Командировочные расходы и страховые взносы

Прежде всего, напомним, что служебной командировкой, согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ, признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств определяются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

При направлении работника в служебную командировку в соответствии со ст. 167 ТК РФ ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

При этом расчет среднего заработка производится с учетом ст. 139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Состав возмещаемых расходов, связанных с командировками, определен ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения N 749, согласно которым к возмещаемым расходам относятся:

— расходы по проезду. Отметим, что расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы (п. 12 Положения N 749):

по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

на страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

на оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации (п. 22 Положения N 749).

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Если сотрудника направляют в командировку на территорию иностранного государства, то ему дополнительно возмещаются (п. 23 Положения N 749):

— расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

— обязательные консульские и аэродромные сборы;

— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

— иные обязательные платежи и сборы.

Порядок и размеры возмещения указанных выше расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

При отправке сотрудника в служебную командировку необходимо оформить ряд документов, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

К таким документам относятся:

— служебное задание по форме N Т-10а. В нем организация указывает цель служебной поездки сотрудника. После командировки сотрудник сдает этот документ в бухгалтерию организации с отчетом о выполнении служебного поручения;

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме N Т-9 (по форме N Т-9а — для нескольких работников). Данный документ заполняется работником кадровой службы организации на основании служебного задания;

— командировочное удостоверение по форме N Т-10. Указанный документ оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Удостоверение подтверждает фактический срок пребывания командированного сотрудника в служебной командировке. В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия сотрудника, заверяемые подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. Отметим, что если работник организации направляется в командировку за пределы территории Российской Федерации, то командировочное удостоверение не оформляется, так как фактическое время пребывания в командировке подтверждается отметками в загранпаспорте физического лица, проставляемыми пограничными органами.

Исходя из продолжительности командировки, вида транспорта, которым сотрудник будет добираться до места назначения, приблизительных расходов на оплату жилья, а также величины суточных, установленных в организации, сотруднику в подотчет выдаются денежные средства для выполнения служебного задания в командировке.

Правила выдачи денежных средств и порядок отчета сотрудника по полученным подотчетным суммам фактически определены п. п. 10, 11 и 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Письмом Центрального банка Российской Федерации от 4 октября 1993 г. N 18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

Как следует из п. 14 Порядка N 18, выдача денежных средств подотчетному лицу производится либо на основании расходного кассового ордера по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», либо на основании другого надлежаще оформленного документа (платежной ведомости (расчетно-платежной), заявления на выдачу денег, счета и другое) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Заметим, что документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.

Вернувшись из командировки, сотрудник в течение трех дней обязан представить (п. 11 Порядка N 18, п. 26 Положения N 749):

— авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. Отметим, что унифицированная форма авансового отчета N АО-1 «Авансовый отчет» и Указания по ее заполнению утверждены Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

К авансовому отчету должны быть приложены:

— командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а если сотрудник выезжал в командировку за пределы территории Российской Федерации, то должны быть приложены ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы;

о найме жилого помещения (например, счета гостиниц);

о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

об иных расходах, связанных с командировкой.

Следует отметить, что если указанные выше документы составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русском языке. На это указывает п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».

— отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (отражается в форме N Т-10а).

После того как сотрудником были представлены все необходимые документы, бухгалтер должен, в частности, решить вопрос о необходимости начисления страховых взносов на сумму возмещаемых командировочных расходов. Для этого бухгалтеру нужно знать, что отношения, связанные с исчислением и уплатой (перечислением) страховых взносов, регулируются Федеральным законом от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Причем регулирует данный Федеральный закон отношения, связанные с исчислением и уплатой (перечислением) страховых взносов в:

— Пенсионный фонд Российской Федерации, — на обязательное пенсионное страхование;

— Фонд социального страхования Российской Федерации, — на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

— Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования, — на обязательное медицинское страхование.

Объектом обложения страховыми взносами в соответствии со ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые работодателями — плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц (граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства):

— по трудовым договорам;

— по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам, занимающимся частной практикой, не выплачивающим вознаграждений другим физическим лицам);

— по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Также объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые работодателями в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования.

Базой для начисления страховых взносов является согласно ст. 8 Федерального закона N 212-ФЗ сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных для объекта обложения, начисленных за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, освобождаемых ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ от уплаты страховых взносов. Отметим, что расчетным периодом в силу ст. 10 Федерального закона N 212-ФЗ считается календарный год.

На основании ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ при оплате работодателями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

— на проезд до места назначения и обратно;

— на сборы за услуги аэропортов;

— на комиссионные сборы;

— на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

— на провоз багажа;

— на наем жилого помещения;

— на оплату услуг связи;

— на сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;

— на сборы за выдачу (получение) виз;

— на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В случае непредставления командированным сотрудником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации. Отметим, что на сегодняшний день таких норм нет, поэтому в случае непредставления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов облагаются страховыми взносами в полном объеме.

Таким образом, бухгалтер не начисляет страховые взносы на суточные, а также на фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту, но в пределах сумм, установленных в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Командировочные расходы сверх норм в РСВ на примере 1С: ЗУП

Ох, и навели мы шумиху предыдущей статьей про отражение в РСВ командировочных расходов в пределах норм. Как показала статистика просмотров многие бухгалтеры об этом не знали. А иногда встречаются ситуации, когда сотруднику начисляются командировочные расходы сверх определенных норм, например, суточные. И встает вопрос: «Как в целях налогообложения правильно отразить их в учете?». Разберем этот вопрос далее.

При отправлении сотрудника в командировку, согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель оплачивает ему суточные. Размер суточных зависит от места командировки и определяется предприятием самостоятельно, закрепив в приказе.

Законодательством РФ установлены следующие нормы суточных в сутки:

• в пределах РФ – 700 руб.;

• за границей РФ – не более 2500 руб.

Суточные в пределах данной нормы не облагаются НДФЛ.

Суточные, выплаченные сверх этих норм, подлежат обложению НДФЛ и взносами на ОПС, ОМС и ОСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (письма Минфина от 05.06.2017 № 03-04-06/35510, от 16.03.2017 № 03-15-06/15230).

Страховыми взносами на ОСС от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний суточные не облагаются в полной сумме (п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Продолжим рассматривать наш пример.

Сотрудник Пастухов А.Ф. направлен в командировку на выставку оборудования «Прогресс» в г. Москва 27-28.08.2020 г. Суточные выплачиваются за 2 суток. Согласно положению о командировках, сотруднику Пастухову А.Ф. дополнительно выплачены суточные свыше нормы в размере 900 руб. за каждый день. Сумма суточных сверх нормы составила 1800 руб. (900 руб. * 2 суток). Отразим это в программе 1С: ЗУП ред. 3.1.

Создадим новое начисление. Порядок действий такой же, как описано выше. Изменим некоторые настройки.

Шаг 1. Данные на закладке «Основное» заполняются аналогично начислению «Командировочные расходы в пределах нормы». Для удобства и наглядности назовем это начисление «Суточные сверх нормы» (вы же можете назвать «Командировочные расходы сверх нормы», делайте как вам удобно).

Шаг 2. На закладке «Налоги, взносы, бухучет» определяем параметры обложения суточных.

НДФЛ – облагается (код дохода 4800 – «Иные доходы»);

Страховые взносы – «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами…».

Выбор варианта обложения страховыми взносами зависит от того, прописаны ли суммы превышения нормы суточных в положении предприятия. Если нет, то выбирается первый вариант, если прописаны – второй вариант.

Сохраните начисление. Перейдем к вводу документа.

Шаг 3. Создайте документ «Доход в натуральной форме» в разделе «Зарплата» — «Натуральные доходы».

Укажите вид дохода – «Суточные сверх нормы», выберите сотрудника и введите сумму.

Программа автоматически установит «Код вычета» и рассчитает НДФЛ.

После данных манипуляций создайте начисление зарплаты и взносов. В этом документе рассчитаются взносы как с основной зарплаты сотрудника, так и с суточных сверх норм.

Посмотрим, как отразится это в расчете по страховым взносам.

Сформируем отчет в разделе «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность».

Напомним, что оплата командировочных расходов в пределах норм и сверх норм (облагаемые страховыми взносами и НДФЛ) будут отражены по следующим строкам:

• 030 подраздела 1.1 и подраздела 1.2 Приложения 1 к разделу 1;

• по строке 020 Приложения 2 к разделу 1;

• по строке 140 подраздела 3.2.1 раздела 3.

Откройте раздел 3 отчета.

В строке 140 3 раздела отражена общая сумма суточных, выплаченных сотруднику, а в строке 150 – сумма суточных, облагаемая страховыми взносами.

Нужно ли выплачивать страховые взносы с командировочных

В данной статье мы рассмотрим облагаются ли командировочные страховыми взносами. А также узнаем в каких случая командировочные выплаты не облагаются налогом.

Облагаются ли командировочные страховыми взносами: определение командировочных расходов

Служебная командировка – поездка сотрудника предприятия за пределы места постоянной работы по поручению начальства на конкретные сроки в целях исполнения служебного поручения в рамках трудового договора. То есть, когда работа имеет разъездной характер и предусматривает непрерывное нахождение в пути, такие поездки не считаются командировками.

Правила отправления сотрудника в служебную командировку регламентируются законом, и при их нарушении отпадают оправдания для списания средств, затраченных на осуществление поездки. По возвращении из командировки служащий найдет место своей работы сохраненным за ним, его оклад не потерпит изменений, должность и обязанности останутся прежними, а затраты, понесенные в период пребывания в отъезде, будут полностью возмещены. Командировочные расходы различаются в зависимости от того, совершается ли поездка в рамках территории России или заграницу.

2. Оплата проезда в общественном транспорте от и до места пересадки или отправления при наличии билетов с указанной на них ценой.

3. Расходы на получение страховки на сотрудника как пассажира транспорта.

4. Расходы на услуги по регистрации билетов и спальные наборы в поезде.

6. Прочие затраты, возникшие в связи с необходимостью жить вне дома.

7. Любые иные расходы, разрешенные к возмещению начальством.

9. Оплата аэродромных и консульских сборов.

10. Взносы за проезд или транзит транспортного средства.

11. Приобретение обязательного медицинского страхового полиса.

В каких случаях командировочные облагаются страховыми взносами

Страховые сборы начисляются на все командировочные расходы, кроме тех, что записаны в пункте 2 статьи 9 Закона N 212-ФЗ. Служащий организации по возвращении из деловой поездки должен документально отчитаться за потраченные денежные средства и вернуть излишек командировочного аванса в бухгалтерию предприятия.

Однако бывает так, что на некоторые затраты, понесенные в рамках командировки, сотрудник не в состоянии предоставить расчетных документов. На суммы таких денежных затрат должны быть начислены страховые взносы, если затраты вышли за рамки регламентированных законодательством нормативов. Если регламентированных норм нет, страховые сборы начисляются на всю сумму расходов.

Что касается суточных по деловым поездкам, с 1 января 2017 года страховыми отчислениями облагаются суточные в размере выше 700 рублей за день нахождения в командировке в пределах Российской Федерации и выше 2500 рублей за день командировки заграницей. Читайте также статью: → “Предельная база для начисления страховых взносов в 2021”

Какие командировочные не подлежат обложению взносами

п. 2 ст. 9 Закона No 212-ФЗ говорит о том, что затраты, понесенные в течение служебной поездки в пределах России или заграницу, которые были доказаны сотрудником предприятия предоставленными им документами, не должны облагаться страховыми взносами. Кроме того, не подвергаются обложению страховыми сборами суточные командировочные. Обязаны быть соблюдены нормы на расходы, оговоренные в трудовом договоре или актом внутренней политики фирмы.

В списке целевых затрат, на которые не будет начислен страховой взнос, числятся помимо прочих следующие расходы:

на обмен валюты и обналичивание чека,
оплата услуг по оформлению визы и других выездных документов,
оплата выдачи загранпаспорта,
мобильная связь,
аренда жилья,
провоз личных вещей,
оплата проезда в общественном транспорте до вокзала, аэропорта, парома и т.д.,
аэродромные сборы,
ж/д и авиабилеты,
прочие сборы и комиссии.

База для начисления страховых взносов

ФЗ No 212-ФЗ называет базой для начисления страх.взносов полные суммы заработков и прочих денежных поощрений, относящихся к объекту обложения взносами, которые были получены сотрудниками организаций в рамках налогового периода (календарного года). Этот же закон предусматривает и исключения из правила, однако командировочные денежные растраты к ним не имеют отношения.

Соответственно, страховые сборы будут начислены на полные суммы всех понесенных в период служебных поездок расходов, никаким образом не обоснованных командированным служащим. Если не было предоставлено бумаг, доказывающих основания понесенных затрат, расходы считаются неоправданными. Законом установлено, что такие расходы должны облагаться страховыми взносами в пределах регламентированных законодательством норм, однако упоминания о таких нормах не содержится ни в одном законодательном акте. Исходя из этого, неподтвержденные документально командировочные расходы облагаются страховыми взносами целиком. Читайте также статью: → “Учет и оплата командировки в выходные дни в 2021”

Бухгалтерский учет обложения командировочных страховыми взносами: проводки

Суммы страховых выплат, начисленных на командировочные расходы, можно внести в перечень затрат предприятия по обычным видам деятельности. Расходы должны быть признаны на день их фактического начисления. Данные требования прописаны в п. п. 5, 8, 16, 18 ПБУ 10/99.

Начисление страховых сборов отражается так:

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44…) КРЕДИТ 69 субсчет “расчеты с “указывается_фонд”

Для отражения уплаты денежных средств по ДЕБЕТУ записывают номер субсчета выбранного фонда, по КРЕДИТУ – счет 51 (где отражены расчетные счета компании). Например, отражение отчисленного взноса в ПФР будет выглядеть следующим образом: ДЕБЕТ 69.2 КРЕДИТ 51.

Бухгалтерские проводки по суточным:

ДЕБЕТ 208.12 КРЕДИТ 201.34 (выдача из кассы денежной выплаты на суточные издержки)

Признание расходов – дата фактической выплаты суточных.

Нормативные акты по теме

Рассмотрим подробнее нормативные акты:

Типичные ошибки при обложении командировочных страховыми взносами

Ошибка: Учет суточных, выдаваемых на командировочные поездки сроком в один день, при расходах в целях снижения налогооблагаемой базы при расчете налога на прибыль.

Комментарий: Чтобы иметь право вносить расходы на однодневную служебную поездку в перечень расходов за налоговый период, нужно обозначить суточные расходы по-другому. В договоре необходимо прописать их как компенсацию затрат, понесенных работником в течение командировки, и заранее определить их величину и правила выплаты. Удобнее это сделать в коллективном трудовом соглашении.

Ошибка: Назначение суточных по деловым поездках в размере более 700 рублей за один день командировки в пределах России и более 2500 рублей – при выезде заграницу.

Комментарий: С 1 января 2017 года суточные свыше 700 рублей за день служебной поездки по России и свыше 2500 рублей за день поездки за рубеж должны облагаться страховыми взносами.

Ошибка: Обложение страховыми взносами затрат на аренду жилого помещения в рамках служебной поездки, которые не были документально подтверждены выездным сотрудником.

Комментарий: Даже если расходы на аренду жилья не были подтверждены соответствующими документами, страховыми сборами не нужно облагать затраты, которые не превысили пределы норм, регламентированных законом. Читайте также статью: → “Не подлежащие налогообложению НДФЛ доходы”

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос No1: Служебная поездка была отменена. Нужно ли облагать страховыми взносами расходы, понесенные в связи с получением визы?

Ответ: Не нужно. В ФЗ от 24 июля 2009г. No 212-ФЗ содержится информация о том, что расходы на получение визы и обязательное мед. страхование (поскольку необходимость в нем возникает в связи с получением визы) не облагаются страх. взносами. Если поездка отменилась, смысл вышесказанного сохраняется.

Вопрос No2: Как быть с обложением страховыми взносами командировочных затрат внештатного работника?

Ответ: Предполагается, что с внештатным сотрудником был заключен гражданско-правовой договор, а поездки по такому соглашению не признаются командировками. Тем не менее, расходы не должны облагаться взносами, несмотря на то, что подобные затраты не подходят под ограждаемые от страховых сборов командировочные. Здесь нужно обратить внимание на пункт 2 статьи 709, пункт 2 статьи 975 и статью 783 ГК РФ, регламентирующие появившиеся в рамках гражданско-правового соглашения расходы работника. Подпункт “ж” п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона No 212-ФЗ предписывает не начислять страховые взносы на эти затраты. Обязательство подтверждать затраты документально и обговаривать условия компенсации командировочных в соглашении между работником и работодателем закон не отменяет.

Вопрос No3: Можно ли считать суточными расходы на командировку, если предусмотрена поездка в местность, откуда сотрудник может по окончании рабочего дня уезжать домой?

Ответ: Нет. В случае, когда работник может возвращаться по месту постоянного жительства по окончании каждого командировочного рабочего дня, суточные вообще выплачиваться не должны.

Командировочные расходы и страховые взносы

Возмещению расходов, связанных со служебными командировками, подлежат следующие затраты работника:

суточные расходы (подробнее о суточных вы можете прочитать в статье «Размер суточных при командировках и их расчет»);
транспортные расходы;
расходы на жилье;
оплата визы и пошлина за оформление загранпаспорта;
консульские сборы;
сборы за право выезда/въезда;
сбор за платные дороги;
оформление обязательной страховки;
обязательные сборы и платежи;
другие расходы, произведенные сотрудником в командировке с согласия руководства.

Данный перечень составлен с учетом норм трудового законодательства (ТК РФ) и Положения о командировках, утвержденного Правительством РФ.

Расчет и оформление командировочных расходов за границей имеет свои особенности, с которыми вы можете ознакомиться в статье «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Оплата командировочных расходов

Для того чтобы сотрудник мог направиться в поездку для выполнения служебного задания, ему должен быть выплачен аванс на командировочные расходы.

Срок выплаты командировочных расходов – до начала поездки. Он может быть установлен в организационно-распорядительном документе компании.

Для получения аванса делают приказ на командировку (более подробно ознакомиться с данной темой можно в материале «Как правильно оформить командировку»).

Также работодатель может закрепить во внутреннем регламенте необходимость подачи предварительного расчета, служебной записки, заявления на командировочные расходы или разработку сметы командировочных расходов, образцы которых желательно закрепить в локальном акте.

Ознакомиться с тем, как делать расчет командировочных, можно в статье «Как рассчитать командировочные выплаты (расходы)».

Помимо суточных и оплаты других командировочных расходов за работником сохраняют среднюю заработную плату.

По оплате дней командировки, которые выпали на выходные или праздники, есть определенные нюансы. С ними вы можете ознакомиться в статье «Оплата командировки в выходные и праздничные дни: особенности».

Нормы командировочных расходов каждая компания устанавливает самостоятельно с учетом своих финансовых возможностей. При этом размер суточных должен покрывать расходы на питание и бытовые траты в командировке.

В каких случаях удерживают НДФЛ с суммы командировочных расходов, можете узнать из статьи «Как отражать суточные в налоговом учете».

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Рассмотрим отражение в бухучете командировочных расходов. Для их отражения предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетниками»:

по дебету – учитывают все денежные средства, выданные на командировочные и представительские расходы;
по кредиту – отражают проводки, когда командировочные расходы списаны.

Аванс на расходы на командировку может быть выдан из кассы предприятия, перечислен с расчетного счета на банковскую карту сотрудника или возможно перечисление на специальную корпоративную карту.

Вот примеры проводок:

Дт 71 – Кт 50: выдано на командировочные расходы. Если перед этим деньги получены в кассу на командировочные расходы, то проводка следующая: Дт 50 – Кт 51;
Дт 71 – Кт 51: перечислен аванс под отчет с расчетного счета компании;
Дт 55 – Кт 51: осуществлен перевод на спец счет.

Впоследствии – когда сотрудник будет рассчитываться картой (например, за гостиницу) – бухгалтер отразит следующую операцию: Дт 71 – Кт 55.

Если сотрудник снимет деньги с корпоративной карты (например, на питание), проводка такая: Дт 71 – Кт 55.

В учете командировочные расходы относят на счета затрат (в большинстве случаев).

По окончании служебной поездки работник должен сдать в бухгалтерию правильно оформленный авансовый отчет на командировочные расходы. В этом случае бухгалтер отразит в учете проводку: Дт 26 – Кт 71 (списаны командировочные расходы).

Как правильно оформить авансовый отчет и отчитаться за аванс на командировочные расходы, вы можете прочитать в статье «Каким должен быть отчет о командировке».

Другие расходы сотрудника в командировке с согласия руководства

Работник имеет право претендовать на возмещение дополнительных командировочных расходов, если они предусмотрены в регламентах компании или трудовом законодательстве.

Дополнительно – помимо суточных и проживания – у работника могут быть расходы на такси в командировке.

Как оформить данную выплату командировочных расходов, можно подробно узнать в статье «Оплата такси в командировке: налоги и подтверждающие документы».

Также компания может включать в состав командировочных расходов и другие затраты. Так, если сотрудник едет в длительную поездку, то упаковка багажа может входить в командировочные расходы.

Сервисные сборы и штрафы за возврат/обмен билетов (при отсутствии вины командированного) тоже входят в командировочные расходы.

Оплата транспортных расходов в командировке может происходить с учетом норм, установленным по категориям сотрудников. Например, в локальном акте работодатель может закрепить, что руководство компании, включая заместителей директора, имеет право на проезд первым классом в ж/д вагоне и перелет бизнес-классом. Для всех остальных сотрудников – плацкарт и эконом-класс соответственно. И это не будет нарушением оплаты расходов на служебные командировки.

Оплата командировочных расходов по договору

Подрядчик очень часто хочет получить возмещение дополнительных расходов по договору. В общем случае (п. 2 ст. 709 ГК РФ) цена договора уже включает в себя компенсацию всех издержек исполнителя и его вознаграждение. Однако стороны могут включить условие о возмещении командировочных расходов в договор. Как в этом случае оплачивать командировочные расходы подрядчику?

Условие о компенсации затрат на командировочные расходы имеет смысл тогда, когда исполнителю не известно заранее, сколько он совершит выездов на объект. Однако можно:

в договоре ограничить сумму возмещения командировочных расходов заказчиком и установить предел;
заложить сумму на командировочные расходы в сводном сметном расчете.

Также имеет смысл указать в договоре, что относится к командировочным расходам, а также срок отчета по ним. Данные пункты договора помогут обосновать размер командировочных расходов в налоговом учете.

А как оплатить командировочные расходы по договору аудита? Аналогично: включить в договор условие о компенсации командировочных расходов заказчиком.

Итоги

В данной статье представлен обзор, как посчитать командировочные расходы в различных ситуациях и рассмотрены бухгалтерские проводки по затратам на командировки.