План командировок работников организации: бланк

Как управлять командой, если у тебя более 20 командировок в месяц

Эффективность любой командировки напрямую зависит от ее грамотного планирования, начиная с определения оптимального маршрута и заканчивая утверждением бюджета. Её оформление также включает в себя подготовку целого пакета обязательных документов.

Естественно, что чем больше командировок в компании, тем больше времени тратится на их планирование. Вместе с этим увеличивается риск пропуска всевозможных ошибок, нарушения политик и регламентов, а также несанкционированных поездок. По итогу компании несут на бизнес-процессе значительные временные и денежные расходы.

Когда десятки человек постоянно отправляются в бизнес-поездки по разным маршрутам, организовывать и контролировать их в ручном режиме становится практически невозможно. Вот почему всё больше компаний прибегают к автоматизации этого бизнес-процесса.

Четко планируйте рабочий график

При большом количестве командировок, прежде всего, необходимо грамотно составлять рабочее расписание и свободно в нем ориентироваться.

Нужно знать, что происходит в компании и кто вас заменяет во время отсутствия.

Для планирования и систематизации рабочего графика наша компания использует систему управления рабочим процессом MCRS (Management Control Reporting System), которая собирает информацию для анализа и оценки эффективности работы компании на разных уровнях. Это качественный инструмент, который помогает менеджменту управлять коллективом с учетом стратегических целей и преимуществ.

Премия молодых предпринимателей Young Awards 2021. Подать заявку.

Система представлена в виде матрицы на неделю, месяц и год. В ней видны все встречи (с информацией о времени, месте проведения, целях и задачах, составе участников и ожидаемых результатах).

Для каждого уровня управления – свой рабочий календарь. Например, для директоров заводов – один, для меня – другой. Вместе же они формируют единый план для всей функции.

Удобство системы состоит в том, что она разрабатывает расписание для каждого члена команды с учетом не только рабочего графика одного отдела, но также и высшего руководства, коллег из штаб-квартиры и других подразделений. Таким образом, мне не нужно каждый раз решать, какая задача первоочередная, а какая может подождать.

Коротко о планировании командировок

Независимо от сферы деятельности и прочих особенностей компании планирование командировки сотрудника в другой регион или страну для выполнения служебных обязанностей включает в себя:

подготовку необходимого пакета документов;
составление маршрута с учетом стыковок;
закупку билетов на транспорт и организация трансфера;
бронирование места проживания (по необходимости);
учет дополнительных расходов (интернет, мобильная связь и т.п.);
утверждение бюджета.

Обратите внимание, что вся командировочная документация, а также расходная часть в обязательном порядке должны быть утверждены с руководителем организации.

Таким образом, в подготовке одной командировки всегда задействовано несколько участников: сам сотрудник, его руководитель, бухгалтер, а также лицо, ответственное за бронирование транспорта и проживания, например, лицо из административного отдела или тревел-координатор. Для последней задачи компании также часто пользуются услугами корпоративных туристических агентств.

Как правило, в такой непростой цепочке вследствие человеческого фактора допускается большое количество ошибок в документации, или же она вовсе теряется, билеты и гостиницы бронируются по невыгодным тарифам в последний момент, должный контроль соблюдения тревел-политик компании отсутствует.

Избавиться от перечисленных выше проблем, настроив бизнес-процесс максимально грамотно, поможет автоматизация командировок. При выборе поставщика системы планирования служебных командировок обращайте внимание на её гибкость, а также на работу службы поддержки и формат решения сложных ситуаций. Рассмотрим такую систему подробнее на примере облачного приложения Hamilton Командировки.

Создавайте рабочие чаты, чтобы всегда оставаться на связи

Используйте для общения с сотрудниками, помимо официальной рабочей почты, еще и мессенджеры, Skype и другие приложения, которые позволят оперативно и эффективно включаться в работу.

Для решения любых серьезных задач и инцидентов существует внутренняя политика, регламентирующая четкий алгоритм действий и порядок информирования ответственных лиц.

Благодаря этому, находясь в командировках, я четко знаю, что происходит в компании и какие действия принимаются для решения проблем и срочных задач.

Изменения в командировке

Бывают случаи, когда сотрудник, выехав в командировку в один регион, должен срочно начать решать новые задачи уже в другом. В обычном режиме такая ситуация потребует составления дополнительных документов, корректировки счетов и отчетов, оперативного бронирования новых билетов и проживания — всё это, скорее всего, спровоцирует возникновение путаницы.

Автоматизированные системы планирования командировок решат такую проблему быстро и просто — любые изменения вносятся в заявку в онлайн-режиме, после чего все данные самостоятельно пересчитываются и становятся доступными всем участникам бизнес-процесса.

Такой подход позволяет командированному сотруднику без лишних усилий выполнить поставленную задачу, бухгалтерии всегда быть уверенными в корректности отчетности, а руководителю легко контролировать процесс и, что самое важное, расходы.

Когда контроль командировочных расходов автоматизирован риск всевозможных ошибок из-за человеческого фактора, таких как указание неправильных сумма, утеря подтверждающих документов, отсутствие брони на гостиницу или бронь на неверное количество дней и т.п., максимально снижен. Более того, такой подход помогает предотвратить злоупотребления со стороны выездных сотрудников, что при больших объемах может выливаться во внушительные дополнительные траты компании.

Ведите протокол встреч

Составляйте отчеты о достигнутых договоренностях (так называемые meeting minutes) после каждого собрания – иначе смысла в такой встрече нет.

Это простой, быстрый и очень эффективный инструмент, который позволяет мне держать все принятые на встречах решения под контролем и ознакомить с тезисами тех, кто не смог присутствовать на обсуждении.

Чтобы сделать процесс еще проще, воспользуйтесь шаблоном со стандартной структурой:

действие,
ответственный исполнитель,
срок выполнения.

Так вы всегда будете в курсе того, что необходимо было сделать по итогам прошедших встреч, и сможете перенести то, что не было подготовлено в срок.

Проводите регулярные встречи «one-to-one»

Согласно нашей корпоративной культуре, личные встречи руководителей с сотрудниками проходят раз в месяц абсолютно во всех отделах и на всех уровнях. Их цель: проанализировать текущую работу и ее эффективность, получить обратную связь, а также обсудить проблемы, трудности, да и просто волнующие вопросы один на один.

Главное отличие формата «one-to-one» от прочих рабочих встреч – это индивидуальный подход. Он позволяет на ранней стадии выявлять проблемы и повышать эффективность и мотивацию каждого члена команды.

Обычно такие встречи начинаются со small talk, ведь если мы говорим о качестве взаимоотношений, то стоит прислушаться к тому, что важно лично для сотрудника. Это помогает создать доверительные отношения и наладить контакт с сотрудником, а ему – почувствовать себя нужной частью команды.

План командировок работников организации

——— ¦ Код ¦ +——-+ Форма по ОКУД ¦ ¦ +——-+ _________________________________________________________ по ОКПО ¦ ¦ (наименование организации, предприятия, учреждения) ——— —————————— ¦ Номер ¦ Дата ¦ На ¦ ¦документа¦составления¦ год ¦ +———+————+——+ ПЛАН КОМАНДИРОВОК РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ ¦ ¦ ¦ ¦ ———-+————+—— УТВЕРЖДАЮ Руководитель ____________________________ должность ____________________________ подпись, расшифровка подписи «___» ________ 20 ___ г. ———————————————————————————————————————————— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Командировка ¦ ¦ ¦ ¦ Должность ¦ ¦ +———————————————————————+ ¦ ¦ ¦(специальность,¦Фамилия,¦ ¦ место ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Структурное ¦ профессия) ¦ имя, ¦Табельный¦командировки¦ ¦ ¦продолжительность¦ дата ¦ Основание¦ ¦подразделение¦ по штатному ¦отчество¦ номер ¦ (страна, ¦ цель ¦ дата начала¦ (календарных ¦ окончания ¦(документ)¦ ¦ ¦ расписанию ¦ ¦ ¦ населенный ¦командировки¦командировки¦ дней) ¦командировки¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ пункт, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦организация)¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+—————+———+———+————+————+————+——————+————+———-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ +————-+—————+———+———+————+————+————+——————+————+———-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+—————+———+———+————+————+————+——————+————+———-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+—————+———+———+————+————+————+——————+————+———-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+—————+———+———+————+————+————+——————+————+———-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+—————+———+———+————+————+————+——————+————+———-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+—————+———+———+————+————+————+——————+————+———-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+—————+———+———+————+————+————+——————+————+———-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+—————+———+———+————+————+————+——————+————+———-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+—————+———+———+————+————+————+——————+————+———-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+—————+———+———+————+————+————+——————+————+———-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+—————+———+———+————+————+————+——————+————+———-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+—————+———+———+————+————+————+——————+————+———-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —————+—————+———+———+————+————+————+——————+————+———— Руководитель _________________ ____________________ _______________________ кадровой (наименование (личная подпись) (инициалы, фамилия) службы должности) Источник — «Кадровая служба без кадровика. Справочник руководителя и бухгалтера», «Альфа-Пресс»

Учитесь быстро включаться в рабочий режим

Частые перелеты научили меня тому, что прежде чем отдохнуть, лучше потратить немного времени на решение срочных задач и быстрый мониторинг текущих дел, чтобы потом не разбираться со всем и сразу.

Даже в самолете, если вы устали и хотите поспать, лучше потратить буквально час на «рутину» – составление отчета о командировке, проверку почты, а после уже отдохнуть.

Так вы будете уверены, что находитесь в курсе всего, что происходит в компании, и возвращение в офис не станет для вас стрессом со сложной адаптацией.

Управление командировками онлайн

В приложении Hamilton Командировки все участники бизнес-процесса работают в единой онлайн среде с любого мобильного устройства из любой локации. При этом их роли и права могут быть настроены под специфику и регламенты каждой отдельной компании.

Если компания сотрудничает с корпоративным туристическим агентством, оно также может быть подключено к приложению, что делает процесс взаимодействия максимально прозрачным. Стандартно бизнес-процесс в приложении выглядит следующим образом:

В заявке на командировку вся информация о сотруднике уже заполнена по умолчанию — ему остается указать маршрут и даты поездки, а также забронировать билеты и проживание. Причем последнее он может сделать как самостоятельно, через Online booking tool (OBT) — систему бронирования онлайн, так и через туристическое агентство, не выходя из приложения.

Менеджер видит в приложении все детали по поездке сотрудника, включая превышения лимитов компании, если таковые имеются, и в один клик утверждает или отклоняет заявку. На случай возникновения вопросов или комментариев в приложении предусмотрено специальное поле.

Командировка онлайн в приложении в разы эффективнее для всех участников бизнес-процесса, так как им больше не нужно обзванивать туристические агентства в поиске выгодных условий для организации перелета или проезда, посещать каждый отдел по нескольку раз для согласования деталей поездки и пытаться найти и собрать все расходы и документацию по ним воедино.

Еще одним плюсом такого решения является его взаимная интеграция в учетную инфраструктуру предприятия — бухгалтерия и руководство всегда находятся в курсе всех совершенных трат сотрудника, ведь он также прямо в приложении может и отчитаться по командировке.

В приложении Hamilton Авансовый отчет все данные по командировке сотрудника подтягиваются в электронный документ в один клик. Командированному сотруднику остается заполнить расходы, прикрепить фото подтверждающих документов и отправить электронный авансовый отчет по командировке на проверку бухгалтеру и утверждение руководителю.

Важно отметить, что приложение формирует бухгалтерские проводки в автоматическом режиме и полностью синхронизируется с любой ERP. В нем также предусмотрена функция визирования документации электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Такая комплексная автоматизация командировок позволяет компаниям экономить до 40% расходов и до 50% времени на бизнес-процессе. В разделе Кейсы можно найти реальные подтверждения тех, кто уже внедрил и активно использует такое решение.

Правила составления плана командировки и график работы – образец оформления

План командировки представляет собой документ, ответственность за заполнение которого возлагается на руководителя сотрудника, направленного в командировку.

Помимо основной информации о командированном работнике и самой рабочей поездке, графике работы, в нем указываются цели, для выполнения которых сотрудник и отправляется в поездку.

Нужно ли составлять?

Трудовое законодательство, действующее на территории РФ, устанавливает определенные правила и требования, выдвигаемые по отношению к рабочим поездкам – командировкам.

Данной теме в Трудовом Кодексе РФ посвящено несколько статей, в том числе 166, 167, 168. Информация о рабочих поездках присутствует также в Налоговом законодательстве.

В командировочном плане отражаются цели, для выполнение которых трудящийся отправляется в рабочую поездку.

Следует отметить, что документ указанного образца не относится к категории обязательных. Из этого можно сделать вывод, что план оформляется по усмотрению руководителя предприятия.

Цель поездки может указываться в приказе, на основании которого работник направляется работодателем в командировку.

В общих чертах можно сказать, что план и программа командировки предназначены для облегчения работы сотрудника в поездке.

Для того чтобы должным образом выполнить свои обязанности, ему достаточно придерживаться определенного руководителем порядка действий.

План работы в командировке особенно удобен в ситуациях, когда целей и задачи поездки несколько.

В таких случаях воспринимать информацию значительно проще.

В последующем работодатель не имеет права потребовать отчета о выполнении работы, не указанной в плане.

Важно отметить, что необходимость оформления данного документа для отдельных категорий трудящихся граждан отражена в приказе МВД РФ №1150, Росимущества №51, Судебного департамента № 152.

Для остальных категорий работников информация о необходимости составления плана должна указываться в локальных актах предприятия.

Как оформить рабочую программу и график работы?

Программа и график работы в командировке разрабатывается руководителем командированного сотрудника или лицом, назначенным в качестве ответственного.

Технология оформления бумаги указанного характера в каждой компании может использоваться своя. Информация по этому поводу должна отражаться в распорядительной документации предприятия.

В большинстве случаев все работодатели отражают стандартные данные. В ситуации с планом рабочих поездок в качестве таковых выступают следующие сведения:

длительность командировки, дата ее начала и окончания;
местность, в которую отправляется командированный сотрудник;
сведения о принимающей стороне – наименование фирмы, находящейся в другой местности;
цели служебной поездки – их может быть неограниченное количество;
должность работника, отправляющегося в служебную поездку, его инициалы;
основная часть.

Основная часть может быть оформлена в виде таблицы со следующими названиями колонок:

вопросы/мероприятия/задачи, подлежащие исполнению/выполнению во время нахождения трудящегося в рабочей поездке;
срок выполнения задания/мероприятия или решения вопроса, продолжительность времени, на это отведенного;
результат, ожидаемый вследствие выполнения поставленной задачи, мероприятия и т.д..

После таблицы должна располагаться подпись руководителя, подготовившего программу. Указывается дата оформления.

После этого с содержимым документа ознакамливается сотрудник, для которого составлен план. При отсутствии вопросов он оставляет в документе свою подпись.

Краткий пример для менеджера по продажам

Примерная структура плана командировки для менеджера по продажам может выглядеть следующим образом:

Длительность рабочей поездки — 5 дней. С 10 по 14 ноября 2019 года.
Принимающая сторона – компания «Торговые сети», город Санкт-Петербург, улица Ленинская, строение 4.
Цель командировки – заключение договора на поставку продукции.
Командированный сотрудник – менеджер по продажам – Анисимова Людмила Сергеевна.
Содержание рабочей поездки

Скачать образец плана и графика работы в командировке – word.

Выводы

План командировки входит в категорию необязательных бумаг. Необходимость оформления такового документа определяется работодателем.

При заполнении бумаги руководители предприятий используют специально разработанные для этого бланки.

В них необходимо отражать информацию о командированном специалисте, принимающей стороне, целях поездки, а также мероприятиях, подлежащих к выполнению.

Также в документе указывается желаемый результат каждого действия работника. В плане подпись оставляет руководитель, его составивший, и сотрудник, с ним ознакомившийся.

Цель командировки

Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия. Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации. Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.

Чтобы командировочные расходы были правильно учтены для снижения налогооблагаемой прибыли, важно правильно указать цель командировки, и примеры формулировок найти в законодательстве не удастся. Приведем примеры целей служебных поездок, которые налоговая инспекция может признать обоснованными.

Законодательное регулирование

С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749.

До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:

приказ директора фирмы;
командировочное удостоверение, заполнение которого производилось по определенным правилам: так, обязательно отмечалось время прибытия и убытия сотрудника;
служебное задание, в котором была также сформулирована цель поездки и в котором сотрудник составлял отчет о проделанной работе.

С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием. Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.

Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.

Кого нельзя направить в командировку

При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:

беременных женщин;
несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
принятые по ученическому договору;
участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.

Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:

женщины — матери детей в возрасте до 3 лет;
граждане, воспитывающие в одиночку детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
инвалиды или трудящиеся на особых условиях;
граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (если это необходимо в соответствии с полученным в установленном законодательством порядке медицинским заключением);
родители или опекун, обеспечивающие содержание и воспитание инвалидов, не достигших совершеннолетия.

Правила определения цели

Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:

соответствует виду деятельности и интересам компании;
не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;
отвечает принципу целесообразности и выполнения возложенных задач в определенный документами срок поездки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрения);
не содержит общих, расплывчатых формулировок.

Распространенные примеры

Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:

заключение договора, подписание соглашения, достижение договоренностей о контракте (подписание предварительного договора);
представление интересов на судебном заседании;
ведение переговоров с контрагентами;
присутствие на научной конференции и представление доклада;
обмен опытом, прохождение обязательного обучения или курсов повышения квалификации.

План может быть представлен в отдельном документе.

Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:

инвентаризация;
проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
проверка правил ведения бухгалтерской документации и т. д.

В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.

Примеры для различных должностей и специальностей

Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:

Какие могут быть причины отправиться в служебную поездку у человека на руководящей должности? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков сбыта, поиска новых клиентов и т.д.

Цели могут быть сформулирован следующим образом:

для участия в переговорах;
для презентации продукта;
для заключения договора поставки оборудования и т.д.

Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.

Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:

установка устройства или изделия;
наладка его работы;
обучение штата предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
тестирование работы аппаратов;
сервисное обслуживание или производство гарантийного ремонта;
осуществление профилактических работ.

Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.

Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной. Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.

Могут быть направлены в командировки и другие сотрудники, например, преподаватели: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному соглашению, организации практических занятий и т.д.

Приказ на командировку: как правильно составить в 2021 году – образец и бланк

Хозяйственная деятельность субъекта бизнеса может не ограничиваться одной местностью. Порой, чтобы выполнить определенное задание, его работникам приходится отправляться в служебные поездки. В соответствии с действующими нормами законодательства направление сотрудника в такую поездку включает составление такого распоряжения, как приказ о направлении работника в командировку.

На основании чего оформляется приказ

По новым правилам оформление командировки в настоящее время требует только издания соответствующего распоряжения руководителя об этом.

По мере необходимости, начальники отделов или иные ответственные лица, которые считают что нужно отправить сотрудника в командировку, составляют на имя директора компании докладную или служебную записки.

В них они обосновывают причину предстоящей командировки, ее цель, продолжительность во времени, а также предлагают кандидатуры для этой поездки. Цели командировки могут быть представительными или производственными.

Руководитель, изучив поступившие документы, принимает решение по данному вопросу, для оформления которого издается приказ о направлении в командировку.

На крупных предприятиях командировки планируются. Это может выражаться в составлении плана командировок на текущий год. При наступлении времени указанного в этом документе, отдел кадров подготавливает приказ на командировку, который передается руководителю для подписания.

Кроме этого, в организации может составляться служебное задание, которое в настоящее время используется организациями на их усмотрение. Оно также может использоваться в качестве одного из источников для формирования распоряжения.

Каким бы ни было основание для этого документа, ответственное лицо может использовать фирменный бланк или специализированный бланк унифицированная форма т-9.

Скачать бланк приказа на командировку и образец заполнения в 2021 году

Приказ формы Т-9 для одного сотрудника:

Скачать бланк приказа на командировку бесплатно в формате Word.

Скачать бланк приказа по форме Т-9 в формате Excel.

Приказ на командировку образец скачать бесплатно в формате Pdf.

Приказ формы Т-9а для нескольких сотрудников:

Скачать бланк приказа по форме Т-9а на командировку бесплатно в формате Word.

Скачать бланк приказа по форме Т-9а в формате Excel.

Приказ на командировку по форме Т-9а в 2018 году образец скачать бесплатно в формате Pdf.

Как оформить приказ на командировку сотрудника по форме Т-9 в 2021 году

Как только руководитель принимает решение о направлении сотрудников в служебную поездку, ответственное лицо должно составить распоряжение об этом.

В верхней части документа отражается наименование хозяйствующего субъекта и при необходимости название его структурного подразделения. Здесь же рядом указывается регистрационный шифр предприятия, которое оно получает при постановке на учет в Росстате (код ОКПО).

Далее следует наименование распорядительного документа его номер по порядку и дата издания. Под этими реквизитами приказ в дальнейшем будет отражаться во всех других бланках.

В следующих строках надо записать номер работника по табелю, который ему присваивается на предприятии при поступлении, а также его полные Ф.И.О.

После этого указываются обозначение отдела, где трудится сотрудник, а также занимаемая им должность или профессия в организации.

Ниже форма т-9 предполагает внесение информации о месте, куда направляется сотрудник. Здесь можно прописать страну, город или название принимающей организации.

После этого вписывается длительность служебной поездки, а чуть ниже указываются начальная и конечные даты командировки.

В следующем разделе необходимо отразить цель предстоящей служебной поездки согласно заявленной в докладной или утвержденного плана.

После этого в приказе отражается источник, за счет которого будет осуществляться финансирование расходов по предстоящей командировке.
Далее нужно записать название документа и его реквизиты, на основании которого производится формирование распоряжения руководителя.

После этого приказ должен быть завизирован руководством фирмы с проставлением должности и его данных.

На основании изданного приказа ответственные лица выплачиваю перед командировкой суммы для произведения расходов в поездке, в том числе суточные при командировках.

Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9а

Когда в командировку необходимо отправить сразу несколько работников, то в таком случае используется форма приказа т-9а. В стандартный бланк включены столбцы для того, чтобы отразить поездку трех человек. Если это необходимо, то бланк может быть расширен для нужного числа работников.

Документ заполняется следующим образом. В верхнюю его часть вносится полное название компании, а рядом в столбце справа — ее код по общему справочнику ОКПО.

Дальше внизу указывается порядковый номер распоряжения и дата, когда оно было составлено. Под ним затем этот приказ необходимо будет зарегистрировать в книге учета приказов по организации.

Сам документ выглядит как таблица. В строках проставлены показатели, которые нужно отметить по каждому из работников. Данные по последним заносятся в столбцы. Строки в данной таблице не пронумерованы.

В первую строку записываются полные Ф.И.О. сотрудников, которые направляются в командировку. В следующей строке проставляются их табельные номера.

В третью строку нужно записать названия подразделений, в которых работают сотруднику. В четверную — названия их должностей, как это указано в штатном расписании.

Следующая строка должна включать в себя сведения о поездках. Она, в свою очередь, разделяется на несколько подстрок.

В пятую и шестую нужно записать название страны и города, куда предстоит поездка, а также название принимающей организации.

Следом идут седьмая и восьмая строки – в них нужно записать дни начала и окончания поездок по каждому из работников. В девятую вносятся количество дней поездки по каждому командированному. В десятой строке необходимо изложить краткое содержание цели поездки.

Одиннадцатая строка — в ней указывается источник средств, из которых производится оплата командировки. Обычно это собственные средства компании, но в отдельных случаях командировку может оплачивать принимающая сторона.

Двенадцатая строка служит для подтверждения, что работник ознакомился с распоряжением. В ней он должен поставить свою подпись и дату, когда он сделал это.

В нижней части документа после таблицы располагается строка, в которую необходимо занести сведения о документе, на основании какого производится оформление командировки.

Заполненный приказ подписывает директор компании.

Сопутствующие документы

Когда составляется приказ о направлении работника в командировку, вместе с ним кадровый специалист может оформлять дополнительные документы.

Важно помнить, что часть из них уже не является обязательными, но должна составляться, если это прямо указано в учетной политике: