Командировка во время очередного отпуска

Как правильно оплатить командировку сотруднику

Больше материалов по теме «Оплата труда» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.

Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.

Кстати, быстро рассчитать сам размер командировочных вам поможет наш специальный калькулятор.

Что считается служебной командировкой

Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.

Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья?
Посмотреть ответ

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

Оплата командировочных

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;

Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Особенности выплаты командировочных

В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.

Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.

Командировка во время очередного отпуска

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

• распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
• заказать звонок оператора и т.п.,
• посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

• что может быть целью рабочей поездки;
• кого могут отправлять в командировку;
• каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
• какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:

• женщины, имеющие детей до 3 лет;
• отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей до 5 лет;
• родители, имеющие детей с ограниченными физическими возможностями;
• сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

• кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
• куда;
• в какие даты и на сколько календарных дней;
• зачем (цель поездки).
• кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно статье 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

• собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
• заполнить авансовый отчет (инструкция);
• если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Отчётные документы

На жильё

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

Как оформить командировку, если она совмещается с отпуском

Работодатель не всегда имеет право учесть в расходах компенсацию затрат на проезд сотрудника в командировку и обратно. Как компенсировать билеты и дни в пути, законно учесть их в расходах по налогу на прибыль и не получить штраф?

Работодатель обязан возмещать сотруднику расходы на проезд к месту командировки и обратно до работы. Но путь работника не всегда выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург». Случается, что появляется промежуточное звено — отпуск в Праге. В статье обсудим 4 ситуации, в которых отпуск совпадает с командировкой. Расскажем, как грамотно оформить документы и компенсировать затраты на проезд, чтобы не попасть под санкции.

Командировка во время отпуска

Отзываем сотрудника из отпуска

Вызвать сотрудника из отпуска и направить в командировку можно только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Прервать таким образом можно только ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск по уходу за ребенком.

Сотрудник может отказаться и с чистой совестью отдыхать дальше. Это его право, поэтому штрафовать или грозить увольнением ни в коем случае нельзя.

Но даже если обстоятельства экстренные, а сотрудник согласен, прервать отпуск можно не всегда. Нельзя отзывать из отпуска работников:

• несовершеннолетних;
• работников вредных или опасных производств;
• беременных.

Чтобы прервать отпуск, руководитель составляет приказ об отзыве сотрудника и запрашивает его согласие на это.

Пересчитываем отпускные

Отпускные сотруднику выплачивают за 3 дня до начала отпуска. Если он прерван, сотрудник часть отпускных возвращает. Вернуть их можно одним из трёх способов:

1. Принять наличными через кассу.
2. Вычесть из зарплаты.
3. Учесть в командировочных расходах.

Работник сам решает, какой вариант ему больше подходит.

Решаем, как быть с неизрасходованными днями отпуска

Остаток отпуска сотрудник может использовать в любое время в течение рабочего года: хоть сразу после командировки, хоть присоединить к отпуску в следующем году. Информацию о переносе отпуска зафиксируйте в графике отпусков.

Дополнительно корректируется личная карточка и табель рабочего времени.

Далее оформляйте командировку по классическому сценарию: составьте приказ и выплатите суточные, деньги на дорогу и проживание.

Компенсируем расходы на проезд

Если в отпуске сотрудник находился в другом городе, то при отправке в командировку в его пути будет не два пункта, а больше. Заглянем в письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546, чтобы решить, как оплачивать проезд в каждом случае.

Вариант 1. Работник решил отгулять оставшийся отпуск сразу после командировки

Его путь выглядит как «Прага — Москва — Прага — Екатеринбург». Работодатель обязан оплатить перелет из Праги в Москву, а дальше работник платит за себя сам. Конечно, компания может оплатить сотруднику дорогу в Прагу как обратный билет, но нельзя учесть это в расходах для расчёта прибыли. Кроме того, с выплаты придётся удержать НДФЛ и страховые взносы.

В этом случае желательно не оформлять перелет «Прага — Москва — Прага» одним билетом. Чтобы учесть перелет «Прага — Москва» в расходах, понадобится выделить его стоимость и обосновать её налоговой. С этим поможет компания, в которой покупали билеты.

Вариант 2. Сотрудник из места командировки возвращается в место работы

Его путь выглядит как «Прага — Москва — Екатеринбург». Все расходы на проезд работодатель может возместить и учесть в расходах. Выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Выплачиваем суточные и принимаем авансовый отчёт

Когда после командировки сотрудник не возвращается на работу, а отправляется в отпуск, днём завершения командировки считается последний день перед отпуском. Суточные выплачиваются по этот день, а дни в дальнейших переездах не оплачиваются.

Авансовый отчет можно сдать после возвращения из отпуска. На его сдачу дается три рабочих дня сотрудника. Отсчет начинается с дня, в который он возвращается на работу (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отпуск во время командировки

Оформляем отпуск

Случается, что отпуск совмещается с командировкой. Это нормальная ситуация: даже за неделю может случиться что-то, что заставит сотрудника отлучиться.

Оформлять внезапный оплачиваемый отпуск опасно. Работодатель обязан выплатить отпускные за три дня до начала отпуска. Исключений из этого правила нет, а за нарушение положен штраф. Поэтому, если сотрудник просится в оплачиваемый отпуск, а трёх дней на выплату отпускных нет, лучше оформить отпуск без сохранения зарплаты (ст. 136 ТК РФ).

Работник не может уйти в отпуск самовольно, работодатель должен дать на это согласие. Но отказать в отпуске за свой счёт нельзя, если работник:

• участник ВОВ;
• пенсионер;
• инвалид;
• супруг или родитель военнослужащего, пожарника, работника СИЗО и т.п.
• отбывает по предусмотренным ТК РФ или коллективному договору обстоятельствам: свадьба, рождение ребенка, смерть родственника (ст. 128 ТК РФ).

Отпуск оформляется как обычно, а командировку прерывают приказом, в котором прописаны конкретные сроки прерывания. После отпуска командировка возобновляется.

Считаем, что можно учесть в расходах

Бухгалтер рассчитывает суточные за фактические дни командировки до и после отпуска. Если отпуск оплачиваемый, дополнительно считает отпускные. Платить суточные и компенсировать расходы на время пути в отпуск, отпуска и возвращения в командировку не нужно, так как сотрудник в этот период не занят работой.

Путь работника в этой ситуации включает сразу четыре переезда (четыре билета): «Екатеринбург — Москва — Прага — Москва — Екатеринбург». Работодателю не обязательно компенсировать все. Нужно возместить переезд из Екатеринбурга в Москву и обратно — эти затраты можно учесть в расходах по прибыли и не удерживать с выплаты НДФЛ и страховые взносы.

За поездку в Прагу работник платит сам. Можно компенсировать, но тогда нельзя учесть в расходах: придется платить все налоги. Об этом говорится в том же письме Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546.

После командировки в отпуск

Работник может остаться в отпуске сразу после командировки, не возвращаясь на рабочее место. Это не запрещено законом. Но, как и в предыдущем случае, не стоит забывать выплачивать отпускные за три дня до начала отдыха.

Возможны два варианта отпуска после командировки: отпуск в другом городе или стране и отпуск в городе командировки. Разница кажется существенной, ведь во втором случае работник возвращается на работу из города, в котором выполнял трудовые обязанности. Но давайте посмотрим, что по этому поводу говорит Минфин (письмо от 25.06.2019 № 03-04-06/46418).

Вариант 1. Работник отправляется из места командировки в другой город или страну, а уже оттуда возвращается на место работы

Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Прага — Екатеринбург» и включает три переезда.

Работодатель обязан оплатить только один билет — от Екатеринбурга до Москвы. Его стоимость можно включить в расходы. Он не признается выгодой сотрудника, поэтому НДФЛ и взносы с него не удерживаются.

Следующие два билета — до места отпуска и обратно к месту работу — оплачивает сотрудник. Если работодатель захочет их компенсировать, то сформирует работнику экономическую выгоду. С неё придётся удержать НДФЛ и взносы. Такую компенсацию нельзя учесть в расходах организации.

Последним днём командировки считается последний день перед отпуском. Со следующего дня оплачивать и компенсировать расходы сотрудника не нужно.

Вариант 2. Работник проводит отпуск в месте командировки и оттуда же возвращается на работу

Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург».

День окончания командировки — это последний день перед отпуском, поэтому платить суточные и компенсировать дальнейшие расходы работодатель не обязан. Из этого следует и то, что сотрудник возвращается домой из отпуска, а не из командировки. Дополнительно это подтверждается приказом об отпуске и тем, что дата окончания командировки и обратного билета не совпадают.

Работодатель не должен оплачивать обратный проезд работника. А если всё-таки компенсирует, то не сможет учесть это как компенсацию командировочных расходов сотрудника. Дополнительно со стоимости билета придется удержать НДФЛ и доначислить страховые взносы, так как он признаётся экономической выгодой работника.

Чтобы не возникло проблем с налоговой, рекомендуем не оформлять переезд одним билетом, даже если вы решили компенсировать сотруднику затраты. Выделить путь до командировки из общей стоимости будет проблематично: придётся обращаться в компанию, которая продала билет.

После отпуска в командировку

Работника можно направить в командировку сразу после отпуска, не дожидаясь его возвращения на рабочее место. За счёт этого можно сэкономить. Допустим, сотрудник отдыхал в Праге, а в командировку ему нужно в Берлин. Добраться из Праги до Берлина гораздо дешевле, чем из Екатеринбурга.

Эта ситуация самая простая: нет никаких нюансов оформления документов. Отпуск заканчивается стандартно, а затем работник отправляется в командировку.

Проблема состоит в том, что билет приобретается по месту отпуска сотрудника, а не по месту работы. К тому же, оплатив работнику путь «Прага — Берлин — Екатеринбург», работодатель оплачивает его возвращение из отпуска. Можно ли учитывать это в расходах?

Когда сразу после окончания отпуска сотрудник отправляется в командировку, её первым днём считается день, следующий за последним днём в приказе об отпуске. Работодатель должен заранее перечислить сотруднику аванс на оплату проезда, жилья и суточные.

Билеты на проезд от места отдыха до места командировки и обратно до работы не облагаются НДФЛ и взносами и учитываются в расходах как компенсация командировочных расходов (письмо Минфина от 09.11.2018 № 03-04-06/80946).

Совмещение командировки и отпуска — частая ситуация. Чтобы не запутаться и в будущем не переплачивать по налогу на прибыль, следуйте нормам НК РФ. Для удобства — схема.

Елизавета Кобрина, экономист, редактор-эксперт

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Документы Командировка в отпуске: законность и правила оформления

Право работника на отдых неотъемлемо и защищается законодательством. Бывают ситуации, когда в интересах предприятия необходимо прервать текущие выходные и направить сотрудника в поездку по делам компании. Если неизбежна командировка во время отпуска, как оформить и оплатить должны знать отдел кадров, бухгалтерия. Делать это необходимо с осторожностью, неукоснительно соблюдая нюансы проведения процедуры по программам и документам. Иначе предприятию не избежать штрафов и неприятных проверок соответствующих органов.

Основные понятия

Обязанность предоставить сотруднику ежегодный оплачиваемый отпуск закреплена ст. 114 Трудового кодекса РФ. Работник вправе отказаться, но предприятие запретить использовать законное количество дней на отдых не может. Срок зависит от специфики труда и должности.

Служебная командировка – это особый вид занятости. В ст. 166 ТК РФ дается определение и описываются основные отличия:

1. Отъезд наемного служащего в другую местность для исполнения своих трудовых обязанностей;
2. Пункт назначения должен быть расположен за границами муниципального образования, в котором находится непосредственное рабочее место (другой город, область, страна);
3. Вахтовый метод работы и разъездной характер трудовой деятельности (если это закреплено в договоре) служебной командировкой не считаются;
4. Письменное распоряжение работодателя и официальное оформление обязательны.

Детальное описание дает постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.2008г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Срок рассчитывает работодатель. Максимальный предел не установлен, он может быть как на один день, так и на длительный период. Окончательное решение принимается в зависимости от специфики поездки, дальности конечного пункта и других факторов.

В ст. 166 Трудового кодекса говорится об определенности сроков, поэтому перед отъездом нужно установить даты начала и завершения поездки. Отправить сотрудника в бессрочную командировку нельзя – при необходимости оформляется продление с новой конечной датой. Конкретика в этом вопросе нужна и для расчета аванса, размера суточных.

Отзыв из отпуска для командировки

Для того чтобы правильно отобразить поездку и не нарушить положения трудового законодательства, необходимо соблюсти ряд обязательных условий. Когда предстоит командировка в отпуске, как оформить ее и «провести» по документам должны знать отдел кадров, бухгалтерия. Если предприятие раньше не сталкивалось с подобными ситуациями, следует внимательно изучить вопрос – несоблюдение прав работника влечет серьезные последствия (проверки, штрафы, иные санкции).

Основания для отзыва

Чтобы вызвать сотрудника из законного отпуска, необходимо иметь веские основания. Деятельность предприятия не останавливается, если один из работников уходит на отдых, но ситуации могут возникнуть разные. Например, главный бухгалтер обязан находиться на месте во время выездной проверки из ФНС. При инвентаризации требуется присутствие материально-ответственного служащего. Системный администратор может понадобиться в случае экстренной поломки.

Возможность отзыва работника закреплена ч. 2 ст. 125 Трудового кодекса РФ. При этом не имеет значения тип отпуска – учебный, дополнительный, декретный и подобные. В связи с тем, что во время отдыха категорически запрещено привлекать сотрудника к любому из возможных вариантов деятельности предприятия, требуется соблюдение нескольких условий. Одно из наиболее важных – добровольное согласие.

Согласие сотрудника

Перед отзывом начальнику отдела или другому ответственному за это лицу необходимо написать заявление или служебную записку, в которой указывается, какой сотрудник должен быть вызван. Веское основание – обязательно. После этого требуется получить согласие работника на перерыв во время отпуска и командировку.

Внимание! Без согласия вызвать служащего нельзя. Необходимость подтверждения закреплена ст. 125 ТК РФ. С юридической точки зрения отказ от выхода из отпуска не является нарушением дисциплины труда и не влечет каких-либо последствий. Хотя на практике руководители часто оказывают давление на сотрудников.

В каких случаях невозможен

Однако в ряде случаев отозвать работника нельзя даже с его согласия. В части 3 ст. 125 Трудового кодекса РФ прямо указаны категории служащих, которым прерывать отпуск запрещено:

• Лица, не достигшие совершеннолетия – 18 лет;
• Женщины, находящиеся «в положении»;
• Сотрудники, служба по контракту которых связана с вредными и опасными условиями труда.

Правило непреложно, разъяснения даны в постановлении пленума Верховного суда от 17 марта 2004 года.

Нюансы оформления документов в зависимости от вида отпуска

Перед проведением и оформлением отзыва работника следует получить его согласие в письменном виде. Без официального подтверждения приказы и иные документы предприятия не имеют законного основания (не обладают юридической силой). Однако есть определенные нюансы, которые зависят от типа отпуска. Если сотрудник помимо непосредственной работы обучается в институте, на каждую сессию ему предоставляется необходимое время. Руководство может вызвать его только в том случае, если он сдал экзамены досрочно.

Женщина, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, также может быть вызвана для срочной командировки (в отличие от беременной девушки). Помимо классического согласия необходимо ознакомить ее со всеми правами. Например, что есть возможность отказаться без последствий.

Для того чтобы прервать ежегодный отдых, необходимо получить традиционное письменное согласие служащего. Также нужно определить, на какой период будет перенесен остаток отпуска после командировки – даты выбираются сотрудником.

Выходные за свой счет или без содержания предоставляются по просьбе работника. Иногда сотруднику требуется остаться там, где была командировка, на дополнительное время. Руководитель решает, есть ли такая возможность или нужно вернуться на свое рабочее место.

Важно знать! Некоторым категориям граждан отпуск за свой счет необходимо предоставлять по требованию. К ним относятся инвалиды, участники боев и пенсионеры.

Следует учитывать некоторые нюансы при работе по совместительству. При этом основной наниматель не обязан что-то выплачивать или изменять. Получается, что выходить из отпуска невыгодно с финансовой стороны, хотя чисто теоретически все возможно.

Продление отпуска

Неиспользованный или прерванный период отдыха следует перенести на другое удобное время. Данное правило закреплено ст. 124 Трудового кодекса РФ. Например, продлевают текущий отпуск, если это возможно и удобно. По необходимости его переносят (присоединяют к другому ежегодному).

Внимание! По согласованию неиспользованные дни можно компенсировать. Однако здесь нужно учитывать массу ограничений. Например, оплата производится только за период свыше 28 дней.

Продление, переходящее из командировки в отпуск, наиболее популярный и простой способ. Сотрудник отдыхает дольше ровно на то количество дней, на какое была оформлена поездка.

Расчет отпускных и командировочных

До начала отпуска работник получает соответствующие выплаты, которые высчитываются из среднего заработка. Поскольку отдых сокращается, часть денег необходимо вернуть.

Внимание! Нельзя удерживать эти средства из зарплаты принудительно. От сотрудника необходимо получить соответствующее согласие в письменном виде.

Пересчитать отпускные легко: из ранее проведенных вычислений берется значение за один день и умножается на количество суток командировки. Эту сумму и необходимо вернуть.

Еще один момент – работник исполняет свои обязанности, а, следовательно, должен получить суточные и сторонние расходы. Расчеты не отличаются от обычных – никаких нюансов нет. Оплата проезда из командировки в отпуск независима от даты (ведь все равно эти деньги были бы перечислены).

Рабочая поездка требует правильного и корректного оформления. Вызывать сотрудника следует только в случае крайней необходимости. Как оформить командировку во время отпуска нужно представлять еще до начала процедуры. Если не соблюсти все тонкости, предприятие будет подвергнуто административной ответственности.

Оформление командировки во время очередного отпуска

Если у предприятия нет равноценной замены для работника, оформляется отзыв из отпуска для командировка во время очередного отпуска. Оформление приказа об этом должно соответствовать кодексу о трудовых отношениях.

Отзыв из очередного отпуска для служебной командировки

Согласно статье №166 Трудового кодекса РФ командировкой является рабочая поездка за пределы муниципального образования, в котором располагается организация.

В случае если есть необходимость в служебной поездке сотрудника, а он находится в отпуске, работодателю необходимо прервать отдых. Для этого необходимо правильно оформить отзыв и командировочную поездку.

В каких случаях нельзя отозвать сотрудника из отпуска

В ряде случаев отправить гражданина из отпуска в командировку нельзя. Ограничение действует, если работник:

• не достиг совершеннолетнего возраста;
• находится на больничном по беременности и родам;
• пребывает в учебном отпуске;
• находится на отдыхе без сохранения заработной платы.

Командировка во время отпуска также невозможна для граждан, чья рабочая деятельность проходит во вредных или опасных условиях труда.

Служебная поездка во время отпуска по уходу за ребенком

Чтобы отозвать сотрудницу, осуществляющую уход за ребенком до полутора лет, нужно получить ее согласие. Однако руководитель должен предоставить график дальнейшего распределения прерванного отдыха.

Перед оформлением отзыва работодатель обязан ознакомить работницу под подпись с ее правами согласно ст. 125 ТК РФ.

Порядок оформления командировки во время отпуска

Алгоритм протекания процедуры отправления гражданина в командировку во время очередного отпуска:

1. Руководитель составляет уведомление о необходимости служебной поездки и отправляет работнику.
2. Сотрудник ознакамливается с полученным предложением и предоставляет свое согласие или отказывается от поездки.
3. Директор издает приказ об отзыве и формирует служебное задание на период работы в командировке.
4. Работники бухгалтерии производят перерасчет и выплату суточных и отпускных.

Направляемое уведомление составляется директором организации в свободной форме. В содержании документа указывается:

• название компании с указанием формы регистрации;
• Ф. И. О. и должность гражданина, которому адресовано сообщение;
• описание ситуации и предложение прервать отдых для служебной поездки;
• разъяснение права работника о возможности получить отдых после командировки или вместе со следующим оплачиваемым отдыхом;
• ссылка на ч. 2 ст. 125 ТК РФ о том, что гражданин имеет право отказать в отзыве;
• дата составления;
• Ф. И. О., название должности и подпись составителя.

Образец составленного уведомления доступен по ссылке.

Письменное согласие работника

Согласие составляется работником в свободной форме. В содержании документа указывается следующая информация:

• наименование организации с указанием формы регистрации;
• Ф. И. О. и должность директора;
• дата, когда гражданин прервет свой отдых и отправится в командировку;
• указание дат, когда сотрудник планирует получить оставшиеся дни отпуска;
• дата составления;
• подпись.

ВНИМАНИЕ! Согласно ст. 125 ТК РФ отозвать гражданина с отдыха без согласования невозможно. Если на сообщение о прерывании отказано, работодатель не вправе применять дисциплинарные взыскания. В ином случае руководитель привлекается к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

Руководитель не вправе лишать премий, дискриминировать в карьерном росте, снижать заработную плату и т. д. При использовании незаконных методов воздействия согласно ст. 356 ТК РФ гражданин может обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.

Решение руководителя

После получения согласия руководитель оформляет свое решение. Для этого ему нужно издать приказ об отзыве. Он может составляться в свободной форме или на бланке, который регламентируется локальными актами организации.

В содержании приказа указывается следующая информация:

• название компании;
• дата составления;
• регистрационный номер приказа;
• ссылка на ст. 125 ТК РФ;
• дата возвращения сотрудника на работу;
• основание составления (реквизиты направленного гражданину уведомления);
• распоряжение для отдела бухгалтерии о перерасчете выплаты отпускных;
• подпись отзываемого работника;
• подпись составителя.

Служебное задание

Факт отправления в командировку должен фиксироваться соответствующим приказом. Он составляется по форме Т-9а или на бланке собственной разработки предприятия.

Подробности поездки отражаются в служебном задании. В его содержании указывается:

• номер документа и дата его составления;
• название компании;
• данные о сотруднике (Ф. И. О., должность);
• место служебной поездки;
• срок пребывания в командировке;
• перечень поставленных целей;
• положения о рабочем времени и выходных во время поездки;
• положения об оплате;
• регламент дополнительных начислений (оплата проживания, проезда, питания и т. д.);
• подписи сторон;
• дата составления.

Для заполнения служебного задания можно использовать бланк организации или унифицированную форму Т-10а. Образец доступен по ссылке.

СОВЕТ! Наличие служебного задания необязательно. Руководитель вправе принимать решение о необходимости его составления.

Продление отпуска на время служебной поездки

При прерывании ежегодного оплачиваемого отпуска из-за отзыва сотрудник имеет право продлить отпуск. О датах работник сообщает в заполняемом согласии на отзыв или в отдельном заявлении.

ВАЖНО! Гражданин вправе уйти сразу после возвращения из командировки в отпуск или прибавить неиспользованные дни к следующему оплачиваемому отдыху.

Расчет выплат по командировке и перерасчет отпускных

Так как гражданин досрочно вышел из отпуска, он возвращает часть полученных средств. Их сумма рассчитывается по следующей формуле:

СО / КД × КНД, где:

• СО – сумма полученных отпускных;
• КД – количество предоставленных дней отдыха;
• КНД – количество неиспользованных дней.

Оплата командировочных выполняется по среднему заработку гражданину за последние 12 месяцев. Дополнительно работодатель компенсирует затраты на проживание, питание, стоимость проезда или затраченного топлива.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.