Шпаргалка делопроизводителя
Положение об отделе по своему месту в системе документации напоминает должностную инструкцию. Эти два документа относятся к локальным нормативным актам организации. Они не являются обязательными с точки зрения трудового законодательства, однако их необходимость очевидна.
Почему? Они распределяют обязанности и ответственность между сотрудниками и отделами. Главное их отличие — должностная инструкция составляется для сотрудника, а положение — для структурного подразделения.
Итак, положение о структурном подразделении нужно самой организации — руководителю, начальнику отдела, сотрудникам. На практике оно помогает разрешать спорные ситуации. Например, когда два отдела не могут выяснить кто будет отвечать на письмо, подготавливать информацию, организовывать совещание. Поэтому в положении каждый пункт, имеющий отношение к работе отдела, должен быть прописан.
Из чего состоит положение об отделе?
Структура положения состоит из разделов, которые являются типовыми. Однако, структура не закреплена в нормативных актах, поэтому организация вправе сама разработать типовую форму положения о структурном подразделении. Мы же будем опираться на общепринятую структуру положения в кадровом делопроизводстве.
- Общие положения.
В этом разделе мы указываем наименование структурного подразделения, кому подчиняется в структуре предприятия, какими документами руководствуется в своей деятельности, наименование должности руководителя структурного подразделения и какие требования предъявляются к кандидату на эту должность.
Задачи.
Для заполнения этого раздела отвечаем на вопрос: для решения каких задач создано структурное подразделение? Задач должно быть немного — от одной до трех.
Функции.
В этом разделе прописываем более конкретно виды деятельности структурного подразделения. Они в совокупности решают основные задачи.
Обязанности.
Еще более конкретное понятие. В этом пункте перечисляем все виды работ, которые осуществляют сотрудники структурного подразделения.
Права.
В этом пункте четко обозначаем на что имеют право структурное подразделение и его сотрудники.
Ответственность.
В этом разделе перечисляем виды ответственности, которую могут понести сотрудники структурного подразделения за неисполнение обязанностей.
Взаимодействие.
Здесь прописываем с какими подразделениями взаимодействует отдел и по каким вопросам.
Для качественной разработки положения об отделе изучите самые важные документы организации: учредительные документы, положение об организации, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников отдела, а также типовые образцы положений. Такая подготовка поможет не упустить важные детали и пункты.
Затем согласуйте текст положения с руководителем структурного подразделения, юридическим отделом, начальником отдела кадров и заместителем руководителя, курирующим отдел.
Затем утвердите положение у руководителя организации и ознакомьте заинтересованных сотрудников.
Положение об отделе , Тема №806891
1.1. Отдел _____________________ является самостоятельным структурным подразделением компании.
1.2. Отдел ____________________ формируется приказом директора (решением учредителя) компании.
1.3. Отдел ___________________ ликвидируется приказом директора (решением учредителя) компании.
1.4. Отдел ______________________ возглавляет ________________________________, который назначается директором компании и подчиняется непосредственно директору компании.
1.5. Сотрудники отдела _________________ назначаются ______________ по представлению __________________________.
1.6. Отдел __________________________ в своей деятельности руководствуется:
— действующими законодательными и нормативными актами;
1.7. На время отсутствия сотрудников отдела (командировка, болезнь, отпуск и т.п.) их обязанности исполняют лица, назначенные в установленном порядке, которые приобретают соответствующие права и обязанности и несут ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.
1.9. Основные понятия, используемые в настоящем положении:
2. Структура отдела
2.1.Структуру и численность отдела _________________________ определяет директор компании приказом по согласованию (представлению) ________________________________.
2.2. Отдел ______________________________ имеет в своем составе следующие структурные подразделения:
При этом в структурное подразделение _____________________________________ входят сотрудники, занимающие должности _______________________________, а в структурное подразделение _____________________________________ входят сотрудники, занимающие должности _______________________________________________.
2.3. Распределение обязанностей сотрудников отдела и утверждение их должностных инструкций осуществляет _______________________________ по согласованию с директором компании, ___________________________.
3. Задачи и функции отдела __________________________
3.1. Задачи отдела:
3.2. Функции отдела:
4. Права отдела ______________________:
4.1. Давать сотрудникам отдела(ов) ___________________ указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела ________________________, в соответствии с их должностными инструкциями.
4.2. Участвовать в совещаниях компании, проводимым, в том числе, по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.
4.3. Запрашивать от других структурных подразделений компании информацию, документы и материалы, касающиеся деятельности отдела и необходимые для надлежащего исполнения им своих функций.
4.4. Вести переписку с органами государственной власти и местного самоуправления, с другими структурными подразделениями компании и с другими компаниями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела и не требующим согласования с руководством компании.
4.5. Представительствовать от имени компании в отношениях с органами государственной власти и местного самоуправления, с другими компаниями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела и не требующим согласования с руководством компании.
4.6. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся работы отдела.
4.7. Визировать следующие документы, разрабатываемые в компании:
4.8. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы отдела, представления о применении мер поощрения и взыскания к работникам отдела.
5. Взаимоотношения с подразделениями компании
Для реализации поставленных задач и выполнения функций отдел ______________________ взаимодействует со структурными подразделениями компании по следующим вопросам:
5.1. Со структурным подразделением (отделом, сектором, управлением, департаментом) __________________ — по вопросам:
5.2. Со структурным подразделением (отделом, сектором, управлением, департаментом) __________________ — по вопросам:
5.3. С __________________________ — по вопросам:
5.4. С __________________________ — по вопросам:
6. Ответственность
6.1. Ответственность за ненадлежащее исполнение обязанностей отдела ____________________ несет начальник (главный специалист) отдела.
6.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
6.3. Начальник (главный специалист) отдела ___________________________, так же как и сотрудники данного отдела, несут ответственность за:
— предоставление руководству и структурным подразделениям компании недостоверной информации о работе отдела и в рамках компетенции отдела,
— предоставление органам государственной власти, органам местного самоуправления, другим компаниям недостоверной информации о работе отдела и компании и информации в рамках компетенции отдела,
— недобросовестное исполнение должностных обязанностей,
— нарушение производственной и трудовой дисциплины,
— несоблюдение Устава, локальных нормативных актов компании и должностных инструкций,
— необеспечение сохранности вверенного отделу _________________________ имущества,
Положение об отделе: образец, структура и содержание
ОТРАСЛЕВОЙ РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ
ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНЫХ ЕДИНИЦАХ И СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ОБЪЕДИНЕНИЯ, ПРЕДПРИЯТИЯ
Содержание, оформление, порядок разработки и введения в действие
Дата введения 1990-06-01
1. УТВЕРЖДЕН ГНТУ МРП
2. ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ директивным письмом ГНТУ от 02.11.89 N 017-107/К/2539.
3. ИСПОЛНИТЕЛИ: В.Н.БАРАНОВ (руководитель разработки)
4. ЗАРЕГИСТРИРОВАН ГОСМ за N ОР 3062 от 27.11.89.
5. Срок первой проверки — 1993 г.
Периодичность проверки — 5 лет.
6. Введен взамен ОСТ 4Г 0.091.044, ред.2-80.
7. Ключевые слова: положения, структура, структурная единица, структурное подразделение, самостоятельность, задачи, функции, права, ответственность.
Отраслевой руководящий документ РД 107.12.009-89 разработан в целях обеспечения единого подхода на предприятиях отрасли к разработке положений о структурных единицах объединений, филиалах промышленных предприятий, филиалах НИИ (КБ), подразделениях промышленных предприятий и НИИ (КБ). Приведены примеры оформления различного рода положений.
В РД приведены основные требования, регламентирующие содержание, порядок разработки и введения в действие положений.
Настоящий руководящий документ (РД) распространяется на производственные и научно-производственные объединения (далее — объединения), промышленные предприятия (заводы), научно-исследовательские институты (НИИ), конструкторские и конструкторско-технологические бюро (далее — КБ), филиалы заводов, филиалы НИИ и КБ (далее — филиалы).
Настоящий РД устанавливает требования к построению, оформлению, содержанию, порядку разработки, согласования, утверждения и введения в действие положений о структурных единицах объединений, положений о филиалах, положений о структурных подразделениях предприятий.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Структурные единицы объединений, филиалы, структурные подразделения предприятий действуют на основании положений.
1.2. Положения представляют собой нормативные документы, определяющие юридический статус структурных единиц, филиалов, структурных подразделений, их место в системе объединения, предприятия, внутреннюю организацию, закрепление за ними функций объединения, предприятия.
1.3. Положения разрабатывают о:
структурных единицах объединений;
структурных подразделениях самостоятельных заводов, самостоятельных НИИ, КБ;
структурных подразделениях структурных единиц объединений;
структурных подразделениях филиалов.
К числу структурных подразделений, для которых разрабатывают положения, относятся:
производства (в том числе опытные), функционирующие в качестве структурных подразделений;
цехи основного и вспомогательного производства;
отделения в НИИ, КБ, являющиеся, единой планируемой и отчетной единицей;
отделы (в том числе тематические в НИИ, КБ);
отделы и лаборатории в составе отделений;
бюро в составе производств и цехов.
1.4. Положения не разрабатывают о:
заводах, НИИ, КБ, имеющих права юридического лица;
1. Заводы, НИИ, КБ, имеющие права юридического лица, действуют на основании «Закона о государственном предприятии (объединении)» и Устава.
2. Секторы, несамостоятельные лаборатории, бюро и участки действуют на основании положений о структурных подразделениях, в состав которых они входят.
1.5. Положения также не разрабатывают об отделениях, в которых планируемой и отчетной единицей является не само отделение в целом, а входящие в его состав отделы и лаборатории.
В таких отделениях начальник выступает в роли руководителя научного направления, а работы по этому направлению выполняют отделы (лаборатории) со своим планированием и отчетностью.
В этом случае разрабатывают должностное положение о начальнике отделения, как руководителе тематического направления, а также положения об отделах (лабораториях), входящих в отделение.
1.6. Положения следует разрабатывать в соответствии с:
действующими организационно-распорядительными, нормативными и методическими документами по направлениям деятельности структурной единицы объединения (филиала, структурного подразделения).
При изменении этих документов необходимо вносить соответствующие корректировки или полностью перерабатывать положения.
Примечание. Организационно-распорядительные, нормативные и методические документы, относящиеся к деятельности структурной единицы, филиала, структурного подразделения, выпущенные после утверждения положения об этой структурной единице (филиале, структурном подразделении), действуют наряду с этим положением.
1.7. Содержание положения, количество и наименование разделов зависит от характера объекта (структурная единица, филиал, структурное подразделение), для которого разрабатывают положение, а также от условий, в которых функционирует структурная единица, филиал, структурное подразделение.
В настоящем РД изложение содержания положений производится по следующим группам:
положения о структурных единицах объединений и филиалах;
положение об отделении в НИИ, КБ;
положения о производствах (в том числе опытных), о цехах основного и вспомогательного производства, о самостоятельных участках;
положения об отделах (в том числе тематических в НИИ, КБ), об отделах и лабораториях в составе отделений; о самостоятельных лабораториях и самостоятельных бюро; о бюро в составе производств и цехов.
Общим для положений каждой группы является количество и наименования разделов в них.
1.8. К каждому положению прилагают «Схему подчиненности структурных звеньев» структурной единицы, филиала, структурного подразделения.
Примечание. Структурные звенья — это самостоятельные и несамостоятельные подразделения, должностные лица и исполнители (отдельные работники) предприятия, структурное звено низшего уровня управления — исполнитель (работник).
2. СОДЕРЖАНИЕ ПОЛОЖЕНИЙ
2.1. Положения о структурных единицах объединений и филиалах
2.1.1. Положения о структурных единицах объединений и филиалах должны включать в себя следующие разделы:
1) общие положения;
2) основные задачи;
3) имущество и средства;
4) производственно-хозяйственная деятельность (для заводов — структурных единиц объединений и для филиалов заводов);
научная, научно-техническая и хозяйственная деятельность (для НИИ и КБ — структурных единиц объединений и филиалов НИИ и КБ);
ревизия деятельности, реорганизация и ликвидация.
Примечание. Организационную структуру структурной единицы (филиала) разрабатывают и утверждают отдельно.
2.1.2. Раздел «Общие положения» содержит:
полное наименование и административную непосредственную подчиненность структурной единицы (филиала);
уровень хозяйственной самостоятельности структурной единицы (филиала);
правовые, организационно-распорядительные и нормативно-технические документы (НТД), которыми руководствуются в своей работе структурная единица (филиал);
должность руководителя, возглавляющего структурную единицу (филиал);
порядок назначения, утверждения на должность и освобождения от должности руководителя структурной единицы (филиала);
порядок разработки, согласования и утверждения положения о структурной единице (филиале), ее организационной структуры и штатного расписания.
В разделе необходимо также указать, что:
деятельность структурной единицы (филиала) строится на основе плана экономического и социального развития объединения (предприятия);
объединение (предприятие) обеспечивает соблюдение прав структурной единицы (филиала) и осуществляет контроль за выполнением структурной единицей (филиалом) своих обязательств;
структурная единица (филиал) имеет печати с указанием своего наименования и ведет переписку через закрепленное за ним почтовое отделение.
Допускается введение и других необходимых пунктов, конкретизирующих и уточняющих статус структурной единицы (филиала), если эти пункты по своему содержанию не могут быть внесены в другие разделы положения.
2.1.3. В разделе «Основные задачи» приводят перечень основных задач, характеризующих целевое назначение и основные направления деятельности структурной единицы (филиала).
Раздел следует строить таким образом, чтобы каждой основной задаче соответствовала определенная группа функций из раздела «Производственно-хозяйственная деятельность» («Научная, научно-техническая и хозяйственная деятельность»).
Формулировка основных задач должна раскрывать то, ради чего создана и осуществляет свою деятельность структурная единица (филиал).
2.1.4. В разделе «Имущества и средства» следует указать, какие основные фонды и оборотные средства, а также другие материальные ценности и финансовые ресурсы закреплены за структурной единицей (филиалом).
Кроме того, в разделе необходимо указать, какие фонды (материального поощрения, социального развития и др.) формирует структурная единица (филиал).
Положение об отделе делопроизводства предприятия
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 20,4 кб
Бланк документа
Скачать образец документа
__________________________________________________________________
(полное фирменное наименование, место нахождения предприятия)
УТВЕРЖДАЮ Руководитель ___________ ________________________ «___»__________ _____ г.
об отделе делопроизводства предприятия
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел делопроизводства (далее — отдел) является структурным подразделением ________ «__________________» (далее — предприятие).
1.2. Отдел создан на основании приказа Руководителя N _____ от «__»_________ ____ г.
1.3. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения Руководителя по представлению начальника отдела.
1.4. Сотрудники отдела должны знать и руководствоваться в своей работе следующим:
— Конституция Российской Федерации;
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
— Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив;
— системы организации контроля за исполнением документов;
— оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
— основы экономики, организации, производства труда и управления;
— основы трудового законодательства;
— правила и нормы охраны труда;
— локальные акты предприятия.
1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:
— методические материалы по организации делопроизводства, схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— единая государственная система делопроизводства;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— структура предприятия и его подразделений;
— системы организации контроля за исполнением документов;
— методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности.
2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА
2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.
2.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.
2.3. В состав отдела входят (указать должность):
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
Основными задачами отдела являются:
— обеспечение организации делопроизводства на предприятии в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива;
— организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях предприятия единой системы делопроизводства;
— организация и обеспечение единого порядка работы с документами;
— совершенствование форм и методов делопроизводства;
— осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях предприятия, анализ исполнительской дисциплины;
— организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;
— систематизация и хранение документов текущего архива;
— учет объема документооборота;
— разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
— организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях предприятия;
— подготовка документов к передаче в архив.
4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:
4.1. Организует в целом делопроизводство на предприятии.
4.2. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.
4.3. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых на предприятии.
4.4. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству предприятия.
4.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4.6. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
4.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
4.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.
4.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях предприятия.
4.10. Ведет учет объема документооборота.
4.11. Организует работу по приему руководством предприятия посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
4.12. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством предприятия совещаний и заседаний.
4.13. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности предприятия.
4.14. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства.
4.15. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.
4.16. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.
4.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.
4.18. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.
Возложение на отдел функций, не относящихся к делопроизводству, не допускается.
Отдел делопроизводства для решения возложенных на него задач имеет право:
— осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, о результатах проверок докладывать руководству;
— запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия необходимые документы для выполнения возложенных на отдел функций;
— запрашивать от руководства и структурных подразделений предприятия необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на отдел прав и обязанностей;
— требовать от руководителей структурных подразделений предприятия выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений руководства предприятия;
— вносить руководству предприятия предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях и администрации предприятия;
— возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;
— привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.
6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ
6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел постоянно взаимодействует со следующими структурными подразделениями:
6.2. По вопросам, относящимся к его компетенции, отдел оказывает содействие всем подразделениям предприятия.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.
7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
7.3. Начальник и другие сотрудники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.
8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.
8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.
Начальник отдела делопроизводства
Согласовано: юридическая служба
/Прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью предприятия./
