Премия к юбилею: образец приказа, служебной записки

Служебная записка о премировании (образец)

В качестве поощрения за хорошее выполнение работы и достижение высоких показателей труда или в качестве мотивации работникам могут выплачивать премии. Денежная премия является не единственным видом поощрения работников: это могут быть также ценные подарки, благодарственные письма, другие виды поощрений. Однако именно денежную премию можно назвать самым распространенным видом поощрения. Служебная записка о премировании сотрудников (образец мы приведем в конце статьи) является одним из документов, которым оформляется начисление премии. Давайте разберемся со всем по порядку.

Если в организации применяется система премирования, то, как правило, разрабатывается и утверждается локальный нормативный акт, например, положение о премировании. Данный документ будет содержать все основные условия: состав работников, получающих премии, виды премий, показатели, порядок расчета, выплаты, периодичность выплат (ежемесячно, ежеквартально). Между тем, законодательство не содержит требования составлять такой документ. Помимо положения о премировании, порядок начисления и выплаты премий можно закрепить в трудовом договоре с работником или коллективном договоре.

Служебная записка о премировании

Поощрение работников оформляется в определенном порядке. Как правило, именно непосредственный руководитель работника определяет показатели трудовой деятельности, за которые будет начислена премия и по итогам месяца (квартала, года) фиксирует, были ли достигнуты необходимые результаты.

Служебная записка о премировании сотрудника – документ, который руководитель сотрудника составляет на имя генерального директора компании. Данный документ также является подтверждением того, что выплата премии – это часть оплаты труда, а не безвозмездный подарок сотруднику.

Пример служебной записки на премирование не имеет утвержденной формы и составляется руководителем самостоятельно, собственными силами. Как правило, текст служебной записки на премирование содержит следующую информацию:

• ФИО работника (или работников);
• Краткие данные об успешной трудовой деятельности, достижении высоких показателей труда, выполнении поставленного плана и т.д.;
• Заключение руководителя о том, что за достигнутые успехи работника следует поощрить денежной премией.

Служебная записка на выплату премии подписывается непосредственным руководителем работника и доводится до генерального директора компании. Руководитель компании ставит свою визу, затем издается приказ о поощрении работника. Служебка на премирование сотрудника (образец вы найдете ниже) будет указана в приказе в качестве основания для его издания. Без служебной записки от руководителя приказ о премировании не будет издан и работник не сможет получить премию.

Образец служебной записки о премировании к юбилею будет несколько отличаться по содержанию. В текст такой служебки стоит включить положительную характеристику работника, стабильные высокие результаты труда в компании и резюме руководителя о выплате премии сотруднику к юбилею.

А необходима ли служебная записка на лишение премии? Если работник не выполнил определенные руководителем показатели работы, то премия может быть снижена или не выплачена совсем. В связи с этим работодатель издает соответствующий приказ.

Например, выплата премии у работодателя предусмотрена только работникам, не имеющим дисциплинарных взысканий в месяце (квартале), за который выплачивается премия. Таким образом, наличие взыскания будет причиной невыплаты премии сотруднику. В таком случае, в качестве основания для издания приказа о невыплате премии будет присутствовать докладная записка непосредственного руководителя работника, приказ о применении дисциплинарного взыскания.

Докладная записка о премировании сотрудников не является сложной для заполнения, однако часто вызывает затруднения при составлении. Взяв приведенный ниже образец как пример, руководитель без труда самостоятельно заполнит документ.

Служебная записка на поощрение сотрудника: образец

Поощрение сотрудников является важным элементом работы любого руководителя. Правильное поощрение, соизмеримое с трудовым вкладом человека является действенным стимулом для повышения эффективности его работы и стимулирует дальнейший профессиональный рост.

Поощрение за хорошую работу и достигнутые успехи может быть самым различным: выражение благодарности в приказе, награждении почетной грамотой, премирование и так далее. Денежное поощрение эффективного труда является наиболее распространенным способом повышения интереса работников к производительному труду. Однако необоснованное награждение лиц, которые не отличаются особым усердием может существенно испортить ситуацию в коллективе и вызвать эффект обратный ожидаемому.

В бюджетных организациях чаще всего имеется перечень видов поощрения и даже регламентируются их размеры. Частные компании не ограничены ни в размерах поощрения, ни в основаниях для их назначения. Поэтому хозяин фирмы волен премировать хоть за «красивые глаза». Тем не менее, выплата денежного вознаграждения является финансовым документом, а выплата должна быть мотивирована.

Список премируемых сотрудников и размеры выплат оформляется приказом по организации за подписью ее руководителя. Руководитель предприятия/организации издает приказ о поощрении сотрудников на основании служебных записок начальников подразделений.

Приведем пример того, как оформляется служебная записка о премировании сотрудников (образец):

От начальника конструкторского

бюро Сидельникова А.Ю.

В связи с досрочным выполнением работ по проекту №ХХХХХХ от «ХХ»___________ 20ХХ года прошу премировать за качественное и досрочное выполнение работ следующих сотрудников:

Иконникова А.С. руководитель проекта 25000 рублей

Красильникову А.А. главный инженер проекта 20000 рублей

Сидоренко А.П. инженер конструктор 15000 рублей

Степанову П.П. старший инженер 10000 рублей

бюро _____________ Сидельников А.Ю.

Как правило, решение о премировании лица, составившего служебную записку, принимает его руководство, поэтому его фамилия не должна фигурировать в списке. Следует внимательно относиться к срокам составления такой записки. Как правило, она должна попасть на стол руководителя не позднее, чем за три-четыре дня до даты выплаты заработной платы.

Широко распространены поощрения добросовестных сотрудников в связи юбилеями и памятными датами. В таких случаях, обычно используются комбинированные формы поощрения – материальные и нематериальные. В этих случаях служебная записка на поощрение сотрудника (образец) также составляется непосредственным руководителем премируемого гражданина:

От начальника конструкторского

бюро Сидельникова А.Ю.

Прошу Вас за многолетний добросовестный труд и в связи с 50-летием премировать главного инженера проекта Красильникова Анатолия Александровича в размере половины месячного оклада и объявить ему благодарность с занесением в трудовую книжку.

бюро _____________ Сидельников А.Ю.

Как уже нами отмечено выше основания для поощрений могут быть самые различные, но в качестве информации приведем наиболее распространенные формулировки:

• за досрочное выполнение планов, работ, перевыполнение плановых показателей;
• за успешное выполнение организационных мероприятий (конференций, презентаций, концертов, вечеров отдыха и так далее);
• за заключение договоров, имеющих существенное значение для компании;
• за выполнение срочных и внеплановых поручений/работ (ремонт, устранение аварийных ситуаций и так далее);
• в связи с памятными датами, рождением детей, выходом на пенсию, юбилеем сотрудника, организации.

Следует отметить, что, даже если на предприятии предусмотрено, например, ежемесячное премирование, составление служебной записки на имя руководителя обязательно.

Если премирование предусмотрено коллективным договором, то в приказе на премирование достаточно привести ссылку на соответствующую статью коллективного договора.

В заключение заметим о том, что на некоторых малых предприятиях ежемесячная премия составляет до 50%и более дохода сотрудников. Руководитель, создавая такую систему, полагает, что это позволит ему держать «в тонусе» сотрудников, которые, потеряв премию, существенно теряют в зарплате. К этому методу следует относиться с осторожностью, так как можно получить и обратный эффект, когда неуверенность людей в своем доходе демотивирует их.

Особый случай премирования это так называемая тринадцатая зарплата. Она выплачивается по итогам года и к ее назначению следует относиться особенно тщательно.

Образец служебной записки о премировании сотрудника

Рассмотрим образец служебной записки на премирование сотрудника — каким образом правильно оформить такой документ по всем требованиям делопроизводства. Служебная записка о материальном поощрении указывается в качестве основания при написании приказа о премировании и начисления средств. Иметь шаблон документа о начислении денежного поощрения должна каждая организация.

Кто должен писать служебную записку о премировании

Служебная записка о поощрении работника подписывается руководителем организации, начальником отдела или цеха. Составляется она, как правило, секретарём или непосредственно руководителем по готовому шаблону. Записка используется во внутреннем документообороте, её экземпляры или копии направляются:

• в отдел кадров — для подготовки соответствующего приказа и отметки в личном деле при необходимости;
• в бухгалтерию — для начисления денежного поощрения.

В некоторых организациях принят порядок, при котором работник пишет заявление с просьбой выплатить ему премию. На основе этого заявления оформляется соответствующий приказ. Однако такой подход не верен.

Работник может писать заявление с просьбой о материальной помощи, но не о денежном поощрении, так как согласно большинству трудовых договоров денежная премия за хорошие показатели работы является правом работодателя (а не обязанностью и не правом работника).

За что выплачивают премии

Российское трудовое законодательство наделяет работодателей правом поощрить наёмных работников за добросовестный и качественный труд. Наиболее часто встречающееся основание премирования — успехи в профессиональной деятельности.

Среди распространённых вариантов: перевыполнение плана продаж, оптимизация производства или рационализаторское предложение, выполнение сложного задания в короткие сроки, заключение сделок с крупными компаниями или выгодными клиентами, проявление инициативы при решении сложных вопросов, многолетний добросовестный труд.

Нередко работодатели выплачивают сотрудникам поощрение, приуроченное к лично значимым для них датам: дням рождения, юбилеям, свадьбам, рождению детей или юбилеям профессиональной деятельности.

Важно, чтобы служебка на премию корректно отражала причины поощрения работника. Причине премирования следует уделить особенное внимание. Желательно, чтобы основные варианты выплаты материального поощрения были зафиксированы в уставе организации или коллективном договоре.

В каком размере выплачивают премию

Размер материального поощрения также устанавливается работодателям. Возможны 2 варианта начисления:

• фиксированное (конкретная сумма и в размере оклада);
• в процентном отношении (часть оклада, процент от заключенной сделки и т.д).

Порядок расчёта размера премии обычно указывают в учредительных документах предприятия или в коллективном договоре. Обратите внимание, что если премия оформлена как стимулирующая часть заработной платы, то есть указана в её составе в трудовом договоре, её ежемесячное начисление будет являться обязанностью работодателя. Отдельные записки о материальном поощрении, как правило, в таком случае не составляются.

Что обязательно должна содержать записка о денежной премии

Служебная записка на премию — это несложный документ, унифицированного шаблона которого не существует. Она оформляется в свободной форме, но законную силу обретает только тогда, когда включает обязательные реквизиты:

1. Полное наименование организации с указанием отдела (цеха, подразделения), в котором работает поощряемый сотрудник.
2. Полное имя и должность руководителя работника, принимающего решение о премировании.
3. Наименование «служебная записка».
4. Информация о работнике — полное имя, должность, стаж и любые другие важные сведения, которые могут относиться к премированию.
5. Подробное указание основания для премирования, то есть причина поощрения (смотрите предыдущий раздел).
6. Ходатайство о денежном стимулировании, обычно с формулировкой «прошу выплатить премию в размере 1 оклада».
7. Дата и подпись руководителя.

Образцы записок на материальное поощрение наёмных работников

Служебная записка о премировании сотрудника пишется в вольной форме. Однако важно включить в неё обязательные элементы, поэтому изучите представленный ниже пример, включающий все важные атрибуты.

Исполняющему обязанности директора

ООО «Промышленные технологии»

от заместителя отдела производства

Кузнецов Николай Николаевич работает в должности слесаря в отделе производства предприятия «Промышленные технологии» в течение 5 лет (с 10.01. 2013 года). За период он зарекомендовал себя как высоко квалифицированный и трудолюбивый профессионал.

За первый квартал 2018 года слесарь Кузнецов перевыполнил производственный план на 100%, что дало возможность оптимизировать производственный процесс и увеличить прибыль в отчётном периоде. В связи с этим прошу Вас выплатить Кузнецову Н. Н. Материальное поощрение в размере двух окладов.

(Подпись начальника цеха с расшифровкой).

На практике распространены и более упрощённые варианты составления данного документа: «Прошу вас премировать слесаря цеха № 4 Кузнецова Н. Н. в размере двойного оклада в связи со стопроцентным перевыполнением квартального производственного плана».

Оба варианта равноправны, вы можете использовать любой из них или составить собственный на их основе. Главное — проследите за наличием всех требуемых реквизитов и корректным изложением причины премирования, иначе документ не сможет вступить в законную силу.

Отдельные нюансы оформления записок

Данный документ можно составить в одном экземпляре, а потом оформить две копии: для бухгалтерии и для отдела кадров. Записку можно написать от руки или напечатать на компьютере, желательно на листе формата А4. Хранение записки происходит в общем порядке делопроизводства (подшивается в соответствующую папку).

Заключение

Составление записки о материальном поощрении сотрудника — довольно простая процедура. Главное указать все требуемые законом реквизиты и корректно отобразить причину начисления премии. Эта записка станет основанием для составления приказа о денежном поощрении работника.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Что такое премия к юбилею и каков порядок её начисления? Образец приказа, служебной записки и ходатайства

Обоснованное премирование работников признано самым действенным стимулом к улучшению результата труда. Это относится и к премиям, начисленным к личному празднику работника.

Такие приятные поощрения способны создать и укрепить атмосферу хорошего настроения внутри коллектива.

Как подмечено многими работодателями, благодарный сотрудник намного эффективнее и качественнее выполняет свою работу, не пренебрегая трудовыми обязанностями.

Определение премии к юбилею

Премия к юбилею считается разовой мотивирующей выплатой в связи с нетрудовым поводом, определяемой статьей 129 ТК РФ, как составляющей частью заработной платы работника.

Это требует регулирования ее назначения в отдельном Положении о премировании (статья 135 ТК РФ), коллективном соглашении (статья 135 ТК РФ) или индивидуальном контракте (статья 57 ТК РФ). Выплачивают поощрение в юбилейную дату (обычно 20, 30, 40, 50, 55 и далее каждые 5 лет).

Как рассчитывается размер?

Указание вилки нижнего и верхнего предела суммы позволяет дифференцировать премии в зависимости от возраста и величины оклада сотрудника.

Узнать больше о расчете премии, размере, а также каков максимальный ее показатель можно здесь.

Порядок начисления

Порядок начисления такой премии несложен, но требует слаженных действий работников нескольких подразделений (о том, по какому принципу и как начисляются премии работникам, мы рассказывали в отдельном материале).

Оформление и ведение личных дел сотрудников является одной из основных функций отдела кадров. Как правило, именно кадровик отслеживает памятные даты работников и запускает механизм начисления премии к юбилею.

Подготовка бумаг

Выплата поощрения сотруднику предусматривает документальное оформление для дальнейшего налогообложения. Статья 252 НК РФ требует документального обоснования трат компании, необходимо подтверждение в виде ссылки на пункт колдоговора или трудового соглашения, регламентирующего поощрения.

Выдача средств сотруднику

Система выплаты поощрения должна соответствовать статье 191 ТК. Премиальные выплаты, не имеющие отношения к трудовому процессу, могут выплачиваться непосредственно в день юбилея, а не с остальной частью заработной платы.

Статья 191 ТК РФ. Поощрения за труд

Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии).

Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.

Оформление процедуры

Оформления поощрения предполагает следующие этапы:

1. составление служебной записки с предложением о поощрении сотрудника, сути и величине назначаемой премии;
2. согласование суммы выплаты с бухгалтерией на предмет наличия ее к конкретной дате;
3. передача бумаги на рассмотрение главе компании; на основании подписанной служебной записки, как требует Постановление Госкомстата РФ №1 (январь 2004 года);
4. торжественное поздравление работника;
5. подтверждение факта ознакомления с бумагой (роспись);
6. внесение записи о премировании в документы учета личного состава компании.

Ходатайство

Цель ходатайства о назначении выплаты к юбилею – побуждение руководства к выплате премии. Учитывая отсутствие шаблона, оно пишется в свободной форме следующей структуры:

• название «Ходатайство о премировании №»;
• число, месяц, год подачи бумаги;
• сведения о представляемом к премии сотруднике (пример: Андреев В.В., экспедитор, непрерывно работает в ООО «Парма» 10 лет, все это время был надежным профессиональным сотрудником, примером для коллег, принимал участие в обучении молодежи);
• мотив премирования (пример: за безукоризненную работу и к 55-летию);
• вид и размер поощрения (пример: предлагаю поощрить В.В. Андреева денежной премией в размере 15 000);
• подпись ходатайствующего (пример: начальник отдела Р.Н. Сорокин).

Для ходатайства характерен расширенный подход к мотиву премирования. В документе подчеркиваются личные и профессиональные качества работника, особые заслуги.

Узнать больше о том, как грамотно написать ходатайство о премировании сотрудника, а также посмотреть образец документа, можно здесь.

Служебная записка

Служебная записка пишется по следующему образцу:

• «шапка», отражающая реквизиты руководителя предприятия, которому она адресована, и данные о составителе;
• название документа в середине листа «Служебная записка о премировании»;
• текст записки, включающий предложение о поощрении в виде премии (пример: за 15 лет старший инспектор Семенкевич Е.А. зарекомендовала себя грамотным и исполнительным специалистом, что подтверждено премиями и грамотами со стороны руководства. Прошу за безукоризненный труд и в связи с 50-летием наградить Семенкевич Е.А. золотым знаком отличия компании и премией согласно коллективному договору);
• дата подачи записки;
• подпись составителя (пример: начальник кадровой службы Цой А.В.).

Положение

Положение о премировании (статья 135 ТК) не относится к обязательным документам компании, но часто разрабатывается ввиду своей полезности:

1. удобнее принять единый документ, регламентирующий систему поощрений, не перегружая контракты сотрудников;
2. факт наличия бумаги о премиях стимулирует работников к повышению улучшению результатов работы;
3. Положение служит документальным обоснованием и подтверждением трат на поощрение сотрудников, позволяющих сократить сумму, облагаемую налогом на прибыль.

Положение определяет порядок начисления стимулирующих выплат:

• условия премирования;
• размеры выплат;
• перечень сотрудников, попадающих под действие документа;
• периодичность, сроки и источники выплат;
• порядок выдачи поощрений;
• лиц, ответственных за принятие решения о стимулировании;
• правила депремирования.

О том, как составить приказ об утверждении положения о премировании, можно узнать здесь.

Приказ о поощрении

Больше о том, как заполнить представление о поощрении работника по образцу для выплаты премии, мы рассказывали в этой статье.

Для составления приказа разработана форма Т-11, но допустимо издавать его и в свободной форме, указав:

• Дату и место составления.
• Данные юбиляра.
• Причины премирования (пример: за долголетний и добросовестный труд и в ознаменование юбилея). Посмотреть перечень оснований для выплаты премии можно здесь.
• Вид поощрения (пример: приказываю объявить благодарность с внесением записи в трудовую книжку и премировать в размере 20 000 рублей).
• Основание приказа (пример: на основании ходатайства о поощрении от 22.06.2012г. №12).
• Подпись руководителя с расшифровкой.

Подробно о том, как составить приказ о премировании сотрудника, мы рассказывали тут.

Финансовый учет дохода

Праздничная выплата требует отражения во многих учетных документах компании.

Бухгалтерия

Статья 136 ТК и Указание Банка России №3210-У предлагают следующие варианты учета:

• Т-49 или Т-53;
• расходному кассовому документу КО-2;
• безналичным расчетом.

При учете поощрения бухгалтерией имеет значение, за счет чего она выдана. Чаще всего такие поощрения относят к расходам случайного характера (п.11 ПБУ 10/99) и проводят так:

Дебет 91-2 Кредит 70 – начислена премия за счет прочих расходов.

Стимулирующие начисления к юбилею, отнесенные на счет прибыли компании, которая осталась после всех отчислений, требуют следующего проведения:

Дебет 84 Кредит 70 – начислена премия за счет чистой прибыли.

Больше о том, как оформить и отразить в учете выплату разовых премий, мы рассказывали в этой статье.

Налогообложение

Разовую премию относят к накладным расходам, поэтому налогообложение прибыли учитывается, когда сумму перечисляют получателю (статьи 272 и 318 НК).

Больше об особенностях налогообложения средств, выделенных для премирования сотрудников, читайте здесь.

Страховые выплаты

Статья 20.1 закона №125-ФЗ указывает на обязательность страховых взносов с трудовых начислений.

Поскольку все вопросы работников компании регулируются трудовым договором, то поощрение к празднику попадает под данное определение.

Возможна и альтернативная точка зрения.

Контраргументом в споре о том, имеет ли выплаченная премия отношение к работе, будет то, что размер премии к юбилею не зависит ни от должности, ни от объемов и качества выполненной работы. Судебная практика по этому поводу неоднозначна, заочно определить результат слушания дела в данном случае не представляется возможным.

Стоит ли включать в средний заработок?

Суммы, начисленные к юбилейным датам, считаются разовыми премиями. Они не относятся к трудовым поощрениям и не учитываются в расчете средней заработной платы.

Заключение

Вопросы, связанные с оформлением, бухучетом и налогообложением поощрений, выданных к юбилею, требуют особого внимания и работы нескольких подразделений компании.