Какой ручкой заполнять трудовую книжку

Многих беспокоит вопрос, какой ручкой заполняется трудовая книжка в соответствии с инструкцией

В нашей стране исторически сложилось так, что стандартом для заполнения официальных документов является ручка синего цвета. Именно такой цвет пасты считается наиболее «нейтральным» и приятным для визуального восприятия. Синей ручкой можно заполнять документы любого типа, и при этом быть спокойным, что записи не будут считаться недействительными. Обычно именно синюю ручку рекомендуют тем, кто не знает, какой ручкой заполняется трудовая книжка в соответствии со стандартами. Заполняя официальные бумаги цветной пастой, вы рискуете, что их могут забраковать.

Некоторые типы документов разрешается заполнять ручками разных видов и цветов. Но чтобы избежать недоразумений, лучше всего использовать обыкновенную шариковую синюю ручку. В таком случае, вы можете быть спокойны и уверены, что ваши записи ни у кого не вызовут лишних вопросов и замечаний.

Чаще всего разрешается использовать для заполнения документов и ручки других типов, например – гелевые или перьевые. Главное, чтобы записи производились аккуратно. Недопустимыми считаются исправления, зачеркивания, грамматические и пунктуационные ошибки. Если у вас возникают сомнения в собственной грамотности, то перед заполнением лучше проконсультируйтесь с человеком, который хорошо осведомлен в этом вопросе.

Требования к заполнению трудовой книжки

Согласно пункту 1.1 Инструкции по заполнению, записи в трудовой книжке должны производиться аккуратно. Ручка может быть:

• перьевой>
• гелевой>
• шариковой.

Допускается также использование световодостойких чернил.

• черный>
• синий>
• фиолетовый.

Можно сделать вывод, что заполнение трудовой книжки не подчиняется слишком строгим правилам и может осуществляться в относительно свободной форме. Но это не значит, что к ее заполнению можно подходить безответственно. Трудовая книжка – это серьезный официальный документ, важность которого сопоставима даже с паспортом.

Какой ручкой заполнять трудовую книжку нельзя?

В глазах работодателя трудовая – это «лицо» работника. Если она заполнена неаккуратно, неграмотно и некорректно, то ее обладатель имеет очень мало шансов устроиться на работу. Человек, который заполняет трудовую, должен понимать всю серьезность того, что он делает, и подходить к этому максимально ответственно.

Вот список канцелярских принадлежностей, которые лучше не использовать для заполнения трудовой:

1. Записи красной и зеленой ручкой в трудовой книжке считаются некорректными, как и в подавляющем большинстве других документов. Такие цвета противопоказаны для использования при заполнении официальных бумаг. Сфера применения зеленой и красной пасты обычно ограничивается учебными заведениями, но у многих людей складывается ошибочное мнение, что такие цвета допускаются и в других областях.
2. Заполнение трудовой книжки карандашом возможно только в тех случаях, когда по каким-то причинам возникла необходимость создать временную запись, которая в будущем может быть удалена с помощью стирающей резинки. Запись карандашом не имеет официальной силы и при поступлении на новое место работы не будет восприниматься работодателем всерьез. Только ручка и чернила могут использоваться для заполнения трудовой. Желательно не делать записей карандашом вообще, чтобы избежать лишней «грязи» в документе. Она вполне может возникнуть, например, в результате использования некачественной стирающей резинки.
3. Не рекомендуется делать записи в документах ручками разных цветов. Трудовая книжка не является исключением, и если первая запись в ней была сделана черной пастой, то желательно, чтобы последующие были такого же цвета. Но этот момент нельзя назвать принципиальным, ведь заполнение разными цветами допустимо.

Настоятельно рекомендуется заполнять трудовую книжку не только аккуратно, но и внятно. Если документ заполнен слишком непонятным почерком, то это может вылиться в самые нежелательные последствия. Например, работодатель может элементарно не понять, что написано в трудовой, и отказать в трудоустройстве.

Подробности, связанные с вопросом, какими чернилами заполнять трудовую книжку разрешено

Если ручка пишет слишком нечетко или, наоборот, слишком «мажет», рекомендуется заменить пасту. Записи в документах должны быть четкими и понятными.

Покупая «бюджетную» ручку, вы рискуете, что в ответственный момент она способна подвести. Например, такая ручка может перестать писать после того, как вы уже сделаете несколько записей. В результате продолжать записи придется уже другой ручкой, а это нежелательно для заполнения документов.

Плохое качество записей в трудовой всегда чревато неприятностями. По сути, это равносильно некачественному заполнению паспорта. Трудовая книжка – это самый важный документ для работника. Именно трудовая в наибольшей степени характеризует работника, который имеет трудовой стаж. Исключением можно считать «зеленого» специалиста, который только закончил учебное заведение. В его случае, основным документом и решающим фактором для работодателя будет диплом.

Порча трудовой книжки, вызванная заполнением недопустимыми цветами или другими причинами, может привести к тому, что ее придется заменить. В результате будут утеряны все записи, которые могли бы положительно охарактеризовать работника в глазах будущего работодателя. Восстановить такие записи будет очень сложно. Для этого понадобится нанести визит всем бывшим работодателям. А предприятия, где вы раньше работали, могут оказаться закрытыми (например, из-за банкротства).

Во избежание вышеперечисленных проблем желательно иметь при себе ксерокопию вашей трудовой. С ее помощью всегда можно будет восстановить документ, если он будет утерян или испорчен. Работодатель обязан предоставить вам копию вашей трудовой в течение трех дней, если вы напишете и подадите соответствующее заявление. Работник ни в коем случае не обязан указывать в своем заявлении причину, по которой ему понадобилась копия. Объяснять причину перед начальством в устном виде он тоже не должен.

Допускается ли заполнение титульного листа вкладыша в трудовую книжку разными ручками и разными почерками?

И.В. Тарасова,
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

ВОПРОС

Будет ли нарушением, если одним работником отдела кадров были внесены ФИО на титульном листе вкладыша в трудовую книжку, а остальные данные вносятся другим работником отдела кадров, другой ручкой и почерком?

ОТВЕТ

Нет, заполнение титульного листа вкладыша в трудовую книжку разными ручками и разными почерками не будет нарушением: действующее законодательство не устанавливает запрета.

ОБОСНОВАНИЕ

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она необходима при назначении пенсий и пособий по социальному страхованию.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

В настоящее время все это регламентируется следующими документами:

— Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225;

— Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69;

— Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденным Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н.

Данные нормы не устанавливают запрета заполнять трудовую книжку работника, в том числе, титульный лист, разными специалистами (почерк и ручки могут быть разными).

«Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.»

Таким образом, учитывая вышеизложенное, допускается заполнение титульного листа вкладыша в трудовую книжку разными ручками и разными почерками.

И.В. Тарасова,
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях

Бухучет, налогообложение, ФСБУ, отчетность за 2021 год

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

#Специалист по кадрам #Бюджетник

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Продажи по программе стартуют 18 января. Тур нужно купить до 12 апреля.

Ведомство отметило, что в электронном формате СЗВ-ТД предусмотрено заполнение двух документов — оснований для кадрового мероприятия.

Организации и ИП смогут по ТКС направлять документы, которые ведомство запросило при проверке.

Пенсионные фонд уточнил порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ, в том числе в отношении работников, имеющих право на досрочную пенсию.

Работника можно уволить в случае прогула. Чек-лист поможет вам соблюсти все процедуры.

Установили квоты для иностранных работников по видам деятельности на 2022 год. Интересные решения высших судов. Утвержден сертификат о.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Правильное заполнение трудовой книжки позволяет работникам подтверждать свой стаж, когда это требуется. Несмотря на то, что при расчете пенсии учитывается страховой стаж, есть немало ситуаций, при которых и количество отработанных лет, и место работы имеют значение. Например, если гражданину понадобится доказать факт работы на вредном производстве, чтобы досрочно выйти на пенсию по возрасту. Заполнение трудовой книжки в соответствии с разработанными правилами – залог справедливого пенсионного и социального обеспечения работника, возможность беспрепятственно получить то, что он заслужил.

Где прописан порядок заполнения трудовой книжки

Подробности процедуры заполнения трудовой книжки (сокращенно – ТК) содержатся в Инструкции, утвержденной 10.10.2003 Постановлением Министерства труда № 69 (последняя редакция 31.10.2016). Здесь детально разъясняются:

общие правила оформления документа (какие цифры используются в нумерации, как исправлять допущенные ошибки, какой ручкой заполнять трудовую книжку, и т.д.);

порядок заполнения данных о работнике и его работодателях;

оформление записей об увольнении сотрудника и иных фактов трудовой биографии (приеме на работу, переводах, изменении квалификации и др.);

Более общим документом являются Правила заполнения и хранения трудовых книжек, содержащиеся в правительственном Постановлении № 225 от 16.04.2003 (ред. от 25.03.2013). Документ, в частности, утвердил форму ТК и ее вкладыша. Отдельный раздел (VI) посвящен правилам хранения и учета трудовых книжек.

В Трудовом кодексе РФ о ТК говорится в 66-й статье. Согласно данной правовой норме, информация о взысканиях в трудовую книжку сотрудника не вписывается (за исключением увольнения), а сведения о работе по совместительству указываются только по желанию владельца документа.

Общие правила заполнения трудовых книжек в 2019 году

Трудовые книжки заполняются синими, черными или фиолетовыми чернилами. Ручка может быть любой – шариковой, перьевой или гелевой. Сокращение слов в записях ТК, зачеркивание ошибок не допускается (вместо этого делается отдельная запись, что ошибочная запись недействительна, а затем вписывается правильная информация). При написании дат используются арабские цифры – 1, 2, 3… и т.д. (п.1.1 и п.1.2 Раздела 1 Инструкции).

В каждом разделе книжки сотрудника записи должны иметь порядковый номер и дату занесения информации в документ. Но есть особые случаи, упомянутые в Инструкции. В частности, правила оформления трудовой книжки не требуют проставления в документе номера и даты, если запись сообщает о переименовании организации, где работает сотрудник (п.3.2 Раздела 3 Инструкции).

Все записи, вносимые в ТК работника, обязательно дублируются в его личной карточке (п.12 Раздела II «Правил ведения и хранения трудовых книжек»). Когда свободные страницы в книжке закончатся, работодатель должен завести вкладыш в ТК – вносить записи о работе в раздел о награждениях запрещено.

Невнесение записей в ТК грозит работодателю штрафом по п. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ: 1-5 тыс. руб. для должностных лиц и ИП, 30-50 тыс. руб. для компаний. Повторное нарушение увеличит штраф для ИП и должностного лица до 10-20 тыс. руб., для юрлица – до 50-70 тыс. руб.

Инструкция по заполнению ТК, помимо правил ведения документа, содержит наглядные примеры записей, которые делаются в разных ситуациях.

Новая трудовая книжка: заполнение

Принимая на работу сотрудника, который ранее нигде не трудился, работодатель обязан в течение недели завести на него ТК (п.8 Раздела II «Правил ведения и хранения ТК»). Срок отсчитывается со дня подписания с подчиненным трудового договора. Стоимость бланка трудовой вычитается из зарплаты работника.

Кадровик заполняет титульный лист трудовой книжки, где указывает:

ФИО и дату рождения сотрудника;

его образование и профессию (специальность);

дату заполнения документа.

Сведения вносятся на основании предоставленных сотрудником документов (паспорта, диплома и т.д.), так как оформить трудовую книжку со слов гражданина нельзя. Работник проверяет заполненный титульный лист и подписью подтверждает, что все указано правильно. Внизу титульного листа ответственный за кадры сотрудник ставит свою подпись и печать организации (при ее наличии). Затем делается запись о приеме на работу владельца ТК – под порядковым номером 1. Пример подобной записи приведен ниже.

Правильное оформление трудовой книжки: образец на разные случаи

Различия в записях, в основном, проявляются в графе 3, куда вносятся сведения либо о работе, либо о награждениях. В графе 1 ставится номер записи, в графе 2 – ее дата, а в графе 4 – основание для ее внесения. Например, это может быть приказ руководства компании или удостоверение, свидетельствующее о присвоении нового разряда.

Как заполнить трудовую книжку: образец записи о приеме на работу

Запись должна содержать должность работника и структурное подразделение организации, где ему предстоит трудиться (если в компании есть отделы, цеха и т.д.). Наименование должности следует сверить с квалификационным справочником, если выполнение определенной работы дает право на пенсионные и социальные льготы.

Как заполнять трудовую книжку с 1 сентября 2021 года: новые правила

С 1 сентября 2021 года для заполнения бумажных трудовых книжек можно будет использовать печати и штампы (абз.2 п.3 приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Заменить «классическую» запись в трудовой на оттиск можно будет как полностью, так и частично. Например, использовать штамп со стандартной записью можно при увольнении сотрудника по собственному желанию.

Письменные записи в трудовую книжку по-прежнему нужно вносить шариковой, гелиевой или перьевой ручкой синего, чёрного или фиолетового цвета. Разборчивым почерком, аккуратно и без ошибок и сокращений.

Меняется порядок внесения записей в трёх кадровых ситуациях (таблица 1).

Таблица 1. Новый порядок внесения записей в бумажную трудовую книжку

Кадровая ситуация

Как заполнять

Работник увольняется в порядке перевода

В графе 3 следует указывать не только причину перевода, но также наименование организации или ИП, куда переходит сотрудник (п. 21 приказа № 320н).

Работник написал заявление о переходе на электронную трудовую

Работодатель должен вернуть бумажную трудовую книжку владельцу, а перед этим в графе 3 документа сделать запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»

Работник выполняет трудовые обязанности по совместительству

Запись работодатель по основной работе вносит в трудовую как и раньше — по просьбе работника — по просьбе работника. Сотрудник обязан предъявить подтверждающие документы, например, приказы о приёме/увольнении. С 1 сентября записи о трудовой деятельности по совместительству можно вносить не в хронологическом порядке. Например, если сотрудник уже не работает совместителем, но предъявил подтверждающие документы, запись можно внести под последней записью, какой бы они ни была.

Помимо этого, в трудовую можно будет внести сведения об удалённой работе при соглашении между работником и работодателем.

Записи в трудовой книжке о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и прежде, заверяется печатью (при наличии) и подписью работодателя либо лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.

Напомним, что претерпел изменения и сам бланк бумажной трудовой книжки. Вместо прежних 10, в нём содержится 14 разворотов.

Новые формы следует заполнять, если старый формуляр утрачен, существенно испорчен или в старом бланке не осталось места для внесения записей о кадровых мероприятиях, трудовых наградах и заслугах. Кадровик должен оформить вкладыш на новом бланке. Работникам, которые впервые трудоустраиваются в 2021 году и последующих годах следует завести электронную трудовую книжку, бумажная книжка им не выдаётся.

Обо всех важных изменениях и трендах трудового законодательства 2021 года, эффективных и законных способах решения сложных вопросов трудовых отношений в интересах работодателя расскажем на курсе повышения квалификации: «Трудовое право 2021».