Правила заполнения карточки с образцами подписей

Карточка с образцами подписей и оттиска печати

Оформление карточки с образцами подписей и оттиска печати в подавляющем большинстве случаев происходит тогда, когда организация открывает расчетный счет в банке. Карточка заполняется любыми предприятиями, независимо от их организационно-правового статуса и формы собственности.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Для чего нужна карточка

Роль карточки довольно проста и понятна: она создается для того, чтобы банковские работники имели четкое представление о том, как должен выглядеть оригинал подписи владельца расчетного счета или его представителя, а также оттиск печати предприятия.

Банки – организации, работающие с финансовыми средствами клиентов и им очень важно соблюдать все возможные меры предосторожности при их приеме, выдаче или переводе.

Именно поэтому к подписи и печати предъявляются особые требования: они должны точь-в-точь совпадать с теми, что указаны в карточке с образцами подписей и оттиска печати, быть четкими и разборчивыми.

В противном случае, специалист кредитного учреждения попросит клиента расписаться или проштамповать бланк еще раз, и если подпись снова не будет идеально совпадать с той, что указана в карточке, может отказать в предоставлении запрашиваемой услуги.

Обязательно ли ставить оттиск печати

Применение печатей и штампов – ранее обязательное условие работы юридических лиц в Российской Федерации. При помощи штемпельных изделий предприятия и организации обязаны были визировать все свои основные документы, в том числе подаваемые в различные государственные структуры и банковские учреждения.

Что касается индивидуальных предпринимателей, то они всегда имели право выбора на предмет того, использовать в работе печати и штампы или отказаться от них. Если принималось решение «за», печать следовало регистрировать в определенном порядке.

На сегодняшний день положения закона касаемо ИП не особо изменились.

А юридические лица (т.е. предприятия и организации в статусе ООО, ОАО, ЗАО) с 2016 года на уровне законодательства освобождены от требования использовать в своей работе различные штемпели и клише.

Иными словами, обязанность к их применению возникает только в тех случаях, если это прописано во внутренних нормативно-правовых актах компании.

Надо ли заполнять карточку на каждый открытый расчетный счет

Если организация открывает несколько расчетных счетов в одном банковском учреждении, она может ограничиться заполнением одной карточки (при том условии, что доступ к счетам будут иметь одни и те же лица). Если же расчетные счета открываются в разных банках, то, конечно, в каждом случае придется заполнять отдельную карточку.

Кто заполняет документ

Документ состоит из трех частей.

• Первую заполняет директор организации или ее представитель, уполномоченный специально доверенностью,
• вторую – работник нотариальной конторы,
• третью – специалист банка.

Унифицированная или произвольная форма

На сегодняшний день нет единого, обязательного к применению, образца карточки.

Банки, а также иные организации, использующие карточку в своей деятельности, могут пользоваться разработанными внутри учреждения шаблонами или применять форму № 0401026. Форма удобна тем, что она содержит все необходимые пункты и параметры, не нужно ломать голову над составлением собственного бланка.

Однако, если банк считает ее недостаточно информативной (например, требует наличия ИНН, КПП, кодов ОКПО, ОКВЭД, и т.п.), он может пойти по пути самостоятельного создания карточки.

Правила по оформлению

Карточку можно заполнять на компьютере (если банк готов предоставить ее в электронном формате) или от руки шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета (но, ни в коем случае не карандашом).

Подпись должна быть только оригинальной, применение факсимильной подписи (т.е. отпечатанной каким-либо способом) строго запрещено. Также недопустимы помарки, неточности и какие-либо исправления.

Если оплошность при заполнении карточки все же была допущена, испорченный бланк следует уничтожить, и заполнить новый.
Количество необходимых экземпляров карточки каждый банк устанавливает на свое усмотрение.

Важное условие: при постановке подписей должен присутствовать либо представитель банка, либо нотариус.

Образец заполнения: лицевая сторона

На первой странице карточки:

1. В поле «Владелец счета» следует написать полное наименование предприятия (с расшифрованным организационно-правовым статусом) или фамилию-имя-отчество ИП, открывающего расчетный счет в банке (эти данные должны полностью соответствовать учредительным бумагам фирмы).
2. Далее указывается адрес (место нахождения предприятия или место жительства индивидуального предпринимателя), а также актуальный номер телефона для связи.
3. Затем пишется название банковского учреждения.

С правой стороны ничего писать не нужно – здесь специалист банка поставит свои отметки.

<Письмо> Казначейства России от 02.04.2018 N 07-04-05/22-5557 «О заверении Карточки образцов подписей»

В соответствии с положениями части 8 статьи 5 Федерального закона от 5 декабря 2017 г. N 362-ФЗ «О федеральном бюджете на 2018 год и плановый период 2019 и 2020 годов» территориальные органы Федерального казначейства (далее — органы Федерального казначейства) осуществляют на основании обращения финансового органа субъекта Российской Федерации (муниципального образования) казначейское сопровождение средств субсидий, предоставляемых из бюджетов субъектов Российской Федерации (местных бюджетов) юридическим лицам, крестьянским (фермерским) хозяйствам, индивидуальным предпринимателям, источником финансового обеспечения которых являются субсидии, предоставляемые из федерального бюджета бюджетам субъектов Российской Федерации (далее — средства субсидий) в целях софинансирования расходных обязательств указанных субъектов Российской Федерации по поддержке отраслей промышленности и сельского хозяйства.

При казначейском сопровождении указанных средств субсидий органы Федерального казначейства открывают юридическим лицам, крестьянским (фермерским) хозяйствам, а также индивидуальным предпринимателям (далее — клиенты) лицевые счета для учета операций неучастника бюджетного процесса (далее — лицевые счета).

Открытие и ведение лицевых счетов осуществляется в соответствии с положениями Порядка открытия и ведения лицевых счетов территориальными органами Федерального казначейства, утвержденного приказом Федерального казначейства от 17 октября 2016 г. N 21н (далее — Порядок N 21н).

В соответствии с пунктом 13 Порядка N 21н открытие клиентам лицевого счета осуществляется на основании:

— Заявления на открытие лицевого счета (код формы по КФД 0531752);

— Карточки образцов подписей к лицевым счетам (код формы по КФД 0531753) (далее — Карточка);

— копии договора (соглашения) о предоставлении субсидии, заключенного между главным распорядителем средств бюджета субъекта Российской Федерации (местного бюджета) и получателем указанной субсидии.

Формирование, оформление и представление клиентами Карточки в органы Федерального казначейства осуществляется в соответствии с требованиями пунктов 15 и 18 Порядка N 21н.

В соответствии с положениями абзаца третьего пункта 120 Порядка N 21н Карточка заверяется на оборотной стороне в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

При этом Федеральное казначейство в целях открытия лицевых счетов клиентам также считает возможным представлять в органы Федерального казначейства Карточку, заверенную главным распорядителем средств бюджета субъекта Российской Федерации (местного бюджета), предоставившим субсидию, в случае отсутствия нотариального свидетельствования подлинности подписей, либо оформлять Карточку в присутствии должностного лица органа Федерального казначейства, уполномоченного приказом руководителя органа Федерального казначейства (далее — Уполномоченное лицо), в следующем порядке.

1. Для оформления и заверения Карточки в органах Федерального казначейства клиентам необходимо представить соответствующие документы.

Для юридического лица таким документом является устав или учредительный договор в зависимости от организационно-правовой формы созданного юридического лица.

Для индивидуального предпринимателя является свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, а также выписка из Единого Государственного Реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП).

Для крестьянского (фермерского) хозяйства, как и для индивидуального предпринимателя, является свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя в случае создания фермерского хозяйства одним гражданином либо соглашение о создании фермерского хозяйства в случае создания фермерского хозяйства несколькими гражданами.

2. Уполномоченное лицо устанавливает:

личности указанных в Карточке лиц на основании представленных документов, удостоверяющих личность (паспорта гражданина Российской Федерации);

полномочия указанных в карточке лиц на основе изучения представленных клиентом учредительных документов, а также документов о наделении лица соответствующими полномочиями.

3. Лица, указанные в Карточке, в присутствии Уполномоченного лица проставляют собственноручные подписи в соответствующем поле Карточки. В незаполненных строках проставляются прочерки.

4. Уполномоченное лицо в подтверждение совершения подписей лиц, указанных в Карточке, в их присутствии заполняет раздел «Отметка об удостоверении полномочий и подписей», указывая свою должность, фамилию и инициалы, указывает дату и проставляет собственноручную подпись с приложением печати (штампа), определенной для этих целей приказом руководителя органа Федерального казначейства.

Оформляем карточку образцов подписей

Карточка образцов подписей — это документ, который оформляют в банке для подтверждения полномочий руководителя и главного бухгалтера совершать операции по счету. Оформляется на унифицированном бланке.

Функции банковской карточки

У каждой организации обязательно есть расчетный счет в банке для ведения хозяйственной деятельности. При открытии счета руководство передает в кредитную организацию пакет документов, состав которого определен инструкциями Банка России и внутренними нормативными документами банка. В такой пакет всегда входит банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати, в 2021 году она актуальна, как и десятилетия назад. Хотя большинство банковских операций сейчас происходит в режиме онлайн, обязанность подтвердить подписи должностных лиц, уполномоченных на управление финансами, никто не отменял.

Функции банковской карточки образцов подписей шире, чем кажется:

• она содержит полную информацию о клиенте и его должностных лицах. из документа легко узнать реквизиты, адрес и другие данные, не поднимая личное дело;
• она удостоверяет подлинность автографов и полномочий должностных лиц.

Даже если большинство транзакций клиент осуществляет через систему клиент-банка, документ необходим для его подключения, создания ЭЦП для использования.

Какая форма предусмотрена Центробанком РФ и банками

В инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И (ред. от 02.02.2021) содержится унифицированная форма карточки для сравнения подписей клиентов банков. Но она не обязательна к применению, финансовый регулятор только рекомендует этот бланк. Банки вправе самостоятельно разработать удобную для них форму и применять ее при работе с клиентами. В ВТБ действует одна карточка с образцами подписей и оттиска печати, Сбербанк применяет другую, а Генбанк — третью. Различаются с рекомендованной Центробанком они незначительно.

Такая разница в бланках не проблема для организаций и ИП, обычно действующую форму выдают вместе с заявлением, анкетой, договором и другими документами при открытии счета в банке. Требования к ее заполнению контролируют сотрудники кредитной организации. Раньше предусматривалось обязательное нотариальное удостоверение каждого автографа, сейчас это опционально.

Оформление для бюджетных учреждений

В бюджетных учреждениях действует особый порядок управления финансами. У них нет расчетных счетов в банках, они обслуживаются в подразделениях Федерального казначейства РФ (ч. 1 ст. 220.1 Бюджетного кодекса РФ). Для них предусмотрена специальная карточка подписей для Казначейства в 2021 году — ее обновленный бланк действует с 01.01.2021, он утвержден приказом Казначейства России от 17.10.2016 № 21н (ред. от 01.04.2020). Его применение обязательно для всех бюджетных учреждений, которые обслуживаются в подразделениях Казначейства.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить карточку образцов для кассира. Используйте эти инструкции бесплатно.

Заполняется ли карточка подписей на каждый открытый расчетный счет

Для компаний, у которых открыты несколько счетов в разных банках, потребуется отдельная копия карточки с образцами подписей и оттиска печати, заверенная по всем правилам. В документах для разных кредитных организаций допускается указывать разных уполномоченных лиц, если это необходимо и предусмотрено локальными актами.

При открытии нескольких счетов в одной кредитной организации чаще всего обходятся одним общим документом, но допустимо оформить отдельный для операций по каждому счету — все зависит от требований банка.

Если требуется образец карточки с образцами подписей для контрагента, его оформляют отдельно или запрашивают в кредитной организации копию. Сотрудники и их автографы в таком документе чаще всего отличаются от банковских, так как с кредитными организациями взаимодействуют руководители, бухгалтеры и кассиры, а с контрагентами — снабженцы, менеджеры, логисты и другие уполномоченные работники.

Кто заполняет банковский документ

Основные поля документа заполняет представитель организации — клиента банка, технические поля — сотрудники кредитной организации. Заполнение сейчас разрешено не только от руки, но и автоматизированным способом — с помощью компьютера и печатающей техники.

Основное требование — личные автографы их владельцы выполняют собственноручно в присутствии сотрудника банка, руководства организации или нотариуса.

Правила оформления

Когда заполняется карточка образцов подписей в банк в 2021 году представителем организации, ему необходимо придерживаться требований из инструкции ЦБ РФ № 153-И.

Если используется унифицированная форма документа (ОКУД 0401026), следует заполнить все поля и поставить сплошные прочерки в незаполненных местах. В карточке обязательно указывают:

1. Наименование владельца счета — полное, как в учредительных документах, и сокращенное.
2. Наименование кредитной организации, в которой открыт счет.
3. Наименование и номер счета, по которому осуществляются операции.
4. Номер контактного телефона.
5. Полностью Ф.И.О. лиц, чьи подписи удостоверяются.
6. Образцы подписей.
7. Дату заполнения.
8. Образец оттиска печати (не всегда).

В специальном поле ставится удостоверительная надпись о свидетельствовании подлинности автографов. Ее делает:

• нотариус;
• руководитель организации;
• уполномоченный сотрудник банка.

При необходимости документ составляется и заверяется в нескольких равносильных экземплярах.

Обязателен ли оттиск печати

По нормам Гражданского кодекса РФ, российские юридические лица вправе работать без круглой печати, если это закреплено в уставе. В такой ситуации в карточке образцов оттиск печати не ставится. В остальных случаях он обязателен.

Образец заполнения разрешительной документации

Вот так выглядит образец карточки с образцами подписей и оттиска печати (лицевая сторона) в заполненном виде:

Оборотная сторона с местом для удостоверяющей записи:

Прекращение действия удостоверенных образцов

Документ, удостоверяющий подлинность автографов сотрудников, уполномоченных на взаимодействие с кредитной организацией, не имеет срока годности. Он действует до тех пор, пока в банке открыт счет и в организации работают указанные в нем лица. При необходимости карточку разрешается заменить или аннулировать при закрытии счета. Она не уничтожается и остается на хранении в банке, но перечеркивается по диагонали с надписью о недействительности.

Новые правила оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати

С 1 июля 2003 г. вступило в силу Указание ЦБ РФ от 21.06.2003 N 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати».

Это Указание внесло изменения в прежний порядок оформления карточки с образцами подписей, который ранее регулировался Инструкцией Госбанка СССР от 30.10.1986 N 28 «О расчетных, текущих и бюджетных счетах, открываемых в учреждениях Госбанка СССР».

Каждое юридическое лицо или его обособленное подразделение при открытии счета в банке, физическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель) или физическое лицо, занимающееся частной практикой, должно оформить ряд документов. Среди них должен присутствовать и бланк формы N 0401026 по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93) «Карточка с образцами подписей и оттиска печати».

Форма карточки приведена в Приложении к Указанию N 1297-У, которым установлены и правила ее заполнения.

Новая форма карточки и правила ее оформления будут использоваться только при открытии новых счетов или предоставлении права распоряжения счетом другим должностным лицам организации, причем для юридических лиц эти правила будут применяться с 1 сентября 2003 г.

Заменять карточки, оформленные до вступления в силу Указания N 1297, не надо.

Общие правила оформления карточки

Организация или предприниматель (далее — клиент) заполняют карточку либо на компьютере, либо на пишущей машинке (черный шрифт), либо ручкой (черного, синего или фиолетового цвета).

Использовать факсимильную подпись, как и раньше, не разрешается.

Карточка представляется в банк в одном экземпляре по каждому банковскому счету (до 1 июля 2003 г. карточку необходимо было оформлять в двух экземплярах). Необходимое количество дополнительных экземпляров карточек банк копирует сам. Копии карточек заверяются подписью главного бухгалтера банка или его заместителя.

Новым является и следующее: если расчетно-кассовое обслуживание нескольких банковских счетов одновременно осуществляет один и тот же операционный работник этого банка и лица, наделенные правом подписи по открытым в банке счетам совпадают, то карточку для каждого счета можно не оформлять. Достаточно одного ее экземпляра.

Бланки карточек изготавливаются банками и выдаются клиентам по их просьбе. В бланке разрешается делать такое количество строк в полях «Владелец счета», «Фамилия, имя, отчество», «Должность» и «Образец подписи», которое соответствует количеству лиц, имеющих право первой или второй подписи.

Основным нововведением является то, что теперь карточку можно оформить без нотариального заверения.

Для этого непосредственно в помещении банка его уполномоченный сотрудник устанавливает личности указанных в карточке лиц на основании всех представленных клиентом документов (документов, удостоверяющих личность, учредительных документов, приказов о назначении на должность, доверенностей и т.д.).

Лица, пользующиеся правом соответствующей подписи, расписываются в карточке в присутствии уполномоченного лица банка. В незаполненных строках проставляются прочерки.

На оборотной стороне карточки в поле «Место для удостоверительной надписи» уполномоченное лицо банка ставит свою подпись, которая подтверждает, что указанные лица лично расписались в его присутствии, и после этого ставит печать банка.

После регистрации открытых клиентам счетов в поле карточки «N банковского счета» записывают присвоенный номер банковского счета.

Если происходит замена карточки и номер банковского счета известен, то его необходимо вписать в карточку сразу при ее заполнении.

В случае замены или наделения правом подписи новых сотрудников (например, при принятии на работу заместителя главного бухгалтера), а также замены (утери) печати и в иных случаях изменения реквизитов клиента (изменение организационно-правовой формы юридического лица, изменение места нахождения; изменение фамилии, имени, отчества физического лица, индивидуального предпринимателя и т.д.), карточку необходимо оформить заново.

Заполнение карточки с образцами подписей

Форма карточки не претерпела принципиальных изменений по сравнению с формой, которая использовалась ранее.

Пример оформления карточки приведен на с. 17. В карточке примера заполнены только те поля, которые должен заполнить владелец банковского счета.

На лицевой стороне карточки в поле «Владелец счета» юридическое лицо указывает свое полное наименование в соответствии со свидетельством о государственной регистрации.

Физическое лицо в этом поле записывает полностью свои фамилию, имя, отчество, дату рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность.

Индивидуальный предприниматель указывает те же сведения, что и другие физические лица, но, кроме этого, еще должен сделать запись: «индивидуальный предприниматель», а физические лица, занимающиеся частной практикой, дополнительно указывают вид деятельности (адвокат, нотариус и т.д.).

В поле «Место нахождения (место жительства)» указывается адрес постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (обособленного подразделения), а для физического лица и индивидуального предпринимателя — адрес фактического места жительства.

В поле «тел. N» записывают в скобках междугородний код населенного пункта и номер телефона клиента.

В поле «Банк» указывают полное наименование банка.

Поле «Прочие отметки» заполняет банк.

Так, например, здесь указывают период действия карточки, порядок и периодичность выдачи выписок по расчетному счету и т.д.

На оборотной стороне карточки заполняют поле «Краткое наименование владельца счета».

Для юридического лица — это краткое его наименование согласно Свидетельству о регистрации (положению об обособленном подразделении). При отсутствии краткого наименования пишется полное его наименование.

Для физических лиц в этом поле пишутся полностью их фамилия, имя и отчество, а для физических лиц, занимающихся частной практикой, дополнительно указывается вид деятельности.

Для индивидуальных предпринимателей кроме полной фамилии, имени, отчества, добавляют запись: «индивидуальный предприниматель».

Поле «Должность» заполняют только юридические лица. Они указывают должности лиц, которые наделены правами первой или второй подписи.

В поле «Фамилия, имя, отчество» вписываются полностью фамилия, имя, отчество лиц, имеющих право первой или второй подписи, а в поле «Образец подписи» эти лица проставляют собственноручные подписи.

Напомним, что право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица, а также другим должностным лицам, которые наделены этим правом по приказу руководителя.

Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру и (или) лицам, которые назначены вести бухгалтерский учет согласно приказу руководителя организации.

Правом первой или второй подписи могут обладать одновременно несколько сотрудников юридического лица, однако один и тот же сотрудник юридического лица не может одновременно иметь право и первой, и второй подписи.

Лицевая сторона

Если в штате юридического лица отсутствуют сотрудники, которые уполномочены вести бухгалтерский учет, то в карточке заполняются только реквизиты для одной «первой подписи», а в поле «фамилия, имя, отчество» для второй подписи делается запись: «Бухгалтерский работник в штате не предусмотрен».

В поле «Дата заполнения» клиент проставляет число, месяц и год заполнения карточки. Эту дату лучше проставлять непосредственно в банке при оформлении карточки.

Для юридического лица в поле «Подпись клиента» дополнительно расписывается руководитель юридического лица, а при оформлении карточки предпринимателем он также дополнительно ставит свою подпись.

Если право первой или второй подписи временно предоставляется лицам, не указанным в имеющихся карточках, то делаются дополнительные (временные) карточки с образцами подписей этих лиц.

В правом верхнем углу на лицевой стороне карточки ставится отметка «Временная». На оборотной стороне в поле «Срок полномочий лиц, временно пользующихся правом подписи» указывается дата, до которой эти полномочия действуют, например: «до 1 января 2004 г.».

В поле «Образец оттиска печати» проставляют четкий образец оттиска печати, который, так же как и подписи, лучше проставить непосредственно в банке при оформлении карточки.

Как и прежде, подлинность первой и второй подписей может быть удостоверена нотариально. Тогда в поле «Место для удостоверительной надписи» нотариус делает соответствующую запись. После этого заверенную нотариусом карточку представляют в банк.