Отгрузка товара и оформление отгрузочных документов

Отгрузка товара — это. Оформление отгрузочных документов

Отгрузка товара – это что такое? Когда между организациями подписывается договор о поставке продукции, то после того как она будет изготовлена, необходимо осуществить ее доставку. Поэтому, помимо самого договора и акта приема-передачи, понадобится еще оформление и других документов. В, частности, необходимо правильно оформить отгрузку. Подробно о том, что это – отгрузка товара, и, как ее правильно осуществить, будет рассказано в статье.

Что сказано в законе?

Как сказано в ГК РФ, а именно в ст. 506, согласно договору поставки, продавец-поставщик берет на себя обязательство в обусловленный срок доставить изготовленные им или закупленные товары покупателю.

В ст. 509 говорится, что поставку осуществляют путем отгрузки (или передачи) товаров покупателю или другому лицу. При этом другим лицом может быть тот, на кого стороны указали в договоре как на получателя.

Определение

Из этого следует, что отгрузка товара – это процесс, по передаче изготовленной продукции либо напрямую покупателю, либо перевозчику. Именно этот момент и является той отсечкой, после которой переходит право собственности от изготовителя (продавца) к приобретателю.

Это правило вытекает из ст. 223 ГК РФ, однако там присутствует оговорка о том, что стороны вольны договариваться, когда именно произойдет этот переход. Например, в момент передачи товара от перевозчика покупателю в каком-либо населенном пункте, откуда покупатель уже своим транспортом доставит товара на свой склад. Или же перевозчик довезет его до самого склада покупателя, и только там последний станет его собственником.

Почему это важно?

Фиксация момента перехода права собственности является очень важным пунктом договора реализации товара. Ведь в процессе транспортировки груз подвергается множеству различных рисков, таких как его утеря или порча, выход из строя отдельных деталей, повреждения, негативно влияющие на внешний вид изделия.

Поэтому необходимо заранее выяснить, на кого ложатся указанные риски, иными словами, кто будет за все это платить. По этой же причине необходимо правильное оформление отгрузочных документов. Ведь только имея их на руках, можно рассчитывать на возможность доказывания своей правоты в арбитражном суде. А, следовательно, и возместить убытки, которые могут быть нанесены при возникновении указанных негативных обстоятельств.

Договор и его предмет

Первым документом, с которого начинаются отношения с контрагентом, является договор поставки или договор реализации товара. В чем их отличие? Первый из них оформляется, когда продавец сам изготавливает продукцию, а второй, когда он ее перепродает. По своей сути поставка является разновидностью купли-продажи. О различии в оформлении документов на отгрузку в первом и во втором случае будет сказано ниже.

Что нужно предусмотреть в соглашении для того, чтобы успешно произвести и оформить отгрузку? Первым необходимым условием без которого в рассматриваемом случае договор считается незаключенным, является условие о его предмете – товаре. Описать его нужно достаточно подробно, так как эти данные обязательно понадобятся при заполнении отгрузочной документации, в частности для накладной на отгрузку товара.

Описание товара

Его наименование можно указать соответствующим:

• Общероссийскому классификатору продукции;
• ГОСтам;
• техническим условиям, другим регламентам;
• техпаспорту;
• сертификату соответствия;
• каталогам поставщиков.

Другим существенным условием, без указания которого нельзя сказать, что договор заключен, является указание на количество товара. Оно определяется или в единицах измерения, или же в денежном выражении. При этом количество товара обязательно согласовывается по каждому из наименований.

Другие важные параметры

Хотя их отсутствие в договоре изначально и не указывает на его недействительность как незаключенного, оно может впоследствии, при возникновении споров, стать препятствием в представлении доказательств в арбитражном суде. В отдельных случаях суд может признать такой договор незаключенным.

К ним относятся указания на:

• ассортимент и комплектность;
• срок поставки;
• цену товара.

Если это договор поставки, то к нему, как правило, прикладывается спецификация. Это документ, в котором указывают наименование каждой из товарных позиций, количество и прочие характеристики.

Основные правила отгрузки

Чтобы обеспечить сохранность и качество поставляемого товара и создать условия для его своевременной приемки необходимо:

1. Строго соблюсти правила, предъявляемые к упаковке товара, ее маркировке и опломбированию отдельных мест.
2. Точно определить количество товара (его веса, мешков, связок, ящиков, пачек, кип).
3. Передать продукцию, которая по качеству и комплектности соответствует установленным требованиям.
4. Четко и правильно оформить документы, удостоверяющие качество и комплектность, отгрузочные и расчетные документы и проверить соответствие данных, указанных в документах, фактическим.
5. Передать документы принимающей стороне или выслать их, в зависимости от условий договоренности.
6. Соблюсти правила погрузки и крепления, действующие на транспорте.

Оформление отгрузки

Если товар отгружается в соответствии с договором поставки, то есть он изготовлен самим продавцом, то первым документом (если его приемка осуществляется на складе продавца) будет Акт приема-передачи. Он удостоверяет качество товара, его характеристики, количество, соответствующие указанным в договоре, и подписывается представителями обеих сторон, назначенными приказом.

Следующим документом будет описывающий упаковку товара упаковочный лист. В нем содержится перечень товаров, артикул или номер в каталоге, вес брутто и нетто, номер места. Он вкладывается вместе с товаром в коробку или ящик в двух экземплярах, а третий прилагается к сопроводительным документам.

Далее необходимо оформить такие документы, как:

• накладная на получение товара по форме № ТОРГ-12;
• счет-фактура или универсальный передаточный документ;
• товарно-транспортная накладная №1-Т;
• документ, удостоверяющий качество и комплектность, которым может быть удостоверение о качестве, сертификат, техпаспорт;
• чек, подтверждающий оплату товара.

Нюансы в оформлении документов

В завершение изучения вопроса о том, что это – отгрузка товара, будут приведены некоторые важные нюансы оформления отгрузочной документации.

Как правило, бухгалтерия предприятия использует унифицированные документы, утвержденные Росстатом. Но сегодня из этого правила есть исключение. Если руководитель приказом утвердил для предприятия свои формы, в которых есть реквизиты, соответствующие требованиям Закона о бухучете, то можно использовать и их.

Что касается оплаты товара, если она производится путем наличных расчетов, то должна обязательно быть проведена с использованием кассового аппарата, в противном случае это будет являться нарушением закона.

В договоре поставки обычно прописываются условия, касающиеся перевозчика. В зависимости от этого транспорт может нанимать как продавец, так и покупатель. А также перевозка может осуществляться силами одного из партнеров.

В первом случае товарно-транспортная накладная выписывается компанией-перевозчиком, с которой подписывается соответствующий договор. Она выписывает доверенность своему водителю или экспедитору на получение груза.

Документы для экспорта товаров

Решение таможенных органов о выпуске декларации на товары напрямую зависит от предоставляемого в таможенный орган пакета документов и правильности заполнения декларации на товары. Важно, чтобы документы, предоставляемые при таможенном оформлении, были грамотно оформлены. Именно поэтому важно знать, какие из документов требуется предоставить при экспорте товаров.

Список документов, необходимых для оформления экспорта:

• Контракт и спецификация – являются основными документами, в которых содержится информация о количестве, стоимости товаров, условиях оплаты и поставки, сопроводительных документах, упаковке и ответственности сторон.
• Паспорт сделки (УНК) – необходим в случае, если сумма контракта превышает 6 000 000 рублей. Срок оформления паспорта сделки не должен превышать 15 рабочих дней с момента подписания контракта или поступления оплаты по нему, в зависимости от условий поставки.
• Счет-фактура или инвойс – документ, содержащий реквизиты продавца и покупателя, номер контракта, ценовые характеристики товара и условия поставки. Важно, чтобы все данные совпадали с условиями, прописанными в контракте и спецификации.
• Транспортный документ, содержащий данные о грузоотправителе, грузополучателе, количестве и наименовании товара, количестве мест и весе товара, а также условиях поставки, определенных в соответствии с ИНКОТЕРМС-2010. Данные, указанные в транспортных документах принимаются к сведению при таможенном оформлении товара. В зависимости от способа перевозки различают следующие документы:

• Товарно–транспортная накладная или CMR используются при перевозке товара автомобильным транспортом;
• Коносамент оформляется при морских грузоперевозках, он также подтверждает право собственности на отгружаемый товар;
• Железнодорожная накладная используется при перемещении товара по железнодорожным путям и удостоверяет факт заключения договора перевозки, его содержание и надлежащее исполнение;
• Авианакладная оформляется при воздушной транспортировке товаров. В отличие от CMR, ж/д накладной и коносамента, авианакладная не является товаросопроводительным или передаточным документом.

• Документы, подтверждающие соблюдение мер нетарифного регулирования:

• Ветеринарный сертификат;
• Фитосанитарный сертификат;
• Разрешение на вывоз товара от правообладателя товарного знака, при его наличии на товаре;
• Заключение независимой идентификационной экспертизы экспортного контроля;
• Лицензия ФСТЭК (оформляется при вывозе продукции, включенной в списки контролируемых товаров, утвержденные Указами Президента РФ)
• Иные лицензии (например, для вывоза металлолома, спиртосодержащей продукции, товаров военного назначения).
• Упаковочный лист – товаросопроводительный документ, содержащий данные о грузоотправителе, грузополучателе, наименовании и количестве товара, весе нетто и брутто, количестве грузовых мест и виде упаковки.

• Платежные поручения:

• об уплате экспортной пошлины и таможенных сборов (при необходимости).
• на оплату товара, исходя из условий контракта.

• Техническая документация, подробное описание товара, паспорт качества, в зависимости от вида товара – данные документы необходимы для достоверного определения кода по ТН ВЭД ЕАЭС и декларировании товаров.

Вышеперечисленный перечень документов является ориентировочным. Таможенное законодательство постоянно обновляется. При отсутствии опыта в оформлении товаров на экспорт, необходимо обратиться к таможенному представителю, декларанту.

Отгрузка товара третьему лицу

Между ООО «А» — поставщик и ООО «Б» — покупатель заключен договор поставки. Стороны договора — резиденты РФ. Передача товаров происходит за пределами РФ, в Россию товар не ввозится. Можно ли в договоре поставки предусмотреть условие, предполагающее передачу товара не покупателю, а третьему лицу — нерезиденту РФ? Передача товара так же планируется за пределами РФ.

Правомерно ли условие договора?

Поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки (передачи) товаров покупателю, являющемуся стороной договора поставки, или лицу, указанному в договоре в качестве получателя (ч.1 ст. 509 ГК РФ).

Таким образом, действующее законодательство допускает договорное условие, в соответствии с которым поставщик обязан поставить товар третьему лицу (получателю), не являющемуся покупателем. При этом местонахождение 3-го лица (получателя) значения не имеет.

Такая обязанность поставщика возникает только при включении в договор условия о поставке третьему лицу.

Как лучше сформулировать?

В договоре рекомендуется указать:

• условие об отгрузке (передаче) товара поставщиком получателю;
• информацию о получателе товара;
• право покупателя давать поставщику указания по отгрузке товара получателям.

Рекомендуем также выписать доверенность на приемку товара юридическому лицу — получателю. Эта доверенность оформляется от имени покупателя. А получатель должен выдать своему представителю (физическому лицу) доверенность на право получать товар по договору от имени и в интересах получателя.

Примеры формулировки условия договора о получателе:

«Поставщик обязан поставить товар на склад получателя ____________ (указываются наименование, адрес и другие реквизиты получателя)».

«Поставка товара осуществляется следующему получателю:

• Наименование: ______________________________________________________;
• Адрес места нахождения: ____________________________________________;
• ОГРН/ИНН/КПП/ОКПО __________________________________________________;
• Адрес для доставки товара: ________________________________________».

Что если не закрепить в договоре?

Если в договоре не указан получатель товара поставщик не вправе передавать товар третьему лицу (ст. 312 ГК РФ) (Постановление ФАС Уральского округа от 09.02.2009 N Ф09-253/09-С5 (Определением ВАС РФ от 14.05.2009 N ВАС-5717/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

Покупатель, в свою очередь, не вправе будет потребовать передать товар получателю, не указанному в договоре (п. 1 ст. 509 ГК РФ), за исключением случая, когда покупатель по условиям договора вправе давать отгрузочные разнарядки поставщику (п. 2 ст. 509 ГК РФ).

Документы для экспорта

Проблема документов ВЭД – это один из распространенных типов сложностей, с которыми сталкиваются юридические лица, занимающиеся соответствующей деятельностью. Документация может быть разнообразной в зависимости от направления работы, следует основываться на том, что именно планируется экспортировать, на требованиях со стороны закона и таможни.

1. Основные документы для экспортера

Сам по себе перечень может основываться на базисе ИНКОТЕРМС, а также условиях поставки. Существуют критерии такие как группы (среди них E, F). Для них потребуется контракт на экспорт, упаковочный лист, накладная (она также носит название транспортной накладной). Нужно помнить про декларацию на товары, если речь идет о торговле с иностранным контргагентом, а также об инвойсе.

Например, данные по инвойсу содержат:

• данные покупателя и продавца (их реквизиты);
• данные по получателю груза, если проходит несколько этапов, включая различных посредников, а не переходит к одному владельцу от другого посредством прямой продажи;
• инвойс содержит данные по дате и его номеру;
• базис доставки Инкотермс;
• обязательными являются данными по стоимости товара, его количеству, а также наименование, которое дополнительно шифруется при помощи стандартных штрих-кодов международного типа;
• предусмотрены реквизиты того банка, которым пользуется продавец, а также его счета (для перечисления уплаченных денежных средств);
• срок действия.

Обязательным моментом при оформлении документов при экспорте в Европейский Союз, является указание параметра HS. Это обозначение товара с помощью цифрового кода, что также помогает определить наименование товара и исключит различные сложности, зачастую возникающие при доставке, пересылке и оплате. Точное обозначение HS поможет избежать лишних вопросов от банка, налоговых органов и т.д. По сути, коды HS являются своего рода номенклатурой для внешнеэкономической деятельности.

2. Оформление контракта

Нужно ли платить при работе с иностранным контрагентом НДС, какой порядок составления контракта – это одна из самых главных сложностей, с которой зачастую сталкиваются даже не только новички, но опытные экспортеры. Существуют критерии работы с оформлением контрактных обязательств:

Проследить за формулировками, при необходимости, воспользовавшись услугами профессиональных переводчиков.

Обратить внимание следует на тонкости взаимодействия с банком, поскольку банковские органы тщательно проверяют все сделки, производимые в экспортном порядке и при взаимодействии с нерезидентами.

Нужно обращать внимание на тонкости заполнения таможенных деклараций, документов для налоговой. Экспорт не облагается налогом (ставка составляет 0%), но для подтверждения данного факта потребуется пакет документов, в который обязан входить контракт.

Документ в идеале должен быть читаем всеми представителями одной стороны и другой. Поэтому оформление перевода рекомендуется осуществлять путем размещения в двух колонках. Обычно можно перевести на английский язык (помимо основного русского), но в ряде ситуаций потребуется перевод на другие языки, в зависимости от законов и деловых обычаев контрагента.

Минимальные реквизиты по договору обязательно должны включать время и дату. На этом вопросе стоит остановиться подробнее, потому что Центробанк специально выпустил несколько рекомендаций по датировке. Дело в том, что надо указывать не какой-либо внутренний номер контракта, а так называемый унифицированный. В нем три группы чисел.

• Первая группа – это соответствие коду страны продавца и покупателя, согласно единому перечню обозначений. Этот стандартный документ используется повсеместно в таможенном оформлении, поэтому получить доступ к кодовому обозначению разнообразных стран не составит никакого труда.
• Вторая группа – восемь цифр организации. Общероссийский классификатор «Предприятия и организации» поможет найти соответствующий номер.
• Наконец, финальный пятизначный номер – это организация получателя (покупателя).
Дополнительно следует учитывать, что дата оформляется в стандарте ДД.ММ.ГГ. Соответственно, первое обозначение соответствует числу, которое указывается в двухзначном формате (можно отметить нуль, например «04» — то есть, четвертый день месяца). Второй – пункт – месяц, тоже обозначается с нулями, к примеру, «01» — это январь. Для года указываются только последние две цифры – из 2021 только «21». Все документы для подтверждения экспорта составляются по аналогичному типу.

В структуре контракта также указываются такие данные:

• предмет, а также сумма, которую выплачивает покупатель;
• условия, при которых производится оплата;
• сроки поставки, условия приема;
• ситуации, связанные с форс-мажорными обстоятельствами;
• рассмотрение сроков, указание санкций при нарушении;
• дополнительные условия;
• подписи и адреса всех сторон.

Таким образом, составление контракта требует особенной внимательности, ведь фактически это самый главный и имеющий наибольший юридический «вес» документ.

3. Упаковочные листы и другие сопровождающие документы

В упаковочном листе содержится информация о содержимом упаковки. Оно включает массу – нетто и брутто, количество товара, если количество можно посчитать, типы грузомест и их количество, а также общий объем партии.
Транспортный документ также является крайне важным, поскольку он подтверждает факт взятия груза для перевозки. В нем указывается тип транспорта (железнодорожный, воздушный, наземный и т.д.), сроки доставки и т.д. За транспортировку отвечает фактически третья сторона – перевозчик, поэтому за документацией этого типа необходимо следить особенно пристально. По многолетнему опыту экспортеров, свыше 50% проблем возникает именно на этапе транспортировки груза. Желательно использовать услуги проверенного перевозчика, с которым подписывается контракт и страхуются риски.
Декларирование товаров на таможне происходит на основании предоставляемой экспортером информации. Существуют основные способы сделать эти операции:

1. Посредством личного кабинета участника ВЭД – это удобно, никуда не надо ехать.
2. Есть специальные программы, такие как Альфа-максимум и Декларант, позволяющие произвести декларирование.
3. Можно воспользоваться услугами представителя на таможне, что достаточно дорого (придется оплачивать услуги), но и надежно, ведь решением задачи занимается специалист.

Дополнительно могут потребоваться фото товара, сертификаты соответствия и другие документы. В ряде случаев может быть нужен перевод на язык контрагента.

4. Работа с участниками Евразийского союза

Такие страны как Казахстан, Белоруссия, Казахстан, Армения, Киргизия обладают своей спецификой за счет того, что являются участниками Евразийского союза (ЕАЭС). Для него установлены единые нормы по налогообложению перевозок. Среди них:
• НДС 0% — это правило действует для УСН, ОСНО;
• несмотря на нулевые ставки, потребуется создать «нулевые» же счет-фактуры;
• нулевые ставки НДС подтверждаются пакетом документов.

Таким образом, существует множество документов и сопуствующих сложностей по их грамотному оформлению. ООО «ИФК «Титан74» избавляет российских поставщиков от трудностей экспорта при оказании услуги «контрактодержатель», а иностранный покупатель получает вместе с товаром СМР, ДТ, счет-фактуру, инвойс, товарную накладную и упаковочный лист.