Оформление приказа: особенности, требования и образец
Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.
В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).
Приказы разрабатываются по поручению руководителем учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений или должностным лицом, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.
Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:
- постоянные реквизиты «единого» бланка:
- эмблема (03);
- наименование организации (06);
- наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ);
- дата (09);
- регистрационный номер (10);
- место составления или издания документа (12);
- заголовок (17);
- текст (19);
- отметка о наличии приложения (20);
- подпись (21);
- визы (23).
Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?». Например: О назначении ответственного за работу с обращениями граждан. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.
Подготовка приказа включает в себя следующие стадии:
— изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
— подготовка проекта приказа;
Текст приказа состоит из 2 частей:
— констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный акт – внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;
— распорядительной, в которой содержатся поручения. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.
Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:
1. Коммерческому директору Иванову И.И….
Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы. Например:
1. Начальникам отделов (Иванову И.И., Петрову П.П., Сидорову С.С.)…
В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений.
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: подготовить, обеспечить /организовать, разработать и представить на рассмотрение (если проект должен быть подписан) или… на утверждение (если документ подлежит утверждению).
Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр. Например: Срок 20.07.2010 или… до 20.07.201 или… к 20.07.2010.
Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Например:
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по производству Иванова Г.И.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
В качестве контролеров должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей.
Если приказом утверждаются или вводятся в действие нормативные документы, то в распорядительной части могут не указываться исполнители, сроки исполнения и контролеры. Например:
- Утвердить инструкцию по делопроизводству.
- Ввести в действие инструкцию с 15.11.2010
Если исполнителю дается постоянное поручение, то вместо срока указывают периодичность его выполнения. Например:
1…. обеспечить представление еженедельной сводки….
Приказ вступает в силу с момента подписания.
Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Не допускается использование глаголов «повысить», «улучшить», «активизировать», «усилить», «обратить внимание», прилагательного «необходимое» и языковых конструкций типа «если…, то…», «тогда, когда…».
Оформление приказа: особенности, требования и образец
Приказ – это официальный правовой акт, который создается с целью разрешения определенных задач. Такой документ довольно часто встречается на предприятии, имеет несколько типов и должен иметь определенную структуру. В рамках предприятия приказ обычно подписывается единолично руководителем.
Перед оформлением приказа необходимо определиться, с какой целью он создается. Выделяют три типа распорядительных документов:
- по основной деятельности;
- по личному составу или кадровые приказы;
- связанные с административно-хозяйственной деятельностью.
Такое деление встречается только в одном нормативном документе – «Перечень типовых управленческих……», утвержденном приказом Минкультуры России № 558. Если опираться на судебную практику, то Высший арбитражный суд считает, что этот Перечень является обязательным для применения на всех предприятиях страны.
Кадровые распоряжения
Определить приказ по личному составу очень просто. Такие документы регулируют трудовые отношения на предприятии. Это приказы о приеме, увольнении работника, о предоставлении отпуска. Для большинства случаев предусмотрены унифицированные формы. Несмотря на это, на уровне законодательства нет прямого указания, что ими необходимо пользоваться при оформлении приказов, однако Инспекция по труду может иметь претензии к документам по кадрам, оформленным не по типовым формам.
Следует помнить, что приказы по личному составу – это не только те документы, которые оформляются по унифицированной форме. К примеру, распоряжение об изменении фамилии или о переносе отпуска также относится к кадровым документам, но не имеет унифицированной формы.
Основная деятельность
Приказы по основной деятельности – это распоряжения, которые призваны регулировать основные направления деятельности предприятия. Перечислить все виды таких распоряжений сложно, так как их довольно много. Количество этих документов определяется сферой деятельности организации, к примеру:
- «Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка»;
- «О создании отдела . наименование …»;
- «О дежурстве в выходные и праздничные дни»;
- «О ликвидации подразделения …» и так далее.
Срок хранения таких документов должен составлять не менее 10 лет.
Административно-хозяйственная деятельность
Согласно положениям Перечня № 558, к административно-хозяйственной деятельности относят:
- обеспечение безопасности на предприятии;
- соблюдение режима рабочего дня;
- транспортное обслуживание;
- эксплуатацию помещений и зданий;
- внутреннюю связь.
Соответственно, приказы, которые будут касаться этих вопросов, относятся к распоряжениям по АХД.
Срок хранения таких документов – 5 лет. Поэтому рекомендуется разделять приказы по АХД и по основной деятельности, так как сроки хранения у них разные.
Помимо этого, существует ряд признаков, выделяющих распоряжения по АХД:
- они не вносят изменения в какие-либо локальные акты;
- не содержат персональную информацию о сотрудниках, только в крайних случаях, когда выдается персональное поручение и оговаривается срок;
- не касаются трудовых отношений.
Самые простые примеры приказов: «Об определении мест для курения», «О распределении корпоративных телефонов между сотрудниками или отделами», «О проведении ремонта офисов» и так далее.
Обязательные реквизиты
Как правильно составить приказ? Лучше всего при его составлении опираться на требования ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно им, в приказе должны содержаться следующие реквизиты:
- наименование юридического лица;
- название документа;
- дата составления;
- регистрационный номер;
- место издания;
- заголовок;
- текст;
- перечень приложений (при их наличии);
- подпись директора или другого уполномоченного руководителя предприятия.
К факультативным реквизитам относят согласовательные визы, отметки об исполнении конкретных поручений и помещении их в определенное дело.
Несмотря на то что подписи сотрудников не являются обязательными, в случае создания кадровых документов, подпись работника должна обязательно присутствовать.
Общие требования
Как оформляется приказ? Образец и общие требования к документу разберем ниже. Распоряжение по предприятию составляется на стандартном листе бумаги формата А4. Заголовок документа должен кратко описывать суть документа, к примеру, «О создании филиала в городе . ».
Весь текст приказа излагается от первого лица, обязательно в единственном числе. Сам документ должен иметь две части: констатирующую и распорядительную.
Наименование предприятия
Текст документа начинается с названия предприятия, а точнее с организационно-правовой формы, которая должна быть прописана полностью, как это указано в Уставе предприятия. Далее, если следовать требованиям ГОСТа, то необходимо указать сокращенное название, согласно правоустанавливающим документам. Образец оформления приказа по ГОСТу приводится ниже.
Если присутствует вышестоящая организация, то ее реквизиты прописываются выше наименования самого предприятия, по которому издается приказ. Эти два названия рекомендуется отделить друг от друга строкой.
В случаях, когда распоряжение издается сразу по двум организациям, которые являются равнозначными, то их наименование необходимо разместить на одном уровне.
Место и дата составления
После наименования предприятия проставляется название документа: «Приказ». Затем указывается номер, место и дата составления документа. Не указывать название города можно в тех случаях, если оно присутствует в наименовании предприятия.
В обязательном порядке необходимо указывать город или село, в сокращенном виде. Допускается опустить «г.», если это столица нашей страны или Санкт-Петербург.
Заголовок
Как правильно оформить приказ (образец смотрите в статье) и как написать правильно заголовок? Прежде всего, это должно быть короткое предложение, которое отвечает на вопрос «о ком?» или «о чем?».
В заголовке необходимо дать ответ на вопрос, какие действия придется произвести после издания документа. К примеру, «О проведении инвентаризации».
Текст заголовка набирается тем же шрифтом, что и весь документ, выравнивается по левому краю. Хотя ряд инструкций предлагают текст располагать по центру. Поэтому у предприятий есть право на выбор, в какой части будет размещаться заголовок.
Преамбула
При оформлении приказа в констатирующей части кратко описываются события, которые предписывают выполнить определенные действия.
Разделяются две части документа (констатирующая и распорядительная) словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Начинаться текст в преамбуле может со слов: «Во исполнение…» или «В целях…».
В ряде случаев преамбула может отсутствовать, ведь не всегда есть необходимость в пояснении каких-либо ситуаций либо действий, которые стали поводом для оформления приказа. Если распоряжение не требует каких-либо пояснений, то есть фактически является очевидным, оно начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».
Распорядительная часть
В этой части документа должно содержаться указание на выполнение определенных действий, сроки исполнения и должности лиц, которым поручается выполнение определенных задач. Распоряжение может иметь несколько пунктов, которые будут разными по своему распорядительному характеру. К примеру, в первом пункте может указываться приказ о создании определенного отдела, а во втором — указание на лицо, которое будет проводить все мероприятия по открытию отдела.
Как составить приказ об изменении ранее изданного или внесения дополнений? В этом случае распорядительная часть должна иметь в обязательном порядке ссылку на приказ, который отменяется, изменяется или дополняется. К примеру, «Признать утратившим силу приказ . от . дата . ».
Все предписываемые действия должны излагаться в неопределенной форме, к примеру: «утвердить», «ввести в действие», «разработать» и так далее.
Если в распоряжении содержатся сроки, то по каждому заданию следует их устанавливать отдельно. Не допускается постановка задач без указания срока. Сформулировать можно следующим образом: «Срок исполнения . ». В этом случае довольно просто определить, выполнено или не выполнено конкретное задание в указанный срок.
Допускается указание срока с формулировкой «… на протяжении 10 дней». При оформлении приказа с такой формулировкой необходимо указать, как будут исчисляться эти дни, то есть имеются в виду календарные или рабочие, с какой даты отсчитывать. С момента создания нового отдела или с момента издания приказа.
Приложения
Если к составляемому документу идут приложения, то в структуре приказа необходимо предусмотреть их перечень. Как правило, в распорядительной части присутствует фраза о внесении изменений или утверждении определенного документа.
На самом приложении, в верхнем правом углу ставится отметка с номером в перечне приложений. Ниже приписываются реквизиты распорядительного приказа, который вводит в действие этот документ. Сам документ-приложение должен иметь собственную сквозную нумерацию.
Ознакомление всех причастных лиц
После оформления приказа (образец прилагается) с документом необходимо ознакомить всех причастных сотрудников, то есть тех, кого он непосредственно касается. К примеру, при переезде филиала из одного офиса в другой, с приказом необходимо ознакомить всех сотрудников, которые работают в этом подразделении. А согласно положениям статьи 22 ТК, с правилами внутреннего распорядка необходимо ознакомить абсолютно всех вновь принятых сотрудников под подпись.
В случаях, когда причастных лиц мало, то согласование можно провести непосредственно на самом приказе (с обратной стороны), прописав следующую фразу: «С приказом ознакомлены: Ф. И. О. . должность».
Если же с приказом необходимо ознакомить большое количество сотрудников, то рациональнее составить отдельный согласовательный лист.
Журнал регистрации
Факт издания приказа заносится в соответствующий журнал. Если подходить к вопросу формально, то пока распоряжение не занесено в журнал, оно не имеет юридической силы и не считается оформленным.
Согласно требованиям приказа Росархива № 68, приказы по личному составу, основной деятельности и по АХД регистрируются в отдельных журналах. Нумерация в журнале делается сквозная. На каждый календарный год заводится новый журнал.
После оформления регистрация приказов может производиться в журнале, который разработает само предприятие. Рекомендуемые графы:
- порядковый номер;
- дата составления;
- номер распорядительного документа;
- заголовок или краткое содержание;
- структурное подразделение или должность составителя приказа.
Допускается менять местами столбцы в зависимости от того, как удобно вести учет ответственному лицу. Журнал можно дополнять другими столбцами или использовать типовую форму.
Как правильно оформить приказ по ГОСТу
Приказ – это распорядительный акт, отражает решение руководителя, связанные с деятельностью учреждения или кадровыми расстановками.
Какие существуют виды приказов
Распорядительная документация делится на три большие группы:
- приказы по основной деятельности связаны с производственным процессом (например, о закупке материалов);
- кадровые – отражают решения по работе подчиненных, вопросы кадрового учета (о приеме в штат);
- по административным вопросам – регулируют организационную структуру, касаются деятельности предприятия (указание об утверждении штатного расписания).
ВНИМАНИЕ! Неправильно оформленное указание служит причиной для признания акта недействительным.
Требования к оформлению приказов по ГОСТ
Правила составления распорядительной документации определены по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016.
В стандарте подробно описаны технические требования оформления документа:
- формат бумаги – A4 (210 x 297 мм), белого цвета или светлых тонов;
- допустимый размер шрифта – 12, 13, 14;
- абзацный отступ – 1,25 см;
- междустрочный интервал – 1-1,5;
- поля – не менее 20 мм по верхнему, нижнему и левому краю, 10 мм – по правому.
Стандарт содержит образец унифицированной формы приказа. Распоряжения составляются также на фирменном бланке предприятия.
Реквизиты приказа
ГОСТом регламентируются обязательные реквизиты:
- Эмблема организации размещается посредине листа на расстоянии 10 мм от верхнего края.
- Наименование организации, утвержденное Уставом, указывается полностью, в скобках – краткое или сокращенное название.
- Общие сведения о предприятии (юридический адрес, контакты).
- Дата документа записывается арабскими цифрами (17. 01. 2019) либо в словесно-цифровой форме (17 января 2019 г.).
- Номер регистрации в журнале исходящей документации записывается аналогично дате (цифрами или словесно-цифровым образом).
- Наименование акта, должность и полное имя автора.
- Личная подпись автора или должностного лица с правом подписи. Если распоряжение подписывают несколько человек, их подписи располагаются в порядке иерархии должностей.
- Отметка об исполнителе (Ф. И. О., должность, структурное подразделение, адрес электронной почты, телефон).
- Если есть приложения, указывается их количество. На листе приложения в правом верхнем углу прописывается номер («Приложение № 1»).
- Фирменная печать ставится в месте, обозначенном «М. П.», оттиск не должен перекрывать подпись лица, заверившего акт.
Распорядительный акт может содержать и другие реквизиты: гриф согласования, гриф утверждения, виза ответственного лица, резолюция об отправлении документа в дело и др.
ВАЖНО! В указаниях по личному составу выделяется отдельная строка «Ознакомлены», под ней прописывают Ф. И. О. и должности сотрудников. Есть место для подписей.
Содержание
В тексте распоряжения выделяются:
- преамбула – обоснование издания акта (например, ссылка на законодательные нормы);
- распорядительная часть содержит принятое решение, в ней указываются ответственные лица, а также срок действия предписания.
Текст документа должен составляться в деловом стиле, грамотно и лаконично. Допускается использование общепринятых сокращений и аббревиатур.
ВАЖНО! В приказе недопустимы грамматические ошибки.
Примеры приказов для скачивания:
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
Приказы по основной деятельности: классификация и образцы
Приказы по основной деятельности — это распорядительные документы, которые регулируют работу организации. Расскажем о назначении, видах и правилах их составления и приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия.
Назначение приказов
В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях. Вся эта распорядительная документация относится к разным группам приказов: по личному составу (ПЛС), по основной (ПОД) и административно-хозяйственной деятельности (ПАД).
А приказы по основной деятельности — это какие приказы? Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации. Это и решения руководства касательно управления, планирования, финансов, производства, покупок и продаж и прочие.
При этом указы по административно-хозяйственной деятельности также относят к основным. Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в архиве бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет. Значимые указы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, установление надбавок) надлежит хранить в течение 75 лет (п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010).
В каждом регистре по основной деятельности руководитель строго прописывает поручение, сроки его выполнения и назначает ответственных лиц. К приказам по основной деятельности, регулирующим текущие организационные вопросы, относят:
- об утверждении (внесении) изменений, обновлении штатного расписания;
- о трудовом распорядке;
- о графике отпусков;
- о вступлении в силу локальных нормативных актов и положений;
- об инвентаризации (весь комплекс инвентаризационных приказов — о проведении, о назначении комиссии, сроках и результатах);
- о порядке работы разного рода комиссий в учреждении.
Виды приказов по основной деятельности
В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:
- Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
- Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
- Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
- Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
- Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
- Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
- Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
- Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.
Правила составления приказов: пошаговая инструкция
Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания.
Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.
Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:
- Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование учреждения, а также его эмблему и товарный знак (при наличии).
- Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер. Нумерация открывается с начала нового года и заканчивается последним рабочим днем отчетного периода.
- Ставится заголовок — тема распорядительной документации.
- Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель. Завершить вводную часть нужно словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда заглавными буквами).
- Далее перечисляются поручения, сроки их выполнения, назначаются ответственные лица и лицо, контролирующее ход выполнения распоряжений.
- После перечисления всех параграфов указания подписываются руководителем или иным уполномоченным лицом по схеме: должность — подпись — расшифровка подписи. При наличии ставится печать.
- Завершается документ разделом, где ставят подписи все лица, которые указаны в тексте. Подпись является подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с редакцией указа. Также в обязательном порядке подписывается работник, ответственный за разработку данного документа.
Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, если распорядительный документ составлен на двух и более страницах, то необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Номер страницы должен указываться на середине верхнего поля документа с соблюдением расстояния не менее 10 мм от верхнего края листа.
Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.
Пример: приказ об утверждении штатного расписания
Журнал регистрации приказов: зачем нужен и как заполнять
Все ПОД, издаваемые в учреждения, вносятся в специальный журнал — регистр, в котором ведется учет распорядительных документов по основной деятельности. Форму ведения реестра предприятие может выбрать самостоятельно: либо приобрести специализированный бланк (регистрационная книга в формате А-4), либо разработать в зависимости от потребностей.
В реестре также принята порядковая нумерация. Специалист должен очень внимательно заполнять журнал (в особенности ячейки с датой и наименованием), так как ошибок и помарок в регистре быть не должно. Стоит отметить, что полное название указа можно сократить, однако оно должно быть понятным и читаемым.
Таким образом, после издания распорядительного документа его нужно сразу же зарегистрировать в специальном журнале регистрации, так как, в соответствии с законодательными нормативами, указ считается недействительным без официальной регистрации факта его создания (ГОСТ Р 51141-98).
Так же, как и сами ПОД, ежегодно заводится новый реестр регистрации распорядительной документации и далее ведется в течение календарного года. В случае завершения журнала в течение отчетного периода заводится новая канцелярская книга, которой дается наименование «Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Часть 2». По завершении года реестр прошивается и сдается в архив вместе с ПОД за данный отчетный период.
Образец журнала, регистрирующего перечень приказов по основной деятельности, можете скачать бесплатно.
