Порядок и расчет оплаты проживания в командировке

Еду в командировку и хочу жить в нормальном отеле

Моя работа связана с командировками. Чаще всего это длительные поездки — от 4 до 9 недель.

Раньше нас размещали в гостиницах, в стандартных одноместных номерах. Но в последнее время организация в целях экономии стала снимать нам квартиры. Сначала это были двух- и трехкомнатные квартиры, у каждого сотрудника была отдельная комната. Но на следующую командировку нам сняли однокомнатную квартиру, в которой мы будем жить втроем.

Подскажите, пожалуйста, регламентирует ли трудовой кодекс нормы размещения сотрудников в командировках?

Сразу скажем, что в законе нет конкретных параметров жилья, в котором должны проживать командированные. Но побороться за свои права все-таки можно.

В ТК РФ прописано, что у работника есть право на справедливые условия труда, которые отвечают требованиям безопасности и гигиены. А также право на отдых. И работодатель должен гарантировать соблюдение этих прав.

Еще трудовой кодекс говорит, что командировка — это поездка для исполнения служебного поручения вне места основной работы. Если вы едете на несколько дней или месяцев, получается, что в командировке вам придется и работать, и отдыхать.

Сотрудника в командировку отправляет работодатель. Он же должен обеспечить вам условия для проживания, в которых вы сможете полноценно отдыхать в нерабочее время.

Правила о расходах и жилье в командировках

Работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой, в том числе расходы по найму жилого помещения. Порядок и размеры такого возмещения прописываются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Эти документы утверждает сам работодатель, но в строгом соответствии с трудовым законодательством. Норм, ухудшающих положение работников в сравнении с законом, в них быть не должно.

Когда вас принимали на работу, вам должны были дать коллективный договор и другие акты, чтобы вы прочитали, какие правила и нормы действуют в компании. Причем ознакомиться с документами вы должны были под роспись.

Если ваш работодатель хочет, чтобы командированные сотрудники жили в каком-то конкретном месте, это должно быть зафиксировано в локальных актах. Некоторые организации вписывают пункт о жилье в командировках в свои внутренние документы, потому что им так удобнее работать. Например, с гостиницей или владельцем квартиры заключен договор, по которому оплата идет безналом, не нужно выдавать деньги на расходы авансом, а потом оформлять отчеты сотрудника.

Еще раз внимательно прочитайте локальные акты. Проверьте, что в них написано по поводу проживания в командировках. Если до этого вы жили в гостиницах и разных квартирах, а теперь вас планируют поселить в новом жилье, вряд ли в них будет указано конкретное место проживания.

Как отстоять свои права

Если в локальных актах нет конкретного места проживания и есть сумма, которую предприятие выделяет на командировочные расходы, вы можете отказаться селиться в одной квартире с другими сотрудниками. Вы вправе снять номер в гостинице или другое жилье. Главное — уложиться в установленный работодателем денежный лимит на проживание.

Если ваш работодатель откажется возместить вам эти расходы, вы можете обратиться в суд, ссылаясь на статью 168 ТК РФ .

Теоретически ваш работодатель может сейчас по-быстрому вписать в локальные акты пункт о выбранной им маленькой квартире для командировок. В этом случае он должен ознакомить вас с новым порядком. А вы после ознакомления вправе обратиться в трудовую инспекцию. Она рассматривает заявления, письма и жалобы работников о нарушениях их трудовых прав.

Проживание трех посторонних друг другу людей в однокомнатной квартире в течение нескольких недель плохо соотносится с правами на отдых и на условия труда, которые отвечают требованиям гигиены. Это вы можете указать в своей жалобе.

После рассмотрения жалобы трудовая инспекция должна выдать вашему работодателю предписание об устранении нарушений трудового законодательства. Если руководство компании откажется выполнять его, инспекция вправе потребовать его исполнения и защиты ваших прав в судебном порядке. Вы и самостоятельно можете подать заявление в суд, но с помощью трудовой инспекции вам будет проще отстоять свои интересы: как минимум вам помогут с составлением заявления и подготовкой документов.

Если вы ездите в командировки не только по России, но и за границу, почитайте нашу статью о том, можно ли стать налоговым нерезидентом из-за командировок, чтобы не платить налоги по высокой ставке.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.

Оплата проживания в командировке

Направляя сотрудника в командировку, предприятие обязано произвести оплату его расходов на проезд, проживание, суточных, а также сохранить за командируемым его средний заработок. Существует много нюансов, которые необходимо учесть при съеме жилья для командировочного. Сегодня мы рассмотрим все возможные случаи и расскажем, как проходит оплата проживания в командировке.

Оформляем командировку

Решив направить сотрудника в командировку, руководитель оформляет приказ, где точно указывает цель поездки. Согласно действующему законодательству, регулирующему данный процесс, работодатель обязан произвести возмещение расходов на транспорт, проживание, оплатить суточные и сохранить за сотрудником его средний заработок.

После окончания командировки работник обязан в течение трех рабочих дней оформить авансовый отчет, где необходимо отразить все произведенные расходы и написать служебную записку. Бухгалтерия на основании полученных документов принимает к учету произведенные расходы.

Однако, если с транспортом все более или менее ясно и принимаются к учету приложенные билеты, то вот на проживание стоит обратить особое внимание.

Оформляем расходы на жилье

Расходы по найму жилого помещения являются частью командировочных затрат. Подтверждая свое фактическое проживание в гостинице, сотрудник должен представить соответствующие документы. Сотрудники налоговой службы предъявляют данным формам особые требования, соблюдать которые необходимо для того, чтобы впоследствии уменьшить налогооблагаемую базу, рассчитывая налог на прибыль.

Итак, возмещение расходов сотруднику предприятие проводит на основании ст. 168 ТК РФ. Оплата гостиницы в командировке осуществляется на основании представленного чека ККМ и счета. Причем второй документ должен содержать полную информацию о предприятии, оказывающем услугу. Но некоторые отели работают без использования кассовой техники. В этом случае проживающему в гостинице обязаны выдать бланк строгой отчетности, который также можно приложить в качестве подтверждающего документа по найму жилья. Обратите внимание, что БСО может иметь абсолютно любое название: чек, квитанция или счет – это значения не имеет.

Требования к документам

С 2008 года каждая гостиница имеет право на самостоятельную разработку этой формы, учитывая при этом определенные требования:

• Форма должна содержать информацию обо всех реквизитах предприятия и предоставляемых услугах, печать.
• Изготовление бланка должно осуществляться только типографским способом, а не на обычном компьютере.
• БСО должен иметь индивидуальный номер.

Если предоставленный счет не будет соответствовать предъявленным требованиям, то его нельзя будет принимать к учету в качестве расходов по налогу на прибыль. Очень часто при выявлении разногласий в оформлении бланка представителям компании приходиться отстаивать свои интересы в судебных инстанциях.

А как быть, если сотрудник забыл потребовать нужные формы при выезде из гостиницы или потерял их? Возможно ли провести возмещение расходов без подтверждающих документов. Сотрудники ИФНС советуют запросить справку из отеля на конкретного человека, которая подтвердит факт его проживания в номере. Причем форма должна содержать подробную информацию о предоставленных услугах и их стоимости. Но все же данный документ может вызвать подозрения при проведении камеральной проверки, и вам придется отстаивать свои интересы в судебном порядке.

Что с дополнительными услугами

Каждая гостиница имеет свой ресторан и предоставляет попутные услуги. Но обратите внимание, если в счете данный вид расходов будет оформлен отдельной строкой, то они не принимаются к учету, как траты за проживание, и не могут учитываться при исчислении налога на прибыль.

А что по поводу прочих услуг, предоставляемых гостиницей? Например, бронирование номеров. По мнению специалистов ФНС, данный вид услуги можно учитывать при расчете налогооблагаемой базы на прибыль. Но расход финансовых средств обязательно должен быть подтвержден документально.

Некоторые компании, направляя сотрудника в командировку, снимают для него квартиру. Оплату за проживание организация возлагает на свои плечи, и, естественно, этот вид расходов сотруднику не возмещается. И еще один момент. Если квартира оплачена на месяц, а сотрудник проживал в ней 21 день, то при исчислении налога на прибыль возможно учесть арендную плату только за 21 день. Досрочный выезд не позволяет принимать к учету расходы по аренде жилья полностью, если она не использовалась по назначению.

Многие предприятия устанавливают нормы на проживание в гостинице. Но возникает вопрос, если сотрудник превысил этот лимит, облагается ли НДФЛ эта разница? Естественно, нет. При налогообложении учитываются ограничения, предусмотренные на законодательном уровне, в данном случае к учету принимаются фактически произведенные расходы.

Как правильно оплатить командировку в 2020 году

Если работник отправляется в служебную командировку, то работодатель, то есть руководитель бюджетного учреждения, должен обеспечить такому специалисту возмещение его затрат. Такие расходы связаны не только с покупкой билетов или арендой гостиничного номера. Дополнительно в оплату за командировку включаются расходы, которые направлены на компенсацию неудобств, связанных с проживанием вне места основного жилья, то есть суточные.

Это не окончательный перечень гарантий. По статье 168 ТК РФ наниматель должен гарантировать сохранение рабочего места и оплату по среднему заработку командировки.

Состав командировочных расходов:

1. Средняя зарплата за дни пребывания в служебной поездке. Рассчитывается по среднему за 12 месяцев, предшествующих месяцу командирования.
2. Суточные. В организации должен быть установлен лимит для оплаты. Законодательных ограничений нет, размер зависит от финансовых возможностей предприятия. Сумма зависит от количества суток командировки.
3. Транспортные расходы. Включают в себя оплату билетов, комиссии, страховки, а также иные виды затрат. Например, компенсация ГСМ работнику, использующему личный автомобиль в командировке.
4. Траты на проживание. Допустимо включить оплату гостиничного номера, оплату койко-места или комнаты в общежитии либо плату за съем квартиры посуточно.
5. Иные расходы, согласованные с работодателем. Например, работник использует личный транспорт для служебной поездки. Траты на содержание автомобиля в пути может оплатить работодатель.

Как оплачивается командировка в 2020 году

Все затраты работника в служебной поездке должны быть компенсированы. Но законодатели предусмотрели ряд рекомендаций по ограничению таких расходов. Что это значит? Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Но некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.

Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.

В соответствии со ст. 168 (Трудовой кодекс — командировки) оплата (ее размеры) не ограничивается. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.

Командировочные расходы выплачивают авансом. По возвращении специалист составляет авансовый отчет и подтверждает издержки документально. Прикладывает к отчету счета, чеки, билеты, договоры и квитанции. Бухгалтер или ответственное лицо проверяет отчетность, затем подает на утверждение руководству.

О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2020 году».

Расчет среднего заработка для оплаты командировочных

Чтобы правильно рассчитать сумму оплаты на период командирования работника, руководствуйтесь действующим Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007. Основные правила представим в виде инструкции:

1. Определяем расчетный период. Для таких выплат расчетным периодом признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник направлен в поездку. Например, командировка в апреле 2020 г., следовательно, расчетный период: февраль 2018 г. – март 2020 г.
2. Высчитываем базу для расчета. Собираем информацию обо всех начислениях и доходах специалиста. Затем исключаем выплаты, которые поименованы в пункте 5 Постановления № 92. Например, больничные пособия, декретный отпуск и аналогичные случаи.
3. Рассчитываем число фактически отработанных дней. В показатель не включаем дни, которые приходились на время болезни и отпуска, а также иные периоды, которые приходились на исключаемые выплаты (ст. 5 Постановления № 922).
4. Теперь делим базу для расчета на фактически отработанные дни. Полученная сумма среднедневного заработка положена специалисту за каждый день нахождения в служебной поездке.

Пример расчета

Путешественников Эдуард Антипович командирован на 20 календарных дней в апреле 2020 г.

Расходы на командировки госслужащих: интересные ситуации из практики за 2020–2021 годы

Всякий ли класс обслуживания можно оплатить при поездке на поезде? Может ли служащий воспользоваться улучшенным номером в гостинице? Возмещать ли расходы на проживание по распечатке электронного кассового чека? Расскажем, как отвечали суды на эти и другие вопросы.

• Расходы на проезд можно подтвердить билетом без обязательного реквизита

Перевозчик некорректно оформил билет. Он не указал в нем несколько обязательных реквизитов . Казначейство посчитало, что документ не подтверждает расходы служащего.

Апелляция и кассация защитили права сотрудника. Он вправе подтверждать расходы другими документами транспортных организаций. Требований к их форме нет. ВС РФ не стал пересматривать эти выводы.

Отметим, спор касался федеральных служащих. Их право использовать другие документы закрепляет порядок командирования.

• При оплате билета надо учитывать и категорию вагона, и класс обслуживания

Госорган возмещал служащим расходы на проезд в вагонах категории «С» с местами для сидения. Некоторые сотрудники приобрели билеты с обслуживанием бизнес-класса «1С» и даже с еще более высоким классом обслуживания «1В». Контролеры признали возмещение этих затрат неправомерным. Они полагали, что оплатить можно только обслуживание эконом-класса.

Порядок командирования служащих госоргана разрешал компенсировать расходы не более стоимости проезда в вагоне-купе с экономическим классом обслуживания либо в вагоне категории «С».

Судьи отметили: класс обслуживания указан только для купейных вагонов. В вагонах с местами для сидения можно оплачивать класс «1С». Однако расходы на обслуживание «1В» излишние. Госорган их не обосновал.

• Вынужденную остановку в пути нужно доказать

Служащий отправился в командировку на автомобиле. На обратном пути машина сломалась. В результате поездка заняла на 1 день больше срока командирования. Сотруднику возместили расходы на жилье с учетом задержки.

Контролеры посчитали оплату дополнительного дня проживания незаконной. Приказ о продлении командировки госорган не издавал. Причину остановки в пути служащий не подтвердил чеками на ремонт машины или другими документами. Суд с проверяющими согласился.

• Можно оплатить номер улучшенного типа или без обозначения категории

Порядок командирования в госоргане предусматривал компенсацию за жилье в пределах стоимости однокомнатного одноместного номера. Служащий проживал в таких номерах. Однако по документам гостиниц в одном случае ему предоставили «улучшенный» номер, в другом — без обозначения категории.

Проверяющие сочли компенсацию неправомерной. Суд же ее одобрил: в порядке командирования категория номера не указана. Контролеры не доказали, что расходы служащего излишние.

Отметим, ранее Минтруд рекомендовал служащим и руководителям госорганов перед оплатой услуг гостиницы согласовывать размер затрат. Необоснованное завышение расходов могут признать неэффективным использованием бюджетных средств.

• Оплату за проживание можно подтвердить распечаткой электронного чека

Служащий оплатил проживание в номере через «онлайн-банк». Гостиница направила ему кассовый чек на электронную почту. Документ в бумажной форме она не выдавала.

По месту службы сотрудник представил распечатку электронного чека. Госорган отказался возмещать по ней расходы, но суд решил иначе. По закону распечатку электронного чека приравнивают к чеку, который отпечатали на ККТ. Поэтому ее достаточно, чтобы подтвердить оплату.

Отметим, подлинность чека можно проверить с помощью сервисов ФНС. Факт оказания услуг гостиницей подтверждают иными доказательствами.

• По переданным полномочиям суточные выплачивают согласно методике расчета субвенции

Региональный госорган исполнял переданные федеральные полномочия. За счет субвенции на эти цели он оплачивал служащим суточные в размере 700 или 200 руб. в зависимости от места командирования. Данные суммы устанавливал региональный порядок командирования.

Контролеры признали расходы завышенными. При исполнении переданных полномочий БК РФ обязывает использовать нормативы, по которым рассчитывали субвенцию. Ее размер определили исходя из норматива для федеральных служащих — 100 руб. в сутки. Превышать эту сумму можно только за счет бюджета региона. Суд поддержал доводы контролеров.

• Неизрасходованный остаток аванса можно взыскать со служащего через суд

После командировки служащий отказался возвращать неизрасходованный остаток аванса. Госорган не мог удержать суммы в одностороннем порядке, поэтому обратился в суд. Тот принял решение взыскать деньги со служащего.

Вернуть остаток аванса обязывал порядок командирования служащих госоргана. Аналогичную норму устанавливает общее для всех работников Положение N 749. Сотрудник не имел права присваивать эти суммы. Они не считаются средствами к существованию, работодатель перечислял их не по своей воле.