Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец (2021)

В соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков. Главными источниками, в которых закреплены данные сроки, являются:

• перечень типовых документов и сроков хранения, введенный в оборот приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020);
• перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

Для выполнения данного требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, предполагающий:

• классификацию документов по срокам хранения;
• эффективную индексацию документов — для мониторинга соблюдения соответствующих сроков.

Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел. Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников. Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки.

Механизм ведения номенклатуры дел на предприятии следует утверждать отдельным приказом руководителя. Посредством него юридически закрепляется:

• собственно номенклатура дел фирмы (перечень категорий документов, используемых на предприятии);
• обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.

Каков порядок утверждения номенклатуры дел в организации? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована. Другое дело — бюджетные организации.

Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ, школе и иных бюджетных организациях

Существует ряд НПА, довольно подробно регламентирующих ведение номенклатуры дел в бюджетных структурах, а именно:

• правила, утвержденные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива);
• письмо Минобразования РФ от 29.09.2000 № 711/28-16 (его действие распространяется на ДОУ);
• письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 (устанавливает правила для школ).

Правила Росархива распространяются на государственные организации, а также негосударственные, но работающие с государственными документами. Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы.

Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмах

В соответствии с п. 3.4.6 правил Росархива номенклатура дел организации утверждается посредством:

• оформления на общем бланке;
• визирования сотрудником, ответственным за ведение архива;
• одобрения экспертной комиссии;
• согласования с экспертно-проверочной комиссией;
• утверждения руководителем фирмы.

Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах. В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в правилах Росархива (приложения 7 и 8).

Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне.

Где скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Ознакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы.

Итоги

Приказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов. Соответствующий локальный акт подписывается руководством компании по завершении предшествующей процедуры по согласованию номенклатуры дел.

Ознакомиться с иными фактами, касающимися использования номенклатуры дел на предприятии, вы можете в статьях:

Образец номенклатуры дел организации 2020

Номенклатура дел организации — это классификатор, группирующий по определенным признакам заголовки всех имеющихся на предприятии дел и определяющий их сроки хранения.

Для чего используют

Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

• группировка имеющихся документов по разным критериям;
• обеспечение их сохранности;
• возможность быстро найти требуемую бумагу;
• индексация дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

Какие существуют виды

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.

Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

• формы НД за прошлые годы;
• мнение высшего руководства и начальников подразделений;
• учредительные документы;
• штатное расписание;
• планы развития предприятия;
• отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

Как утверждают НД на предприятии

НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:

• получить одобрение архивной службы;
• заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
• согласовать с экспертной комиссией;
• согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.

Приказ содержит следующие сведения:

• наименование организации;
• номер и дату приказа;
• описание НД, подлежащей утверждению;
• основание для этого;
• Ф.И.О. и должность ответственного лица;
• дату;
• подпись руководителя;
• отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

Поскольку строгой формы этого документа законодательство не предусматривает, разрешается добавить и другие значимые данные.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

• наименования дел;
• дата начала их ведения;
• срок хранения;
• количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

• номер и дату создания приказа;
• наименование организации;
• сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
• список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

• наименование организации, по которой создается приказ;
• номер приказа по внутреннему документообороту;
• дата составления;
• населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Муниципальное образование Алагирский район

Телефоны «горячих линий»: Приемная главы +7(86731)3-14-03, Отдел по обращению граждан +7(86731)3-28-05, отдел ИКиМЗ +7(86731)3-13-20, ЕДДС-112 +7(86731)3-31-88,+7(86731)3-32-77.

• Вы здесь:  
• Главная
• КУЛЬТУРА
• Нормативные документы
• Приказы по Управлению о деятельности
• П Р И К А З №50 от «_28_»_декабря_2020 г. Об утверждении номенклатуры дел на 2021 год Управлении культуры АМС Алагирского района .

П Р И К А З №50 от «_28_»_декабря_2020 г. Об утверждении номенклатуры дел на 2021 год Управлении культуры АМС Алагирского района .

УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ

АДМИНИСТРАЦИИ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

АЛАГИРСКОГО РАЙОНА РСО-АЛАНИЯ

П Р И К А З

от «_28_»_декабря_2020 г. №50

г. Алагир

Об утверждении номенклатуры дел

на 2021 год Управлении культуры

АМС Алагирского района .

В целях обеспечения учета, хранения, а также систематизации документооборота в Управлении культуры АМС Алагирского района в соответствии с Федеральными законами от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле РФ», от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления», Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»- приказываю :

1. Утвердить номенклатуру дел на 2021 год в Управлении культуры АМС Алагирского района согласно приложению .

2. Руководителям структурных подразделений Управлении культуры АМС Алагирского района обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3. Настоящее распоряжение вступает в силу с 01.01.2021.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника УК-Главного бухгалтера УК- Моураовой И.Ц.

Начальник Управления

Культуры Алагирского района Дз.М.Дзугкоев

С приказом ознакомлен:_____________

к приказу по УК АМС Алагирского района

от « _28__ » ___ декабря __2020_ № _50___

Администрация Алагирского района

Управление культуры

СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на 2021 год

ОГЛАВЛЕНИЕ

№ п/п

Индекс дела

Наименование

структурного подразделения

Номер

страницы

01.01-

Управление культуры

02.02-

Муниципальные бюджетные учреждения культуры: РДК,ЦРБ,МВК,ЦХО,АДШИ

УТВЕРЖДАЮ

Начальник

Управления культуры

_ _Дз.М.Дзугкоев

«__28___» _декабря_ 2020 год

УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ

АМС АЛАГИРСКОГО РАЙОНА

СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на 2021 год

Индекс

дела

Заголовок дела

Срок хранения и №№ статей по перечню

Примечание

1

3

4

5

01. Аппарат Управления культуры

01-01. Руководство и документационное обеспечение деятельности

Устав Управления культуры

До минования надобности (далее – ДМН)

Подлинник в деле

Нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения и др.) органов законодательной и исполнительной власти АМС, присланные для сведения и руководства.

(1)Относящиеся к деятельности организации — постоянно

Приказы УК по основной деятельности

Инструкции и методические рекомендации, относящиеся к деятельности УК

Переписка с органами исполнительной власти АМС, МК РСО-А по основным направлениям деятельности

Ведется в электронном виде (ЭДО)

Переписка (исходящая) по основной деятельности

Ведется в электронном виде (EDM)

Годовые Планы работы УК

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии); переписка по их рассмотрению

Ведется в электронном виде (ЭДО, EDM)

Журнал регистрации постановлений АМС по основной деятельности

Журнал регистрации распоряжений АМС по основной деятельности

Журнал регистрации поступающих документов

Ведется в электронном виде

Журнал регистрации отправляемых документов

Ведется в электронном виде

Журнал регистрации обращений граждан

Ведется в электронном виде

Сводная номенклатура дел

01-01.15

Инструкции и методические рекомендации по кадровым вопросам.

Подлинники в деле

Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, аттестация, повышение квалификации, поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания)

Протоколы заседаний, постановления муниципальных аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним

Документы (протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений

Документы (положения, протоколы, решения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда

Должностные инструкции, квалификационные требования работников аппарата УК .Копии

Подлинники в деле

аппарата УК и изменения к ним. Копии

Подлинник в деле

Личные дела (заявление, автобиография, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, декларации и др) сотрудников аппарата УК

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством РФ, иных работников — локальными нормативными актами организации

Личные карточки работников (форма № Т-2ГС (МС))

Личные карточки 2-ТГС работников, подлежащих воинскому учету

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, дополнительные соглашения

Трудовые книжки работников

(1)Не востребованные – 50 лет

Табель учета рабочего времени. Копия

Подлинник в деле

Графики предоставления отпусков

Единый Реестр муниципальных служащих администрации поселения

(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения

Как и когда нужно составлять приказ об утверждении номенклатуры дел — пример оформления

Приказ об утверждении номенклатуры дел, образец которого можно скачать ниже, составляется для закрепления избранного формата документооборота предприятия, в школе, детском саду или ином учреждении.

Зачем нужен?

Согласно законодательству организации любого типа, а также частные предприниматели обязаны сохранять архивную документацию, особенно это касается личных дел работников компаний. Период хранения обусловлен определенными сроками, о которых говорится в следующих положениях:

• Приказ Минкультуры от 25.08.2010 года;
• Приказ Главархива СССР от 15.08.1988 года.

Чтобы соответствовать данным требованиям и сохранить необходимую документацию, организации обязаны обеспечить эффективный учет, касающийся:

• Классификации бумаг соответствующим определенным датам;
• Качественной индексации документов, с целью контроля относительно соблюдения законных сроков.

Ведение номенклатуры в этом отношении является самым эффективным способом учета однотипных документов:

• приказов;
• актов;
• личных карточек трудящихся;
• трудовых книжек.

Такой способ организации номенклатуры дел также должен быть закреплен отдельным приказным документом руководителя предприятия.

Благодаря чему приобретает юридическое закрепление:

• Перечень используемых документов, применяемых на фирме;
• Обязанности сотрудников отдела кадров по ведению документации и соблюдению правил.

Важно: процесс утверждения номенклатуры в делопроизводстве российским законодательными актами регламентирован для бюджетных предприятий, в частных организациях он может иметь произвольный характер.

Образцы других приказов об утверждении:

Порядок подготовки

Соответственно требованиям номенклатура утверждается последовательной очередностью определенных действий, а именно:

• Применением бланка общего назначения;
• Визирования сотрудниками, ответственными за качество ее состояния;
• Одобрения экспертной комиссии;
• Согласования ведения с контролирующими лицами;
• Утверждения руководителем.

Как оформить распоряжение?

Бумага в виде отдельного нормативного акта, по большей части используется в коммерции, в государственных организациях используется унифицированная форма документа.

Важно: также коммерческими организациями опускается процесс согласования утвержденной приказом номенклатуры дел с проверочной комиссией.

Формирование утверждающего приказа заключено в содержании следующих данных:

• Наименование организации;
• В шапке документа указывается – номер, дата, обоснование документа;
• После слова «Приказ» идет описание, в каких целях и на основании, каких положений руководитель приказывает;
• Утвердить формирование определенной номенклатуры;
• Кому именно он поручает распределение документации, между какими отделами – полный перечень;
• Лицо, обеспечивающее методическое сопровождение процесса;
• Лицо, с которым подразделения обязаны согласовывать ведение номенклатуры дел и сроки хранения;
• Лицо, контролирующее исполнение указа;
• Подписи всех лиц, которых касается, документ об ознакомлении с ним;

Важно: кроме указания ФИО и должности лиц, необходимо ставить дату ознакомления.

• Подпись руководителя.

Распоряжение обеспечивает выполнение фирмой законных положений по сохранности и учету документов.

Скачать образец

Образец утверждающего приказа — скачать.