По каким вопросам проводится заочное голосование

По каким вопросам проводится заочное голосование

Федеральный закон от 28.06.2021 № 225-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации»

Комментарий

Федеральный закон от 28.06.2021 № 225-ФЗ (далее – Закон № 225-ФЗ) внес изменения в часть первую ГК РФ. Эти изменения вступили в силу 1 июля 2021 года и коснулись организации собраний членов гражданско-правовых сообществ (включая общие собрания участников хозяйственных обществ).

Рассмотрим изменения подробнее.

Собрание участников можно проводить дистанционно

С 1 июля 2021 года члены хозяйственных обществ могут участвовать в заседании дистанционно. Такое заседание можно проводить с помощью электронных или иных технических средств, если при этом используются способы, позволяющие достоверно установить лицо, участвующее в заседании.

Лицо, принимающее участие в дистанционном заседании, должно иметь возможность обсуждать повестку дня и голосовать.

Возможность и способы дистанционного заседания могут быть установлены:

• законом;
• единогласным решением участников гражданско-правового сообщества;
• уставом юридического лица.

Соответствующие изменения внесены в абз. 2 п. 1 ст. 181.2 ГК РФ. Ранее нормы статьи не предусматривали возможность участвовать в собраниях, например, через видеоконференцию – наблюдать за заседанием, задавать вопросы другим участникам и выступать по видеосвязи. Для участия в заседании требовалось физическое присутствие в помещении, где проводится заседание.

Как указано в пояснительной записке, правила участия в заседаниях дистанционно распространяются не только на общие собрания акционеров или участников ООО. Этот порядок может применяться при принятии решений на:

• собраниях, конференциях и съездах различных корпоративных некоммерческих юридических лиц (ассоциаций, товариществ, кооперативов, общественных организаций и пр.);
• советах директоров (наблюдательных советов), попечительских советов, правлений юридических лиц;
• коллективов сособственников, в том числе сособственников недвижимости, собственников так называемых земельных долей;
• собраний кредиторов в банкротстве, собраний владельцев облигаций;
• в других случаях, когда в силу закона необходимо коллективное решение.

Таким образом, с 01.07.2021 юридические лица могут предусмотреть в своих уставах возможность участвовать в собрании дистанционно. Например, в уставах можно закрепить:

• случаи, когда общее собрание участников (акционеров) проводится дистанционно;
• способы, позволяющие установить лицо, участвующее в заседании (например, предъявление на камеру паспорта и т. д.);
• электронные и технические средства, с помощью которых будет проводиться дистанционное собрание.

Установили правила проведения заочного голосования

Решение собрания может быть принято без проведения заседания, т. е. путем проведения заочного голосования. По новым нормам статьи 181.2 ГК РФ заочным считается голосование, проведенное путем отправки (в т. ч. с помощью электронных или иных технических средств) участниками гражданско-правового сообщества (в т. ч. участниками юрлица) документов, содержащих сведения о голосовании.

Голосование считается состоявшимся, если в нем приняли участие не менее чем 50 процентов от общего числа участников. Решение считается принятым, если за него проголосовало большинство направивших документы о голосовании участников гражданско-правового сообщества.

При этом гражданско-правовое сообщество может совместить голосование на заседании и заочное голосование. Такая возможность может быть предусмотрена:

• законом;
• единогласным решением участников гражданско-правового сообщества;
• уставом юридического лица.

Эти правила закреплены в новых пунктах 1.1 и 1.2 статьи 181.2 ГК РФ. Заметим, что ранее законодатель позволил ООО и АО утвердить бухгалтерскую отчетность за 2020 год заочным голосованием.

Установлены единые правила оформления протокола для заседания и заочного голосования

• проведение заседания участников сообщества и результаты голосования на нем;
• результаты заочного голосования.

Протокол составляется в письменной форме (в т. ч. в виде электронного документа) и подписывается:

• при проведении заседания участников – председательствующим на заседании и секретарем заседания;
• при заочном голосовании – теми лицами, которые проводили подсчет голосов или фиксировали результат подсчета.

В протоколе указывается:

• дата и время проведения заседания, место проведения заседания и (или) способ дистанционного участия членов гражданско-правового сообщества в заседании, а в случаях заочного голосования – дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества, способ отправки этих документов;
• сведения о лицах, принявших участие в заседании, и (или) о лицах, направивших документы, содержащие сведения о голосовании;
• результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
• сведения о лицах, проводивших подсчет голосов, если подсчет голосов был поручен определенным лицам;
• сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол;
• сведения о ходе проведения заседания или о ходе голосования, если участник гражданско-правового сообщества требует их внести в протокол;
• сведения о лицах, подписавших протокол.

Этот список реквизитов протокола является общим как для протоколов очного (в т. ч. дистанционного) собрания, так и для заочного голосования.

Организации должны проанализировать формы протоколов общих собраний и при их составлении после 01.07.2021 придерживаться новых требований ГК РФ. Законом, единогласным решением участников общества или его уставом можно предусмотреть иной способ подтверждения факта заседания участников и результатов как очного, так и заочного голосования.

Если общество выбрало другой способ (например, через запись обращения участника) подтверждения, оно должно обеспечить хранение и воспроизведение в неизменном виде сведений, обязательных для протокола (п. 4.1. ст. 181.2 ГК РФ).

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

По каким вопросам проводится заочное голосование

Порядок проведения собраний высшего и иных органов юридических лиц, в том числе некоммерческих организаций, определяется их уставами и законодательством Российской Федерации.

Так, по общему правилу, предусмотренному пунктом 4 статьи 29 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях», общее собрание членов некоммерческой организации или заседание коллегиального высшего органа управления некоммерческой организацией правомочно, если на указанном собрании или заседании присутствует более половины его членов (очная форма проведения собрания).

Принятие высшим органом некоммерческой организации решений без проведения собрания посредством заочного голосования (опросным путем) возможно по вопросам, не отнесенным законом к его исключительной компетенции, при условии, что порядок данной формы голосования определен уставом (пункт 4.1 статьи 29 Закона № 7-ФЗ).

Исключение составляют случаи, предусмотренные статьей 4 Федерального закона от 08.06.2020 № 166-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в целях принятия неотложных мер, направленных на обеспечение устойчивого развития экономики и предотвращение последствий распространения новой коронавирусной инфекции», согласно которой в 2020 году принятие решений высшим органом управления некоммерческой организацией посредством заочного голосования независимо от наличия в уставе организации соответствующих положений допускается по вопросам:

образования органов некоммерческой организации и досрочного прекращения их полномочий;

утверждения аудиторской организации или индивидуального аудитора некоммерческой организации (для некоммерческих организаций, годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность которых подлежит обязательному аудиту).

Порядок проведения заочного голосования по вопросам, указанным в статье 4 Федерального закона от 08.06.2020 № 166-ФЗ, может быть определен уполномоченным органом некоммерческой организации самостоятельно при принятии решения о созыве ее высшего органа управления, если иное не предусмотрено уставом некоммерческой организации.

При этом такой порядок должен предусматривать обязательность сообщения всем учредителям (участникам, членам) некоммерческой организации или членам коллегиального высшего органа управления некоммерческой организацией предлагаемой повестки дня, возможность ознакомления всех учредителей (участников, членов) некоммерческой организации или членов коллегиального высшего органа управления некоммерческой организацией до начала голосования со всеми необходимыми информацией и материалами, возможность вносить предложения о включении в повестку дня дополнительных вопросов, обязательность сообщения всем учредителям (участникам, членам) некоммерческой организации или членам коллегиального высшего органа управления некоммерческой организацией до начала голосования измененной повестки дня, а также срок окончания процедуры голосования.

Заочное голосование проводится опросным путем посредством обмена документами с использованием почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение (пункт 4.1 статьи 29 Закона № 7-ФЗ).

В соответствии с пунктом 5 статьи 181.2 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – Гражданский кодекс) протокол о результатах заочного голосования должен содержать: дату, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества; сведения о лицах, принявших участие в голосовании; результаты голосования по каждому вопросу повестки дня; сведения о лицах, проводивших подсчет голосов; сведения о лицах, подписавших протокол.

Как провести заочное общее собрание участников ООО по всем правилам?

Возможность проведения общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью (ОСУ) не только в очной форме (путем совместного присутствия), но и заочно (опросным путем) закрепляется в статье 37 ФЗ № 14 от 8 февраля 1998 года «Об ООО». Для того чтобы воспользоваться этим положением и получить легитимное решение высшего органа управления в Обществе, необходимо знать все особенности процедуры проведения голосования в заочной форме, а также нюансы оформления документов, необходимых для подготовки и проведения данного мероприятия.

Общие положения о заочной форме собрания

Как устанавливает ФЗ «Об ООО», заочная форма ОСУ может проводиться путем обмена документами при помощи почтовой телеграфной, телетайпной или электронной связи. По своей сути для голосования опросным путем можно использовать любую связь, главное, чтобы такая связь позволила установить подлинность передаваемых в ходе процедуры сведений, а также документации, которая такие сведения подтверждает.

По общему правилу порядок проведения заочного голосования участников определяется внутренним документом организации. В принципе, если указать такой порядок в уставе, то это тоже не будет являться нарушением законодательства.

Главное, чтобы в нем были указаны:

Обязательность сообщения всем участникам повестки дня собрания, а также ее изменения.

Законодательно (статья 37 ФЗ «Об ООО») запрещено проведение заочного общего собрания для утверждения годового отчета и бухгалтерского баланса организации.

Особенности оформления документов

Для легитимности ОСУ, проводимого опросным путем, необходимо правильно оформить:

Уведомление о проведении общего собрания.

В уведомлении необходимо отразить информацию:

О дате проведении мероприятия и времени окончания приема опросных листов.

Согласно пункту 2 статьи 38 ФЗ «Об ООО» к процедуре заочного голосования не применяются правила об открытии ОСУ и о выборе председательствующего на данном мероприятии. По общему правилу протокол общего собрания в таком случае подписывает единоличный исполнительный орган (директор общества). Однако внутренним документов предприятия или Уставе ООО, а также в самом уведомлении, можно указать иное лицо, на которое возлагаются полномочия по подсчету голосов, оформлению и подписанию протокола мероприятия. Законодательно не запрещено передать такие полномочия нескольким лицам.

Уведомление о проведении ОСУ подписывается директором ООО.

Также нужно подготовить бюллетени для голосования, в которых предусмотрен способ выражения волеизъявления участника (например, поставить галочку напротив выбранного пункта, или выбрать один пункт, а остальные, невыбранные участником пункты, зачеркнуть), и все вопросы в том порядке, в котором они указаны в уведомлении. При этом формулировка вопросов в бюллетене должна быть такой, чтобы ответ на него был однозначным и не мог трактоваться двояко.

Уведомление и бюллетень должны быть обязательно направлены каждому участнику ООО таким способом, чтобы остались доказательства направления (например, направив указанные документы по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).

После истечения времени сбора бюллетеней (опросных листов) директор ООО или иное лицо, уполномоченное на составление и подписание протокола заочного голосования, составляет данный документы с результатами голосования.

В протоколе нужно указать:

Форму проведения собрания.

Протокол подписывается тем должностным лицом, который провел подсчет голосов и оформил данный документ.

Заочная форма голосования применяется реже совместного присутствия всех совладельцев на ОСУ. Однако в некоторых случаях, например, когда участников ООО достаточно большое количество, или все они (большинство из них) проживают или находятся в разных населенных пунктах, вариант проведения заочного собрания – это вполне подходящий способ решения важных вопросов коммерческой деятельности организации.

Как проводится заочное голосование собственников жилья

Большинство собственников помещений в многоквартирном доме часто заняты или не имеют желания посещать общие собрания, поэтому законодательством РФ закрепляется, как проводится заочное голосование собственников жилья. В Жилищном кодексе РФ ответ на этот вопрос регламентирован ст. 44-48 Жилищного кодекса РФ.

Общее собрание собственников жилья или помещений является органом управления многоквартирным домом. Значит, каждое собрание содержит повестку (вопросы), по которым требуется принятие решений. Форма принятия решения и определяет форму такого собрания ТСЖ: очное голосование, очно-заочное или заочное. Заочное голосование проводится при отсутствии кворума, т.е. на собрании присутствовали собственники, обладающее менее 50 % голосования от общего числа голосов всех собственников дома.

По каким вопросам проводится заочное голосование собственников жилья

ЖК РФ отдельно не выделяет перечень вопросов, которые принимаются на общем собрании собственников жилья исключительно очным голосованием или заочным. Значит, любой вопрос, поставленный на повестку дня, теоретически может быть разрешен путем заочного голосования. Это:

• проводить ли капитальный или текущий ремонт общего имущества;
• каким образом использовать фонд капитального ремонта;
• как формировать фонд капитального ремонта жилого дома;
• получать ли займ на проведение капитального ремонта, установить ли повышенный размер платы за капремонт (более минимального);
• вопросы использования общего имущества, установки реклам, предоставления в аренду и т.п.

Если порядок проведения собрания, заочного голосования был нарушен, защита жилищных прав осуществляется в суде. Собственник жилого помещения в таком доме вправе подать в суд исковое заявление об оспаривании решения общего собрания собственников.

Как проводится заочное голосование собственников жилья опросным путем

Если собрание собственников жилья не состоялось по причине отсутствия кворума, проводить собрание повторно вряд ли имеет смысл. Тогда и проводится заочное голосование. А опросный путь предполагает следующий порядок.

Повестка собрания остается такой же (как и при попытке провести собрание путем очного голосования). Каждому собственнику направляется сообщение, в котором помимо повестки должны быть указаны: дата и время, когда оканчивается прием сообщений собственников по вопросам, поставленным на голосование, адрес, куда такие решения должны быть переданы, как и где ознакомиться с материалами, которые будут представлены на собрании, инициатор собрания и его контактные телефон.

Собственники жилья в доме принимают решения по каждому вопросу – за, против, воздержался. Бланк решения содержит сведения о лице, которое проголосовало, о документе на право собственности такого лица. Подается по адресу, указанному в сообщении и счетная комиссия проводит подсчет голосов.

Подсчет итогов заочного голосования собственников многоквартирного дома

Голосования в заочной форме предполагает принятие решений по каждому вопросу повестки только на основе письменных и поступивших до истечения предельного срока решений. Количество голосов каждого собственника определяется пропорционально его доле в праве общей собственности на общее имущество в этом доме. Через представителя собственник вправе действовать при наличии специальной нотариально удостоверенной доверенности на голосование (составить можно по примеру доверенности на подписание документов).

Засчитываются только те голоса, которые по одному вопросу явно выразили одно решение – за, против, воздерживаюсь. Если собственник допустил нарушение такого требования в некоторых вопросах – его голос по таким вопросам не засчитывается, на действительность решений по другим вопросам не влияет.

Бланки для проведения общего собрания

При проведении общего собрания собственников многоквартирного дома необходимо оформить документы, подтверждающие надлежащую организацию заочного голосования. Для составления документов удобно воспользоваться представленными образцами бланков, переделав их под свою ситуацию (строгой формы бланков нет).