Печать организации на приказах по кадрам: ставить или

Нужно ли ставить печать на приказах

Вопрос того, нужно ли ставить печать на приказах в 2021 году, или нет, является актуальным для многих российских руководителей, а также иных ответственных за принятие решений лиц на предприятии. Ведь от этого может зависеть как порядок и обеспечение эффективного документооборота на предприятии, так и безопасность компании или ее структурного подразделения. Узнайте все особенности того, ставить или нет печать на приказе, и в каких случаях какое решение следует принимать руководителю.

Печать организации — нужно ли ее иметь в принципе и использовать в приказах

С точки зрения российского законодательства, печать не является обязательным документом для занятия предпринимательской деятельностью и применения ее в кадровом делопроизводстве. Более того, работодателями в РФ могут выступать в том числе и простые физические лица, не являющиеся субъектами хозяйствования, а значит — у них не может быть печати в принципе, чтобы использовать ее в рамках ведения трудовых взаимоотношений. В то же самое время, косвенные нормативы законодательства, а также ряд иных ситуаций предполагают обязательное применение печати в рамках делопроизводства.

Все это порождает множество спорных ситуаций. В первую очередь следует отметить, что печать не является обязательной для индивидуальных предпринимателей и самозанятых граждан. Формально, в печати нет необходимости у обществ с ограниченной ответственностью, однако для ведения деятельности до им необходимо наличие расчетного счета. А его до 2015 года можно было получить только при наличии печати. Тем не менее, на 2019 год печать перестала быть обязательным атрибутом и для ООО. Остается обязательной она лишь для государственных и муниципальных учреждений, некоммерческих организаций и товариществ собственников жилья.

Таким образом, ответ на вопрос, нужно ли ставить печать организации на приказах в 2021 году, в целом является отрицательным — ведь законодательство предусматривает возможность вести деятельность без печати. Однако есть множество нюансов, которые тоже следует учитывать работодателям и самим работникам. Более подробно о том, кто может работать без печати, можно прочитать в отдельной статье. Далее же будут рассматриваться особенности использования печатей в кадровом делопроизводстве и внутренней документации компании.

Нужно ли ставить печать на приказах в 2021 году — особенности кадрового дела

В кадровом делопроизводстве в отдельных случаях законодательством предусматривается обязательное использование печати. Под обязательным подразумевается ее применение в случае, если компания-работодатель фактически имеет печать и использует ее в своей деятельности в целом. Однако, в рамках кадровой документации печать все же нужна не всегда. Не обойтись без печати, если она имеется, в следующих аспектах кадрового делопроизводства:

В остальных случаях заверение документации, касающейся кадрового дела, печатью не является необходимым. То же самое касается и приказов на предприятии — ставить на них печать работодатель не обязан с точки зрения законодательства.

Когда обязательно ставить печать на приказах в 2021 году

В Российской Федерации предприятиям предоставляются широкие полномочия в сфере обеспечения администрирования своей деятельности. Так, они имеют право принимать различные локальные нормативные акты, если они не противоречат законодательству. Подобные акты могут требовать как от сотрудников, так и от работодателя соблюдения каких-либо дополнительных нормативов и требований.

В частности, в локальных нормативных актах может быть закреплена необходимость использовать печать компании на всех издаваемых руководителем приказах. Кроме этого, на предприятии могут присутствовать также отдельные печати, для которых тоже, в свою очередь, могут быть предусмотрены различные внутренние механизмы урегулирования их использования. Например, отдельной печатью может обладать бухгалтерия, еще одной — отдел кадров компании. Подобные печати могут предназначаться как для сугубо внутреннего использования, так и для применения в коммуникации с иными соответствующими органами, если печать полностью удовлетворяет требованиям государства к ее применению.

Печати, не соответствующие государственным стандартам, имеют юридическую силу только в рамках самого предприятия, но могут эффективно применяться в целях обеспечения дополнительного уровня безопасности при взаимодействии сотрудников различных отделов. В том числе, например, когда предусмотрено неоднократное делегирование приказов, наличие на них печати может быть подтверждением того, что приказ действительно был направлен высшим руководством компании, а не какими-то другими структурными подразделениями или тем более третьими лицами.

Печать организации на приказах по кадрам: ставить или нет?

У кадровых работников часто возникает вопрос обязательно или нет проставлять печать организации на приказах по кадрам. Аналогичный вопрос возникает и у работников. Многие считают, что отсутствие печати на кадровых документах уменьшает их юридическую значимость и не гарантирует их подлинность. Давайте рассмотрим необходимость печати с позиции действующего, в том числе, трудового законодательства.

Что такое печать организации?

Печать организации это специальный инструмент, предназначенный для оттиска изображения на документах в целях удостоверения их подлинности. Это обывательское определение. Но есть еще и официальное, которое закреплено в национальном стандарте, устанавливающем термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела. В данном документе сказано, что печать организации это устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

Является или нет печать организации обязательным атрибутом?

После принятия федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» печать перестала быть обязательной для многих работодателей. Действующее законодательство обязывает иметь печати следующим организациям (перечень не является исчерпывающим):

• некоммерческих организаций;
• государственных, муниципальных унитарных предприятий;
• жилищных накопительных кооперативов.

Собственно на этом, казалось, можно и закончить статью. Раз печать организации не является обязательным атрибутом, соответственно совершенно не обязательно ее ставить и на приказах по кадрам. Но не будем спешить.

Если печать в организации имеется, то нужно ее ставить на приказы или нет?

Государственные и муниципальные учреждения и организации в кадровом документообороте используют унифицированные формы приказов. Унифицированные формы приказов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и не содержат такого реквизита, как печать. Приказ удостоверяется только личной подписью руководителя организации с расшифровкой. Поэтому организациям, использующим унифицированные формы приказов, ставить в них печати не требуется.

В качестве примера приказ о приеме на работу:

Статья 8 Трудового кодекса РФ предоставляет работодателю право принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права. Следовательно, если организация не пользуется унифицированными формами приказов по личному составу, то она вправе утвердить собственные. В этом случае одним из обязательных реквизитов приказа по кадрам может стать печать организации.

[stextbox shadow=»false»]Подводя итог
Печать организации на приказах по кадрам не является обязательным реквизитом. Однако, если в организации самостоятельно разработана форма приказа и она предусматривает проставление печати, то проставлять ее необходимо.[/stextbox]

Нужно ли ставить печать на приказе о приеме на работу

Основным документом для зачисления работника в штат является приказ о приеме на работу. Документ оформляют в кадровой службе на основании данных трудового договора с будущим сотрудником. Бланк приказа имеет обозначение – форма Т-1. Имеет свои правила оформления. Кадровые специалисты должны четко знать, как составить приказ, и нужна ли печать на форме Т-1.

Условия оформления приказа формы Т-1

Условия установлены положениями Трудового кодекса РФ. Форма была стандартизирована Постановлением Госкомстата №1 от 05.01. 2004 г. В этом Постановлении приняты две формы, согласно которым составляется приказ о приеме на работу:

• бланк № Т-1, составляемый при приеме на работу одного служащего;
• форма № Т-1а для одновременного приема нескольких человек.

Обе формы просты и удобны для заполнения. Важно знать, что руководитель имеет право вносить изменения в порядок заполнения бланка, который является отчетным первичным документом. Он может дополнительно внести или убрать некоторые поля, но оставить в приказе необходимые реквизиты в соответствии с законодательными актами.

Составляется приказ на основании заключенного трудового договора. Соответственно, сам приказ служит основанием для:

• составления учетной карточки сотрудника (формы бланков N Т-2 или N Т-2ГС (МС);
• записи начале о трудовой деятельности в трудовой книжке;
• открытия лицевого счета в бухгалтерии (форма бланка N Т-54 или N Т-54а);
• присвоения табельного номера.

Составляет документ сотрудник, ответственный за прием работников на предприятии. Важным условием является то, что бланк приказа должен быть заполнен на каждого сотрудника. Еще одно условие заключается в обязательном ознакомлении работника с текстом приказа. Это необходимо сделать не позднее 3-х дней с даты, когда он приступил к выполнению своих обязанностей (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Доказательством совершенных действий служит подпись принятого на работу служащего на бланке.

Порядок оформления бланка формы Т-1 о приеме на работу

Приказ содержит перечень полей, обязательных для заполнения

Информация строго соответствует данным в трудовом договоре, который заключен с работником.

Оформление распоряжения и виды ответственности

Для грамотного отображения информации необходим трудовой договор со служащим и его заявление о приеме на работу. Бланк приказа заполняется работниками кадровой службы, если предприятие крупное. В маленьких компаниях этим занимается директор или бухгалтер. Оформленный согласно всем требованиям законодательства приказ хранится на предприятии. На его основании заполняют связанные с ним формы. После подписания документа работником об ознакомлении, его подшивают в номенклатурную папку, предварительно зарегистрировав в журнале о приеме на работу. Регистрацию выполняет ответственное лицо на предприятии, назначенное руководителем.

При отсутствии формы Т-1, должностные лица привлекаются к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ «Нарушение законодательства о труде и об охране труда».

Требования о наличии печати на приказе о приеме на работу

Унифицированная форма бланка не содержит места для проставления печати. Необходимость оттиска предусмотрена, когда понадобится заверить его копию. Согласно гражданского законодательства (ч. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208 или п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ), предприятия разной организационно — правовой формы не обязуют применять печать во всех внутренних документах.

Унифицированные формы приказа об увольнении, предоставлении отпуска или приеме на работу не содержат реквизита под названием «Место печати». К ним относится и форма Т-1. Эти бланки утверждены Госкомстатом РФ в Постановлении от 05.01.2004 N 1. В этом же Постановлении утверждены Указания по заполнению форм первичной учетной документации. В документе не предусмотрен факт обязательного проставления печати предприятия при заполнении формы Т-1.

Отсюда истекает вывод, что если в локальном нормативном акте работодателя отсутствует требование о проставлении печати на бланках приказов по личному составу, то это действие обязательным не является (ст. 8 ТК РФ, ст. 7, 9 ФЗ от 06.12.2011 №402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Но, наличие печати на документе делает его более соответствующим законодательным актам РФ о труде.

Ошибки должностных лиц при оформлении приказа формы Т-1

Среди совершаемых ошибок, встречаются:

Вопрос №1. Какое наименование документа о приеме на работу считать правильным – «Приказ» или «Распоряжение»?

Если бланк отдают на подпись генеральному директору или президенту корпорации, то в наименовании указывают «Приказ». Для руководителей филиалов, представительств и структурных отделов подготавливают «Распоряжение».

Составление и оформление документа о приеме на работу предусматривает выполнение требований Трудового кодекса РФ. Приказ в обязательном порядке содержит сведения о:

1. Предприятии. Это значит, что в шапке бланке указывается наименование, код и адрес организации.
2. Работнике. Важные данные – ФИО, профессия, должность, оклад, продолжительность испытательного периода и основной работы.

Затем ставятся подписи кадровика, руководителя и вновь принятого работника. Нумеруются приказы формы Т-1 с начала года и регистрируются в специальном журнале, который оформляется при открытии предприятия. Печать предприятия обязательна для проставления при наличии локального приказа руководителя. Кадровики ставят печать на документах, чтобы предотвратить штрафные санкции при проверках, хотя её присутствие обязательным не является.

Ставится ли печать на приказах? О хранении печатей в организации, правилах проставления

Вопросы, связанные с положением по хранению и использованию печатей для организаций, четко рассматриваются в Единой государственной системе делопроизводства. Данные нормативы рекомендованы к применению всеми учреждениями, которые этого требуют. Соответствующее постановление было принято достаточно давно, но оно сохраняет актуальность до настоящего времени.

Печати и основные понятия

Печатью называют твердую форму клише, изготовленную из резины. Эту форму используют для нанесения оттисков на документах. Иначе проверить их подлинность не представляется возможным. В одном из стандартов серии ГОСТ Р изложены требования, которым должны соответствовать печати.

Но о практических правилах, по которым используются печати, ничего не сказано даже в текстах стандартов государственного уровня. Много вопросов вызывает то, в каком количестве предприятия должны хранить у себя печати. И в каких случаях их использование обязательно. Или о назначении несущего ответственность за процесс хранения. Все эти проблемы должно решать лично руководство.

Всего выделяют три основные разновидности печатей:

• простые
• имеющие такое же значение, что и гербовые
• сами разновидности с гербами

Разработка гербовых печатей с самого начала велась только для госучреждений. Их также применяют учреждения, у которых есть соответствующие полномочия. Это касается, к примеру, частных нотариальных контор.

Круглые печати с полным наименованием и адресом могут использовать в акционерных сообществах.

Что касается коммерческих организаций, то для них характерно применение печатей, приравненных к гербовым. Обычно такие инструменты изображают фирменную эмблему или логотипы. Либо на них наносятся наименования. Указания номера свидетельства о государственной регистрации вместе с ИНН обязательны для любых организаций.

Частные предприниматели также не осуществляют работу без своих собственных штампов. Они приравниваются к гербовым согласно своему статусу. Но на штампах изображают не гербы с эмблемами, а имя с фамилией и отчеством предпринимателя, местонахождение, ИНН с регистрационным номером.

О месте расположения оттиска печати

Правила гласят, что оттиски находятся только в нижней части. Обычно – там же, где свою подпись ставят директора. Печать может частично закрывать обозначение должности. Главное, чтобы она не попала на подпись вместе с расшифровкой.

На документах иногда ставят пометку, которая изображает место, где должна стоять печать. Это избавляет специалистов от множества хлопот. Буквы для обозначения такого места обычно занимают место на титульных листах в трудовых книжках, документах бухгалтерии и удостоверениях.

Для чего именно нужны печати?

Приобретение документами юридической силы невозможно без печатей. Это инструмент для определения подлинности подписей должностных лиц, отсутствия подделок. Но этот реквизит требуется далеко не для каждого кадрового документа. В действующем законодательстве нет четких определений по поводу того, когда печать ставится, а когда – нет.

Иногда печатями заверяются документы, оформляемые бухгалтерией. То же касается различных соглашений, коллективного трудового договора, учредительных документов в компании.

Есть следующий перечень бумаг, для которых наличие печатей стало обязательным требованием:

На чем ставят печати

Правила заверки документов в делопроизводстве

Если печать будет поставлена на приказе или кадровом письме, ничего страшного не произойдет. Весьма плачевные последствия возможны лишь в той ситуации, когда печать не заверяет документ, который действительно в этом нуждается. Например, какой-нибудь договор. Без печати у него просто отсутствует юридическая сила. И в случае судебных заседаний органы госвласти просто не примут документ в качестве доказательства.

Потому рекомендуется заранее прописать порядок, в котором печать используется в пределах той или иной организации.

Печати для различных документов

Сначала определяются с перечнем документов, которые требуют наличия печати в любом случае. После чего переходят к составлению специальной инструкции по использованию. В ней тоже пишут о том, где и когда ставятся печати и штампы, как правильно ими пользоваться. Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос по ответственному за хранение печатей, самому процессу хранения.

Оптимальное решение – сделать подобную инструкцию приложением к общим правилам, которые касаются делопроизводства компании. Если же общие правила отсутствуют, то инструкцию можно делать самостоятельным документом, либо дополнением для устава. Руководителю потом потребуется издать специальный приказ, если печатью надо заверить документ, который в локальном нормативном акте отсутствует. Со временем допустимо внесение изменений в перечень с документами, требующими заверения.

Отдельно надо прописать порядок, в котором уничтожаются устаревшие печати.

Немного об использовании и хранении

У руководителя организационного отдела обычно находится основная печать, имеющая круглую форму. Для хранения ее используется специальный сейф. Если руководитель организационного отдела отсутствует долгое время, печать могут выдавать сотрудникам под расписку. Или если приспособление необходимо использовать в выходные, праздничные дни.

Что касается вспомогательных разновидностей, то их дают лично сотрудникам организации, наделенным соответствующими полномочиями.

Вспомогательные разновидности печатей надо хранить внутри столов, которые обязательно закрываются. Опечатываемый сейф нужен для сохранения основной и вспомогательных печатей, адресного штампа. Доступ к ним должны иметь только сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями, ответственные за хранение.

Специальный журнал ведут для того, чтобы организовать учет приспособлений. Этот документ ведется по общим правилам, которые касаются строгой отчетности. Хранят такой журнал в шкафу, защищенном от возгорания в максимальной степени.

Постановка печатей на приказах

Печать на приказах

Многие интересуются этим вопросом. Приказы – это внутренние распорядительные документы той или иной организации. Обычно они не требуют специального заверения и подтверждения подлинности. Потому и в законодательстве нет ни четких требований, ни запретов по поводу печати на этих бумагах.

Заверение печатью обязательно только для тех приказов, которые идут во внешние организации. Например, этого могут требовать некоторые банки. Вообще каждая организация вправе сама определить, на каких именно внутренних документах печать обязательно нужно поставить.

Больше о печатях в делопроизводстве

Руководитель должен издать отдельный приказ, чтобы на практике утвердить список с документами, требующими печати. Отдельного приказа или распоряжения требует список должностных лиц, у которых есть право расписываться на документах.

Для юридических лиц печать тоже становится обязательной. Акты о несчастных случаях на производстве, журналы и книги, доверенности – вот лишь небольшой список бумаг, которые требуют применения данного материала. Использование печатей в делопроизводстве упрощает ведение бизнеса. Более того, отсутствие печати усложняет решение множества задач.

Некоторым юридическим лицам необходимо по закону иметь этот инструмент, вне зависимости от того, планируется ли использовать его на практике. Для общественных организаций и кооперативов, например, это не обязательное требование. В трудовых книжках печати ставятся лишь в трех ситуациях:

1. Когда документ оформляется в первый раз.
2. Если меняются анкетные данные сотрудника.
3. Если происходит увольнение.

Единственная серьезная проблема в настоящее время – отсутствие правил аннулирования ошибочно поставленных печатей.

На печатях разрешается использовать товарные знаки и фирменные наименования, если это не нарушает прав других лиц. Благодаря этому у руководства появляется дополнительный инструмент для индивидуализации. Это помогает выделиться на фоне конкурентов. Право на использование товарного знака возникает сразу после того, как завершена его регистрация. Изготовить печать для организации можно в любой фирме, которая представляет соответствующие услуги. Допустимо использование дополнительной защиты от создания подделок. Для этого наносят рисунки, которые остаются видимыми, либо невидимыми.

Каждый руководитель сам решает, использовать печать, или отказаться от нее. Некоторые нормативные акты обязательного использования печати вообще не предусматривают.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.