Образец служебной записки на канцтовары — как

Составление служебной записки по образцу

Причины написания и правила оформления служебной записки

Для решения различных производственных и организационных вопросов существует внутренняя служебная переписка. В процессе ведения документации составляются различные служебные записки.

Это могут быть также объяснительные записки, докладные, распоряжение и т. д. В большинстве случаев эти внутренние документы очень близки за характером написания, только в зависимости от конечной цели и причины написания носят различный организационно-правовой характер.

Если служебная записка имеет конкретное назначение или фиксирует расходы финансовых средств, то она в обязательном порядке прилагается до общей бухгалтерской отчетности (на основании конкретного факта бухгалтерия фиксирует и совершает расходно-приходные операции).

Служебные записки различного характера помогают оперативно решать различные текущие вопросы и является подтверждающим документом конкретных фактов.

Требования к оформлению служебной записки

Согласно законодательной базе (ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации» Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») служебная записка должна иметь:

1. указание на кого направлен документ (должностное лицо, структурное подразделение или конкретную организацию);
2. название адресата (конкретно кому направлен документ);
3. название документа (в данном случае указывается «Служебная записка»);
4. номер регистрации служебной записки;
5. дату написания;
6. заголовок к тексту (пример: «О покупке канцтоваров для отделения», «О дисциплинарном взыскании» и т.д);
7. сам текст;
8. дата и подпись, кто составлял служебную записку (обязательно нужно указывать должность);

При написании служебной записки нужно придерживаться следующих правил:

• правильное указание всех реквизитов;
• строго придерживаться официального стиля написания;
• составлять документ в правильной последовательности;

Кто может написать служебную записку

Служебную записку могут составлять как простые рабочие, так и руководящий состав организации. Это документ, который регулирует связь объектов при горизонтальном управлении.

Электронный документооборот

Основные цели написания служебных записок — это решение текущих организационных проблем, связанных с хозяйственным управление, материально-технической базой, информационным обеспечением, дисциплинарном взысканием и т. д.

Зачастую ведущие организации используют систему электронного документооборота для фиксации различных данных и фактов: программисты разрабатывают специальную программу, работки организации регистрируются благодаря логину и паролю (их предоставляет отдел кадров) и, зайдя в определенный раздел программы по документообороту, сотрудник выбирает раздел «Служебная записка» и уже заполняет недостающие поля.

Удобство применения электронного документооборота оценили многие компании, так как:

• автоматически присваивается номер документа (его карточка);
• все документы хранятся в электронном архиве (в основном по годам);
• для поиска конкретного документа достаточно знать минимальный набор информации;
• экономия на бумаге и аренде хранилищ и т. д;

Но многие организации до сих пор пользуются бумажными носителями при написании служебных записок.

В отделе кадров зачастую находятся уже готовые примеры служебных записок для различных целей и сотруднику только нужно обратиться к ответственному кадровику и указать причину написания его служебной записки.

Порядок рассмотрения служебной записки

После написания служебной записки, она регистрируется ответственными сотрудниками, далее поступает на рассмотрение ответственным лицам (которые отмечают факт прочтения и ставят соответствующие пометки) и после всего этого она отправляется адресату. Адресат уже ставит свою резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Рассмотрено», «Исполнено» и т.д. В зависимости от цели написания служебной записки и конечного результата действия после обращения сотрудником компании).

Пример написания служебной записки

Директору ООО «Росток»
Самелюк Анатолию Петровичу
менеджера отдела продаж ООО «Росток»
Кузнецовой Оксаны Ивановны
( можно указать паспортные данные, адрес проживания или рабочий адрес, табельный номер сотрудника, что присваивается при приеме на работу)
от 25 декабря 2014 г.
№ 31 от 25.12.2014 (регистрационный номер)

Служебная записка

В связи с продлением командировки в г. Москва, согласно данных документа № 27 от 15.12.2014: длительности командировки должна была быть от 17 декабря 2014 года по 20 декабря 2014 года, но фактическая длительность командировки: с 17 декабря 2014 года по 23 декабря 2014 года, в связи с решением соответствующих организационных вопросов. Отчет о проделанной работе предоставлен руководителю отдела продаж ООО «Росток» Крамару Николаю Николаевичу.
Билеты об отправлении и прибытии прилагаются. Прошу выделить соответствующую сумму командировочных — в размере 10 тыс. руб.

25.12.2014
менеджер отдела продаж ООО «Росток»
Кузнецовой О. И. (и личная подпись).

Если служебная записка занимает несколько листов А4, то каждый из них нумеруются.

Отступы

Оформляя служебную записку на бумажном носителе, нужно придерживаться следующих отступов:

• левый отступ (поле) — от 2,5 до 3,5 см (место подшивки документа);
• правый отступ — от 1,25 до 2,5 см;
• верхний отступ — не менее 2 см;
• нижний отступ — не менее 2 см;

Если рассматривать общие принципы написания служебной записки, то этот документ носит исключительно вспомогательный характер, конкретную информацию и тем самым инициирует определенное управленческое решение.

Заявка на канцелярские товары: образец

Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары. Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников. Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно.

Что относится к канцелярским товарам: перечень

Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида:

• ручки;
• карандаши;
• ластики;
• бумага;
• и т. п.

Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени.

Предметы разного времени использования

• дыроколы;
• степлеры;
• папки;
• и т. п.

Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут

В 1993 году постановлением Госкомстата № 17 утвержден конкретный перечень канцелярских товаров. В 2014 году принят общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.

Виды заявок на канцтовары

Образец заявки на канцелярские товары может иметь разные виды, в зависимости от формы запроса:

• внешняя;
• внутренняя.

Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.

Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:

• на закупку канцелярских товаров;
• выдачу канцелярии со склада.

Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.

Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности — образец

Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.

Обычно, к запросу предъявляются требования:

• В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
• Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
• Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.

Некоторые организации требуют оформить запрос в виде служебной записки. По своей сути, заявка и служебная записка – это два разных документа, несущих одну информативную функцию. Однако, иногда, их оформляют в виде единого документа либо к служебной записке прикладывают приложение с перечнем необходимой канцелярии.

Служебная записка на канцтовары для закупки: правила составления

Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:

• В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
• От кого составлена записка.
• Название документа.
• Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
• Дата оформления и регистрационный номер.
• В основной части документа пишется просьба.
• Дата.
• Виза и расшифровка ответственного лица.

Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.

Служебная записка на канцтовары, образец для закупки:

Служебная записка о закупке канцтоваров

Как может выглядеть заявка на канцтовары: пример для получения со склада

Заявка на выдачу канцелярских товаров со склада – это табличный документ. Он должен содержать наименование необходимых вещей и их количество. Обычно, заявки набираются с помощью компьютера и выводятся в качестве документа.

Заявка на получение канцтоваров со склада

Так как закон не устанавливает определенной формы этого документа, ее можно утвердить в организации индивидуально.

Образец заявки на канцтовары зависит от того, кому она подается. Если оформляется запрос на доставку от поставщика, то форму нужно взять из приложения договора. Во всех остальных случаях, организации самостоятельно утверждают бланк подобной документации.

Образец служебной записки на канцтовары — как

Служебная записка образец

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

На премирование сотрудника

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника, ее составляет руководитель отдела на имя вышестоящего руководства, в ней излагаются причины и основания для премирования, данные работника и составителя. Для того, чтобы руководитель ее рассмотрел, обязательно нужно зарегистрировать записку. После принятия решения о премировании издается приказ.

Приказ на печать для документов образец по ссылке.

О повышении заработной платы

ООО «Компания»

ПРИКАЗ № 2510982 от 25.11.2010 г.

о повышении оклада Иванова В.А.

В связи с хорошими показателями продаж менеджера Иванова В.А. по итогам первого-третьего квартала 2010 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить менеджеру отдела продаж Иванову Виктору Александровичу должностной оклад в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

2. Главному бухгалтеру Васильевой А.В. Обеспечить своевременную выплату указанного в пункте 1 настоящего приказа оклада и других сумм, рассчитываемых исходя из него.

3. Начальнику кадровой службы Федорову Г.И.:

3.1. В штатное расписание внести изменения, установив оклад по должности менеджер отдела продаж 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей.

3.2. Заключить с Ивановым В.А. дополнительное соглашение к трудовому договору от [дата трудового договора] [ №трудового договора] об установлении оклада в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

2.4. Ознакомить с настоящим приказом Иванова В.А. под роспись.

Генеральный директор ООО «Компания»

Жданов В.В.

С приказом ознакомлен ____________________ Васильева А.В.

С приказом ознакомлен ____________________ Федоров Г.И

С приказом ознакомлен ____________________ Иванов В.А.

Основание для повышения оклада может также служить:

— служебная записка руководителя отдела, к которому относится сотрудник

— повышение цены в стране и, как следствие, необходимость переиндексировать оклады по фирме — увеличить оклады сотрудников

— поручение новых должностных обязанностей сотруднику.

О невыполнении обязанностей

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
04.10.2013 № 6

О невыполнении должностных обязанностей

Довожу до Вашего сведения, что водитель-экспедитор Соколов Иван Игоревич не представил закрепленный за ним автомобиль (гос. номер С 042 МК 83) на плановый технический осмотр, чем нарушил положения должностной инструкции от 06.10.2010 г.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить Соколову И. И. выговор.

Оформление докладной записки о невыполнении должностных обязанностей осуществляется на листе бумаги формата А4.

О нарушениях в работе

ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ Генеральному директору

ТЕХНОЛОГИЙ ООО «Беседа»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.12.2014 № 10-23/158

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2014 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р.В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

Начальник отдела Е.С. Любимчикова

На основании приведенных образцов докладных записок легко теперь составить собственные примеры.

Евгения Полоса

На приобретение канцтоваров

В служебной записке «На приобретение канцтоваров» излагаются факты производственной необходимости в приобретение определенного количества канцтоваров, прилагается перечень канцелярских товаров (наименование, количество).

О выделении денежных средств

Сотрудник __________________________/_____________/

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела __________________________/_____________/

ВНИМАНИЕ

Ответственность за учет и хранение, закупленной специально для подразделений литературы, лежит на руководителях данных подразделений.

Решение о выделении средств на приобретение литературы:

Да / Нет

Руководитель

Корпоративного университета ___________________________/____________ /

ПОЛУЧИЛ

Сумму в размере

_______________________________рублей ______________/_____________/«__»________200_г.

Обязуюсь предоставить товарный и кассовый чеки, а также неизрасходованные денежные средства в срок до 25 «____________» 200_г. ___________________________/_____________/

ПРИНЯЛ

Товарный и кассовый чеки, а также неизрасходованные денежные средства в размере

______________________________рублей _______________/_____________/«__»________200_г.

Образец служебной записки на канцтовары для всех организаций

Одним из способов запроса необходимых ресурсов является служебная записка. Образец служебной записки на канцтовары не регулируется законодательством. Единственным регулирующим документом является ГОСТ, который определяет обязательные пункты для внесения. Вид обращения может сильно видоизменяться в зависимости от требований уставной документации организации.

Что такое служебная записка

Служебная записка – это документ, где содержится просьба или предложение, адресованное другому сотруднику. Такой документ может быть не только внутренним, но и внешним, то есть отправляться за пределы организации.

Используется для предложений и прошений между подразделениями и сотрудниками, находящимися не в прямом подчинении. В документе отражается не только краткая информация относительно ситуации, но и план решения.

Кто составляет документ

Составление доступно каждому работнику организации, который столкнулся с проблемой любого рода или имеющий предложения относительно улучшения работы предприятия. Адресуется документ также любому сотруднику организации. Условием адресата является только компетенция решения вопроса.

Видео о служебных записках различного характера:

Когда необходим документ на приобретение канцтоваров

Записка составляется в тех ситуациях, когда какой-либо из типов канцтоваров подходит к концу или уже закончился. При этом ответственным лицом за ресурс должен быть не сам работник, составивший просьбу, а вышестоящий или равный по рангу сотрудник компании.

Благодаря документу, работник, составивший ее, снимает с себя ответственность за решение задачи, вопрос по которой должен решаться другим сотрудником организации. Документ является подтверждением совершения действий для решения проблемы.

Служебная записка – это документ, относящийся к бумагам первичного бухгалтерского учета. Они будут использоваться в качестве обоснования расходов на нужды предприятия. Поэтому после получения, записки отправляются на хранение для представления в качестве доказательной базы для сотрудников ФНС.

Особенности оформления

В законодательстве не закреплено такое понятие, как «служебная записка». В связи с этим отсутствует строгая форма для составления документа. Поэтому допускается, что каждый сотрудник вправе составлять ее в свободной форме при условии, что Уставом фирмы не закреплен определенный шаблон. Некоторые организации также выпускают специальные бланки, на которых нужно будет составлять бумагу. Допускается оформление от руки или в печатном виде. Обязательным условием является наличие росписи составителя, которая ставится от руки.

Документ в обязательном виде должен включать в себя некоторую информацию:

1. Наименование организации.
2. Дата составления записки.
3. Данные сотрудника, составившего записку.
4. Данные должностного лица, являющегося адресатом.

В основной части записки должна быть лаконично раскрыта причина составления обращения. Информация должна быть дополнена предложенным путем решения проблемы.

Заверка документа требуется для того, чтобы подтвердить факт ознакомления с полученной бумагой. Процедура заверения проводится лицом, являющимся адресатом. Также потребуется регистрация записки в журнале учета компании.

Структура документа

Отсутствие закрепленной законодательством формы для составления записки не является основанием для отсутствия определенной структуры. За основу для документа берется стандартный алгоритм оформления:

1. В правом верхнем углу указываются данные адресата, который является получателем записки. Сюда входит информация о должности, ФИО.
2. Ниже должны быть отражены аналогичные данные относительно заявителя.
3. Далее указывается дата составления записки, номер, выданный для внутреннего документооборота, населенный пункт регистрации организации.
4. По центру указывается название документа «Служебная записка».
5. В основном тексте указывается причина обращения. Необходимо точно перечислить, что именно требуется для решения проблемы. Сюда необходимо включать информацию о возможном пути решения вопроса.

В конце записка заверяется подписью составителя. Также потребуется роспись от руководителя для утверждения обращения.

Стилизация служебной записки

Служебная записка должна составляться в деловой форме. В тексте должны отсутствовать просторечия, матерные выражения, а суть обращения излагаться лаконично и четко. Обязательным условием является способ решения имеющейся проблемы.

Форма, в соответствии с которой составляется записка, может быть отражена в уставной документации организации. В противном случае сотрудник имеет право составлять документ в свободной форме, но при учете некоторых обязательных частей обращения.

Все разновидности докладной, к которой относится служебная записка, должны составляться в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, где указаны обязательные реквизиты.

Бланк, на котором составляется записка, может предусматриваться уставной документацией организации. Если же правил относительно строгого бланка не установлено, то документ составляется на обычном белом листе формата А4. Если размер докладной превышает один формат, то информация должна продолжаться на другом листе. Заполнение обратной стороны не рекомендуется, так как может привести к отказу от принятия подобного способа подачи обращения. Если документ состоит из нескольких листов, то они должны быть пронумерованы и скреплены.

Каких ошибок стоит избегать

Если служебная записка будет составлена не должным образом, то она не будет принята адресатом. Для этого необходимо учитывать ошибки, которые часто совершаются при составлении обращении:

1. Не указывается адресат или введенные данные некорректны.
2. Текст не имеет причины обращения.
3. Не имеется информация о способах решения проблемы.
4. В тексте использованы просторечия.
5. Документ составлен не на бланке организации (если таковой имеется).
6. Введенные данные не соответствуют действительности.
7. Нет подписи должностного лица.

Перед отправкой записки должностному лицу, необходимо перечитать и исправить имеющиеся ошибки и недочеты. После их устранения у руководителей не будет причин для отказа от принятия обращения.

Электронная форма

Процедура реализации записки будет проще, если организация использует электронные способы связи для отправки обращений. Благодаря этому методу, не только упростится процесс подачи, но и скорость рассмотрения документации.

Сам процесс составления записки никак не будет изменяться, при отправке обращения электронным путем. Будет использоваться аналогичный образец. Исключения могут встретиться только в двух случаях. Первый – указание адресата, так как данные будут внесены в строку «Адрес» при отправке электронного письма. Адресата необходимо будет повторно указать в строке «Тема». Второй случай – отсутствие росписи, так как в большинстве случаев у каждого сотрудника имеется личная электронная подпись, которая прикрепляется к отправляемому документу автоматически.

Образец служебной записки на канцтовары

Самой простой частью к заполнению является шапка. Все данные, которые указываются можно уточнить у других сотрудников или руководства. Имена и отчества могут быть вписаны в полном виде или в формате инициалов. Главным условием является легкость определения, кто и в отношении кого отправил записку.

Главный текст обращения должен начинаться со слов «Довожу до сведения…» и тому подобных. Начало записки должно позволять заявителю легко перейти к сути вопроса, избегая лишних слов.

Доклад должен быть кратким, но полноценным. Вся необходимая информация вписывается в сам текст. Желательно оставлять ссылки на даты, время и обстоятельства. Это позволит облегчить проверку переданных сведений и избавит должностное лицо от дополнительных вопросов.

Служебная записка – это удобный способ запросить у должностного лица решения необходимых задач, например, пополнения запасов канцтоваров. Несмотря на свою законную незащищенность (в законодательстве отсутствуют соответствующие регулирующие акты), такой вид обращения сохраняется в документации организации продолжительное время.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.