Приказ о распределении обязанностей между руководством

Приказ о распределении обязанностей между руководством в организации – важный элемент документооборота, закрепляющий распределение ответственности заместителей руководителя, иных работников АУП.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Распределение труда АУП

Распределяющий обязанности руководства документ — конечный этап работы по оптимизации труда в управленческой структуре.

На начальной стадии такой работы пересматриваются, а при их отсутствии — разрабатываются и утверждаются должностные инструкции руководителей организации. Единой нормативной базы по написанию подобных документов в России нет. С одной стороны, это позволяет учесть специфику работы объекта руководства, а с другой – усложняет процесс написания, при фактическом отсутствии инструкционного, рекомендательного материала. Единственный документ, на который обычно опирается руководитель при разработке инструкций для подчиняющихся ему управленцев, – Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКСД).

Используются методики современных специалистов по управлению кадрами, учитываются базовые цели руководства структурными подразделениями. Определяющее значение имеют личностные особенности управленца. Они выявляются с помощью:

индивидуальных собеседований;
наблюдений;
собранного фактического материала о стиле руководства и результатах работы.

Кстати говоря! Делегирование ответственности, как правило, осуществляется по двум моделям, условно называемым «елочка» и «матрешка». В первом случае высший руководитель использует лишь часть прав и полномочий заместителя, а во втором имеет место множественное подчинение и полное поглощение прав руководителя низшего ранга. Выбранная модель берется за основу ЛНА.

В должностной инструкции рекомендуется разделять ответственность руководителя и вмененные в обязанность ему управленческие действия.

Грамотное распределение ответственности между руководителями невозможно без локального НА – Положения о подразделениях. В этом документе прописываются цели, задачи, объем выполняемых функций подразделения, ответственность и ФИО ответственных лиц. Четкое распределение управленческих задач и ответственности на практике позволяет избежать накладок, дублирования. Итогом проведенной работы является приказ о распределении обязанностей между руководителями.

Приказ и особенности документооборота

Отсутствие единой нормативной базы приводит к необходимости разрабатывать приказы о распределении обязанностей самостоятельно. Обычно такой документ содержит:

перечень исключительных прав высшего руководства;
полномочия заместителей, с указанием на право подписи тех или иных документов;
структурные подразделения, которыми руководят заместители, иные, подчиненные высшему руководству, управленцы;
порядок временного исполнения обязанностей руководителя в период его отсутствия.

Временное исполнение может быть прописано в тексте приказа либо в приложении к нему. Если указанный пункт в первоначальном приказе и приложениях к нему отсутствует, издается отдельный приказ всякий раз при уходе руководителя в отпуск, отсутствии по причине болезни, отъезде в командировку. Одним из важных элементов такого временного делегирования обязанностей является право подписи.

Как временное, так и постоянное распределение обязанностей, отраженное в приказе, должно быть доведено до сведения ответственных работников. В подтверждение того что с приказом они ознакомлены, руководители ставят личные подписи под документом.

Образец приказа

В качестве примера приведем образец приказа о распределении обязанностей между руководителями коммерческой фирмы.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)

«18» июля 2019 года г. Москва

О распределении обязанностей между руководителями

В целях совершенствования работы ООО «Ромашка», рациональной организации труда в структурных подразделениях и повышения его эффективности
ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить следующее распределение обязанностей:

Директор Оленев И.К. – общее непосредственное руководство деятельностью Общества, контроль исполнения задач, контроль работы заместителей.

Заместитель директора по коммерческим вопросам Петровский А.А. – заключение договоров, работа с контрагентами, контроль работы коммерческого отдела. На время отсутствия директора имеет право подписи за директора и принятия управленческих решений в интересах Общества.

Руководитель кадровой службы Кременчук Н.С. – принятие кадровых решений, касающихся численности и штатной структуры, издание приказов о приеме, увольнении, переводе, перемещении, дисциплинарных взысканиях и поощрениях, контроль работы кадровой службы.

Руководитель финансово-юридической службы Васильева С.А. – контроль показателей экономической деятельности, долгосрочное и краткосрочное планирование, разработка договоров и контроль их исполнения, контроль работы финансово-юридической службы.

2. Руководителям АУП разработать управленческую документацию, регламентирующую работу подразделений в срок до 18.08.19 г.
3. Приказ вступает в силу с момента подписания. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Директор Оленев И.К. (подпись)

С приказом ознакомлены:

Петровский А.А. (подпись)
Кременчук Н.С. (подпись)
Васильева С.А. (подпись)

Если требуется детальная разработка прав и обязанностей каждого руководителя или речь идет о крупной фирме, с разветвленной структурой руководства, сведения могут фиксироваться в отдельном приложении к приказу. В тексте приказа указывается: «Утвердить распределение обязанностей между руководителями согласно Приложению №…»

Как оформить распределение и перераспределение должностных обязанностей

Чтобы конкретизировать, какой работник за что отвечает и чем занимается, в организации должен появиться приказ о распределении функциональных обязанностей. Он не обязателен, если руководитель самостоятельно контролирует все процессы. Но в крупных организациях, где множество отделов и большая численность сотрудников, он необходим.

Независимо от того, где будет выпущен приказ о распределении обязанностей — на строительном объекте, в производственной компании, в аппарате госучреждения или учебном заведении, он будет выполнять несколько задач:

разграничит деятельность работников;
уточнит лица, ответственные за определенные виды работ;
повысит согласованность действий и взаимодействия между структурными подразделениями или работниками одного подразделения;
поможет оперативно управлять производственными процессами и персоналом в различных ситуациях;
сделает процесс управления организацией более эффективным и контролируемым.

Форма документа

Ни один нормативный акт на федеральном уровне не утвердил образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками, хотя несколько шаблонов найти можно. Например, в 2010 году ОАО «Центр проектной продукции в строительстве» и ФГУ «ВНИИ охраны и экономики труда» представили «Руководящий документ. МДС 12-53.2010. Макеты распорядительных и регламентных документов системы управления охраной труда строительной организации». В нем имеется пример, как может выглядеть приказ о распределении должностных обязанностей по охране труда. Пользоваться им, конечно, не обязательно, но для понимания сути и структуры документа такая справка очень пригодится.

Структура

Поскольку документ о разделении полномочий составляется в свободной форме, сказать четко, какие пункты обязательно должен содержать приказ о распределении или приказ о перераспределении обязанностей между сотрудниками, сложно. Но рекомендуется придерживаться следующей структуры:

шапка. Здесь традиционно указывают наименование организации, ее регистрационные данные, допускается использовать ранее утвержденный фирменный бланк;
ниже указывают название документа, его номер, дату составления, преамбулу;
в распорядительной части текста перечисляют функции и полномочия должностных лиц, меры ответственности, иные детали;
в заключительной части достаточно подписи руководителя. О н уполномочен делегировать полномочия между подчиненными.

Распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками

Помните: когда документ подпишет начальство и он вступит в силу, ознакомьте с текстом лиц, на которых распространяются его нормы.

Как оформить перераспределение

Руководители администрации иногда решают сменить зону ответственности сотрудников, и в таком случае кадровику понадобится образец приказа о перераспределении должностных обязанностей. Его же используют, если:

сформировано новое подразделение, и часть функций перешла сотрудникам этого отдела;
один работник слишком загружен, а у другого остается свободное время;
появился отдельный специалист, который отвечает за конкретную часть работы;
работник уходит в отпуск и его функции надо поручить другому (допускается после получения письменного согласия будущего исполнителя).

Пример — о разделении полномочий и ответственности между отдельными лицами. В некоторых случаях может понадобиться внести изменения в должностные инструкции. Здесь надо учитывать, что такие изменения не должны менять саму трудовую функцию работника, поскольку это существенное условие трудового договора, и подобные поправки нужно согласовывать с сотрудником.

Издаем приказ о распределении обязанностей между сотрудниками

Суть распределения и перераспределения обязанностей

В небольших организациях, где мало подразделений и трудится один бухгалтер и один кадровик, нет смысла издавать распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками. Такой документ понадобится в случаях, когда компания крупная, у нее большой штат, в отделе кадров, бухгалтерии или ином отделе взаимодействуют по нескольку специалистов. Чтобы разделить, кто чем занимается и за какой участок работы отвечает, руководитель распределяет функции и полномочия между подчиненными. К примеру, если в бухгалтерии трудятся главбух, экономист и кассир, одному поручают ведение учета и документации, другому — планирование и отчетность, третьему — контроль за выдачей подотчетных сумм и начисление зарплаты. Таким образом, приказ о распределении функциональных обязанностей не только разграничивает деятельность работников, но и:

повышает согласованность действий между работниками подразделения;
упрощает и совершенствует процесс управления производственными процессами и персоналом.

Распределять полномочия руководитель может не только внутри одного подразделения, но и между руководителями разных отделов. Например, для выполнения требований по охране труда начальник может определить, чем занимается каждое из существующих в организации подразделений: кто проводит инструктажи, кто обеспечивает саму безопасность на разных участках, кто занимается подготовкой внутренней документации и проверкой ее соответствия законодательству. В этом случае тоже придется составить приказ о распределении обязанностей (на строительном объекте, в школе, на заводе, в офисе, иной организации).

Если в компании появляется новое подразделение и сотрудник, который будет заниматься, например, той же охраной труда, надо оформить перераспределение полномочий и часть работы от других сотрудников передать ему. К такому методу прибегают также, если:

работник уволился (ушел в декретный отпуск, на длительный больничный), на его место пока не нашли другого специалиста, но выполнять работу надо;
один сотрудник более загружен, чем другой;
появились иные лица, которые будут заниматься определенной деятельностью.

Как оформить распределение и перераспределение полномочий

Работник обязан выполнять трудовые функции в оговоренных трудовым договором и должностной инструкцией рамках. Если начальник распределяет (перераспределяет) полномочия, не меняя трудовой функции, ничего, кроме соответствующего распоряжения, кадровику делать не надо.

Приказ о распределении обязанностей в бухгалтерии, отделе кадров или между подразделениями всегда составляют в свободной форме, но с учетом общих правил, применяемых к структуре. Стандартный документ будет содержать:

шапку с наименованием организации, ее регистрационными данными;
название, дату составления и регистрационный номер;
вводную и распорядительную части — для чего издается, какие правила принимаются;
заключительную часть — кто контролирует исполнение поручений, кто подписал приказ.

Пример (для бухгалтерии)

Аналогичную структуру будет иметь и приказ о перераспределении обязанностей между сотрудниками: в качестве цели мероприятия тоже можно указать «для улучшения работы» или «для повышения эффективности деятельности подразделения».

В обоих случаях с приказами надо знакомить лиц, на которых они распространяются.

Если на работника придется «повесить» дополнительные обязанности, необходимо получить его письменное согласие на это. Такое же согласие надо получить, если будут вноситься изменения в должностную инструкцию. В случаях, когда планируется доплачивать за выполнение новых работ, изменить название должности, внести иные изменения существенных условий трудового договора, работодатель обязан заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору.

Нормативные акты — Генеральная прокуратура Российской Федерации

1. Установить следующее распределение обязанностей между руководителями Генеральной прокуратуры Российской Федерации:

За собой оставляю общее руководство, вопросы координации деятельности правоохранительных органов по борьбе с преступностью, противодействия коррупции и ее проявлениям, представляющим повышенную общественную опасность, взаимодействия со средствами массовой информации, служебных проверок, проводимых Главным управлением кадров.

Первый заместитель Генерального прокурора Российской Федерации Буксман А.Э. – вопросы Главного управления по надзору за исполнением федерального законодательства, Главного организационно-аналитического управления, управления по надзору за исполнением законодательства о противодействии коррупции, Высшей аттестационной комиссии.

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации Винниченко Н.А. – вопросы управления по надзору за исполнением законов на транспорте и в таможенной сфере, управления по рассмотрению обращений и приему граждан, Первого отдела.

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации Воробьев С.Д. – вопросы управления Генеральной прокуратуры Российской Федерации в Южном федеральном округе.

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации Гринь В.Я. – вопросы Главного управления по надзору за следствием, управления по надзору за производством дознания и оперативно-розыскной деятельностью, управления по надзору за расследованием особо важных дел, управления методико-аналитического обеспечения надзора за процессуальной деятельностью органов предварительного расследования и оперативно-розыскной деятельностью, управления по надзору за исполнением законов о федеральной безопасности, межнациональных отношениях и противодействии экстремизму и терроризму.

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации Гулягин Ю.А. – вопросы управления Генеральной прокуратуры Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе.

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации Гуцан А.В. – вопросы управления Генеральной прокуратуры Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе.

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации Зайцев С.П. – вопросы управления Генеральной прокуратуры Российской Федерации в Приволжском федеральном округе.

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации Звягинцев А.Г. – вопросы Главного управления международно-правового сотрудничества, управления взаимодействия со средствами массовой информации, управления документационного и методического обеспечения, управления по надзору за законностью исполнения уголовных наказаний, взаимодействия с Администрацией Президента Российской Федерации и Секретариатом Координационного совета генеральных прокуроров государств – участников СНГ.

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации Кехлеров С.Г. – вопросы Главного уголовно-судебного управления, управления по обеспечению участия прокуроров в гражданском и арбитражном процессе, правового управления, Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Научно-консультативного совета, журнала «Законность», координации деятельности по мониторингу федерального и регионального законодательства, организации участия прокуроров в правотворческой деятельности представительных органов государственной власти и местного самоуправления, взаимодействия с Правительством Российской Федерации, с комитетами и комиссиями Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, с общественностью.

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации Лопатин Г.Б. – вопросы Главного управления кадров, управления делами, протокольного отдела, отдела контрольно-ревизионной работы, командирования сотрудников Генеральной прокуратуры Российской Федерации.

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации Малиновский В.В. – вопросы управления Генеральной прокуратуры Российской Федерации в Центральном федеральном округе.

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации Пономарев Ю.А. – вопросы управления Генеральной прокуратуры Российской Федерации в Уральском федеральном округе.

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации Семчишин И.Г. – вопросы управления Генеральной прокуратуры Российской Федерации в Сибирском федеральном округе.

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации Сыдорук И.И. – вопросы управления Генеральной прокуратуры Российской Федерации в Северо-Кавказском федеральном округе.

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации Фридинский С.Н. – руководство Главной военной прокуратурой, вопросы прокурорского надзора в Вооруженных Силах, других войсках и воинских формированиях, взаимодействия с органами военного управления.

2. На периоды временного отсутствия установить взаимозаменяемость заместителей Генерального прокурора Российской Федерации:

Буксман А.Э. – Кехлеров С.Г.

Гринь В.Я. – Малиновский В.В.

Звягинцев А.Г. – Лопатин Г.Б.

Винниченко Н.А. – по указанию Генерального прокурора Российской Федерации.

3. На период временного отсутствия заместителей Генерального прокурора Российской Федерации, на которых возложено руководство деятельностью управлений Генеральной прокуратуры Российской Федерации в федеральных округах, рассмотрение вопросов, связанных с личным составом этих управлений и прокуратур субъектов Российской Федерации в соответствующих федеральных округах, внесением актов прокурорского реагирования, принятием неотложных процессуальных решений, осуществлять заместителям Генерального прокурора Российской Федерации по направлениям деятельности согласно возложенным обязанностям либо на основании поручения Генерального прокурора Российской Федерации.

4. Считать утратившим силу приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 21.10.2011 № 360 «О распределении обязанностей между руководителями Генеральной прокуратуры Российской Федерации» (с изменениями, внесенными приказом от 27.10.2011 № 365).

Приказ направить заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации, приравненным к ним военным прокурорам и прокурорам иных специализированных прокуратур, которым довести его содержание до сведения подчиненных работников.