Отмена командировочных удостоверений

Отмена командировочных удостоверений: плюсы и минусы?

Общепринятый порядок и особенности направления работника в командировку отражены в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки» (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08г. № 749). В этот документ в декабре 2014г. Правительство РФ (Постановление № 1595 от 29.12.2014г.) внесло изменения, в том числе отменяющие с 08.01.2015г. командировочные удостоверения, которыми подтверждали время пребывания работника в служебной поездке. Кроме того теперь не требуется оформлять и служебное задание перед командировкой. Пункт Положения, где было прописано, что цель командировки определяется руководителем и указывается в служебном задании, в новой редакции документа попросту утратил силу.

Изменения в порядке оформления служебных поездок в большей степени направлены на уменьшение количества документов, которые кадровики оформляли перед поездкой, а затем передавали (или сам работник) в бухгалтерию. И командировочное удостоверение, и служебное задание были обязательными именно для целей бухгалтерского учета, поскольку являлись оправдательными документами для возмещения расходов на служебные поездки.

Законодатели посчитали достаточным для предъявления работником в бухгалтерию после возвращения из поездки проездных документов, т.е. билетов на автобус, поезд и т.п. Если же работник едет в командировку на личном транспорте, то по окончании командировки он должен отчитаться о поездке в письменной форме, например, в виде служебной записки, и указать в ней срок фактического пребывания в месте командирования и также приложить оправдательные документы. Но в этом случае подтверждением будет не проездной билет, а квитанции или чеки на покупку бензина, путевой лист.

Новость об отмене командировочных удостоверений многие кадровики восприняли неоднозначно. Один из часто задаваемых вопросов: а как можно будет доказать или подтвердить тот факт, что работник был там, куда его направили?

Если в вашей организации необходим такого рода контроль, то можно по-прежнему использовать командировочные удостоверения и требовать с работников делать отметки о прибытии и убытии. Но в бухгалтерию такой документ сдавать уже необязательно. Кроме того вам дается право разработать свою форму документа, подобного командировочному удостоверению, утвердить её в организации и использовать в дальнейшем. Если на предприятии имеется локальный нормативный документ, регламентирующий процесс направления работников в командировки, то нужно обязательно внести в него изменения с января 2015г. с учетом изменений, изложенных в Постановлении № 1595 от 29.12.14г., а также закрепить в нем свою новую форму командировочного удостоверения, если вы таковую будете использовать.

Также вы можете продолжать использовать и служебное задание, поскольку именно в этом документе работник кратко отчитывался о своей поездке, и по прошествии некоторого времени у работодателя может возникнуть необходимость вернуться к материалам по командировке. И если никакого отчета (например, в произвольной форме) работник не составлял, то служебное задание – это единственный документ, в котором содержится отчет, пусть даже краткий.

Несмотря на отмену командировочного удостоверения и служебного задания, все организации по-прежнему обязаны вести учет сотрудников, уезжающих в командировки. Данная обязанность работодателя закреплена в приказе Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н. Соответствующую запись нужно делать в журнале учета работников, выбывающих в командировку. Его форма также утверждена этим приказом.

Надеюсь, что новые законодательные нормы в отношении оформления командировок, упростят кадровый документооборот в вашей организации и позволят направить драгоценное время кадровиков на выполнение других не менее важных задач.

Услуги Правовой защиты

С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.

Отмена командировочных удостоверений

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

• распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
• заказать звонок оператора и т.п.,
• посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Среди списка документов, которые используют при оформлении командировки, часто упоминают командировочное удостоверение. Разбираемся, нужен ли этот документ компании и если да — как его оформить и заполнить.

Что такое командировочное удостоверение

Это документ, который свидетельствует, что сотрудник находится в командировке и выполняет задание руководства. По-другому его называют командировочным листом.

Обязательно ли оформлять командировочное удостоверение в 2021 году

Командировочные удостоверения организации использовали ещё во времена СССР. Последний, современный образец удостоверения был утверждён Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 года.

Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года удостоверение признавалось документом, который подтверждает срок нахождения сотрудника в командировке.

С 8 января 2015 года командировочное удостоверение, как и служебное задание, законодательно исключено из списка обязательных отчётных документов. Согласно поправкам, подтвердить командировочные расходы и фактическое нахождение сотрудника в командировке позволяют приказ о командировке, проездные документы, документ о найме жилья, служебная записка.

Но компании и сегодня могут использовать командировочный лист в делопроизводстве, если считают это необходимым и это прописано во внутренних нормативных актах. По сути, этот документ, заполненный по форме, свидетельствует сразу о нескольких фактах:

• что поездка работника имела производственный характер;
• что командировка состоялась в указанные сроки;
• что командированный действительно побывал в месте назначения и встретился с принимающей стороной.

Командировочное удостоверение полезно не только компании — для учета времени нахождения сотрудника в командировке, но и самому сотруднику — если, например, он приезжает в другой филиал компании и должен обосновать цель визита.

Как оформить командировочное удостоверение

Форма удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году. Бланк удостоверения является рекомендованным, то есть при желании организация может разработать собственную форму командировочного листа.

На лицевой стороне документа указывают:

• ФИО командированного,
• должность работника и служебное подразделение,
• место назначения и цель поездки,
• даты и продолжительность командировки,
• паспортные данные командированного.

Что написать в качестве цели командировки, в законе не говорится. В качестве примера можно привести самые разные варианты:

• подписание контракта на оказание услуг;
• проведение переговоров о заключении договора;
• наладка и ремонт оборудования;
• оказание консультационных услуг;
• проведение переговоров о закупке оборудования и т.д.

Отдельно прописывается, что удостоверение действительно только при предъявлении паспорта или другого документа, который его заменяет.

Командировочное удостоверение распечатывают в одном экземпляре и подписывают у гендиректора. Затем отдают командированному — он должен хранить его при себе во время поездки, а по возвращении отдать в отдел кадров или бухгалтерию.

Как заполнить оборотную сторону командировочного листа

На обратной стороне документа предусмотрены строки для отметок о том, когда работник выбыл и прибыл в место назначения. Эти данные заполняют специалисты кадровой службы, секретариата или бухгалтерии принимающей стороны и заверяют их своей фамилией и подписью.

В первой строке указывают:

• дату выбытия — день, когда специалист отправился в служебную поездку;
• дату прибытия — день, когда сотрудник приехал в место назначения (заполняют в принимающей организации).

Если других пунктов посещения в поездке нет, то во второй строке принимающая организация фиксирует день выбытия работника из места командировки, а дату прибытия заполняют на месте постоянной работы командированного в день, когда он приходит в офис.

Что делать, если работник едет не в другую компанию или филиал, а, например, для проведения переговоров с физическими лицами, то есть поставить отметки о прибытии и выбытии некому? В этом случае можно попросить заполнить эти поля в отеле или местной администрации.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Ещё можно почитать

Туту Командировки — удобный бесплатный сервис для организации деловых поездок. С помощью корпоративного аккаунта можно выдавать доступ сотрудникам на покупку билетов, оплачивать билеты с баланса компании, получать отчётные документы в эл. виде. И это еще не все

Ст. 166 ТК РФ: вопросы и ответы

Как определяет командировку статья 166 ТК РФ и чем дополнить это определение?

Согласно тексту ст. 166 ТК РФ командировка представляет собой выезд работника по заданию работодателя на указанный срок в место, которое не является для него местом постоянной работы. Уточнение здесь сделано только одно: нельзя считать командировкой работу разъездного характера или постоянно осуществляемую при нахождении в пути.

Таким образом, текст ст. 166 ТК РФ не столько дает ответы, сколько вызывает вопросы в отношении того, что все-таки представляет собой командировка. Пояснений здесь требует все:

• продолжительность поездки;
• определение места постоянной работы;
• вид, в котором дается распоряжение о командировке;
• обязательность исполнения решения об отправке в поездку для работника.

Ответ на эти вопросы дает постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749:

• Срок командировки не ограничивается ничем. То есть командировкой может быть как однодневная поездка, так и составляющая несколько месяцев или лет. Все зависит от масштабов и сложности поручения (п. 4). Значимым срок поездки оказывается для вопроса оплаты суточных: при однодневной командировке (или когда человек ежедневно возвращается к месту постоянного жительства) они не платятся (п. 11).
• Место постоянной работы обозначается в трудовом соглашении (п. 3), причем для целей командировки, исходя из смысла текста п. 4, оно рассматривается на уровне населенного пункта. То есть командировка — это поездка за пределы того населенного пункта, в котором расположено рабочее место. Под это определение попадает также и выезд в обособленное подразделение работодателя, у которого работает работник, если оно находится в другом населенном пункте (п. 3).
• Распоряжение работодателя о поездке должно быть письменным (п. 3).
• Распоряжение о поездке в командировку для работника, имеющего оформленные трудовые отношения с работодателем, обязательно для исполнения (п. 2). Отказ от поездки, если у человека нет причин, дающих право на это, будет сочтен дисциплинарным нарушением. Хотя в случае невыдачи аванса на расходы по командировке такой отказ считается правомерным (апелляционное определение суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 25.07.2013 по делу № 33-1595/2013).

Кого нельзя послать в командировку?

Несмотря на то что п. 2 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 обязывает всех работников, состоящих в трудовых взаимоотношениях с работодателем, ездить при необходимости в командировку, существуют категории работников, которых туда направлять нельзя (ст. 259, 268 ТК РФ):

• беременные;
• лица в возрасте до 18 лет;
• женщины с детьми до 3 лет;
• одинокие родители с детьми до 5 лет;
• работники с детьми-инвалидами;
• лица, согласно медицинскому заключению ухаживающие за больным членом семьи.

Беременную направить в командировку нельзя ни при каких условиях. Для лиц в возрасте до 18 лет запрет не распространяется на работников творческих коллективов. Работников остальных категорий можно отправить в командировку, если они дали на это свое письменное согласие.

Какие документы необходимы для командировки в 2017 году?

С 2015 года (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) исчезла необходимость в оформлении:

• командировочного удостоверения;
• служебного задания;
• отчета о выполнении задания.

Таким образом, полный перечень необходимых документов по командировке свелся:

• к письменному распоряжению (приказу) работодателя о направлении в поездку;
• авансовому отчету о ней (п. 26 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Об оформлении приказа на командировку читайте в статье «Приказ на командировку — образец в 2017 году».

Сроки пребывания в командировке, ранее подтверждавшиеся отметками в командировочном удостоверении, теперь можно подтвердить (п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) датами в документах:

• на проезд;
• проживание при наличии пояснений (служебной записки) о способах прибытия в место назначения и убытия из него;
• подтверждение нахождения в месте назначения при наличии служебной записки, поясняющей отсутствие иных документов.

Для варианта отсутствия документов и на проезд, и на проживание лучшим подтверждением присутствия в месте, куда был командирован работник, станет справка, выданная принимающей стороной.

Сроки отъезда-приезда могут быть скорректированы с учетом времени, которое понадобится для того, чтобы добраться до места отправления транспорта, находящегося вне населенного пункта, считающегося местом постоянной работы или местом командирования.

Каковы особенности установления сроков при отсутствии проездных документов?

Отсутствие проездных документов может иметь место, если поездка в командировку с предварительного разрешения работодателя осуществлялась:

• на служебном автомобиле;
• личном транспорте;
• транспорте третьих лиц.

В последнем варианте транспорт может быть использован командированным либо по доверенности, либо в качестве пассажира (письмо ФНС РФ от 24.11.2015 № СД-4-3/20427).

Для подтверждения факта такой поездки, помимо служебной записки, объясняющей способ отъезда-приезда, командированному потребуются (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368):

Нужны ли командировочные удостоверения в 2022 году?

Командировочное удостоверение подтверждает факт нахождения сотрудника в деловой поездке. Обязателен ли этот документ в 2022 году и как правильно его оформить — расскажем в нашем материале.

Командировочное удостоверение как подтверждение расходов на служебную поездку

Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 № 749 утвердило перечень бланков, которые составлялись при направлении работников в командировки. Среди них значилось и командировочное удостоверение (форма № Т-10 Госкомстата).

Документ отмечался в каждом месте пребывания, поэтому руководство всегда оставалось в курсе, по какому маршруту передвигался подчиненный и в какие сроки.

До 2015 года обоснованность признания расходов на командировки без удостоверения вызывала споры:

С 2015 года для упрощения документооборота Правительство Постановлением от 29.12.2014 № 1595 отменило обязательность составления командировочного удостоверения. В 2022 году оформлять такой документ работодатели вправе по желанию, а для обоснования признания расходов он больше не нужен.

Подробнее о том, какие бланки отменены Постановлением № 1595, вы узнаете в материале.

Выдача командировочного удостоверения в 2022 году

Компании, желающие работать с удостоверениями, прописывают это в локальных нормативных актах, а также закрепляют форму документа. Допускается применять стандартный бланк Т-10 либо разработать свой вариант.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, регистрируется в журнале учета и выдается работнику. Во время поездки по каждому месту назначения проставляют отметки о времени прибытия и убытия: подписи ответственных лиц и печати при наличии.

Образец командировочного удостоверения по форме Т-10 вы найдете здесь.

Как подтвердить нахождение в командировке без удостоверения

Если работодатель отказался от выдачи командировочных удостоверений, сотрудник докажет маршрут своего передвижения другими документами (Письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427):

• проездные билеты;
• служебные записки о выделении автомобиля или заявки на транспорт с приложением заполненных путевых листов;
• чеки на оплату платных дорог, стоянок, топлива АЗС, питания, проживания в гостиницах и т. п.

По возвращении сотрудник представит в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах.