КонтурЭкстерн: как провести сверку ФИО — СНИЛС с ПФР

Как провести сверку с УПФР

В системе Контур.Экстерн есть возможность запросить в Пенсионном Фонде сверку Фио-страховой номер. Запуск сервиса осуществляется по регионам — по мере установки в отделениях ПФР необходимого программного обеспечения. В ответе пенсионного фонда будет содержаться информация о том, совпадают ли данные, указанные в запросе, и данные на стороне УПФР.

Запрос справки о состоянии расчетов больше не производится, так как администрирование платежей с 01.01.17 перешло от ПФР в ФНС, поэтому запросы на сверку платежей необходимо делать через ФНС.

Регионы, в которых доступен сервис Сверка: ФИО — страховой номер

Чтобы отправить запрос, необходимо в Контур.Экстерн открыть меню «ПФР» > «Запросить выписку» и в поле «Тип запрашиваемого ответа» выбрать «Сверка: ФИО — СНИЛС».

В появившемся окне следует внести данные (ФИО и страховой номер) каждого из застрахованных лиц, по которым необходимо произвести проверку. Чтобы внести данные о сотруднике, следует нажать кнопку «Добавить строку» и заполнить все появившиеся поля. После того как список будет сформирован, необходимо нажать кнопку «Отправить».

Если ранее запрос на сверку: ФИО — страховой номер уже отправлялся, то, сохранив файл переданного запроса, можно загрузить его с помощью кнопки «Загрузить из из файла». В этом случае список застрахованных лиц заполнится автоматически, при необходимости можно удалить ненужные данные или добавить вручную новых сотрудников.

Поступившую из ПФР сверку можно просмотреть, выбрав пункт «Выписки » и открыв нужный документооборот. Чтобы сохранить файл запроса необходимо щелкнуть по названию сверки, в открывшемся окне нажать кнопку «Сохранить все документы и подписи».

Чтобы ознакомиться с результатами обработки запроса, нажмите на « Ответ на запрос ».

Ответы из ПФР

«ЭЦП проставлено сертификатом, на который нет заключенного соглашения»

• Если нет, обратитесь в ПФР и заключите соглашение.
• Если да, проверьте, соответствуют ли ФИО ответственного лица, указанного в соглашении, ФИО из сертификата ключа подписи.

Если нет, предоставьте в УПФР по месту учёта приказ по организации, наделяющий правом подписывать отчёты для ПФР сотрудника, указанного в сертификате.

Если соглашение с ПФР заключено, реквизиты в сертификате ключа подписи не менялись (либо вы уже предоставили в ПФР необходимый документ), ожидайте «Квитанцию о приёме» в течение 4 рабочих суток с момента отправки отчёта.

Если в течение 4 рабочих суток «Квитанция о приёме» не поступила, обратитесь в УПФР по месту учёта с просьбой установить признак наличия соглашения для вашей организации.

Если сообщение о проверке наличия соглашения с ПФР поступило после «Квитанции о приеме», его можно проигнорировать — отчёт будет обработан, и вам поступит протокол его проверки.

«Не найден сертификат получателя зашифрованного сообщения»

• В «Референте»;
• В «Такском-Доклайнере»;
• В «1С – Спринтере».

«Ошибка проверки ЭЦП: ЭЦП проставлено НЕЗАРЕГИСТРИРОВАН
НЫМ сертификатом»

• В «Референте»;
• В «Такском-Доклайнере»;
• В «1С – Спринтере».

После обновления настроек выгрузите и отправьте сведения повторно.

Отрицательный протокол проверки

Данный протокол проверки может поступить из ПФР, если в файле сведений обнаружены ошибки.

Открыв протокол двойным щелчком мыши, можно просмотреть информацию о данных ошибках. Более подробные разъяснения всегда можно получить в том отделении ПФР, куда вы отправляли сведения.

Чтобы избежать штрафных санкций, после получения отрицательного протокола представьте в ПФР исправленный документ до окончания отчётной кампании.

Из ПФР нет ответа на отправленные сведения

• «Извещение о доставке оператору» (от «Такскома») — в течение 1 рабочих суток;
• «Квитанция (подтверждение) о доставке сведений в орган ПФР» или «Уведомление об ошибке» — в течение 4 рабочих суток;
• «Протокол проверки отчётности ПФР» — в течение 6 рабочих суток.

1. Если регламентированные сроки прошли, проверьте работоспособность УПФР на форуме поддержки Абонентов.
2. Если УПФР работоспособно:
   • перейдите в раздел «Нет подтверждений» на форуме поддержки Абонентов;
   • нажмите кнопку «Новая тема»;
   • в строке «Заголовок» укажите название темы (например, «Нет подтверждений»);
   • в поле «Сообщение» укажите, какие подтверждающие документы не поступили, и сколько времени прошло с момента отправки сведений;
   • нажмите кнопку «Создать новую тему».

Мы обратимся в УПФР, сделаем все возможное, чтобы как можно скорее решить ваш вопрос, и оповестим вас о результате в созданной вами теме.

Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности

После передачи администрирования страховых взносов налоговым органам у страхователей осталась обязанность представления в ПФР отчетности, содержащей сведения индивидуального (персонифицированного) учета:

Подробнее об отчетности в ПФР узнайте из публикации «Как заполнить и сдать отчетность в ПФР за год?».

При этом у страхователей есть 2 способа сдачи отчетности в ПФР:

• в виде документов в бумажной форме;
• электронной форме.

Оба способа отчетности доступны страхователям с числом застрахованных лиц за предшествующий отчетный период до 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если этот показатель составляет 25 человек и более, альтернативы нет: отчитаться можно только электронно.

Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР

Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:

• вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
• система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
• иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).

Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:

• установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
• воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
• назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.

Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.

Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности

После того как вы выбрали удостоверяющий центр или компанию — уполномоченного представителя, вам нужно написать заявление в ПФР. Образец заявления можно скачать на сайте фонда.

Заявление содержит просьбу к ПФР подключить страхователя к системе электронного документооборота и содержит следующие сведения:

• ИНН;
• ОГРН;
• юридический и фактический адреса страхователя;
• его регномер в ПФР;
• расчетный счет и среднесписочную численность сотрудников;
• прочие данные.

Нередко менеджеры удостоверяющего центра или уполномоченного представителя предоставляют бланк заявления для подключения электронной отчетности с ПФР сразу при заключении договора об оказании услуг электронной отчетности.

Специалисты ПФР после получения от компании заявления должны будут предоставить Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.

Итоги

Если вы обязаны передавать отчетность в ПФР в электронном виде, то вам следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого нужно написать в ПФР заявление с просьбой осуществить подключение вашей компании к системе электронного документооборота. Бланк такого заявления можно скачать на сайте ПФР.

Как произвести сверку расчетов с ПФР

Больше материалов по теме «ПФР» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Уверенность в достоверности учетных данных на предприятии позволяет минимизировать риски возникновения споров с контрагентами и контролирующими органами. Чтобы убедиться в достоверности проходящих по учету итоговых сумм, необходимо регулярно проводить сверки с участниками хозяйственных операций. Особое место в бухгалтерии работодателя занимает процедура подтверждения движения по счетам, отражающим состояние расчетов с бюджетными органами.

Цели сверки расчетов с ПФР

Сверка расчетов по пенсионным взносам между работодателем и контролирующей государственной структурой может инициироваться любой из сторон. Обязательность проверки установлена для периода подготовки сводных данных для составления годовой отчетности. Сверка расчетов помогает решить такие задачи:

• подтвердить факт перечисления излишних средств;
• выявить суммы, которые были взысканы контролирующим органом в завышенном объеме;
• принять решение по платежам, требующим уточнения;
• проверить итоговые показатели по обязательствам перед бюджетом.

Порядок сверки

Сверка начинается с подготовки всех необходимых документов. Для этого работодателем оформляется официальный запрос в Пенсионный фонд о выдаче справки, которая будет отражать текущее состояние расчетов на конкретную дату. Сделать такой запрос можно в письменной форме или обратиться в обслуживающее подразделение через интернет. Дополнительно потребуется взять в контролирующем органе информацию о состоянии произведенных по взносам платежей.

ЗАПОМНИТЕ! Сведения из справки помогут разобраться, сходятся ли итоговые данные в бухгалтерском учете работодателя и по лицевому счету в ПФР. Расшифровка нужна для детальной проверки всех произведенных платежей с целью выявления причин расхождений (если они имеют место).

При обнаружении недоимок или переплат субъект предпринимательства должен инициировать сверку в разрезе платежей по страховым взносам, пеням и штрафам. Осуществляется это путем подачи соответствующего заявления в Пенсионный фонд. Шаблон заявления законодательно не утвержден. Каждый работодатель вправе разрабатывать собственный образец документа.

После обработки заявительной документации отделением Пенсионного фонда совместно с работодателем будет проведена сверка по расчетам за отчетный период. Результаты этой процедуры отражаются в письменной форме путем составления акта.

ВАЖНО! Если по данным из справки и расшифровки платежей расхождений с учетом работодателя не было выявлено, то на этапе проверки этих двух бланков сверка и заканчивается.

Формировать запросы в электронной форме в ПФР страхователи могут двумя способами:

• при помощи специализированного оператора, который обеспечивает доставку электронной отчетности;
• посредством сервисов Кабинета страхователя, который доступен на сайте ПФР.

Преимущество интернет-сервисов в том, что реакция на запросы поступит в течение 1 рабочего дня. Такой срок зафиксирован в Распоряжении от 10.03.2011 г. №85р, изданном Правлением ПФ РФ. Для обработки бумажных заявлений и подготовки ответа на них контролирующим органам отводится до 5 рабочих дней. В ответ на запрос по ТКС от ПФР приходит электронный реестр платежей, по которому можно проверить, все ли отправленные платежи учтены в базе контролирующего органа.

ВАЖНО! Для формирования официальных запросов в ПФР в электронном виде необходимо обязательно использовать электронную цифровую подпись.

Разработка шаблона заявления

Заявительная документация в адрес Пенсионного фонда по вопросам проведения сверки и предоставления необходимых для этого сведений законодательно не регламентируется. Каждый субъект вправе разрабатывать собственный образец. В бланке необходимо указать:

• получателя заявления;
• сведения, идентифицирующие работодателя;
• суть запроса;
• точное наименование документа, который является предметом заявления;
• дату, по состоянию на которую необходимо получить данные по расчетам;
• рекомендуется прописать способ передачи ответного решения.

Заявление на выдачу справки может иметь такой вид:

Управление ПФР в г. Феодосии
Республики Крым
от ООО «Забег»
298100, г. Феодосия, ул. Горького, 22
ИНН/КПП 2125478421/212585472
Рег. № в ПФР: 547-685-452101

Просим выдать справку о состоянии расчетов нашего предприятия по страховым взносам на дату оформления запроса – 15.02.2018г.
Документ требуется для проведения сверки по осуществленным платежам с начала года и подтверждения факта отсутствия недоимок или переплат.
Предпочтительный способ получения ответа – почтовым отправлением. Справку направлять по адресу:
298100, Республика Крым, г. Феодосия, ул. Горького, 22.

Если формируется запрос на проведение сверки, то в тексте заявления можно прописать такую фразу: «Просим назначить дату и провести взаимную сверку по расчетам по страховым взносам за период с 01.01.2017 по 31.12.2017».

Результат сверки

Итоги совместных сверок с пенсионными органами оформляются актом по форме 21-ПФР. Шаблон этого документа является унифицированным. Бланк утвержден Постановлением от 22.12.2015 г. № 511п (автор – Правление ПФР). Структура акта представлена такими информационными блоками:

1. Шапка документа. В ней прописывается наименование органа ПФР, которым была осуществлена совместная с работодателем сверка взносов, приводятся данные о плательщике, расчеты с которым проверялись. При обозначении работодателя обязательно должны быть указаны его название и присвоенный ему регистрационный номер в ПФР, контактные данные.
2. Заголовок документа с проставлением даты его оформления и порядковым номером.
3. Перечень должностных лиц, которые несут ответственность за реализацию сверки расчетов по взносам. В списках должны присутствовать представители обеих сторон.
4. Прописывается временной интервал, за который были проверены расчетные операции между сторонами.
5. Табличный блок с основной информацией по результатам всех процедур.
6. Подписи сторон.

В табличном блоке документа указываются виды расчетных операций, по которым проверяются перечисления и сальдо. В отдельных графах приводятся остатки по состоянию на требуемую дату, выводятся недоимки, величины излишне перечисленных средств, размер произведенных взысканий. Обособленно показываются платежи, по которым информация остается невыясненной и требует более детальной проверки. Все суммовые значения должны отражаться в рублях с копейками. Необходимо указывать конечные сальдо по данным ПФР и те цифры, которые значатся в учете у работодателя.

Под табличным блоком сотрудник ПФР, занимавшийся совместной с плательщиком взносов проверкой, визирует документ своей подписью. Представитель работодателя изучает содержание акта и в письменной форме выражает свое согласие или несогласие с отраженными результатами. Если плательщик считает, что данные в акте являются достоверными, он прописывает в специально отведенном поле «без разногласий». Если страхователь считает, что показанные сведения не соответствуют действительности, то он должен выразить свое несогласие с обозначенными итогами фразой «с разногласиями».

При зафиксированных разночтениях по результатам сверки ответственные сотрудники ПФР совместно с представителями работодателями после даты подписания акта выявляют причины разногласий. Для этого анализируются расшифровки платежей, сверяется правильность оформления платежек и отнесение сумм на соответствующие виды взносов.

Сроки, подписание бумаг

В законодательстве не прописаны сроки, которыми ограничивается время подготовки специалистами ПФР акта сверки. Представитель работодателя при вручении ему экземпляра итогового документа должен обязательно проставить дату фактического его получения. Дополнительно рекомендуется указать в бланке способ, которым акт был направлен предприятию: по почте, или должностное лицо плательщика взносов лично явилось в отделение ПФР за документацией. Акт должен визироваться со стороны работодателя руководителем компании.

Если у директора нет возможности получить документ лично, он вправе делегировать такие полномочия одному из своих сотрудников (оформив на него доверенность).

Плательщик взносов после ознакомления с актом подписывает оба его экземпляра. Первый остается у работодателя, второй должен быть возвращен специалистам ПФР. Юридической силой акт наделяется только после его подписания всеми участниками сверки. На его основании плательщик взносов может оформить возврат переплаты или инициировать зачет излишне уплаченных средств в счет погашения будущих обязательств.

Отчетность в госорганы: ПФР

Формируйте и отправляйте отчетность в ПФР в электронном виде. Контур.Экстерн проверит отчет перед отправкой и подскажет, как исправить ошибки. Отчет будет передан в ПФР через интернет, и вам не придется лично ходить в отделение или на почту.

Кто должен отчитываться?

В электронном виде обязаны сдавать отчетность в ПФР страхователи со штатом 25 человек и более.

Кроме того, при желании каждая компания или ИП, независимо от численности сотрудников, может отчитываться в ПФР в электронном виде.

Обращаем внимание, что даже тем бизнесам, у кого нет сотрудников, а руководитель — единственный участник (учредитель), с которым не заключен трудовой договор, необходимо сдавать в ПФР отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, включающие данные по директору.

Почему бухгалтеры выбирают Экстерн?

Отчетность в ПФР онлайн

Заполняйте все необходимые формы в Экстерне или загружайте их из своей учетной системы и моментально передавайте в ПФР через интернет. Формы в системе всегда актуальны. А если в законодательстве происходят изменения — Экстерн обновляется автоматически.

Печать отчетов

В сервисе реализованы печатные формы для всех форм отчетности, а также технологических документов из ПФР. Распечатать отчеты можно как перед отправкой, чтобы убедиться в правильности заполненных данных, так и после передачи в ПФР.

Взаимодействие с ПФР

Ведите неформализованную переписку с ПФР, получайте информационные рассылки от контролирующего органа, отправляйте справки, приложения, пояснительные записки, запросы о представлении какого-либо документа.

Проверка отчетов на корректность

Отчеты проверяются в момент заполнения. Для итоговой проверки отчета используются последние версии проверочных программ, которыми пользуются сами сотрудники ПФР — ПО ПД, CheckПФР и CheckXML. Если при проверке готового файла найдены ошибки — отредактируйте отчет прямо в системе.

Работа с отправленными отчетами

Вы легко найдете в списке отправленных отчетов нужный документ с помощью удобных фильтров: по организации (по текущей или по всем), по типу отчета, по периоду, по коду УПФР, по регистрационному номеру, по дате отправки.

Сверка ФИО — СНИЛС

Сервис позволяет автоматически проверить соответствие ФИО и СНИЛС у застрахованных лиц. Благодаря такой сверке вы не получите отрицательный протокол «Страховой номер не принадлежит данному застрахованному лицу либо неверно заполнен».

Для расчета страховых взносов страхователями за периоды до 01.01.2017 г.

При приеме на работу новых сотрудников, у которых нет СНИЛС

Для замены страхового свидетельства работника при смене его личных данных

В случае утери страхового свидетельства

В целях уплаты застрахованным лицом ДСВ на накопительную пенсию

ДСВ-3 Реестр лиц, за которых перечислены доп. взносы

Для передачи данных в отношении лиц, за которых перечислены ДСВ

Выбор инвест. портфеля (УК)

В целях инвестирования пенсионных накоплений

Для перевода пенсионных накоплений из НПФ обратно в ПФР

Переход из НПФ в НПФ

Для перевода пенсионных накоплений из одного НПФ в другой

Переход из ПФР в НПФ

Для перевода пенсионных накоплений из ПФР в НПФ

Досрочный переход из ПФР в НПФ

Для досрочного перевода пенсионных накоплений из ПФР в НПФ

Досрочный переход из НПФ

Для досрочного перевода пенсионных накоплений из НПФ обратно в ПФР

Досрочный переход из НПФ в НПФ

Для досрочного перевода пенсионных накоплений из одного НПФ в другой

Для отражения сведений о выплатах застрахованным лицам за периоды до 01.01.2017 г.

В случае запроса данных о стаже работы или иной деятельности лица до 01.01.2002 г.

Список застрахованных лиц, уходящих на пенсию

Для передачи сведений по лицам, уходящим на пенсию по различным основаниям

Для отражения персональных данных по всем застрахованным лицам

Для предоставления информации о страховом стаже работников, в т.ч. уволенных

Для корректировки данных на ИЛС застрахованного лица

Для передачи сведений в отношении лиц, по которым не отчитались до 2017 года

Для сопровождения форм документов: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ

СЗВ-ТД Сведения о трудовой деятельности работников

Для передачи сведений о трудовой деятельности работников

Для аннулирования заявления об отказе от финансирования НЧТП

Перечень льготных профессий

В целях отражения сведений, дающих право на льготную пенсию

Сообщение об открытии (закрытии) счета в ПФ РФ

В случае открытия (закрытия) расчетного счета плательщиком страховых взносов

Сообщение об изменении реквизитов счета в ПФ РФ

При изменении реквизитов расчетного счета плательщика страховых взносов

Запрос сведений о заработной плате

Для получения сведений о заработке сотрудника с прошлых мест работы

Запрос ФИО и СНИЛС

С целью проверки персональных данных по застрахованным лицам

Запрос сведений о сотрудниках-предпенсионерах

Для получения информации о статусе работника с целью предоставления льгот

Заявление о направлении запроса о з/п

При невозможности получения лицом у прежнего работодателя справки о заработке

Заявление об уточнении реквизитов ПД

Если обнаружены ошибки в платежных документах на уплату страховых взносов

Заявление о доставке пенсии

При выборе способа получения пенсии

Заявление о назначении (переводе) пенсии

Для установления пенсии или перевода с одной пенсии на другую

Заявление о назначении накопительной части пенсии

Для назначения и получения в НПФ накопительной пенсии

Заявление о назначении срочной пенсионной выплаты

Для назначения и получения в НПФ срочной пенсионной выплаты

Заявление страхователя о регистрации в ПФ

Для постановки страхователя на регистрационный учет в органах ПФР

Заявление страхователя о снятии с учета ПФ

В случае снятия страхователя с регистрационного учета в ПФР

Заявление о корректировке ДСВ

В случае неправильного отражения сведений о пенсионных накоплениях

22-ПФР Заявление о зачете сумм излишне уплаченных

Для зачета переплаты по страховым платежам

23-ПФР Заявление о возврате сумм излишне уплаченных

Для возврата сумм излишне уплаченных страховых платежей

24-ПФР Заявление о возврате сумм излишне взысканных

Для возврата сумм излишне взысканных страховых платежей

Заявление о возврате сумм излишне уплаченных

Для возврата переплаты и излишне взысканных платежей за периоды до 01.01.2017 г.

Заявление о возврате ДСО

Для возврата излишне уплаченных взносов на ДСО за периоды до 01.01.2017 г.

Прочие отчеты в ПФР

Для отправки пенсионной отчетности

Уведомление об устранении ошибок

При обнаружении в представленных страхователем сведениях ошибок

Решение о привлечении страхователя к ответственности

Для привлечения страхователя к ответственности в виде финансовых санкций

Решение об отказе в привлечении страхователя к ответственности

В случае отказа в привлечении страхователя к ответственности за выявленные нарушения

Акт о выявлении правонарушения

При выявлении правонарушений в ходе проверок пенсионного законодательства