Прямые выплаты и ЭДО с ФСС. Отвечаем на вопросы бухгалтеров
В октябре, при поддержке компании Такском состоялся вебинар Московского регионального представительства Фонда Социального Страхования. На вопросы зрителей о работе с прямыми выплатами и особенностях электронных больничных отвечал Александр Греков, директор филиала Московского представительства ФСС.
Нужно ли заполнять электронный реестр на каждого человека отдельно?
Электронный реестр – это таблица в машиночитаемом формате. Не надо заполнять и отправлять реестр на каждого человека. Информацию по всем пособиям нужно оформить в единый файл и отправить в ФСС.
Кто должен предоставить в ФСС документы по выплате алиментов из начисленных пособий?
Документы предоставляет сотрудник. Он должен получить у службы судебных приставов или суда оригиналы документов, адресованные фонду социального страхования.
Какие документы нужно предоставить в ФСС для подтверждения стажа при подаче электронных реестров?
В случае подачи реестров никаких дополнительных документов не требуется. Вы просто указываете в реестре стаж работника. Дальше эта информация может быть проверена при проведении выездной проверки.
Как поступать работодателю, если после отправки реестра с больничным сотрудник предоставил справку 182 н для перерасчёта?
В таком случае нужно отправить корректировку в Фонд Социального Страхования. Фонд сам делает перерасчёт, доплатит или удержит необходимую сумму.
Сотрудник работает по совместительству. Кто должен подавать реестр с больничным, основной работодатель или оба?
Если сотрудник принёс больничные листы и по основному месту работы, и по совместительству, то реестр подают оба работодателя.
Если больничный будет закрыт 31 декабря 2020 г., то его оплачивает работодатель и отчитывается за год. А если больничный закрыт 01.01.2021 г., то работодатель переедает реестр и весь больничный оплачивает ФСС напрямую?
Да, всё верно. С 01.01.2021 все пособия начисляет фонд.
Если сотрудник не предоставил в течение 5 дней больничный, а предоставил его через месяц, что делать работодателю?
Срок пять дней для подачи реестра исчисляется не с даты закрытия больничного, а с даты предоставления его сотрудником работодателю.
Нужно ли прикладывать к реестру сканы подтверждающих документов?
Нет, реестр – это документ в xml-формате, он не требует никаких сканов и копий документов.
Если в организации большая региональная сеть и много сотрудников, работающих дистанционно, могут ли сотрудники подписывать заявления на выплату пособия с помощью ЭЦП?
Если электронный документооборот и использование ЭЦП сотрудниками предусмотрены во внутренних регламентах компании, то у фонда не будет возражений.
Какой документ необходим, если сотрудник прерывает отпуск до достижения ребёнком возраста 1,5 лет?
В таком случае есть два варианта. Можно отправить корректировочный реестр, в котором будет указана дата окончания выплаты пособий и выхода сотрудника на работу. Или отправить в фонд уведомительное письмо с теми же данными.
Какие данные банковских карт сотрудников нужно предоставить в Фонд Социального Страхования для получения пособий?
Все выплаты, касающиеся материнства перечисляются исключительно на карту платёжной системы «Мир». Для получения иных выплат, например, по временной нетрудоспособности сотрудник может предоставить иные банковские реквизиты. В случае выплаты на карту «Мир» в ФСС предоставляется только её номер, в случае выплат на другие карты – банковские реквизиты.
Для получения электронного больничного листа сотруднику просто нужно сказать об этом в лечебном заведении?
Как правило, да. Большинство лечебных заведений Москвы уже работают с электронными больничными листами. Обычно предлагают выбор между традиционным больничным и электронном, но работник может сам попросить оформить электронный больничный. Для этого нужно всего лишь заполнить простую бумажную форму.
Как работодатель может проверить электронный больничный лист?
После того как сотрудник принесёт вам номер больничного листа, вы можете либо зайти в личный кабинет юридического лица на сайте ФСС, либо запросить этот больничный лист из фонда по его номеру с помощью своей программы. Далее вы заполняете в больничном листе необходимые данные (ФОТ, стаж) и оправляете его обратно в ФСС. После этого больничный лист будет закреплён за вашей организацией, и никто кроме вас не сможет вносить в него правки.
Функционал работы с электронными листками нетрудоспособности реализован во всех системах сдачи электронной отчётности Такском. Запрашивайте электронные больничные, вносите данные и оправляйте их обратно в ФСС в программах Онлайн-Спринтер, Доклайнер и Референт.
Выплаты «без посредников», или 5 главных нюансов для работодателей в связи с переходом к прямым выплатам из ФСС России
Система прямых выплат – схема, когда сотрудники получают пособия напрямую из ФСС России. Работодатели по сути выступают лишь посредниками: передают в фонд документы для начисления пособий. Ранее система в тестовом режиме работала в нескольких регионах, а с 2021 года к ней подключились все субъекты РФ. По этой схеме работники напрямую получают на счет оплату больничного при болезни или несчастном случае, пособие по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ним и т.д. Выплат через работодателей осталось три: первые 3 дня больничного, пособие на погребение, 4 дополнительных выходных для ухода за детьми-инвалидами (Постановление Правительства РФ от 30 декабря 2020 г. № 2375, Положение об особенностях назначения и выплаты в 2021 году застрахованным лицам страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и иных выплат)
Кроме того, отменена зачетная система компенсаций. Если компания решит полностью оплатить сотруднику больничный, возместить расходы уже не получится, как это было ранее. Соответственно, нельзя уменьшить на них страховые взносы, даже за первые три дня больничного.
Как работник получает деньги
Организационно схема выглядит так. Сотрудник передает больничный лист в компанию или сообщает номер электронного листа. Могут понадобиться и несколько других документов: реквизиты счета для перевода, медицинские справки (о рождении ребенка и др.) Передать больничный в ФСС России надо не позднее 6 месяцев с даты его закрытия. Если опоздали, придется делать это самому. При этом надо объяснить причину пропуска: если она будет неуважительной, пособие могут не выплатить. Первые три дня больничного работодатель оплачивает самостоятельно: добавит сумму при начислении зарплаты. За остальные дни болезни деньги на счет сотрудника поступят из Фонда. Это может быть зарплатный или другой личный счет человека, карта «Мир» или даже – отправка почтовым переводом. Все зависит от того, какие реквизиты предоставит сам сотрудник. А вот пособия по материнству с 1 июля можно получить только на карту «Мир» (п. 5.5, ст. 30.5 Федерального закона от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ «О национальной платежной системе», письмо Банка России от 18 декабря 2020 г. № ИН-04-45/175).
Документальные нюансы
Между тем, вопрос с документами пока урегулирован не до конца. 30 декабря 2020 года Правительство РФ своим Постановлением № 2375 обновило правила предоставления документов для выплаты пособия. Суть новшеств – любой список составляется на основе федеральных законов. Скажем, перечень документов для выплаты больничного предусмотрен ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». И письменное заявление больше не входит в обязательный перечень.
Однако практика показывает другое. Несколько наших клиентов в процессе работы получили официальные письма от территориальных отделений фонда. ФСС России напоминает, что при наступлении страхового случая работник обязан обратиться в компанию с заявлением о выплате пособия и другими соответствующими документами. Поэтому, чтобы исключить «бюрократические претензии» – отказ в приеме, повторное обращение и др. – я рекомендую компаниям все же получать такое заявление от сотрудников.
Еще один нюанс – по сумме начисления. Сам больничный лист заполняют так же, как и ранее – на основании Приказа Минздрава России от 1 сентября 2020 г. № 925н. Но так как работодатель теперь платит только первые 3 дня, в листке не надо указывать выплату, которое начислит ФСС России, и общую сумму пособия. Иначе могут возникнуть споры из-за страховых взносов, налогов и т.д.
Что делать с больничными листами?
Дело в том, что порядок хранения больничных листов нормативно так и не установлен. Исходя из этого, мы считаем, что работодатель может установить его самостоятельно в локальном акте, но с учетом требований Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», так как медицинская информация о человеке относится к категории особых личных данных.
Для лучшей организации хранения я предлагаю придерживаться 3 правил:
- предусмотреть специальное место для хранения, например, сейф и обеспечить защиту информации, чтобы у посторонних не было доступа;
- назначить ответственного за хранение листов;
- регистрировать поступившие больничные от работников.
Хранить больничные необходимо 6 лет. Именно такой срок установлен для документов, которые нужны для исчисления страховых взносов, в том числе листков нетрудоспособности. Причем отсчет срока лучше вести не с даты закрытия документа, а с 1 января следующего года. Именно такой вывод мы делаем исходя из ст. 21.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Между прочим, п. 681 Перечня типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236) указывает, что срок хранения больничных составляет 5 лет. Но мы все же я рекомендую хранить их на один год больше, иначе перед вами опять возникнет риск – уплаты дополнительных взносов.
Порядок документооборота с Фондом социального страхования по форме 4-ФСС
Электронный документооборот с Фондом социального страхования осуществляется в соответствии приказом ФСС от 12 февраля 2010 г. N 19.
Срок представления отчетности в электронном виде — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
После отправки 4-ФСС через Контур.Экстерн страхователь получает следующие документы:
1. Подтверждение спецоператора.
Документ, в котором содержится информация о том, когда отчет поступил на сервер «Контур.Экстерн» для дальнейшей загрузки на портал ФСС. Данный документ носит исключительно технический характер и не является юридически значимым.
2. Квитанция либо протокол проверки.
Данные документы поступают в течение 24 часов с момента получения отчета шлюзом ФСС.
Квитанция — документ, свидетельствующий о том, что контроль на шлюзе успешно пройден, расчет считается представленным. Квитанция бывает двух типов — Квитанция о получении расчета и Квитанция о получении расчета с ошибками.
- Квитанция о получении расчета — это электронный документ, содержащий сведения о дате и времени получения расчета Фондом, свидетельствующий о том, что файл расчета получен Фондом, и все проверки успешно пройдены.
- Квитанция о получении расчета с ошибками — это электронный документ, содержащий сведения о дате и времени получения расчета Фондом, свидетельствующий о том, что файл расчета получен фондом, но содержит ошибки в контрольных соотношениях. Страхователю необходимо исправить указанные ошибки и отправить расчет заново. При этом датой представления расчета является дата, зафиксированная в первой сформированной квитанции — то есть в квитанции о получении расчета с ошибками.
Таким образом, расчет считается представленным вовремя, если до окончания отчетного периода была получена квитанция любого типа.
Протокол проверки свидетельствует о том, что отчет не прошел первичный контроль на соответствие файла электронному формату и корректность сертификата — расчет считается не представленным. Протокол не является отдельным электронным документом, он отображается в виде информации о выявленных ошибках, размещенной в системе «Контур.Экстерн». Необходимо исправить ошибки и выслать расчет заново. При этом датой представления расчета будет считаться дата получения Фондом уже исправленного расчета, успешно прошедшего этапы контроля.
После отправки отчета в системе «Контур.Экстерн» он принимает следующие статусы:
«Отчет отправлен» — получено подтверждение спецоператора и отчет поставлен в очередь для отправки в ФСС.
«Отчет доставлен» — отчет был загружен в базу данных ФСС и находится в очереди на проверку.
«Ошибка отправки» — отчет не был отправлен в ФСС, для решения проблемы необходимо отправить отчет повторно. Если ошибка повторится, следует обратиться в службу технической поддержки по адресу [email protected]. При обращении требуется указать ИНН и КПП организации, регистрационный номер ФСС и точную дату отправки отчета.
«Ошибка расшифровки» — отчет не был расшифрован или не удалось проверить сертификат. Для решения проблемы необходимо проверить правильность выбора сертификата и отправить отчет повторно. Если ошибка повторится, следует обратиться в службу технической поддержки по адресу [email protected], приложив скриншот ошибки и указав ИНН и КПП организации.
«Не принят» — отчет не прошел проверку ФСС. Для решения проблемы необходимо устранить замечания, указанные в протоколе, и отправить отчет повторно.
«ФСС нашел ошибки. Прочитайте протокол» — получена квитанция о получении расчета с ошибками. Отчет считается принятым, но содержит ошибки логического контроля. Необходимо устранить замечания, указанные в квитанции, и повторить отправку отчета.
«Отчет принят. ФСС проверил отчет и выдал квитанцию» — отчет прошел проверку ФСС и квитанция о получении доступна для просмотра. Отчет считается представленным.
Фонд социального страхования ответил на некоторые вопросы по ЭЛН
Как работнику оповестить работодателя об ЭЛН?
Сотрудник получает номер ЭЛН, и когда бол.лист закрывается, сообщает этот номер работодателю. Тот в свою очередь запрашивает информацию по нему в системе ФСС, затем заполняет данные работника и отправляет бол.лист обратно в ФСС.
Что указывать в бол.листе в строке «Место работы», если у организации есть ОП?
В поле «Место работы» необходимо указывать только наименование работодателя.
Как проверить подлинность бол.листа?
Проверить ЭЛН на подлинность можно, обратившись в свое отделение ФСС либо на Портале ФСС.
Выдается ли ЭЛН задним числом?
Выдача и продление бол.листа осуществляется после осмотра сотрудника в день его обращения в мед.учреждение.
Как заменить на российский иностранный медицинский документ?
Обратившись в мед. организацию лично либо по доверенности.
Как узнать номер своего ЭЛН в случае потери?
Информацию можно посмотреть в личном кабинете ФСС.
Оформляется ли ЭЛН безработным гражданам?
ЭЛН может быть оформлен с согласия такого гражданина, но мед. учреждение имеет право заменить его на обычный.
Почему ЭЛН лучше обычных бол.листов?
ЭЛН нельзя испортить, потерять, подделать, использование такого больничного более экономично для работодателя, удобное взаимодействие с ФСС.
Надежна ли система ЕИИС «Соцстрах»? Можно ли не беспокоиться о персональных данных?
Посторонние лица не имеют доступа к ЭЛН. Работодатель не видит такие личные детали, как диагноз, заболевание. Система отвечает всем требованиям защиты информации в соответствии с законодательством.
Какова дальнейшая судьба бумажных больничных?
Пока они используются наравне с ЭЛН и имеют одинаковое основание для выплат. Если работодатель обладает всеми возможностями приема ЭЛН, но при том отказывает работнику, то нарушает тем самым его права. Но пока законных требований перехода только на ЭЛН нет.
Нужно ли распечатывать и хранить ЭЛН?
Нет, такой необходимости нет.
Как быть, если работодатель просит бумажный больничный, а уже оформлен ЭЛН?
Хотя в настоящее время ЭЛН и бумажный больничный равнозначны, в случае технических проблем работодателя можно получить обычный бол.лист. Также у работодателей есть возможность воспользоваться бесплатным ПО для расчета с ФСС, находящимся на сайте ФСС.
Возможно ли, чтобы мед.учреждение проверяло возможность работодателя принимать ЭЛН, либо работник должен сам уточнять?
Организации необходимо самой проинформировать своих работников о возможности оформления ЭЛН, также работник может уточнить сам в отделе кадров.
Сколько мед. учреждений уже выдают ЭЛН, и могут ли их выдавать частные клиники?
В данном проекте участвуют все мед.организации, имеющие лицензии и технические готовые выдавать ЭЛН.
