Номенклатура дел структурного подразделения

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

• наименование организации,
• номер и дата составления,
• перечень документов,
• подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Все о номенклатуре дел

В любой организации со временем накапливается множество различных документов, часть которых работодатели обязаны хранить определенное время. И конечно, все эти документы необходимо как-то систематизировать, чтобы легко найти в случае необходимости. У каждой организации такая система своя и не всегда совершенная.

Чтобы не тратить много времени на поиски нужного документа, своевременно помещать документы на хранение и вовремя от них избавляться, имеет смысл использовать такой документ, как номенклатура дел. Для тех, у кого данного документа еще нет, расскажем, как его разработать. А поскольку номенклатура составляется на предстоящий календарный год, сделать это нужно до начала нового года.

Определение и виды номенклатур

Согласно п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013 <1> номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

<1> «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст.

Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 одобрены Основные правила работы архивов организации (далее — Правила). Говорится в них и о номенклатуре дел, которой отводится роль основы для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и которая является основным учетным документом в делопроизводстве. Используется номенклатура и в архиве организации для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Кроме того, закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки исполненных документов.

Номенклатура дел обязательна не для всех организаций, а лишь для тех, которые включены в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. В основном это государственные и муниципальные учреждения. Но она пригодится и коммерческим компаниям, и индивидуальным предпринимателям, которые, как и прочие организации, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение установленных законодательством сроков их хранения (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

К сведению. Сроки хранения определены федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также:

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558;
• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182;
• Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным Главархивом СССР от 15.08.1988;
• Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Правилами установлено три вида номенклатур дел.

В качестве примера типовых номенклатур можно привести примерную номенклатуру дел таможни, утвержденную Приказом ГТК РФ от 01.11.2002 N 1160, номенклатуру дел Рособразования, утвержденную Приказом Минобрнауки РФ от 31.12.2009 N 2371.

Кроме того, выделяют номенклатуры дел структурных подразделений, на основании которых составляется сводная номенклатура дел организации. Примерные формы этих номенклатур определены приложениями 7 и 8 к Правилам.

Общие правила разработки номенклатуры

В номенклатуру дел включаются все дела, которые существуют в организации. Занимается разработкой, как правило, сотрудник кадровой службы либо секретарь, помощник руководителя и т.д. В крупных организациях этим может заниматься целый отдел, например канцелярия. Создание номенклатуры лучше оформить приказом, указав в нем срок, в который необходимо представить сведения о заводимых в структурных подразделениях делах и видах документов, сроки ее разработки, а также сотрудника, ответственного за ее разработку.

Примечание. Если в сфере деятельности вашей организации разработаны типовые номенклатуры, то при формировании дел и разработке номенклатуры следует руководствоваться ими.

Чтобы составить номенклатуру дел, нужно изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации.

Если типовых номенклатур нет, придется руководствоваться другими документами:

• нормативными актами (Правилами, перечнями типовых архивных документов, утвержденными различными ведомствами);
• уставом или положениями об организации, о ее структурных подразделениях;
• штатным расписанием;
• номенклатурой дел организации за прошлый год (если она была);
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Основой при определении структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и пр. номенклатуры дел становятся названия подразделений (канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

В номенклатуре предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В нее также включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Номенклатура структурных подразделений

Как было отмечено, сначала составляются номенклатуры дел структурных подразделений. Форма такой номенклатуры представлена в приложении 8 к Правилам. Основная часть номенклатуры представлена в табличной форме и содержит пять граф.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Обратите внимание! В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например, «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

При расположении заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры следует устанавливать степень важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязь.

Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, таких как «разные материалы», «общая переписка», не допускается. В процессе формирования и оформления дел заголовки могут уточняться.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

К сведению. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел отражается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.

Обратите внимание! Если срок хранения не установлен типовым или ведомственным перечнем документов, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения по представлению архива и экспертной комиссией (ЭК) организации.

Среди прочего, в перечнях встречается отметка «ЭПК». Она означает, что документ может иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы может быть передан на постоянное хранение в государственный архив. Эти отметки тоже нужно переносить в номенклатуру дел. К таким документам, например, относятся личные карточки работников, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении. А вот такие документы, как копии приказов руководителя по основной деятельности, помещаются с отметкой «ДМН» (до минования надобности).

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении, переходе, выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Номенклатуру дел структурного подразделения визирует его руководитель. Если в подразделении есть экспертная комиссия, то документ направляется ей для согласования, о чем делается отметка на номенклатуре, и затем подписывается руководителем архива или лицом, отвечающим за архив в организации.

Сводная номенклатура

На основе номенклатур структурных подразделений составляется сводная номенклатура, форма которой приводится в приложении 7 к Правилам. Она оформляется на общем бланке организации.

Разделами такой номенклатуры являются названия структурных подразделений в порядке, в котором они утверждены, например: «Администрация» (01), «Бухгалтерия» (02), «Отдел кадров» (03) и т.д.

После этих разделов перечисляются документы временно действующих комиссий, профсоюзных организаций и т.п. Сводную номенклатуру подписывает руководитель службы делопроизводства или лицо, отвечающее за документационное обеспечение управления. Затем ее визирует руководитель архива или лицо, несущее ответственность за архив, номенклатура согласовывается с ЭК с составлением протокола заседания комиссии и направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения (что касается организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов; причем это делается не реже одного раза в 5 лет).

Обратите внимание! Если организация не является государственной и не заключила договор с государственным архивом, согласовывать ее номенклатуру дел с ЭПК архивного учреждения не нужно.

После согласования номенклатуру утверждает руководитель организации путем проставления визы на самой номенклатуре или путем издания приказа.

Номенклатура составляется в нескольких экземплярах: один подшивают в дело, второй используют в качестве рабочего, третий направляется в ведомственный архив при его наличии, четвертый остается в государственном архиве. Выписки из утвержденной номенклатуры передаются в структурные подразделения для использования в работе.

К сведению. В номенклатуре рекомендуется оставлять свободные строки на случай, если в течение года возникнет потребность в создании и хранении новых документов. Тогда в номенклатуру вносят новый заголовок дела.

По окончании года в конце номенклатуры дел делают итоговую запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, подписью и расшифровкой его подписи. Запись делается по форме, установленной приложением 7 к Правилам.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Если в организации произошли существенные организационно-структурные изменения, разрабатывается новая номенклатура.

Номенклатура дел: правила составления

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Существует три вида номенклатур дел:

• типовая,
• примерная,
• индивидуальная.

Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур (дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов). Индексы, наименования дел и сроки их хранения не могут быть изменены ими самостоятельно.

На основе типовых и примерных номенклатур дел составляются индивидуальные номенклатуры дел для конкретных организаций. Поэтому прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо выяснить, есть ли типовая или примерная для вашей организации.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.). После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации. Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел.

Ответственность за полноту отражения в номенклатуре дел, имеющихся в подразделении, возлагается на руководителя подразделения. В случае реорганизации или ликвидации подразделения, а также в случае увольнения руководитель подразделения обязан передать по акту (описи) числящиеся по номенклатуре дел документы своему правопреемнику или в архив.

Заполненный раздел «Номенклатура дел» используется при автоматизированном создании дел (томов) для списания в них исполненных документов.

Номенклатура дел представляет собой таблицу, которая состоит из 5 граф.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и выглядят следующим образом: 04-02, где 04 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Цифровое обозначение структурного подразделения чаще всего берется из штатного расписания.

Для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности) следует сохранять одинаковые индексы. Например, «Приказы руководителя по основной деятельности» в каждом структурном подразделении будут в деле под номером 3: 02-03, 03-03, 04-03 и т. д.

В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел.

Правила хранения предъявляют к формулировкам заголовков дел жесткие требования. Заголовок дела должен четко, кратко и в то же время в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки дел не должны содержать неконкретных формулировок («входящие документы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Такие заголовки вызывают трудности в поиске документов, маршрутизации, формировании дел для передачи в архив.

Если дело содержит документы по одному вопросу, но они не связаны последовательностью делопроизводства, то в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые могут быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки дел внутри разделов и подразделов располагаются по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом перед заголовками дел с приказами руководителя организации располагаются заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций. После них располагаются заголовки дел, содержащих плановую и отчетную документацию.

Правила, которых следует придерживаться:

• заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке;
• заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом;
• если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а каждому тому могут быть присвоены свои заголовки, уточняющие содержание дела.

Для любого структурного подразделения последним заголовком дела является номенклатура дел этого структурного подразделения. Для службы ДОУ – сводная номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения и акты на уничтожение документов.

Целесообразно оставлять 2–3 номера для резерва, в случае если в течение года образуется новое дело.

Так выглядит, например, последовательность расположения дел в разделе «Экспертная комиссия»:

• 01-01 Протоколы заседаний Экспертной комиссии,
• 01-02 Решения Экспертной комиссии,
• 01-03 Отчеты о выполнении решений Экспертной комиссии,
• 01-04 Материалы к заседаниям Экспертной комиссии (повестки дня, информационные письма, доклады, отчеты и др.),
• 01-05 Номенклатура дел Экспертной комиссии,
• 01-06 резервный номер.

Пример заголовков дел, образующихся в деятельности службы ДОУ:

• 01-01 Приказы по основной деятельности,
• 01-02 Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности,
• 01-03 Распоряжения по основной деятельности,
• 01-04 Протоколы совещаний у Генерального директора,
• 01-05 Переписка с заказчиками о формировании сметной документации,
• 01-06 Переписка с заказчиком в части контроля качества строительства,
• 01-07 Переписка с надзорными органами,
• 01-08 Переписка с подрядчиком в части контроля качества строительства,
• 01-09 Доверенности с завершенным сроком действия, выданные сотрудникам для представления интересов Компании,
• 01-10 Реестр учета печатей,
• 01-11 Сводная номенклатура дел ООО «ХХХ»,
• 01-12 Описи дел Компании постоянного срока хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет),
• 01-13 Описи дел Компании временного срока хранения (более 10 лет),
• 01-14 Резервный номер,
• 01-15 Резервный номер.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Эта графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или на основании решения экспертной комиссии.

Отметка ЭПК проставляется только в номенклатурах дел организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Это означает, что срок хранения таких дел может быть постоянным и должен согласовываться с государственными архивами. Если организация не является источником комплектования, то вместо отметки ЭПК следует ставить отметку ЭК. Такая замена будет означать, что экспертизу ценности документов будет проводить экспертная комиссия организации.

Если в номенклатуре дел есть заголовки дел с документами, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива или ЭК организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Также здесь делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде.

Для каждой графы в «1С:Документобороте» есть поле, в которое заводится указанная информация. Номенклатура дел формируется автоматически по унифицированной форме.

Если в организации применяется практика перевода документов полностью в электронный вид (без предварительного документирования на бумажном носителе), то такие документы и образующиеся дела целесообразно исключить из номенклатуры дел. Такие дела хранятся в системе электронного документооборота, уничтожаются из нее и не хранятся на физических носителях информации. Однако методические рекомендации предполагают обязательный перенос документов в электронном виде на материальный носитель, для хранения таких документах на полках в архивах. В связи с этим такой подход целесообразен только для организаций, которые не являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Для того чтобы ввести в систему номенклатуру дел, требуется много сил и времени, однако впоследствии эти трудозатраты окупятся и дадут результаты: система будет помогать при проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел длительного хранения и выделении дел к уничтожению.

Рекомендации по составлению номенклатуры дел

В деятельности любой организации образуется множество всевозможных документов. Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделя или месяц), часть просто можно не найти. Чтобы знать о том, какие бумаги и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться составляют номенклатуру дел. Поэтому каждая организация обязана иметь номенклатуру дел.

Современная жизнь диктует четкую систему учета и архивирования документов. А ведь именно номенклатура дел отражает такую систему. Надо сказать, что большинство специалистов отдают себе отчет в важности такого документа. В 70 процентов организаций оформляется номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение № 1).

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации.

Основные требования к составлению номенклатур дел организации

1. Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел.

2. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года по установленной форме.

3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.

4. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию организации. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций, комиссий.

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.

5. В номенклатуру дел не включают печатные издания: справочники, сборники и т.д.

Кто должен составить номенклатуру дел?

За разработку документа отвечает, как правило, служба делопроизводства организации. Эта служба может именоваться по-разному, например общий отдел, канцелярия или секретариат. Если такая служба отсутствует, номенклатуру должен составлять секретарь руководителя или работник, на которого приказом руководителя организации возложена ответственность за ведение делопроизводства. Их главная задача — собрать со всех отделов «фрагменты» будущего единого документа, обобщить их, внести необходимые изменения и корректировки, придать документу установленную форму.

Если организация имеет структурные подразделения, то каждое структурное подразделение организации ежегодно составляет номенклатуру дел своего структурного подразделения, т.к. никто лучше работников и руководителя структурного подразделения не знает о составе документов своего отдела. Затем на их основе составляется сводная номенклатура дел организации ответственным за сводную номенклатуру.

Если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, в номенклатуру дел включаются дела, в которых систематизируются документы, отражающие функции и задачи организации. В таком случае разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Например, в номенклатуре дел редакции газеты можно установить следующие разделы: руководство и контроль, работа с кадрами, бухгалтерский учет и отчетность и др.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации

1. Перед тем как составить номенклатуру дел следует тщательно изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. При этом учитываются устав или положение об организации, положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, номенклатура дел организации за прошлый год, описи дел постоянного и временного хранения, регистрационные формы, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел.

2. Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой номенклатуры дел, стоит издать приказ по организации, в котором установить четкие сроки сдачи документа и кому (ответственному исполнителю) (приложение № 2). Либо в должностных инструкциях руководящих работников, либо в трудовом договоре нужно прописать условие о том, что они обязаны это делать. Если такое условие не содержится в документах работника, составляющего номенклатуру дел, привлечь его к дисциплинарной ответственности за несоблюдение сроков для сдачи разработанной номенклатуры, установленных приказом, не получится.

3. После того как изучили состав документов, руководители структурных подразделений составляют список документов, образующихся в деятельности организации, т.е. индивидуальную номенклатуру дел структурного подразделения. Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Индивидуальная номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и передается ответственному исполнителю в электронном варианте и на бумажном носителе.

4. Составление сводной номенклатуры лучше всего поручить отделу документационного обеспечения. При его отсутствии это может сделать секретарь или же кадровый работник.

5. Установить срок хранения дела помогут:

— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558).

Можно назвать его основным. В первую очередь сроки хранения ищем в нем.

— Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182).
Название говорит за себя. Здесь указаны сроки хранения технической документации.

Если же нужной информации нет ни в одном из двух предоставленных источников, организация может назначить срок хранения сама. Но будьте очень внимательны и осторожны: во-первых, данные перечни очень обширны, и пропустить нужный пункт ничего не стоит. Во-вторых, срок хранения документов может также быть в отраслевом законодательстве.

Рекомендуем вам устанавливать сроки хранения документов совместно с начальниками отделов. Все перечни поделены на разделы и пункты по функционалу, так что необязательно просматривать сотни позиций в поисках одного документа. Например, можно отдельно распечатать и принести руководителю фрагмент перечня, посвященный документам по имуществу, по закупкам, по АХО и т.д.

В случае, если вы берете сроки хранения не только из указанных перечней, но и из законодательства, графу «Срок хранения» можно назвать «Срок хранения дела и ссылка на НПА».

Точно так же устанавливаем сроки хранения для всех документов каждого структурного подразделения.

Третью графу пока оставляем нетронутой, она заполняется в конце года по факту.

Каждая номенклатура дел должна иметь в конце Итоговую запись о количестве дел, заведенных в году. Для нее также есть специальная готовая форма, взять ее можно из Основных правил работы архивов организаций. Заполняется такая форма, также как и количество единиц хранения, после завершения года. Достаточно просто посчитать количество томов каждой категории дел и внести их в запись.

После того как проект номенклатуры дел согласован, подписан, он обязательно должен быть утвержден руководителем организации. Только в этом случае номенклатура дел обретет юридическую силу.

6. После утверждения номенклатуры дел необходимо сделать выписки по соответствующим разделам для руководителей структурных подразделений и раздать им для использования. Ее прикрепляют на внутреннюю сторону шкафа, где хранятся дела, и активно используют для формирования дел и поиска документов для справок.

Помните, что номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 3 года.

В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересогласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.

Номенклатура дел структурного подразделения организации

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 35,5 кб

Номенклатура дел структурного подразделения по сути является реестром дел любого типа, от кадровых до бухгалтерских, которые входят в общее понятие делопроизводства подразделения предприятия или организации. Составляется номенклатура в соответствии с правилами систематизации внутренних документов предприятия, установленными различными нормативными и подзаконными актами.

Необходимость в составлении

Любое предприятие (организация) в процессе своего функционирования «обрастает» в конечном итоге, массой документации.

В соответствии с правилами делопроизводства, документы могут дифференцироваться по сроку их хранения, а сроки хранения, в свою очередь, дифференцируются по признаку важности документа.

Правильно и систематически составляемая номенклатура дел позволяет учитывать и систематизировать документы по мере их поступления (издания), обеспечивая соблюдение сроков их хранения.

Правовое регулирование

Основными подзаконными актами, регламентирующими ведение номенклатуры, являются:

• утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.
• Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015 года о порядке учета архивных документов в государственных и муниципальных органах.

Так, Свод правил Росархива не только утверждает унифицированную форму номенклатуры, но и стипулирует их электронные форматы.

Сроки хранения документов в архивах предприятий и организаций устанавливаются приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010 года. Так, в соответствии с этим приказом, устанавливается реестр наиболее типичных документов любого юридического лица, и, в соответствии с их отличительными характеристиками, определяется срок их хранения.

Порядок работы

При составлении номенклатуры следует исходить из двух основополагающих принципов — значимости документа и хронологии. Речь, в данном случае, идет не только об оценке характеристик документа, но и о порядке их размещения в реестре.

Так, расположение по значимости в номенклатуре идет в порядке убывания от более значимых к менее значимым. Например, документы, так или иначе связанные с правоустанавливающими фактами, должны располагаться выше, чем, скажем, документы о замене электропроводки в кабинете.

Соблюдение принципа хронологии будет заключаться в расположении документов по мере их убывания, то есть от нового к старому.

Алгоритм работы с номенклатурой можно представить в следующем виде:

• Номенклатура составляется в текущем году на следующий год. Обязанность по составлению макулатуры может как делегироваться определенному работнику, так и находится в обязанности руководителя структурного подразделения;
• архивариус предприятия или заведующий канцелярией проверяет составленную номенклатуру на предмет верности указанных сроков;
• номенклатура подписывается руководителем подразделения и интегрируется в общую номенклатуру предприятия или организации.

Структура

Номенклатура имеет четко структурированную форму, включающую в себя таблицу со следующими разделами:

1. »шапка», содержащая в себе наименование организации, место составления документа, название самого документа;
2. собственно номенклатура дел;
3. отметки о согласовании с руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за архив, и, при необходимости — отметки о согласовании ЭК (ЭПК) учреждения с указанием даты и номера протокола заседания комиссии;
4. итоговую запись номенклатуры;
5. подписи руководителя, архивариуса или заведующего канцелярией.

Индексирование дел

Под индексом понимается номер дела. По правилам делопроизводства, номер должен давать сведения не только о количественном учете документа, но и представлять его идентификационные характеристики.

В судопроизводстве, например, номер предоставляет сведения об отнесении дела к определенной отрасли права, о дате поступления и дате рассмотрения дела. Например:

• уголовные — 1 (цифровое обозначение уголовных дел) — 890 (годовой порядковый номер регистрации) / 2019 (год вынесения приговора);
• гражданские — 2 (цифровое обозначение гражданских дел) — 2211 (годовой порядковый номер) / 2020 (год вынесения решения).

В делопроизводстве предприятий индексирование происходит примерно по той же схеме. В индекс включаются:

• цифровое обозначение подразделения;
• номер самого дела по порядку его регистрации.

Номера подразделений являются постоянными и могут быть изменены лишь в случае организационных модификаций. Например, если экономический отдел входит в состав экономического управления, имеющего свой индекс «04», индекс «Положения об экономическом отделе» будет выглядеть как «04.3-1»

С целью недопущения — нарушений внутренней структуры номенклатуры в случае появления новых документов, рекомендуется резервировать порядковые номера. В противном случае будут появляться так называемые «дубли», которым придется присваивать дополнительные буквенные обозначения, например, « 02.01 — 64А».

Заголовки

Заголовок должен содержать в себе основные характеристики документа, то есть то, что указано непосредственно на его обложке.

Порядок расположения заголовков будет соответствовать приведенной ниже схеме:

1. номенклатура дел;
2. уставная часть, характеризующая структурное подразделение;
3. должностные инструкции;
4. документы регламентирующего, дисциплинарного или директивного содержания, поступившие от вышестоящих органов;
5. внутренняя регламентация;
6. отчетные документы в порядке убывания — год, полугодие, квартал, месяц, декада;
7. письма от/к контрагентам и сторонним организациям;
8. внутренняя корреспонденция;
9. регистрационные журналы, почтовые реестры и прочее.

Заголовок должен быть предельно ясным. Например, дело «корреспонденция по сторонним организациям» должно быть подразделено, например, на «Письма в налоговую инспекцию» и «Переписка по договорам поставки».

Рекомендуется группировать дела в хронологическом и вопросно-логическом порядке.

Ограничение по объему

Как правило, в одном томе не должно содержаться более 250 листов, если лимит на количество листов превышен — заводится второй том. При этом в заголовке следует указать номер тома и включенные в каждый том объемы информации по месяцам, например «с 01.01.2018 по 01.06.2018 г.».

Отметки по срокам

Существуют следующие вариации отметок о сроках хранения:

1. постоянное хранение;
2. длительное хранение (например, 75 лет, 10 лет);
3. временное хранение (до 10 лет);
4. по мере необходимости;
5. до замены новыми;
6. ЭК, ЭПК (ЦК) — срок установлен по решению специализированной экспертизы.

Особые заметки (примечания)

В этом разделе проставляются:

• отметки об убытии дел;
• отметки о повреждениях;
• отметки о переводе в электронную форму и т.д.

Хранение

Номенклатура относится к документам постоянного хранения. Как правило, она вводится в действие на год приказом руководителя организации и начинает действовать по приказу с 1 января следующего года.