Когда нужна выписка из кассовой книги

Как правильно заполнить кассовую книгу

Кассовая книга — это внутренний документ, который иллюстрирует совокупность всех операций в организации за конкретный рабочий день. Она бережет от штрафных санкций, которые могут достигать 50 000 рублей. Узнайте, как правильно ее оформить и заполнить.

Унифицированный бланк кассовой книги указывается как КО-4 (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). Применять кассовую книгу как в бумажном, так и в электронном виде могут как предприятия бизнеса, так и бюджетные и некоммерческие организации.

С 2013 года ведение кассовой книги не является обязательным, теперь это решение принимается учреждением самостоятельно. Бланк документа может быть разработан и закреплен локальными нормативно-правовыми актами организации. В статье вы найдете инструкцию, как заполнять кассовую книгу, образец также прилагается.

Как заполняется кассовая книга

Итак, у вас есть кассовая книга, как правильно вести 2020 годом? Процесс происходит по такой схеме. За кассу должен отвечать кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указаний № 3210-У). При отсутствии должности кассира в учреждении за ведение кассовой книги отвечает иной сотрудник бухгалтерии, которого указывает непосредственно руководитель в соответствующем приказе. Контролирующая функция остается за главным бухгалтером. Каждая организация по факту сама регламентирует процесс движения наличных денежных средств. В бюджетных учреждениях, где идет постоянное движение денежных средств, обязательно должна присутствовать кассовая книга. Ведение кассовой книги в 2020 году можно отразить в следующей обобщенной схеме:

Кассир ежедневно сводит остатки на начало и конец рабочего дня. Суммы эти должны быть равны. Если же за какой-либо день операции не производились, свод можно не формировать. Остаток автоматически перенесется на следующий день.
Приход (поступление) денежных средств оформляется приходным кассовым ордером, выдача наличных денег проводится через расходные ордера. Номера каждому из этих документов присваиваются по порядку, а информация о них отражается в кассовой книге.
В дни, когда осуществлялось движение наличных денег, завершать работу кассир будет подведением итогов расчетного периода. В книге отражаются все дневные операции и заверяются подписью ответственного работника. Все движения и их записи в кассовой книге должны поступить на проверку главному бухгалтеру.

Перед вами печатный вид кассовой книги. Код формы по ОКУД — 0310004. По сути это пустая кассовая книга, образец заполнения вручную можно найти в конце статьи.

Вот так выглядит бланк кассовой книги, скачать word можете бесплатно.

Заполнение кассовой книги

Если говорить об оформлении КО-4, то необходимо соблюдать следующие требования:

на титульном листе кассовой книги отражаются реквизиты организации и ответственное подразделение (при наличии);
бланк соответствует одному финансовому году;
каждая страница должна быть пронумерована.

Заполнять можно как вручную, так и в бухгалтерских программах.

Некоторые учреждения ведут бланк вручную. На первом листе открывается порядковая нумерация. Записи делаются шариковой ручкой с черными и синими чернилами. При внесении информации в графы кассир использует копирку, чтобы продублировать вносимую запись. Отрывной частью служит та, на которой нанесена «живая» запись. Дублированная часть остается в кассовой книге. Подпись на каждой части ставится отдельно. Информация о РКО и ПКО вписывается в каждую строку. Она должна быть одинаковой в каждой из двух частей кассовой книги. Если в отчетный день совершается множество операций с денежными средствами, и одной страницы для их внесения не хватает, то маркируется «перенос». В этом столбце отражаются приходная и расходная величина на момент переноса. Записи на следующем листе начинаются этой же цифрой.

Конец периода фиксируется итогами по ПКО и РКО, и выводится наличный остаток на конец дня. Главный бухгалтер производит сверку с первичными приходными и расходными документами и заверяет кассовую книгу.

Сшивается журнал по итогам года, период — с 01 января по 31 декабря финансового года. Каждый лист должен быть пронумерован, прошит и закреплен печатью на последней странице. Также необходимо указывать количество прошитых листов. Обязательна запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Заверяется сшив подписями руководителя и главного бухгалтера организации (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88).

Как исправлять ошибки

Исправления ошибок в КО-4 допустимы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ № 3210-У). Если недочет не влияет на кассовый итог, то неправильное значение аккуратно зачеркивается поперек, а сверху обозначается правильная надпись. Исправление заверяется подписями ответственных лиц.

Если погрешность затронула итоговый результат, то страница с ошибкой полностью аннулируется, а верные данные отражаются на новом листе. По факту исправления составляется специальная справка с указаниями измененных значений. Исправления вносит кассир или другой ответственный за ведение.

Образец заполнения кассовой книги

Ответственность и штрафные санкции

Если учреждение оперирует денежными средствами, но при этом не ведет кассовую книгу или же заполняет ее с грубыми нарушениями, то такие действия признаются административным правонарушением. Следовательно, административная ответственность ляжет на плечи руководителя (или главного бухгалтера) организации. Действующим законодательством предусматриваются штрафные санкции:

в отношении юридического лица — в размере от 40 000 до 50 000 рублей;
в отношении руководящего должностного лица или главного бухгалтера (их ИФНС рассматривает как физлицо) — в размере до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Когда нужна выписка из кассовой книги – образец и особенности оформления

Кассовый учет на предприятии должен обязательно осуществляться ведением кассовой книги.

Она представляется в виде учетной ведомости, регистрирующей все операции с наличными денежными средствами.

Для чего нужна?

Запрос о предоставлении выписки из кассового документа, как правило, поступает от кредитного учреждения или налоговой инспекции, если проверке подвергается какой-то определенный период (продолжительностью меньше календарного года), операция.

Банковские работники усердно исполняют закон о противодействии легализации преступных доходов. Нормы закона 115-ФЗ позволяют оформить запрос практически любого документа у владельца счета. Контролю подвергаются снятие наличности на сумму 600 тыс.руб. и более.

К примеру, организация, находящаяся на упрощенной системе налогообложения оформила денежный чек на хозяйственные нужды компании.

Банк затребовал бумаги, подтверждающие факт расходов. Упрощенная система налогообложения предусматривает оплату налога только с доходов и в подтверждении расходов не нуждаются, с одной стороны, с другой — предприятия на УСН обязаны вести кассовую книгу, где фиксируется поступление наличности по чеку и выдача ее подотчетным лицам.

Действующим законодательством не закреплена за банками обязанность контролирования ведения кассовых операций, данная норма делегирована налоговой службе.

Но подписывая договор с кредитным учреждением, банк может внести в него пункт об обязательном представлении документов, подтверждающие законность расходования денежных средств.

Если юридическое или физическое лицо отказывается выполнить предъявленное требование, то платежи по расчетному счету владельца временно приостанавливаются.

Кассовый контроль может осуществляться налоговыми инспекторами в любой удобный для них момент. На подобные мероприятия не распространяются нормы Закона о защите юридических лиц при проведении государственного контроля.

Инспекторы могут пожелать ознакомиться с кассовой книгой на месте или запросить их для осуществления контрольных мероприятий. В этом случае делаются копии документации, выписка.

Как оформить?

Утвержденной формы выписки не существует. Получив запрос документа, налогоплательщики полагаются на свой опыт при ее оформлении.

Составить выписку можно несколькими способами:

Составление таблицы — вся необходимая информация по операциям за запрашиваемый период или по определенному контрагенту переносится из основного документа в соответствующие графы выписки: дата заполнения, порядковый номер в кассовой книге, номер и наименование первичного документа (расходный или приходный ордер), ФИО или название получателя денежных средств, номер корреспондирующего счета. В шапке самостоятельного документа указывается его название: «Выписка из кассовой книги». Далее обозначается название хозяйствующего субъекта, код по классификатору предприятий, период, за который оформляется извлечение. Подписывает выписку глава предприятия и сотрудник, ответственный за ее ведение.
Копирование нужных страниц — из оригинальной формы (КО-4) копируются необходимые страницы, на первом листе обозначается, что это выписка из кассовой книги. Все копии должны содержать подпись директора компании и ответственного специалиста, печать организации.

В ходе проверки выписки из кассового документа осуществляется анализ совершенных операций:

полное и своевременное оприходование наличности в кассу фирмы, осуществляется параллельно с ознакомлением с банковскими выписками;
соответствие приходных ордеров (номер, дата, сумма) записям в журнале их регистрации;
своевременное оформление расчетов с работниками, которым выданы денежные средства на хозяйственные или командировочные расходы, подотчетное лицо в течение 3-х дней с момента получения денег или после возвращения из командировки должно представить бухгалтеру или руководителю авансовый отчет с документами, подтверждающими осуществленные расходы.

При возникновении обязательств по предоставлению выписки из кассовой книги юридическому лицу следует неукоснительно его выполнить. Соблюдение правил ведения кассовых операций позволит избежать наложению штрафных санкций со стороны надзорных органов.

Скачать образец

Пример оформления выписки из кассовой книги – скачать.

Выводы

Если при подготовке выписки бухгалтером выявлена неточность, то в бумажные документы кассы можно внести поправки.

Рядом с исправлением указывается фамилия и инициалы сотрудника, осуществившего исправления, и дата корректировки.

Заполняя листы кассовой книги следует неукоснительно соблюдать регламент по оформлению, в соответствии с которым движение наличных денежных средств осуществляется отдельно от листов, учитывающих движения денежных документов.

На листах движения денежных документов должна присутствовать отметка «фондовый».

Делаем выписку из кассовой книги — образец

Тем, кто не знаком с порядком оформления различных первичных документов, следует знать, что специально разработанной формы такого документа не существует.

При получении запроса о предоставлении выписки из кассовой книги (чаще всего из ИФНС или из банка) многие налогоплательщики исходят из собственного опыта. Существует несколько способов.

О том, как проводится проверка ИП налоговой, читайте в статье «Какие особенности налоговой проверки ИП?»

Так, некоторые составляют таблицу, в которую переносят данные по операциям из кассовой книги за запрашиваемый период и/или по определенному контрагенту. В шапке самостоятельно изготавливаемого документа следует указать его название, а именно: «Выписка из кассовой книги». Затем следует привести название предприятия (или Ф. И. О. ИП) и код по классификатору предприятий.

Также в шапке документа должен быть указан период, за который делается извлечение. Документ чаще всего оформляется в виде таблицы, состоящей из 5 столбцов, как и в кассовой книге, и верхней шапки со всей необходимой информацией о юрлице (или ИП), которое оформляет документ. Выписка подписывается руководителем предприятия и ответственным за ее составление лицом.

Также будет полезна информация о заполнении справки по валютным операциям. Подробнее об этом в статье «Порядок заполнения справки о валютных операциях (бланк)»

Другой способ подготовки выписки из кассовой книги — копирование необходимого периода из оригинального документа, заверка копий страниц, а также указание на первой странице скопированного документа, что это именно выписка из кассовой книги. На всех скопированных страницах должны стоять печать и подписи руководителя и ответственного лица.

Сама кассовая книга ведется по форме 031004 (унифицированная — КО-4), утвержденной постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. На вид книга представляет собой журнал, а по содержанию — бухгалтерский регистр. Скачать бланк кассовой книги можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

О том, когда и зачем нужен кассовый аппарат, читайте в нашей статье «Нужен ли кассовый аппарат при УСН в 2020 — 2021 годах?»

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили правила работы с кассовой книгой в различых ситуациях. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Образец выписки из кассовой книги

Приведем образец выписки кассовой книги, который вы сможете скачать и сохранить на своем компьютере. За шаблон мы взяли разворот ее страниц. В примере приведена выписка за день, но по аналогии можно сделать выписку за любой период.

Скачать образец выписки из кассовой книги

Итоги

Выписку из кассовой книги могут затребовать банк (для проверки расходования снятой наличности) или ФНС. Специально разработанного регистра нет. Налогоплательщик вправе разработать документ в свободной форме. Образец выписки из кассовой книги мы привели в данном материале.

Вам может понадобиться информация о том, как разрабатывать и заполнять собственные налоговые и бухгалтерские регистры. Подробнее об этом в статьях:

Оформление и образец заполнения кассовой книги в 2019 году

Большинство организаций или предприятий работают по безналичным расчетам, но это не означает, что ни в одной операции не используются наличные деньги. А если есть хотя бы небольшой процент операций с наличными, значит нужно вести кассовую книгу.

Поэтому данная статья актуальна для юридических лиц, бухгалтеров и для индивидуальных предпринимателей (далее – ИП). С 2014 года ИП, имеющий книгу учета доходов и расходов, может не оформлять кассовые ордера. Соответственно вести кассовую книгу им тоже не надо. Хотя некоторые предпочитают продолжать это делать.

Не осознавая ее значимость, к ней относятся «спустя рукава». Чтобы избежать неприятных последствий и санкций налоговой инспекции, необходимо внимательно относиться к кассовым операциям и заполнять книгу. Давайте рассмотрим основные вопросы, возникающие по поводу кассовой книги: ее значение, как ее заполнить, можно ли вносить исправления и как это грамотно сделать.

Что это за книга и зачем ее вести

Кассовая книга – специальный журнал, в который записывают все операции с наличными средствами. Также она входит в перечень документов бухгалтерской отчетности, в которой зафиксированы приходно-расходные операции с наличными. Ее ведение обязательно в соответствии с нормами действующего законодательства. Причем книга обязательна даже для тех, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

На одном предприятии или организации есть только одна кассовая книга. Это же касается и частных предпринимателей. Единственное исключение – если юрлицо имеет представительства или филиалы, которые действуют на основе собственного баланса. В таком случае филиал или представительство ведет собственную книгу, отражающую его операции. Копии первичных ордеров и страниц книги передаются в главный офис. Сведения о количестве оставшихся денежных средств находят свое отражение в кассовой книге подобного подразделения и на его балансе, затем такие сведения переносятся в сводный баланс всей фирмы.

Грамотное ведение книги очень важно, так как контролирующие органы часто ее проверяют. Если будут выявлены неточности или несоответствия, то фирму могут оштрафовать за ненадлежащее ведение бухгалтерской документации.

Кассовая книга должна вестись с начала календарного года по нарастающей. В следующем году заводится новая книга на целый год. Она представляет собой журнал из пятидесяти или ста страниц. На титульном листе пишется срок действия данной книги. Если одного журнала в году оказалось мало, то заводится еще один – записи продолжаются в хронологической последовательности и не прерываются. На новой заведенной книге указывается дата начала и окончания ее ведения. Таким образом, будет легко определить последовательность кассовых книг.

Обычно приобретается уже готовая книга с расчерченными графами и столбцами, напечатанная в типографии. Возможен и электронный вариант.

Все листы книги сразу нумеруются, то есть на чистом листе уже имеется проставленный номер. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется подписями руководителя и главбуха. Прошитая книга опечатывается мастичной или сургучной печатью. Если была допущена ошибка, то можно ее исправить, об этом чуть позднее.

В этой статье вы найдете образец заполнения приходного кассового ордера по форме КО-1.

Правила заполнения бланка расходного кассового ордера на предприятии вы можете прочитать здесь.

Кто занимается ее ведением

Все записи в кассовую книгу вносит кассир. Именно он выдает и принимает денежные средства и все это подтверждает записью в журнале. Он должен подписать заполненный лист, тем самым неся всю ответственность за выполненные операции.

В конце рабочего дня кассир передает в бухгалтерию остаток денежных средств и все первичные документы – приходные и расходные ордера. Бухгалтер также подписывает лист из книги. Если отсутствует главный бухгалтер, то его заменяет руководитель. Такая процедура повторяется каждый день. Все вышеперечисленное касается предприятий или организаций.

Для того чтобы проводить кассовые операции, кассир или другой работник, уполномоченный руководителем, должен быть ознакомлен под роспись со своими должностными правами и обязанностями. Также такие операции могут проводиться непосредственно руководителем.

Как заполняется этот журнал?

На титульном листе кассовой книги содержится следующая информация:

полное наименование предприятия или организации – если это юрлицо;
фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя – если это ИП;
период времени, на который она заводится – год или конкретная дата, в случае, если книг несколько;
если речь идет о подразделении – наименование подразделения;
ОКПО.

Что касается самой книги, то записи вносят в уже готовую форму. Операции, как приходные, так и расходные за одни сутки вносят на одной странице. После каждого рабочего дня подбивается итог, сводится остаток. Все это подтверждается отчетом кассира или лица, занимающегося выдачей и приемом наличных денежных средств. Как отмечалось ранее, после всего этого полученные деньги сдаются в бухгалтерию.

Давайте рассмотрим, как выглядит лист книги. На каждом из листов есть две части с линией для отрыва. Первая часть – непосредственно страница книги, которую заполняют данными об операциях, вторая часть – отчет кассира.

По линии лист разрезают, первая его часть должна быть подшита, а к отчету прилагаются документы, подтверждающие операции – первичка. Например, выписка из приказа, заявление на получение аванса, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, доверенность и др.

Теперь подробно остановимся на графах книги. Вверху страницы проставляется дата, месяц и год, а также номер листа кассовой книги. Для заполнения вручную следуйте инструкции:

Начинаем заполнение с графы «Остаток на начало дня», здесь указывается сумма, оставшаяся в кассе на начало дня. Ее размер переносится с предыдущей страницы – графа «Остаток на конец дня».
Графа «Номер документа» – порядковый номер кассового ордера.
Следующая графа посвящена тому, от кого получен или кому выдан данный документ. Необходимо внести информацию о физическом лице – его ФИО или информацию о юрлице – наименование.
Номер субсчета или корреспондирующего счета. Имеются в виду данные, которые указывают на способ расходования или поступления денежных средств. Примером могут быть: 51 – расчетный счет, 70 – заработная плата, 62 – покупатели и заказчики. Обратите внимание, что индивидуальным предпринимателям не надо заполнять данные этой графы.
Затем идут строки «Приход» и «Расход», в них необходимо проставить сумму средств в рублях цифрами, через запятую указывают копейки. Например, сумма выданных средств выглядит так – 129,05.
Каждую операцию необходимо фиксировать немедленно после фактического ее осуществления и делать это только на основе первичного документа.
Графа «Перенос» содержит в себе сумму операций всех предыдущих строк.
В конце нужно подсчитать и заполнить графу «Итого за день». Отдельно для полученных средств и отдельно – выданные деньги.
«Остаток на конец дня». Внимательно сложите все наличные, которые прибыли и которые остались с предыдущего дня (графа «Остаток на начало дня») и отнимите выданные средства. Сумма в книге должна совпадать с фактическим состоянием – наличными в кассе.
Строки, оставшиеся незаполненными, перечеркиваются ручкой, чтобы нельзя было дополнить пустые поля. Делается это букой Z.
В конце страницы вносятся фамилии бухгалтера и кассира. Они ставят свои подписи. И обязательно указывается количество полученных приходных и расходных ордеров.

Если в данный день операций с наличными не было проведено, то книга не заполняется, а остаток на конец дня без изменений переносится на следующий день.

Современные технологии и повсеместная компьютеризация не обошла стороной и кассовую книгу. Для облегчения ее ведения появился электронный вариант. Для этого используется специальная программа – книга отображается на мониторе, в нее вносится информация, затем она может быть легко распечатана.

Подробнее о заполнении книги в программе 1С 8.2 на следующем видео:

Правила ее ведения остаются неизменными. Ежедневно кассир заполняет новый лист и в конце дня его распечатывает. Распечатывается две странички: сам отчет и вкладной лист. Кассир ставит свою подпись на листе. Если имеется электронная подпись, разрешено пользоваться ею. Каждая страничка нумеруется, и в конце года формируется книга, на последней странице которой ставится общее количество листов, заверенное подписями и печатью. Для электронной книги допустимо оформление в каждый квартал, а не за год. Отчеты и прилагающиеся документы отправляют в бухгалтерский отдел.

Исправления в кассовой книге

Если была допущена описка в книге, ее можно исправить. Ни в коем случае нельзя вырывать листы, подтирать лезвием или пользоваться штрихом. Если описка не влечет изменение остатков за какой-либо период, то необходимо сделать так: аккуратно перечеркнуть неправильные сведения, рядом написать правильную информацию. Исправление должно быть заверено двумя подписями – самого кассира и главбуха. Если на листе есть несколько исправлений, на каждое из них ставятся обе подписи.

Если же ошибка оказалась серьезной, такой, которая меняет оборот денежных средств и не может быть исправлена зачеркиванием, то перечеркивается весь лист и пишется слово – аннулировано. Затем заполняется новый лист с правильными сведениями.

Руководитель или главбух собирает комиссию, несущую ответственность за корректировку. Составляется бухгалтерская справка, где описывается ошибка и ее исправление.

Тщательно проверяйте данные, вносимые в книгу. Срок ее хранения составляет 5 лет.