Правильная оптимизация работы персонала без

Производительность труда является важным показателем эффективности работы персонала и продуктивности его деятельности. Иными словами, это соотношение объема выполненной работы и потраченного на это рабочего времени.

Повышение результативности труда на сегодняшний день одна из наиболее актуальных задач для любой компании.

Безусловно, производительность труда во многом зависит от самого человека, от того, как он организует свой рабочий день. Но есть и условия, которые зависят непосредственно от самой компании.

Наше кадровое агентство определило свои способы повышения производительности труда работников, используя которые, вы сможете добиться существенных успехов и значительно поднять уровень производительности.

10 способов повышения производительности труда от КА «Основа+»

Повышение уровня лояльности работника к компании. Лояльные работники – это надежные работники, которые дорожат своим рабочим местом в этой компании, они готовы к временным трудностям в компании. Более того, лояльные работники активно стремятся выполнять свою работу качественно, быстро и зачастую мотивируют своих коллег работать также.
Закон Парето или «принцип Парето», или «правило 20/80. Звучит следующим образом: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». Закон Парето достаточно давно применяется при измерении эффективности и оптимизации результатов в любой сфере деятельности. Проще говоря, если вы верно выберете тот минимальный план исключительно важных действий, то уже скоро сможете получить бОльшую долю от желаемого и запланированного результата. На самом деле это правило уже давно используется успешными людьми, но для многих оно по-прежнему станет открытием. Расскажите своим работникам об этому правиле.
Правильная организация рабочего процесса (снижение издержек), а на каких-то этапах его автоматизация. Особенно, если это относится к трудоемким и рутинным задачам.
Правильное распределение задач и делегирование полномочий. Решать рабочие вопросы и задачи должны профессионалы своего дела, они не должны тратить свое рабочее время на выполнение работы, в области которой экспертами не являются.
Четкая постановка целей и формулирование задач, а также сроков их выполнения. Работник, который не представляет своей конечной цели, тратить большую часть своего рабочего времени впустую. Обозначьте работнику время на выполнение конкретной работы, и он выполнит ее вовремя, сосредоточившись на главном.
Мотивирование и стимулирование персонала. Ни одна компания не может добиться успеха без настроя работников на плодотворное выполнение работы, на итоговый результат, поэтому важно понимать какие потребности есть у ваших работников и каким образом их можно удовлетворить.
Улучшение санитарно-гигиенических условий работы (например, температура и свежесть воздуха, посторонние шумы), эргономических условий, соблюдение правил по охране труда и обеспечение безопасности работников.
Создание и поддержание здоровой социально-психологической атмосферы в коллективе, дружественного настроя.
Если есть возможность, то выделите зоны для отдыха и восстановления сил, место для обедов и «coffee break», спортзала, обеспечьте дополнительным медицинским обслуживанием за счет компании. Это не только существенно улучшает производительность, но и повышает репутацию самой компании.
Признание успехов и достижений. Желание преуспеть в условиях постоянной конкуренции имеет большое значение для повышения самооценки работника и, как следствие, результативности его работы. Поэтому, не забывайте хвалить, отмечать победы и достижения. Как это делать:
•хвалить или благодарить сотрудника при всем коллективе,
•поздравлять со знаменательными датами,
•витрина успеха или доска почета, на которых показываются, к примеру, результаты работы за месяц (неделю, квартал, полугодие) и лучшие работники месяца,
•привлекать сотрудника к участию в делах компании, где ему смогут предоставить право голоса при решении некоторых производственных задач,
•присвоение внутренних званий: «лучший кассир», «лучший консультант», «самый улыбчивый продавец» и др.

Это совсем не затратный способ, но эффект не заставит себя ждать.

Применяя наши советы и дополняя их своими также своим способами, вы сможете добиться значительных успехов и поднять производительность до оптимального уровня.

Что такое штатное расписание?

Штатное расписание — внутренний нормативный организационно-правовой документ, определяющий кадровую политику компании. Используется как инструмент для помощи в оформлении структуры штата, его состава, численности. В форме расписания указывается список и наименование структурных подразделений, количество штатных единиц по […]

Пять советов руководителям от Радислава Гандапаса

Самый титулованный бизнес-спикер России Радислав Гандапас знает о лидерах, кажется, все. И считает, что стать им может каждый – надо только преодолеть себя, сделать сверхусилие и… вот оно, случилось. А […]

Оптимизация деятельности предприятия: как снизить издержки и получать больше прибыли

Успешный бизнес извлекает максимум прибыли при минимальных издержках.

В том случае, если:

Прибыль от бизнеса вас не удовлетворяет;

Растут издержки;

Клиенты уходят к конкурентам;

Наблюдается текучесть кадров;

Вам кажется, что вы много вкладываете и мало получаете:

попробуйте оптимизировать деятельность организации.

О том, кому и зачем нужна оптимизация деятельности предприятия; как использовать различные методы оптимизации, чтобы снизить затраты и получать больше прибыли, – рассказал директор антикризисной группы Сергей Стороженко.

Читайте до конца, и вы узнаете:

Зачем оптимизировать деятельность предприятия

Как определить, что компании нужна оптимизация

Несколько примеров неправильных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги

Какие методы оптимизации самые эффективные

Каких ошибок следует избегать, чтобы получить положительный результат

Кому доверить работу по оптимизации

Нет времени читать? – Задайте свой вопрос по оптимизации предприятия прямо сейчас и получите готовое решение от эксперта:

Хочу получить эффективный план оптимизации, чтобы увеличить прибыль

Зачем оптимизировать деятельность предприятия

Повышение эффективности до запланированного уровня финансовых показателей (и их дальнейший рост) – основная и конечная цель оптимизации деятельности предприятия.

Попутно, внедряя системные методы оптимизации, компания получает следующие выгоды:

Совершенствуется система управления, исключается дублирование функций

Повышается «прозрачность» внутренних организационных и производственных процессов

Снижается уровень эмоционального напряжения руководства и сотрудников

Повышается лояльность персонала

Растут показатели производительности труда

Обеспечивается экономия средств фонда заработной платы

Налаживаются системы коммуникации

Денежные средства распределяются рационально, с максимальной отдачей

оптимизировать деятельность целесообразно на любом этапе развития организации, и даже в том случае, если финансовое положение компании, на первый взгляд, не вызывает опасений:

Низкая эффективность бизнеса в полной мере не осознается

Компания часто способна годами приносить стабильную прибыль, но «сыплется» по всем показателям в момент наступления кризиса или негативных форс-мажорных обстоятельств.

Узнать, как поможет оптимизация в моем случае

Как определить, что компании нужна оптимизация

Компании жизненно необходима оптимизация деятельности в следующих случаях:

Налицо дефицит денежных средств, низкая платежеспособность

Просрочена кредиторская задолженность, есть угроза наступления банкротства

Низкая финансовая устойчивость, высокая вероятность возникновения проблем с погашением долговых обязательств в будущем

Финансовое положение организации зависит от внешних источников инвестиционных вливаний

Снижен нормативный уровень показателей ликвидности

Низкая рентабельность — вложенный капитал не окупается

Снижается чистый оборотный капитал (вплоть до отрицательных показателей оборотного капитала)

Возникают частые внутрикорпоративные конфликты

Математически точно оценить финансовую эффективность работы организации можно с помощью расчета специальных коэффициентов. Их более двухсот*.

* Показатели и формулы расчета, рекомендуемые для анализа платежеспособности и финансовой устойчивости, можно найти в «Методологических рекомендациях по проведению анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций», например, на сайте «КонсультантПлюс».

Если производить расчеты представляется для вас слишком трудоемкой задачей, определить, что компании нужна оптимизация, можно «интуитивно».

Например, по следующим признакам:

Решения в компании принимаются крайне медленно

Осуществление стандартных рабочих операций требует значительных временных затрат, согласований

Результаты реализации решений существенно расходятся с запланированными — со знаком «минус»

Те или иные аспекты деятельности предприятия слабо поддаются контролю, либо контроль неэффективен

В компании растёт психологическое напряжение, связанное с недостаточной урегулированностью прав, обязанностей, разделением сфер ответственности.

Кроме того, оптимизация деятельности необходима не только при наличии проблем в компании, но и в том случае, если руководство принимает решение:

Повысить экономические показатели, включая производительность предприятия

Усовершенствовать качество обслуживания

Повысить конкурентоспособность на рынке

Модернизировать отдельные бизнес-процессы компании

Расширить бизнес и сферы влияния

Разработать стратегический план усовершенствования бизнеса с целью получения большей прибыли.

Узнать у эксперта, нужна ли оптимизация бизнеса в моем случае

Несколько примеров неэффективных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги

В числе причин неоправданных денежных затрат и снижения эффективности бизнеса — пороки структуры управления.

В компании зоны ответственности двух и более равноправных собственника совпадают или пересекаются. Часть распоряжений конфликтуют между собой: на следующий уровень управления поступают противоречивые команды руководителей («переводить полную оплату – переводить оплату частями», «нанять независимых внешних экспертов – обойтись силами штатных специалистов», и т. д.). В результате распоряжения выполняются с задержкой, дополнительные согласования требуют временных затрат, ухудшается эмоциональный климат в коллективе, возможны ухудшения во взаимоотношениях с клиентами и контрагентами. В случае конкуренции между партнерами, персонал разбивается на враждебно настроенные группировки, что негативно сказывается на работе компании.

В ходе аудита компании выяснилось, что накладные выписываются товароведами, затем документы направляются на проверку в отдел бухгалтерии, – два отдела выполняют одну и ту же работу.

Работники отдела продаж самостоятельно занимаются поиском товара по запросу клиента, вместо того, чтобы сразу передавать заказ в отдел снабжения

В организации более 40%
высокооплачиваемого времени директора затрачивалось на сдачу бухгалтерской отчетности, получение и отсылку документов по почте, получение платежных документов в банке и прочую работу, которую может выполнять неквалифицированный работник по доверенности.

Станочники завода по изготовлению летательных аппаратов 4 разряда ежедневно привлекаются на разгрузочно-погрузочные работы. Производство деталей на это время приостанавливается.

Менеджер по продажам компании-автодилера самостоятельно занимается составлением плана продаж, написанием коммерческих предложений и составлением отчетов результативности.

Контроль эффективности деятельности строительной организации руководство поручает недостаточно квалифицированным штатным сотрудникам. В результате компания теряет до 25-35% прибыли ежегодно.

Какие методы оптимизации самые эффективные

Вот наиболее эффективные методы, позволяющие увеличить прибыльность бизнеса**:

**Методы оптимизации деятельности предприятия весьма разнообразны и выбираются в зависимости от индивидуальных особенностей конкретной организации.

Снижение затрат достигается комплексом мер, в числе которых: оптимизация производства, работа с персоналом, налоговое планирование и оптимизация, пересмотр инвестиционных и операционных расходов, реструктуризация кредитного портфеля, автоматизация операций и другие.

Снижение затрат стоит начать с административных издержек. К примеру, можно существенно сэкономить на оплате корпоративной мобильной связи, предусмотреть ответственность за использование служебного автотранспорта в личных целях, исключить случаи хищение топлива с помощью привлечения охранной службы.

Еще одна весомая статья расходов – это аренда. Затраты на аренду могут достигать 50% всей суммы операционных расходов и более.

Сэкономить на аренде можно с помощью грамотного проведения переговоров с арендодателем. Например, представив сводную таблицу со списком аналогичных помещений с ценой существенно ниже заявленной в текущем договоре.

Обязательно стоит воспользоваться законными методами налогового планирования и оптимизации. Оптимизация налогов позволяет снизить сумму отчислений до 50% и более.

Оптимизация организационной структуры

Оптимизация организационной структуры проводится с целью устранить противоречия и дублирование функций во внутрикорпоративных взаимодействиях, повысить прозрачность и эффективность рабочих процессов.

Упрощение организационной структуры приводит к повышению её управляемости. Сокращение неэффективных звеньев цепи управления – к снижению затрат.

Модернизация процессов производства

Оптимизация производственных процессов позволяет добиться улучшения показателей производительности труда, увеличить прибыль.

Это достигается с помощью: сокращения объёмов технологических потерь, внедрения безотходного производства, автоматизации операций, снижения непроизводственных простоев оборудования, повышения квалификации персонала, применения инноваций, результатов научно-технического прогресса и т. д.

Усиление и оптимизация контроля

Контроль – это необходимая комплексная функция в любой организации, которая позволяет своевременно обнаружить отклонения от плана, стимулировать качественное выполнение поставленных задач и рабочих процессов на всех уровнях.

Результат усиления и оптимизации контроля – выстраивание системы управления, основанной на инициативности и ответственности сотрудников, которая неизбежно приведет к повышению экономической эффективности.

Усиление маркетинговых коммуникаций

Невозможно переоценить роль оптимизации системы маркетинга в условиях конкурентной среды. Нестандартные маркетинговые решения позволяют многократно повысить спрос на услуги, увеличить объёмы сбыта товара, создать положительную репутацию на рынке и в бизнес-среде.

Для достижения максимального эффекта используются все доступные каналы маркетингового продвижения – оff-line и on-line рекламу, личный сайт, публикации в СМИ, проведение встреч и семинаров и т. д.

Оптимизируем фонд оплаты труда (ФОТ): 8 эффективных способов

Что подталкивает руководителя к мысли о сокращении штата? Желание сэкономить, оптимизировать фонд заработной платы (ФОТ). В период экономического кризиса вопрос экономии затрат на персонале стоит как никогда остро, однако увольнение – отнюдь не панацея и далеко не всегда единственное и, тем более, верное решение. Для начала, потребуется тщательный анализ. Но, обо всём по порядку.

Начнём с анализа

Оптимизация ФОТ требует тщательного плана. Поэтому финансово-экономический анализ хозяйственной деятельности нужно провести прежде всего. Он поможет понять, почему выросли затраты на сотрудников и «раздулся» штат.

Обязательному анализу следует подвергнуть штатное расписание. Кадровый аудит поможет выявить звенья в структуре персонала, которые работают неэффективно. Обратите внимание на численность административно-управленческого аппарата. Она не должна превышать 40% от общего числа работников компании, оказывающих услуги или занятых в производстве.

Часто причиной неэффективных трат ФОТ становятся плохая организация труда, простои, поломки, сверхурочные работ ы и соответствующие выплаты по ним. На структуру подобных затрат обязательно стоит обратить внимание и найти дополнительные резервы и пути, позволяющие сэкономить денежные средства.

Результаты анализа позволят сделать выводы о необходимости оптимизации ФОТ, а также подобрать один из вариантов. Например:

Организация находится в критическом состоянии, сокращением оплаты труда не обойтись, требуется сокращение штата сотрудников (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Требуется изменить технологические или организационные условия труда и оптимизировать расходы на оплату труда (применение ст. 74 ТК РФ).
Состояние организации стабильное, но потребуется некоторое сокращение издержек на оплату работникам путем ревизии обоснованности выплаты компенсационных и стимулирующих выплат (надбавок) (абз. 5 ч. 2 ст. 57, ст. 129, ст. 132 ТК РФ).
Оптимизация ФОТ не требуется.

Откуда можно привлечь резервы для ФОТ

К формированию ФОТ можно привлекать средства из прибыли компании, предназначенные для потребления, а также собственные средства учредителей, вложенные ими в развитие компании.

Отдельные категории дополнительных выплат, входящих в ФОТ формируются за счёт целевых поступлений и средств Фонда социального страхования РФ.

Достаточно высоки и налоговые ставки на ФОТ. Однако на них можно законно сэкономить. К примеру, налоговое законодательство позволяет не облагать налогом подарки, стоимостью не выше 4 000 рублей. С аналогичной суммы не нужно уплачивать налоги, если они оформлены, как материальная помощь. Не облагается налогом питание работника, организованное по принципу «шведского стола».

8 способов снизить затраты на персонал

1. Объявить простой.

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя (статья 157 ТК РФ).

2. Перевести сотрудников на дистанционную работу.

По соглашению сторон сотрудников, постоянное присутствие которых на рабочем месте не требуется, можно перевести на дистанционную работу (глава 49.1 ТК РФ). Это позволит уменьшить расходы на оплату труда, услуги ЖКХ, а возможно и отказаться от излишних арендуемых площадей.

3. Работать неполный день.

Сотрудников можно перевести на неполный рабочий день (ст. 93 ТК РФ), или предложить гибкий режим труда с введением суммированного учёта рабочего времени (ст. 104 ТК РФ).

4. Изменить организационные или технологические условия.

Такая мера (ст. 74 ТК РФ) добавит сотрудникам дополнительные обязанности, но при этом позволит сохранить ряд должностей.

5. Удалить невостребованные вакантные должности из штатного расписания.

Часто вакантные должности присутствуют в штатном расписании для того, чтобы только перераспределять фонд оплаты труда в пользу имеющихся сотрудников. Если в данный момент вы не ищете кандидата на вакантную должность, из штатного расписания её следует удалить.

6. Перейти на сдельную форму оплаты труда.

Сотруднику можно выплачивать зарплату не за фактически отработанное время, а за выполненную работу по утверждённым расценкам (если производственные условия и специфика работы позволяют сделать это (ч. 2 ст. 150 ТК РФ)).

7. Исключить нестимулирующие выплаты.

Речь идёт о ежемесячных доплатах за наличие высшего образования и выслуге лет. Как правило, такие доплаты не стимулируют сотрудника работать эффективнее. А между тем, средства можно распределить рациональнее.

8. Изменить систему выплат.

С сотрудниками можно попробовать договориться о сокращении заработной платы по соглашению сторон с целью сохранения рабочих мест. Премии можно и оставить, но «зашить» в мотивационную модель, выплачивая при достижении полезных для организации результатов.

Обратите внимание, что для того, чтобы ограничиться выплатой работникам только оклада, в локальном акте компании о порядке премирования сотрудников также обязательно нужно указать, что выплата премии является правом, а не обязанностью работодателя.

Важно! Проводить оптимизацию оплаты труда следует в строгом соответствии с законом и сложившейся судебной практикой. А весь процесс зафиксировать документально. В противном случае эффект экономии перекроют судебные издержки.

Полезно

Приобрести практические навыки гибкого управления численностью сотрудников и научиться выявлять резервы экономии затрат на персонал и ФОТ можно на курсе Учебного центра «Финконт»:

Методы, правила и примеры оптимизации бизнес‑процессов

Для того, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, необходимо понять, что нужно улучшить: поднять продажи, снизить риски и расходы, повысить эффективность сотрудников и т.д. От этого будут зависеть дальнейшие шаги.

Что такое бизнес-процесс и зачем его описывать

Бизнес-процессом называют стандартный набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата. Алгоритм их совершенствования можно закрепить, а затем совершенствовать, снижая затраты и сокращая время выполнения.

Бизнес-процессы важно описать так, чтобы они действительно выполнялись. Если они не описаны, значит они и не выполняются.

Владельцы компании получают от формализации бизнес-процессов много преимуществ:

четкое понимание того, как работает компания;
стандартизацию процессов;
повышение качества работ и управляемости бизнеса;
возможность осознанно улучшать деятельность компании;
уменьшение зависимости бизнеса от человеческого фактора;
возможность найма более дешевого персонала;
повышение удовлетворенности клиентов, снижение издержек и рост прибыли.

Для выявления сильных и слабых сторон бизнеса, его возможностей и угроз используется SWOT-анализ. С помощью него мы сможем определить риски и пути их предотвращения. При прогнозе негативных событий необходимо учитывать новые инфекции, стихийные бедствия, которые ранее не наблюдались. К примеру, в этом году всех нас затронул коронавирус. Кризис привел к потере платежеспособности и сложностям с получением финансовых ресурсов. Предприятия, которые заранее оценили риски возникновения непредвиденных обстоятельств, пережили ситуацию легче.

Сейчас компаниям приходится восстанавливаться после длительного простоя и создавать бизнес-модель, устойчивую к кризисным ситуациям. Для этого нужно внедрять новые подходы к работе.

Ошибки при создании бизнес-процессов

При создании бизнес-процессов следует избегать следующих ошибок:

делать бизнес-процессы слишком сложными и запутанными;
предусматривать лишние и неэффективные шаги;
создавать проблемы на стыке людей и процессов,
сильно вовлекать руководство в процессы;
осуществлять недостаточный или, наоборот, избыточный контроль — он отрицательно влияет на эффективность процессов;
оставлять бизнес-процессы только на бумаге.

С неприятным примером неотработанного бизнес-процесса столкнулась недавно моя сестра в санатории. Когда она заселилась, попросила фен. Фен ей так и не принесли. Но когда она уже возвращалась домой, ей позвонили и потребовали вернуть фен. Ответственные работники не отметили, что фен ей не давали и что он числился на предыдущей гостье. Сестре долго по телефону пришлось объяснять, что она ничего не забирала из санатория. Настроение у неё было испорчено из-за того, что процесс выдачи фенов в санатории не был отработан.

Категории бизнес-процессов

Процессы предприятия можно разделить на четыре категории:

Основные — процессы, вследствие которых компания зарабатывает деньги. Например, процесс производства холодильника, розничные продажи.

Вспомогательные. Например, управление финансами, управление персоналом, логистика.

Процессы управления. Например, стратегическое, тактическое и оперативное управление.

При описании процессов бизнеса необходимо определить ключевые параметры бизнеса, первый и последний шаги, цели процесса. Менеджер процесса отвечает за выполнение данной операции. Также нужно будет определить выходы и входы процесса. Процесс не зависит от организационной структуры управления, он может пересекать границы подразделений.

Предположим, фирма разрабатывает проект нефтехимического завода. В нем задействованы разные подразделения — отдел строительства, электротехнический отдел, сантехнический отдел и т.д. Каждый отдел отвечает за свою часть.

Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес

Правила описания процессов

Нужно помнить о том, что при описании бизнес-процессов важно:

отображать только нормальный ход процесса;
не мельчить, но и сильно не абстрагироваться, оптимальное количество шагов — 5-12, лучше 7;
удерживаться на выбранном уровне детализации.

Процессы разбивают на большее количество шагов для того, чтобы подробно описать все действия. Предположим, процессы должны происходить в удаленных филиалах компании. Или процессы выполняются массово и на них набирают людей с минимальным опытом.

Для того, чтобы подробно описать бизнес-процесс конкретного шага, мы его сначала выбираем, затем рисуем блок-схему процесса. Она не обязательно должна вписываться в стандарт, например, можно символически обозначать людей, предметы, оборудование. Затем делаем пошаговую презентацию, описываем процесс таблицей и текстом. Можно также включить фотографии, снять видеоролик.

Точки контроля на каждом этапе

Контроль выполнения бизнес-процессов должен быть выстроен оптимально, чтобы он не мешал работе, но и в то же время не давал упустить ситуацию.

Я часто замечаю, что на предприятиях достаточно много начальников в расчете на одного исполнителя и каждый из них своим избыточным контролем раздражает работников. Но чтобы понять, насколько правильно работники выполняют возложенные на них задачи, контроль тоже нужен. Например, сами работники контролируют друг друга или руководитель подразделения. Здесь важно не допустить перекоса в ту или иную сторону. Главное — понятно описать все процессы.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Кризис — тот момент, когда наступает необходимость в оптимизации бизнес-процессов. Возьмем, к примеру, ресторанный бизнес.

В связи с самоизоляцией заведения не работали несколько месяцев. Когда им разрешили открывать летние веранды, сразу делать спонтанные большие закупки продуктов было нецелесообразно. Поэтому в целях оптимизации бизнес-процессов необходимо было определить минимальный объем запасов по каждой группе товаров. Это хозяйственные товары, продукты питания, алкогольные напитки и т.д.

Затем нужно было составить квартальные планы заказов с ежемесячной корректировкой. Заказы лучше разбить на мелкие партии, чтобы тратить меньше денег на складские запасы. В одном из ресторанов внедрение такой системы привело к высвобождению 10 % денежных средств.

Автоопределение категорий доходов и расходов, виртуальные счета для учета наличных, аналитика по проектам и подразделениям и другие инструменты для бизнеса.

Невыгодные бизнес-процессы можно найти в отчетах. Допустим, в отчете о прибылях и убытках. Сам по себе отчет не покажет, какие процессы на предприятии работают эффективно, а какие нет.