Особенности расчета с подотчетными лицами

Особенности расчета с подотчетными лицами

В процессе финансово- хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками, которых отправляют в командировку и выдачи им средств, для покупки за наличный расчет материальных ценностей, оплаты выполненных работ и на другие хозяйственно-операционные цели. Таким образом, в процессе хозяйственной деятельности каждого предприятия возникают вопросы, связанные с расчетами с подотчетными лицами. Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого правильно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами обеспечивает контроль за использованием денежных средств на предприятии и позволяет избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой, а также способствует укреплению расчетной дисциплины, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств, а это способствует улучшению финансового состояния предприятия. Поэтому данная тема наиболее актуальна в современных условиях.

Подотчетные лица — это работники, которым выдали аванс наличной суммой денежных средств из кассы на административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Правила выдачи денежных средств, размер авансов и сроки, на которые выдаются суммы, установлены правилом ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У), который действует с 1 июня 2014 года.

В бухгалтерском учете для расчетов с сотрудниками по подотчетным суммам предназначен счет 71 « Расчеты с подотчетными лицами», который может иметь сальдо, как по кредиту, так и по дебиту. По дебиту отражаются суммы, которые были выданы подотчетному лицу, а по кредиту израсходованные суммы подотчетным лицом по целевому назначению и остаток, который подотчетное лицо обязано вернуть назад. Этот остаток является дебиторской задолженностью предприятия.

Порядок выдачи на предприятии наличных денег под отчет, а также список подотчетных лиц устанавливает руководитель. Наличные деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, которое пишется в произвольной форме. Выданные деньги подотчет в бухгалтерском учете отражают проводкой Д-т сч.71 К-т сч.50, что означает — выдана работнику из кассы подотчетная сумма. Деньги выдаются при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Если подотчетное лицо действует от имени организации, то необходимо наличие доверенности, а если как физическое лицо, то доверенность не требуется.

Сумма, выдаваемая в подотчет, имеет ограничение 100000 рублей, если она осуществляется в рамках одного договора. Этот лимит устанавливается для расчетов между организациями, а на расчеты с физическим лицом, в данном случае работник предприятия, она не распространяется. Организация может упростить порядок расчетов с подотчетными лицами при использовании корпоративных банковских карт. Порядок их использования организация устанавливает сама.

Работник, получивший подотчет сумму должен полностью отчитаться за нее, не позднее трех дней после истечения срока, на который она была выдана(подпункт 6.3 п.6 Указания №749). Для этого подотчетное лицо должно предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованное сумме, приложив к нему все подтверждающие документы. Правильно оформленные первичные документы принимаются к бухгалтерскому учету на основании п.2 ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ. Если подотчетное лицо своевременно не отчиталось по выданной в подотчет сумме, то организация имеет право удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы подотчетного лица, но для этого должно быть его согласие(Письмо Роструда от 09.08.2007№3044-6-0). Однако работодатель вправе удержать из заработной платы данную сумму не позднее 1 месяца со дня окончания срока, который установлен для возвращения аванса. Для этого работник должен дать письменное согласие , но при его отсутствии данный вопрос необходимо решать в судебномном порядке. Размер всех удержаний согласно Трудовому кодексу (ст.138) не должен превышать 20% от заработной платы. Если нет согласия работника на удержания данной суммы, то она может быть взыскана в судебном порядке в течение срока исковой давности, который равен трем годам, в течение которых организация может обратиться в суд (ст.196 ГК РФ). При окончании срока исковой давности предприятие согласно ст.265 НК РФ должно включить данную сумму внереализационные расходы.

В соответствии с п.5 ст.226 Налогового кодекса РФ если организация не может удержать начисленную сумму налога у налогоплательщика на доходы, то организация обязана в течение 1 месяца с момента возникновения соответствующих обязательств письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета. Например, если работник уволен, то его задолженность по подотчетным суммам в результате истечения срока исковой давности в бухгалтерском учете будет переведена на расчеты с разными дебиторами и кредиторами(Д-т сч.76-5 К-тсч.71), а если она будет списана, то Д-т сч.91-2 К-т сч. 76-5.

Рассмотрим отражение в бухгалтерском учете выдачи денег в подотчет на некоторых примерах.

Пример1. Работнику была выдана в подотчет сумма в количестве 5000 руб. на хозяйственные нужды. Работником были приобретена бумага на сумму 2500 руб. Остаток 3000 руб. был возвращен в кассу. В бухгалтерском учете будут сделаны записи: Д-т сч.71 К-т сч.50- выданы денежные средства в подотчет- 5000руб; Д-т сч. 10К-т сч.71- оприходована бумага на основании авансового отчета работника – 5000 руб; Д-т сч.50 К-т сч. 71 – сдан в кассу неизрасходованный остаток денежных средств – 2500 руб.

Пример 2. Остаток денежных средств по авансовому отчету, который работник не использовал-1500 руб. не был возвращен в кассу в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 5000 руб. В результате согласия работника, руководитель предприятия издал указ об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника, составляющей 10000 руб. В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи: Д-т сч. 71 К-т сч. 50 – выдано в подотчет работнику на командировочные нужды – 6500 руб.; Д-т сч.26 К-т 71 – сдан авансовый отчет -5000 руб.; Д-т сч. 94 Кт сч. 71 – отражена сумма не возвращенного в срок аванса -1500 руб.; Дт сч. 73 К-т сч. 94- сумма не возвращенного аванса отнесена на подотчетное лицо – 1500 руб.

Пример 3. Организация выдала работнику корпоративную банковскую карту и перечислила на нее 15000 руб. Работник приобрел хозяйственный инвентарь, представил авансовый отчет и сдал карту. Залоговая стоимость карты 1100руб. Остатка денежных средств на карте на момент выдачи не было. Работник вовремя сдал авансовый отчет с подтверждающими документами и потратил 13900 тыс. руб. Работником в кассу внесены 1100 руб. Согласно выписке по карте комиссия банка составила 30 руб., поэтому остаток составил 1070руб. В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

К балансовому счету 71 откроем субсчета: 71-д – «Расчеты по выданным денежным документам, 71-хоз « Расчеты по выданным средствам на хозяйственные расходы». Д-т сч.71-д К-т сч. 50-3-выдана корпоративная банковская карта работнику – 1100 руб.; Д-т сч. 55 К-т сч.51 –перечислены денежные средства на карту -15000 руб.; Дт сч.71-2 К-т сч. 55- отражено списание средств с корпоративной банковской карты – 15000 руб.; Д-т сч.10 К-т сч.71-хоз – отражено приобретение хозяйственного инвентаря – 13900 руб.; Д-т сч.50-1 К-т сч. 71-хоз- подотчетным лицом возвращена в кассу оставшаяся сумма денег-1100 руб.; Д-т сч. 50-3 К-т сч.71-1 –работником возвращена корпоративная банковская карта 1100 руб.; Д-т сч. 91-2 –хоз. К-т сч.55 – отражена комиссия за обслуживание банковской карты в составе прочих расходов — 30 руб.

Подотчетные лица и работа с ними – это неотъемлевая часть нормального, активно функционирующего предприятия. На каждом предприятии выдаются деньги в подотчет. Для успешного проведения данной операции необходимо знать нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами. Эти знания необходимы для того, чтобы избежать штрафы и излишние налогообложения. Огромное внимание необходимо уделить управлению дебиторской задолженности, которая возникла при расчетах с подотчетными лицами. При недостаточном контроле выдачи подотчетных сумм, правильности ведения учета и своевременного возврата в кассу неиспользованных денежных средств могут возникнуть проблемы с налогообложением и проверками.

Таким образом, можно сделать вывод: для успешного ведения учета и управления дебиторской задолженностью необходимо детально изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Список литературы

1. Российская Федерация. Законы. О бухгалтерском учете: утв. Указом Президента РФ от 06.12.2011 г. №402–ФЗ // СПС Консультант Плюс.
2. Российская Федерация. Министерство финансов. План счетов бухгалтерского учета финансово–хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению: утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 г. №94н. – М.: Бухгалтерский учет, 2014. – 57 с.
3. Бухгалтерский учет в торговле: Учеб. / Под общей редакцией В.В. Вожарского. Мн.: Новое знание, 2014.
4. Латунько Н.И. Бухгалтерский учет в промышленности: Учеб. пособие / Н.И. Латунько. Мн.: Книжный дом, 2013.

• 23 ноября 2020

• 29 октября 2020

Электронное периодическое издание зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), свидетельство о регистрации СМИ — ЭЛ № ФС77-41429 от 23.07.2010 г.

Особенности расчета с подотчетными лицами

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Минфина России от 6 декабря 2016 г. N 02-07-10/72408 О работе с подотчетными лицами с использованием банковских (дебетовых) карт

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее — Департамент) рассмотрел обращение по вопросу порядка работы с подотчетными лицами с использованием банковских (дебетовых) карт и сообщает.

Согласно статье 13 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации» (далее — Банк России) рассмотрение стратегии развития национальной системы платежных карт и дача рекомендаций по указанной стратегии входит в компетенцию Национального финансового совета — коллегиального органа Банка России.

Порядок выдачи кредитными организациями на территории Российской Федерации платежных карт (банковских карт) и особенности осуществления операций с платежными картами установлены в «Положении об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт», утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение N 266-П).

Исходя из пункта 1.5. Положения N 266-П, банковская карта является электронным средством платежа, которое используется для совершения операций ее держателем (физическим лицом, в том числе уполномоченным юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем) в пределах расходного лимита.

При этом в соответствии с пунктом 2.5. Положения N 266-П Клиент — юридическое лицо осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;

оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с деятельностью юридического лица, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;

иные операции в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;

оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации.

Таким образом, по мнению Департамента, проведение расчетов с подотчетными лицами по банковским картам посредством электронных платежей относится к безналичным расчетам. Операции получения наличных денежных средств по банковской карте или внесения наличных денежных средств на банковскую карту относятся к наличным расчетам и регулируются Указаниями Банка России от 07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».

Особенности осуществления операций по обеспечению денежными средствами учреждений государственного сектора с использованием карт определены в разделе V Правил обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований), утвержденных Приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 N 10н.

Обязательные общие требования к бухгалтерскому (бюджетному) учету организациями государственного сектора расчетов с подотчетными лицами на соответствующих счетах Единого плана счетов определены Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция 157н).

В соответствии с пунктом 213 Инструкции 157н дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

В соответствии с пунктом 214 Инструкции 157н увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок предоставления авансового отчета.

Таким образом, при осуществлении расчетов с подотчетными лицами при условии использования банковских (дебетовых) карт должны выполняться требования Инструкции 157н, в том числе, в части оформления письменного заявления подотчетного лица на выдачу аванса, а также ограничений по получению аванса при наличии просроченной задолженности подотчетного лица по предыдущему авансу. Обращаем внимание, что Инструкция 157н не регулирует срок предоставления авансового отчета.

Одновременно сообщаем, что Указаниями Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указания) установлены аналогичные правила при выдаче работнику под отчет наличных денег.

В соответствии с пунктом 6.3. Указаний для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Также обращаем внимание, что основные принципы правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений между работником и работодателем, в том числе компенсация командировочных расходов, транспортных расходов и других затрат, связанных с исполнением работником трудовых или иных обязанностей, определены Трудовым кодексом Российской Федерации.

Обзор документа

По мнению Минфина, проведение расчетов с подотчетными лицами по банковским картам посредством электронных платежей относится к безналичным расчетам.

Операции получения (внесения) наличных денежных средств по банковской карте (на нее) относятся к наличным расчетам и регулируются специальным указанием Банка России об осуществлении таких расчетов.

Разъяснены особенности расчетов с подотчетными лицами при использовании банковских (дебетовых) карт в организациях госсектора. В этом случае должны выполняться требования в части оформления письменного заявления подотчетного лица на выдачу аванса, а также ограничений по получению аванса при наличии просроченной задолженности подотчетного лица по предыдущему авансу.

Аналогичные правила при выдаче работнику под отчет наличных денег предусмотрены порядком ведения кассовых операций юрлицами и упрощенным порядком ведения кассовых операций ИП и субъектами малого предпринимательства.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.

Деньги подотчетникам могут быть выданы:

• на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
• на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.

Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

ВАЖНО! Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.

О правилах оформления этого документа читайте в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

За подотчетные деньги работник должен отчитаться. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена. К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму и не предоставил авансовый отчет о расходах? Как отразить невозврат подотчетной суммы в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти и другие вопросы есть в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.

Нюансы командировочных расходов

Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.

При этом нужно учесть, что:

• днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
• расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
• суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).

ВАЖНО! Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ и страховыми взносами.

О нюансах отражения суточных в налоговой отчетности вы можете узнать из статьи «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?».

Проводки для ведения учета на счете 71

Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

• дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в безналичной форме);
• кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы, связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в случае возврата неистраченных сумм.

Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.

Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.

Обратите внимание! Если сотрудник потерял (или забыл взять) подтверждающие расход документы, то решение о возмещении расходов работнику принимает руководитель компании. Подтверждающим документом будет приложенная к авансовому отчету объяснительная записка от сотрудника, а основанием для принятия авансового отчета — приказ директора фирмы.

Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.

Особенности расчета с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами:

бухгалтерский учет и налогообложение

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

В предлагаемой вниманию читателей книге подробно рассматриваются все возможные случаи осуществления расчетов с подотчетными лицами, в том числе такими инструментами, как аккредитивы и чеки из чековых книжек.

1. Общие правила расчетов с подотчетными лицами

В предпринимательской деятельности организаций весьма часто возникает необходимость осуществления расчетов наличными денежными средствами. Как правило, наличными денежными средствами оплачиваются материально-производственные запасы при их приобретении в розничной сети и командировочные расходы. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными денежными средствами могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам. Расчеты наличными денежными средствами также практикуются при оплате через подотчетных лиц задолженности по некоторым налогам и сборам (например, по суммам государственной пошлины) и страховым взносам.

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации.

При этом расчеты наличными денежными средствами осуществляются не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и т.д. Абсолютная ликвидность денежных средств превращает наличные деньги в весьма привлекательный инструмент для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материально-производственных запасов, а при определенных условиях – и внеоборотных активов.

Но в то же время широкое использование наличных денежных средств для расчетов между юридическими лицами (и торговыми организациями) создает благоприятные предпосылки для злоупотреблений, а в последнее время – и для ухода от налогов. Поэтому неудивительно стремление государства максимально ограничить и зарегламентировать процесс обращения наличных денежных средств.

В настоящее время наличное денежное обращение в Российской Федерации регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Банка России 22.09.1993 № 40 (далее – Порядок ведения кассовых операций).

Кроме того, Советом Директоров Банка России утверждено 05.01.1998 № 14-П Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, которое устанавливает общие правила регулирования денежного обращения в стране. Но его содержание больше относится к банковским учреждениям. А так как рассмотрение особенностей отражения в учете операций, совершаемых кредитными учреждениями, не является целью данного издания, мы будем обращаться только к отдельным нормам вышеуказанного Положения, которые определяют порядок осуществления кассовых операций субъектами хозяйственной деятельности всех форм собственности.

Для того чтобы порядок выдачи денежных средств под отчет в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:

– наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен в том числе предусматривать:

круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет;

размеры подотчетных средств;

сроки их возврата или отчета об израсходовании;

– соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;

– соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому.

Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не определен перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами.

По нашему мнению, при формировании соответствующего перечня, утверждаемого впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность. Иными словами, в общем случае с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение, по нашему мнению, могут составлять случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам ввиду того, что в данной ситуации материальная ответственность возникает в результате выполнения работником служебных обязанностей.

Таким образом, при формировании перечня работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

В соответствии с вышеуказанными перечнями договоры о полной материальной ответственности могут заключаться со следующими работниками (которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право на получение подотчетных сумм), а именно:

– с руководителями, их заместителями, специалистами и иными работниками, осуществляющими операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей;

– с директорами, заведующими, администраторами (в том числе старшими, главными), другими руководителями организаций и подразделений (в том числе секций, приемных пунктов, отделов, залов) торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместителями, помощниками, продавцами, товароведами всех специализаций (в том числе старшими, главными), а также иными работниками, выполняющими аналогичные функции; начальниками (руководителями) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделений, производителями работ и мастерами (в том числе старшими, главными) строительных и монтажных работ;