Приказ об утверждении должностных инструкций

Приказ о введении в действие должностных инструкций

При необходимости введения в действие должностных инструкций сотрудников предприятия, от лица директора организации обязательно формируется специальный приказ с соответствующим содержанием.

Что такое должностные инструкции и зачем они нужны

Под термином «должностная инструкция» скрывается перечень трудовых функций и прав, описание ответственности, условий труда и прочих параметров работы сотрудника, находящегося на той или иной должности.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Обычно должностные инструкции разрабатываются руководством предприятия совместно с юристом и вводятся в применение отдельным распоряжением директора на начальной стадии работы организации. Но в некоторых случаях, например, после реорганизации компании, каких-то внутренних изменениях проводится повторная процедура по вводу должностных инструкций в действие.

Роль должностных инструкций вполне понятна: с их помощью руководство регулирует деятельность подчиненных. Таким образом, они служат для достижения сразу нескольких целей: укреплению дисциплины труда, организации и мобилизации работников, повышению производительности и в конечном счете расширению перспектив предприятия.

Следует отметить, что далеко не всегда и не везде применяются должностные инструкции, в основном они распространены в государственных учреждениях, а также в крупных организациях коммерческого сектора, где большая численность персонала.

Назначение приказа

Если на предприятии используются должностные инструкции, то приказ о вводе их в действие является незаменимым документом, значение которого невозможно переоценить.

Он является юридическим подтверждением их значимости и законности, проще говоря, без этого приказа инструкции с прописанными в них функциональными обязанностями работников организации могут быть признаны недействительными (в случае возникновения споров и конфликтов между руководством организации и подчиненными, дошедшими до судебной инстанции, трудовой инспекции или прокуратуры).

Какой формат приказа выбрать

Приказ о введении в действие должностных инструкций разрешается писать в произвольном виде, поскольку его единый стандарт отсутствует. Единственное, что следует при этом учитывать: чтобы структура, состав и подача документа соответствовали нормам деловой документации.

Правда, в государственных учреждениях, ровно как и в некоторых коммерческих компаниях иногда встречается унифицированный шаблон распоряжения. При этом формат приказа должен быть обязательно утвержден в локально-нормативных актах организации.

Как оформить приказ, особенности документа

Оформление приказа также отдается на откуп его составителям. Документ можно писать вручную или делать в печатном виде, на обычном листе бумаги или на бланке с фирменными реквизитами и логотипом.

Приказ формируется всегда в единственном оригинальном экземпляре, а при необходимости делаются его заверенные копии в нужном количестве.

Кто должен поставить под документом свои автографы

Под приказом обязательно должны расписаться следующие лица: директор компании, как сотрудник, от лица которого идет данное распоряжение, работники, которых приказ касается напрямую, а также те, на кого возлагается контроль за его исполнением. Таким образом, все они будут свидетельствовать о том, что ознакомлены с содержанием документа и согласны с ним.

Отсутствие этих подписей может привести к тому, что при возникновении разногласий между руководством предприятия и подчиненными, приказ будет оспорен суде, а директор и иные должностные лица привлечены к административному наказанию.

Как организовать регистрацию и учет

Все приказы, издаваемые от имени руководителя фирмы должны в обязательном порядке учитываться. Для этого обычно используются специальный журнал.

В него вносится название распоряжения, его номер и дата выпуска. Журнал, как правило, находится под контролем у кого-либо из сотрудников, входящих в ближайшее окружение руководства: секретаря, начальника кадрового отдела или юриста. В случае надобности журнал помогает доказать сам факт создания приказа, а также оперативно найти требуемый документ.

Нормы и сроки хранения документа

По отношению к хранению приказа никаких особенных условий не выдвигается. Но для организации порядка в этом деле следует подшить документ в папку с другими подобного рода бумагами, где он должен находиться период, установленный в законодательстве или срок, указанный в нормативно-правовых актах фирмы (не меньше трех лет). После этого от него можно избавиться (но только в соответствии с определенным регламентом, установленном для утилизации распорядительных актов).

Образец приказа о введении в действие должностных инструкций

Если перед вами встала задача по формированию приказа о введении в действие должностных инструкций, а вы ранее с ним дела не имели, ознакомьтесь с его примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда создадите свое распоряжение.

Инструкция: готовим приказ об утверждении новой должностной инструкции

Приказ об утверждении должностной инструкции — это распорядительный документ, который вводит в действие локальный нормативный акт, регламентирующий профессиональную деятельность работника.

Как утверждают инструкции

Должностная инструкция включает перечень функциональных обязанностей, обозначает структуру подчиненности и пределы ответственности, перечисляет квалификационные требования, предъявляемые к должности, содержит иные аспекты в зависимости от кадровой политики организации. Трудовой кодекс не обязывает работодателей иметь такой документ, но он весьма полезен. Трудовая функция указывается в трудовом договоре, но неудобно описывать там подробно обязанности, поэтому для этого используется отдельный документ. Является локальным нормативным актом организации и утверждается, как другие нормативные акты. Может являться приложением к трудовому договору или самостоятельным ЛНА. При внесении изменений рекомендуем руководствоваться письмом Роструда №4412-6 от 31.10.2007.

Введение в действие новых ДИ происходит, когда меняется что-то в действующих (например, в связи с появлением профстандартов возникла необходимость в пересмотре квалификационных требований и функций по должностям) или появляются новые должности. В госструктуры поступают требования об изменениях от министерств и ведомств, которым подчинены эти структуры.

Обязательно ли готовить приказ

Нередко возникает вопрос, нужно ли утверждать должностную инструкцию приказом. Обязательного требования нет.

В соответствии с п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 утверждение осуществляется либо должностным лицом, либо распорядительным документом, либо решением коллегиального органа. Исходя из этого, должностная инструкция утверждается приказом или руководителем организации. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу.

Так выглядит гриф утверждения руководителем:

Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Иванов И.И. Иванов

Так выглядит гриф утверждения распорядительным документом:

приказом ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

от 12.12.2020 №99-од

Компания сама решает, как утверждать новые должностные инструкции, и отражает это во внутреннем регламенте делопроизводства.

Крупные организации разрабатывают специальные регламенты для утверждения локальных нормативных актов компании. Каждая организация действует, как ей удобно.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, кто утверждает и подписывает должностные инструкции в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить приказ

Специальных требований к составлению нет. Есть рекомендованные формы различных ведомств. Оформляется следующим образом:

1. На бланке организации.
2. Имеет необходимые реквизиты: дата, номер, место издания (населенный пункт), наименование документа.
3. Констатирующая часть содержит обоснование и причины создания. Например: «В связи с введением новой должности», «В связи с переименованием отдела», возможна ссылка на нормативный акт (утвержденный профстандарт, распоряжение конкретного ведомства).
4. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
5. Распорядительная часть. Примерный текст: «Утвердить ________ с __.__.___ (дата) должностную инструкцию по должности ______________. Инструкцию от __.__.____ (дата) признать недействительной. Ознакомить всех заинтересованных лиц. Контроль за исполнением возложить на ____________».
6. Должность руководителя, подпись, расшифровка.

Образец

Вот примерный образец приказа об утверждении должностной инструкции в новой редакции:

Порядок ознакомления с приказом

С документом знакомим тех, кого он непосредственно касается (статья 22 ТК), то есть работников, занимающих должности, о которых идет речь, и ответственных за исполнение.

Срок хранения документа

Определяем срок хранения исходя из того, к каким приказам относится приказ об утверждении должностной инструкции — по основной деятельности; хранится постоянно или до ликвидации организации (для компаний, не являющихся источниками комплектования госархивов) (п. 19 Перечня, утвержденного Федеральным архивным агентством 20.12.2019). Индивидуальные ДИ должны храниться в личных делах работников 75 лет, если утверждены до 01.01.2003, и 50 лет, если после. Типовые ДИ хранятся 3 года после их замены новыми (пункты 442, 443 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива №236 от 20.12.2019).

В 1998 году закончила СПбГИК (информационный менеджмент), в 2001 — ЛИМТУ «Юридические аспекты кадровой работы», в 2008 — СПбГУЭФ ВЭШ, управление персоналом. Опыт начальником отдела кадров в банке, СМИ, на производстве. Оказываю услуги по КДП (аутсорсинг).

Приказ об утверждении должностных инструкций — образец

Для чего нужен приказ об утверждении должностных инструкций

Теоретически большинство фирм-работодателей может обходиться без должностных инструкций. Но на практике они нужны для эффективного управления кадрами, поскольку в них закрепляются права, обязанности и ответственность работников согласно их должностям. Подписав должностную инструкцию, сотрудник официально признает их.

Что же касается приказа, он наделяет механизм применения должностных инструкций в фирме юридической силой. Должностные инструкции, выданные сотрудникам без издания руководством соответствующего приказа, могут быть признаны судом или трудинспекцией недействительными, а это чревато появлением значительных рисков для бизнеса. Так, если человек был уволен за неоднократное нарушение должностных обязанностей, прописанных в официально не согласованной с работником инструкции, он имеет хорошие шансы восстановиться на работе через суд.

Кто утверждает и подписывает должностные инструкции в организации? Ответ на этот вопрос дал инспектор Министерства труда и социальной защиты Р.А.Исмаилов. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

Структура приказа о введении должностных инструкций

Структура приказа о введении должностных инструкций законодательно не определена даже в виде рекомендаций. Но, исходя из практики кадрового менеджмента, допустимо включить в ее состав:

• блок, в котором указывается наименование документа («Приказ о. »);
• текстовый блок с мотивировочными формулировками («В связи с необходимостью. »);
• текстовый блок с резолютивными формулировками («Приказываю. »).

Документ должен быть подписан руководителем фирмы. Сотрудники, которые в соответствии с приказом отвечают за разработку, корректировку, учет должностных инструкций и осуществление иных необходимых действий с ними, должны подтвердить своей подписью факт ознакомления с документом.

В резолютивной части необходимо зафиксировать перечень должностей, для которых утверждается инструкция. Также в ней следует указать даты утверждения инструкций директором. При этом дата подписания приказа должна совпадать с датой утверждения инструкций (или предшествовать ей).

Где скачать образец приказа о должностных инструкциях

Загрузить образец приказа о введении во внутрикорпоративный оборот должностных инструкций вы можете, кликув по ссылке ниже.

Итоги

Фирма-работодатель имеет право не утверждать должностные инструкции, поскольку эта обязанность не закреплена в ТК РФ (за исключением случаев, когда это прямо предписывается федеральными НПА). Но если она все же вводит инструкции в оборот, их использование должно быть юридически закреплено — с помощью соответствующего приказа.

Ознакомиться с особенностями составления других разновидностей должностных инструкций вы можете в статьях:

Приказ об утверждении должностной инструкции — образец

prikaz_ob_utverzhdenii_dolzhnostnoy_instrukcii_-_obrazec.jpg

Похожие публикации

Должностная инструкция в организации выполняет несколько функций – формулирует требования к квалификации лица, занимающего соответствующую должность, содержит перечень его должностных обязанностей, устанавливает пределы ответственности работника. Чтобы наделить документ юридической силой нужно издать приказ об утверждении должностной инструкции по предприятию.

Приказ об утверждении должностных инструкций (Россия)

Приказ об утверждении должностной инструкции (далее – ДИ), как и сама инструкция, не является обязательной документацией, но они широко используются, особенно в крупных организациях. При этом применяются они как в отношении руководителей и специалистов, так и в отношении рядовых работников. Это дает возможность работодателю оградить себя от беспочвенных претензий со стороны персонала, а самих работников – от возложения на них функций, которые в их обязанности не входят.

Иногда в ДИ приходится вносить корректировки, это может зависеть от ситуации в компании и ее потребностей. В этом случае также необходимо издавать приказ, который утвердит и внесет изменения.

Формированием ДИ на предприятии, как правило, занимаются руководители подразделений. Готовый документ проверяется и редактируется юристом предприятия или сторонним юрисконсультом. Такая проверка необходима, чтобы исключить возможные нарушения гражданского и трудового законодательства РФ.

Как мы говорили выше, приказ об утверждении новой должностной инструкции издавать не обязательно. Зачастую для утверждения ДИ бывает достаточно ее просто завизировать подписью руководителя организации. Но в случаях, когда предприятие достаточно крупное с соответствующим документооборотом, руководителю бывает проще утвердить инструкции одним приказом, чем подписывать большое количество документов.

Издание приказа должно быть обосновано. В тексте приказа, как основание, можно указать подобную формулировку: «Для эффективной организации трудового процесса и с целью соблюдения трудовой дисциплины приказываю…».

Составить приказ, в отличие от самой должностной инструкции, может любое уполномоченное лицо компании:

• юрисконсульт;
• работник отдела кадров;
• делопроизводитель;
• секретарь руководителя и т.д.

Основное требование к должностному лицу – четкое знание требований, предъявляемых к оформлению таких документов.

Приказ об утверждении должностной инструкции: образец

Четких требований к приказам, вводящим в действие ДИ, законом не предусмотрено. Поэтому при его издании стоит руководствоваться общими правилами для таких документов. Некоторые данные в нем нужно указать в обязательном порядке:

• номер документа;
• дату и место его издания;
• название компании;
• полный список инструкций, которые утверждает приказ.

В приказе необходимо указать должностное лицо, ответственное за его исполнение. Документ должен быть подписан этим лицом и руководителем организации. Его можно написать от руки или напечатать на принтере.

После подписания документа руководителем с новыми инструкциями знакомят всех сотрудников, которых они касаются, под роспись.

prikaz_ob_utverzhdenii_dolzhnostnoy_instrukcii.jpg

Приказ об утверждении должностных инструкций 2021 года: внесение изменений

Должностная инструкция – это внутренний документ организации, который содержит перечень должностных обязанностей сотрудника в соответствии с особенностями организационных процессов, специфики работы компании и квалификацией сотрудника.

Если в организации возникла необходимость внести изменения в уже действующие должностные инструкции сотрудников в связи с изменением организационных или технологических условий труда, их необходимо уведомить за два месяца до вступления планируемых изменений в силу (ст. 74 Трудового кодекса РФ). Соблюдение сроков – обязательное условие независимо от того каким образом оформлена должностная инструкция – в виде отдельного документа или в качестве приложения к трудовому договору.

Когда инструкция издана как отдельный документ, оформление вносимых изменений будет зависеть от их вида. Если изменения не затрагивают трудовые функции сотрудника, их можно указать в отдельном приказе. В нем должны быть указаны все пункты инструкции, куда были внесены корректировки.

Если же должностная инструкция была оформлена приложением к трудовому договору работника и затрагивает трудовые функции, то изменения в нее вносятся путем заключения дополнительного соглашения к договору, подписываемого работником и работодателем.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.