ИП.
Сведения о водителе
Они включают в себя:
- ФИО водителя;
- дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Этот пункт должен заверить медработник подписью с расшифровкой.
Данные о транспортном средстве
В этом разделе путевого листа необходимо указать:
- тип транспортного средства;
- модель, марку, государственный номер ТС, а если транспорт используется с прицепом, — то также модель, марку и госномер прицепа;
- пробег транспорта на время выезда с парковки и на время возвращения (по показаниям одометра);
- дату и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;
- дату и время выезда транспортного средства с парковки и возвращения обратно. Также см. «Минтранс напомнил, как составить путевой лист правильно».
Последние три пункта нужно заверить подписями ответственных лиц с расшифровкой. Индивидуальный предприниматель может удостоверить эти данные сам.
Сведения о перевозке
Этот реквизит введен в список обязательных с 1 января 2021 года. Необходимо заполнить два пункта: вид сообщения и вид перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ).
Определить и указать вид сообщения достаточно просто. Вариантов всего четыре: городской, пригородный, международный или междугородный.
Фиксируя вид перевозок, нужно учитывать кого или что доставляет транспорт. Например, в путевом листе одного и того же автобуса в зависимости от цели поездки будут прописаны разные виды перевозок. Обычный рейс по маршруту — «регулярная перевозка пассажиров и багажа», по договору со спортивным клубом — «перевозка пассажиров и багажа по заказу», а если команда юниорская — «организованная перевозка группы детей». А вот если автобус везет сотрудников на корпоратив, то это будет «перевозка для собственных нужд».
Такой вид перевозок, как «перевозка для собственных нужд», подходит для большинства случаев использования легкового транспорта, так как очень часто за поездку платит не пассажир или владелец груза, а само предприятие.
Необязательные сведения для всех видов транспорта
Перечень дополнительных реквизитов зависит от цели перевозки и вида транспорта, который используется. Эти сведения помогут контролировать учет топлива и работу водителей, фиксировать выручку или рассчитывать стоимость работ для сторонних заказчиков.
Для всех видов транспорта обычно указывают следующие дополнительные сведения:
- — нормативный расход топлива, его экономию или перерасход;
- — маршрут движения.
В последнем реквизите важно указать не только адреса контрольных точек маршрута, время следования в пути и пройденное расстояние, но и информацию, подтверждающую факт использования ТС в производственных целях. Например, наименование груза, заказчика и т.п. Также см. «Обязательно ли указывать маршрут в путевом листе: разъяснения Минтранса и судебная практика».
Кроме этого, важно прописать время и длительность стоянок. Это поможет доказать, что водитель соблюдал предписанные законодательством нормативы труда и отдыха. Они указаны в приказе Минтранса от 16.10.20 № 424 (см. «Минтранс ввел новые требования к режиму труда и отдыха водителей»). Также эти нормы предусмотриваются в коллективном договоре или соглашении.
Путевой лист не подтверждает реальное рабочее время водителя для целей расчета зарплаты и для урегулирования других взаимоотношений работника с работодателем. На это указано в Апелляционном определении Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2018.
Рассчитывайте зарплату и пособия с учетом ежегодного повышения МРОТ Рассчитать бесплатно
Необязательные сведения для автобусов
В путевых листах автобусов обычно указывают еще два дополнительных реквизита:
- остаток топлива при пересменке. Этот показатель нужен, чтобы оценить эффективность работы водителя. Перерасход или экономию топлива записывают на конкретное ответственное лицо.
- показатели выручки. Поскольку автобус как правило является коммерческим транспортом, нужно указать плановый и фактический объем выручки, ФИО кондуктора, а в характеристики маршрута движения внести количество пассажиров. Отметим, что если вы используете специальную форму № 6 «Путевой лист автобуса» (утв. постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78), то указать эти пункты будет негде.
Необязательные сведения для грузового и спецтранспорта
Здесь можно дополнительно фиксировать почасовую работу, объем и виды грузов, имена заказчиков, стоимость работ, номера договоров и т.п.
Путевой лист и затраты на ГСМ
Налоговики не всегда принимают путевые листы как подтверждающий документ (см. письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). Оправдать затраты на ГСМ можно другими документами, например, актами списания и выполненных работ.
Если организация не является автотранспортным предприятие, желательно внести в приказ по учетной политике положение об использовании путевых листов в качестве оправдательных документов при списании производственных затрат на ГСМ. В противном случае налоговики могут не принять путевые листы в качестве подтверждающего документа.
Также см. «Практические советы по учету и списанию ГСМ».
Что еще нужно знать о путевых листах
Назовем некоторые важные особенности оформления путевых листов.
Обязательно оформите его перед тем, как водитель выйдет на маршрут. Иначе инспекторы ГИБДД выпишут штраф.
Когда водитель совершает несколько рейсов за смену по одному путевому листу, нужно сделать отметку о предсменном техническом контроле, а не о предрейсовом.
Если на одном транспортном средстве работает несколько водителей, укажите всех в одном путевом листе, либо выпишите документ на каждого сменщика.
Оформляя несколько путевых листов, в первом из них укажите время выезда транспорта и показания одометра, в последнем — время возвращения и новое значение пробега.
Где регистрировать путевой лист
В специальном журнале регистрации. Организации и ИП вправе разработать собственную форму этого документа. Однако многие продолжают пользоваться унифицированным бланком № 8 «Журнал учета движения путевых листов» (код по ОКУД 0345008), который был утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78.
Заполнять путевые листы по действующим правилам и вести журнал учета путевых листов можно в сервисе «Путевые листы и ГСМ». Сервисе позволяет создавать путевые листы для разных видов транспорта, спецтехники и автобусов в виде бланков или заполненных документов. Кроме того, в сервисе можно задавать маршруты следования транспорта и использовать их при заполнении путевых листов.
Правила заполнения путевого листа
В соответствии с п. 10 Порядка заполнения путевых листов (в новой редакции) путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один рейс или несколько рейсов.
В новом Порядке говорится об оформлении путевого листа на рабочий день либо на время выполнения рейса, если на перевозку нужно затратить более одного рабочего дня.
Ранее был установлен срок, на который оформляется путевой лист (на один день или срок, не превышающий одного месяца). В действующей редакции данного Приказа срок действия путевого листа не регламентирован.
Одновременно с этим п. 4 Порядка заполнения путевых листов определяется срок действия путевого листа, в течение которого он может быть использован, а в случае, если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (числа, месяца, года) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
По мнению Минтранса, оформление путевого листа заключается в создании нового путевого листа либо в проставлении в уже созданном путевом листе его обязательных реквизитов:
— показания одометра транспортного средства при выезде его с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (парковка);
— даты и времени выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
— даты и времени проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
— даты и времени проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров.
Оформление путевого листа посредством проставления в уже созданном путевом листе вышеуказанных обязательных реквизитов возможно при условии сохранения остальных реквизитов путевого листа неизменными.
При этом в соответствии с требованиями Порядка заполнения путевых листов:
— даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов;
— даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с отражением фамилии и инициалов;
— дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
Пунктом 9 Порядка заполнения путевых листов установлено, что путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
Вместе с тем путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с парковки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителей, а также предрейсовом или предсменном контроле технического состояния транспортных средств. Обязанность проведения предрейсового медицинского осмотра водителя и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств до его возвращения из рейса на парковку законодательством РФ не установлена.
Порядком заполнения путевых листов не установлен запрет на оформление одного путевого листа на нескольких водителей.
Однако, по мнению Минтранса, в данном случае должна быть обеспечена идентификация отметок медицинского работника, проводившего предрейсовый (послерейсовый) медицинский осмотр, в части их отнесения к каждому водителю транспортного средства. Необходимо учитывать, что в самостоятельно разработанной форме путевого листа должны быть указаны обязательные реквизиты, которые приведены в Порядке заполнения путевых листов.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Путевые листы и транспортные накладные переводят в электронный вид
С 1 января 2022 года все участники перевозок на автомобильном транспорте получат возможность на добровольной основе обмениваться электронными транспортными накладными через государственную информационную систему.
До конца 2021 года в правительство будет также внесен законопроект по переводу в электронную форму путевых листов. А к середине 2024 года путевые листы и транспортные накладные должны окончательно перейти в электронный вид.
Изменения в законодательстве о перевозочных документах
Новые правила документооборота вводит федеральный закон №336-ФЗ от 02.07.2021 «О внесении изменений в статью 31 ФЗ “Об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности в Российской Федерации»” и ФЗ “Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта”».
Закон определяет понятие информационной системы электронных перевозочных документов. Эта система будет обеспечивать обмен электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия.
В законе указывается, какие виды электронных перевозочных документов будут использоваться в системе: электронная транспортная накладная, электронный заказ-наряд и электронная сопроводительная ведомость.
Требования к информационным системам операторов электронного документооборота, а также форматы и порядок передачи электронных перевозочных документов должны разработать Минтранс и Федеральная налоговая служба до конца этого года.
Планы Минтранса по переводу в электронный вид путевых листов
Как мы сообщали ранее, с 1 по 30 октября 2020 года Минтранс провел эксперимент по использованию электронных перевозочных документов. Целью эксперимента было опробовать внедрение электронных транспортных накладных и путевых листов при пассажирских и грузовых автоперевозках. Эксперимент проходил в Москве, Татарстане, Московской, Калужской, Рязанской областях и Краснодарском крае.
В этом году проект по внедрению электронных транспортных накладных продолжили. В июле была утверждена дата начала работы единой государственной системы по учету электронных транспортных накладных. А в августе на совещании с Президентом министр транспорта Виталий Савельев обсудил планы по переходу на электронные путевые листы.
С 2023 года ведение транспортных накладных в электронном виде может стать обязательным
В дополнение к уже принятому закону Минтранс планирует в течение года разработать нормы об обязательном ведении перевозочных документов в электронном виде. Если изменения вступят в силу, транспортные накладные в электронном виде станут обязательными с 2023 года.
В период добровольного применения электронных накладных участники должны подготовиться к переходу на обязательный цифровой документооборот. Для работы с электронными документами участникам информационного взаимодействия нужно заключить договор с операторами информационной системы – для соответствия требования системы операторы электронного документооборота должны быть включены в специальный реестр. Операторы будут обязаны передавать электронные документы в государственную информационную систему круглосуточно.
В дальнейшем будет обеспечено взаимодействие между государственной информационной системой электронных перевозочных документов и порталом Госуслуг, что сделает доступ к сервису более доступным.
В 2020 году, по словам министра, было напечатано почти три миллиарда бумажных сопроводительных документов. Перевод накладных в электронный вид сократит транзитные издержки, снизит стоимость конечных продуктов и позволит к 2024 году вдвое увеличить объем перевозок автомобильным транспортом.
Изменения в программах 1С
В связи с введением электронных перевозочных документов фирма «1С» запланировала до начала 2022 года реализовать изменения в своих программных продуктах:
