Как присвоить инвентарный номер основному средству

Приложение 1. Положение о присвоении инвентарных номеров объектам учета

1. Для организации бюджетного учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств и нематериальных активов каждому инвентарному объекту должен присваиваться при принятии их к бюджетному учету соответствующий инвентарный номер.

2. Когда инвентарный объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как отдельные инвентарные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер. Если по объекту, состоящему из нескольких частей, установлен общий для объектов срок полезного использования, указанный объект числится за одним инвентарным номером.

3. Инвентарный номер, присвоенный инвентарному объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.

4. Инвентарный номер выбывших инвентарных объектов основных средств нельзя присваивать вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение пяти лет по окончании года выбытия.

5. Каждому объекту, кроме перечисленных в пункте 2, присваивается уникальный номер, который состоит из десяти знаков, независимо от того, находится он в эксплуатации, в запасе или на консервации.

6. Инвентарные номера не присваиваются:

— объектам основных средств до 1000 руб. включительно;

— библиотечного фонда независимо от стоимости;

— объектам, условия эксплуатации которых не позволяют наносить на них инвентарный номер.

7. Арендованные объекты могут учитываться по инвентарным номерам арендодателя.

Структура инвентарного номера

Первый знак обозначает вид деятельности, за счет которой приобретен объект основных средств, следующие три знака — код синтетического счета, два знака — код аналитического счета и последние четыре знака — порядковый номер предмета по каждому счету.

Например, инвентарный номер 1 101 04 0249 обозначает: 1 — бюджетная деятельность, 101 — основные средства, 04 — машины и оборудование, порядковый номер объекта 0249; инвентарный номер 2 101 05 0001 обозначает: 2 — предпринимательская и иная приносящая доход деятельность, 101 — основные средства, 05 — транспортные средства, порядковый номер 0001; инвентарный номер 1 102 01 0006 обозначает: 1 — бюджетная деятельность, 102 — непроизводственные активы, 01 — земля, порядковый номер объекта 0006.

Порядок нумерации устанавливается в учреждении в зависимости от условий эксплуатации объектов учета. Допускается нанесение номера способами: непосредственно на объект краской; чеканка на металле; прикрепление к объекту специальной бирки; металлического жетона; штриховое кодирование и другие средства, необходимые для автоматизированной инвентаризации объектов учета.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Как правильно присвоить инвентарный номер

Больше материалов по теме «Основные средства» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Организация бухгалтерского учета любой компании предполагает строгий учет основных средств: средств труда, с помощью которых производятся продукция, работы или услуги. Одним из основных механизмов контроля за сохранностью и перемещением ОС является присвоение им инвентарных номеров: уникальных цифровых и символьных комбинаций, которые не изменяются на протяжении всего эксплуатационного срока ОС. При присвоении инвентарного номера пользуются определенными приемами, позволяющими закодировать в цифрах и символах всю основную информацию о каждом ОС. Помимо ОС, инвентарные номера присваиваются еще некоторым важным для функционирования компании объектам.

Инвентарный номер и особенности его применения

Инвентарный номер присваивается имущественному объекту в момент принятия его к учету. После этого тот приобретает статус инвентарного объекта – единицы БУ. Номер наносится на объект с помощью устойчивой краски, штрихкода, гравировкой, с помощью жетона, который не подлежит быстрому и незаметному удалению, другим аналогичным способом. Номер должен быть нанесен так, чтобы при проведении инвентаризации его можно было легко и без ошибок идентифицировать с данными БУ.

Основными объектами, в отношении которых таким способом организуется БУ и осуществляется контроль, являются:

• ОС – основные средства, объекты имущества организации, которые находятся в работе более года, предназначены для производственных нужд, и стоимость которых составляет законодательно определенную величину;
• нематериальные объекты, активы (НМА) — к ним относят продукты интеллектуального труда, например, технологические разработки, разработки ПО, товарные знаки, фирменные наименования и др.объекты, у которых нет материальной формы, но которые могут в перспективе принести материальную выгоду (см. ГК РФ ст. 1225-1, ПБУ 14/07);
• непроизведенные объекты, активы – это природные объекты, недра, земли, водные объекты и др.

Объектам стоимостью менее 3 тыс. руб. инвентарный номер не нужен.

К инвентарным номерам предъявляются обязательные требования:

• они не должны дублироваться;
• они должны присваиваться по порядку.

Кроме того, важно при использовании инвентарных номеров в БУ руководствоваться следующей важной информацией:

1. Инвентарный номер наносится в присутствии специально созданной для этих целей комиссии и фиксируется в журнале инвентарных номеров.
2. Если инвентарный объект представляет собой целое, состоящее из отдельных функциональных частей, номер наносится на каждую его часть.
3. Перемещения инвентарного объекта в пределах организации или ее подразделений не является причиной для изменения номера или его корректировки. Инвентарный номер не изменяется во все время эксплуатации объекта, которому он присвоен.
4. Если ОС арендованы компанией, они, как правило, учитываются по номерам, присвоенным арендодателем. В то же время из Постановления 11 Арбитражного апелляционного Суда по д. №А55-24142/2013 от 28-04-14 г. следует, что при переходе прав на инвентарный объект, например, при подписании договора лизинга, ему может быть присвоен новый инвентарный номер организацией, приобретшей такие права. Утверждается, что присвоение инв. номера является внутренним делом организации.
5. Инвентарный номер объекта, снятого с учета (проданного, списанного и т.д.), не может быть присвоен другому объекту в этой же организации.

Нормативная база

Четкой нормативной базы, регламентирующей шаг за шагом, как присваивать инвентарные номера, законодательство не содержит. Существует Инструкция Минфина №174н (прил. 2), содержащая общие указания по назначению инвентарных номеров. Кроме того, для МУП применяется Инструкция №157н (п. 46), где порядок такого назначения рассмотрен несколько более подробно. Руководствуясь этими документами, действующим законодательством, организация самостоятельно разрабатывает структуру инвентарных номеров и порядок их присвоения, закрепляя его в локальных нормативных актах (учетной политике и др.). Порядок присвоения номеров может регламентироваться и на ведомственном уровне, устанавливаться вышестоящей организацией.

Структура инвентарного номера

Указанная характеристика во многом зависит от внутренних потребностей компании:

• ее размеров;
• структуры и наличия подразделений;
• возможностей и ресурсов в процессе организации БУ.

Так, небольшая организация, имеющая минимальное количество подразделений, ограниченное число объектов учета, может применять простую нумерацию вида: 01, 02, 03 и т.д. Если объекты находятся на разных счетах БУ, в разных подразделениях, целесообразно включить эту информацию в инвентарный номер, например:

• 04 — счет учета НМА;
• 03 — код подразделения, в котором находится объект;
• 02 — номер по порядку этого объекта в подразделении.

Получаем инвентарный номер 040302.

Допустимо и использование буквенных символов, сокращений наименований подразделений:

• «АХО» — для бухгалтерии и финансовой службы хозяйственной службы;
• «СКЛ» — склад и др.

Внимание! Определяя структуру инвентарного номера объекта, необходимо учитывать возможность его перемещения по подразделениям компании. Информация должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечить безошибочную идентификацию объекта с данными БУ.

Процедура должна быть в обязательном порядке зафиксирована в учетной политике компании.

Типичные ошибки при присвоении инвентарных номеров

Допущенные неточности и ошибки могут не только внести хаос в процесс учета инвентарных объектов, но и привести к негативным последствиям при проведении контроля со стороны. Особенно актуально это для МУП, других государственных организаций, подведомственных организаций. Наиболее распространенные из них приведены ниже:

Порядок присвоения инвентарных номеров основных средств

poryadok_prisvoeniya_inventarnyh_nomerov_osnovnyh_sredstv.jpg

Похожие публикации

В целях точного достоверного учета основных фондов на предприятии, каждому из объектов ОС присваивается инвентарный номер. Порядок присвоения инвентарных номеров основных средств регламентируется нормативными и локальными актами. Расскажем, по каким правилам формируется инвентарный номер при учете имущества компании.

Как происходит присвоение инвентарных номеров основным средствам

Прежде чем начать эксплуатацию основного средства, его следует принять на учет. Именно на данном этапе объекты ОС получают свои инвентарные номера и становятся объектами бухучета. Присвоенный номер позволяет отслеживать все перемещения и выбытие инвентарной единицы, то есть, конкретного основного средства.

Основные документы, регулирующие процесс присвоения номеров объектам учета – это «Методические указания по бухучету ОС», утв. Приказом Минфина № 91н от 13.10.2003 (с изм. от 23.01.2020), и приказы Минфина — № 174н от 16.12.2010 и № 157н от 01.12.2010 в ред. от 28.12.2018, регламентирующие в т.ч. присвоение инвентарного номера основным средствам в бюджете, органах госвласти и МУП. На основании этих норм компании сами разрабатывают и закрепляют в своих локальных актах порядок присвоения номеров инвентарным объектам.

Структура инвентарного номера ОС

Уникальные инвентарные номера присваивают всем объектам движимого и недвижимого имущества стоимостью свыше 10 тыс. руб. Объекты библиотечного фонда нумеруют независимо от их стоимости. Номера должны иметь все ОС, находящиеся в эксплуатации, а также в запасе или на консервации (п. 46 приказа № 157н).

Формирование номера производится по определенному алгоритму, который зависит от особенностей и потребностей организации. Чем крупнее компания, чем больше в ней подразделений (филиалов, отделов, цехов и т.д.) и, соответственно, инвентарных объектов, тем сложнее будет структура инвентарного номера. Количество цифр в нем может быть любым. Так, в инвентарном номере ОС может быть зашифрована, к примеру, следующая информация:

• счет бухучета — 01 «Основные средства» (дополнительно может указываться и субсчет);
• шифр структурного подразделения организации, в котором размещен объект, согласно внутренней номенклатуре – он может обозначаться цифрами (например, «03» — склад), буквами (например, «ГАР» — гараж, «БУХ» — бухгалтерия) или комбинированно («Ц03» — цех № 3, «Ф1» — филиал № 1);
• амортизационная группа ОС – к примеру, 01, 04, 08, 10 и т.п.;
• номер объекта по порядку.

Структура инвентарного номера, принятая в компании, должна быть зафиксирована в ее учетной политике или ином локальном акте.

Пример

Торговая компания приобрела компьютер для своего товарного склада № 4. В соответствии с внутренней номенклатурой, склад имеет шифр СКЛ04. Компьютер относится ко второй амортизационной группе и учитывается на счете 01 «Основные средства». Порядковый номер объекта ОС, приобретенного для данного подразделения – 0023. Согласно порядку, закрепленному в учетной политике компании, при вводе компьютера в эксплуатацию ему присвоен следующий инвентарный номер:

0102СКЛ040023

Номер учитывает счет бухучета (01), группу амортизации (02), подразделение (СКЛ04) и порядковый номер объекта (0023).

Если компания небольшая, без сложной структуры, и в ней числится лишь несколько объектов ОС, к ним допустимо применять обычную порядковую нумерацию: 001, 002, 003 и т.д. Присвоенные номера вносят в «Инвентарную книгу» с указанием сведений об объектах ОС и мест их нахождения (п. 12 приказа № 91н).

Правила присвоения инвентарных номеров основным средствам

Главное требование, предъявляемое к инвентаризационным номерам – это их уникальность, а также последовательность присвоения, т.е. соблюдение порядка числового ряда.

Присвоенный объекту номер сохраняется за ним на протяжении всего времени нахождения его в компании. Внутренние перемещения основного средства (например, из одного отдела в другой), как и смена амортизационной группы, изменений его инвентаризационного номера не влекут. Только при смене собственника (при продаже ОС и т.п.) новый владелец присвоит объекту свой инвентарный номер, сформированный по его правилам.

Арендованные объекты на забалансовых счетах могут учитываться по номеру, присвоенному им арендодателем (п. 14 приказа № 91н).

Нельзя присваивать разным объектам одинаковые номера, даже если одни из них уже выбыли, а другие еще находятся в эксплуатации. При необходимости, использовать номера выбывших объектов разрешено только по истечении пяти лет по окончании года их выбытия.

Особое правило присвоения номера действует для ОС, входящих в комплекс объектов основных средств, учитываемых в бухучете как единый инвентарный объект. Каждому из отдельных ОС, входящих в такой комплекс, присваивают внутренний номер, включающий совокупность инвентарного номера комплекса и собственный порядковый номер внутри него (п. 46 приказа № 157н).

Когда основное средство, как инвентарный объект, включает в себя несколько частей, и все они имеют одинаковый срок полезного использования, такому объекту присваивают единый инвентарный номер, указывая его на каждой из частей. Если же срок использования частей объекта различается, то каждой из них присваивают собственный номер (п. 11 приказа № 91н).

Нанесение инвентарных номеров

Номер, присвоенный основному средству, наносится непосредственно на его поверхность. Это можно делать любым доступным способом – путем нанесения надписи краской, маркером, гравировкой, прикреплением металлического жетона и т.п. Главное, чтобы такая маркировка легко читалась, сохранялась в течение всего периода использования ОС, и ее невозможно было бесследно удалить.

Номера присваиваются, но не наносятся на объекты, уже имеющие уникальные номера, по которым их можно идентифицировать – например, на автомобили, т.к. они имеют номерные знаки. Также присвоенные объектам номера не наносят на их поверхность, если это прямо запрещают правила эксплуатации соответствующего основного средства.

В любом случае, в локальном акте нужно обосновать, в каких случаях компания может не проставлять инвентарные номера на поверхности объектов.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Пресс-центр

Инвентарные номера – необходимая и важная составляющая системы учета в любой организации. Их правильное присвоение поможет провести инвентаризацию быстро и без проблем. О том какие особенности есть у этого процесса и каким способом можно нанести инвентарный номер, читайте в нашей статье.

Что нужно знать об инвентарных номерах

Присвоение инвентарного номера возможно для любого объекта, числящегося в организации – неважно, находится ли этот предмет в постоянном использовании или же хранится в запасе на складе;

Инвентарный номер можно не присваивать, если стоимость объекта меньше одной тысячи рублей. Помимо этого, нумерации можно не подвергать ювелирные изделия, предметы библиотечного фонда и драгоценности;

В том случае, если объект состоит из нескольких частей, то на каждую из них наносится один и тот же инвентарный номер. Исключение составляют те предметы, у частей которых сроки годности/ полезного использования различаются – тогда необходимо присваивать отдельный инвентарный номер каждой из них.

Присвоенный однажды, инвентарный номер не меняется все то время, пока объект находится в ведении организации;

Инвентарные номера должны быть уникальны и не могут повторяться. Инвентарный номер списанного объекта не может быть присвоен другому объекту, например, только что поступившему в организацию;

В том случае, если на один объект было нанесено несколько разных номеров (например, в следствии ошибки или изменения системы нумерации), неиспользуемый номер стоит просто зачеркнуть, чтобы не возникло сложностей при инвентаризации.

Структура

На текущий момент законодательство РФ не обязывает к внедрению определенной структуры инвентарных номеров – каждая организация сама определяет, каким образом будет производиться нумерация объектов. Это решение закрепляется внутренним документом компании, который подписывается ответственными за процесс лицами. Однако стоит помнить о том, что для правильного учета всех предметов необходимо, чтобы инвентарный номер был не только уникальным, но и порядковым.

В том случае, если организация небольшая, то инвентарные номера могут выглядеть как трехзначные числа – 001, 002 и т.п.Помимо этого, можно использовать и систему нумерации, включающую не только цифры, но и буквы – это позволит поделить все объекты на группы, что упростит последующую инвентаризацию. Если же речь идет о большой компании, то стоит предусмотреть систему, позволяющую нумеровать несколько тысяч объектов.

Способы нанесения

Помимо документального присвоения номера, необходимо его непосредственное нанесение на объект нумерации. Каждая организация может сама выбирать удобные способы и методы нанесения инвентарных номеров, учитывая при этом условия эксплуатации объектов. Наиболее популярными способами нумерации являются:

Ручное или машинное нанесение номера на объект при помощи нестираемой краски;

Осуществление чеканки, если нумерации подвергается металлический объект или предмет, имеющий металлические части;

Создание бирок или металлических жетонов с инвентарным номером и надежное крепление их на объект;

Штриховое кодирование – наиболее современный и удобный способ присвоения инвентарного номера, позволяющий быстро проводить инвентаризацию при помощи специальных программ и считывателей.

После выбора определенного способа нумерации следует, если это возможно, придерживаться этого способа для нанесения номеров на все объекты – это позволит избежать лишней путаницы и позволит произвести инвентаризацию быстро и без ошибок.

Правильное и своевременное присвоение инвентарных номеров позволит вам значительно ускорить процесс проведения инвентаризации — пользуйтесь нашими советами и производите учет всех объектов организации оперативно.

Независимый аудит подразумевает отсутствие личной заинтересованности специалистов в результатах инвентаризации, что, в свою очередь, помогает показать реальное положение дел на предприятии.

Заказывая инвентаризацию в специализированной компании, вы можете избежать временных и финансовых затрат на аудит, так как отпадает необходимость дополнительно нагружать собственных сотрудников.

Далеко не каждая фирма имеет в своем штате сотрудников, которые обладают достаточной квалификацией для проведения экспертной оценки хозяйственных активов. Обращаясь к сторонним специалистам, вы можете быть уверены в качестве проведенной инвентаризации.

Статистика показывает, что в случаях воровства на предприятии чаще всего виноваты сами сотрудники, при этом они не только наносят имущественный ущерб, но также подделывают документы, чтобы скрыть случаи воровства. Отчет о независимой инвентаризации подписывается экспертами и передается непосредственно в руки руководителя, что исключает возможность его подделки другими сотрудниками фирмы.

Независимая инвентаризация

– это возможность выявить реальное положение дел на предприятии. Наиболее эффективна такая процедура будет для мелких и средних предприятий, так или иначе связанных с торговлей или поставками товара. Проведение независимого аудита позволит вовремя заметить ошибки в работе сотрудников или целых отделов фирмы, а также исключить случаи воровства и подделки документов.

Независимая инвентаризация имущества в компании «ПрофСостав» — это выгодно. Заказав проведение аудита у нас, вы сможете спокойно продолжать производственный процесс, а, значит, не потеряете свои деньги из-за вынужденного простоя. Результаты инвентаризации будут доступны в максимально короткие сроки.

Нужно ли присваивать инвентарные номера для объектов учета стоимостью менее 40 т.руб.?

Л.М. Золина,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

ВОПРОС

Нужно ли присваивать инвентарные номера для объектов учета — инвентарь стоимостью менее 40 т.руб. — и учитываемому на счете 10.09, а после ввода в эксплуатацию на забалансовом счете МЦ.04?

В целях обеспечения сохранности этих объектов в организации должен быть надлежащий контроль за их движением (ПБУ 6/01). Присваивать таким объектам инвентарные номера не надо. Они нужны только для основных средств (п. 11 Методических указаний по бухгалтерскому учету ОС, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. N 91н). Но наши аудиторы настаивают на присвоении инвентарных номеров на МБП, насколько это правомерно? Если нет, чем мы можем аргументировать?

ОТВЕТ

По моему мнению, оснований для присвоения инвентарных номеров активам, учитываемым в составе материально-производственных запасов, нет.

ОБОСНОВАНИЕ

Нормативными документами, регулирующими ведение бухгалтерского учета основных средств, являются Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденное Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н, и Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н.

Согласно п. 10 Методических указаний, бухгалтерский учет основных средств ведется по каждому инвентарному объекту.

Каждому инвентарному объекту при принятии к бухгалтерскому учету для сохранности наличия присваивается уникальный инвентарный номер (п. 11 Методических указаний). Таким образом, бухгалтерский учет основных средств должен вестись пообъектно по инвентарным номерам.

Для целей Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н (далее — ПБУ 5/01), к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:

• используемые в качестве сырья, материалов и тому подобное при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
• предназначенные для продажи; используемые для управленческих нужд организации (п. 2 ПБУ 5/01).

Норм о присвоении инвентарных номеров активам, учитываемым в составе МПЗ, ПБУ 5/01 не содержит.

Л.М. Золина,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях

Бухучет, налогообложение, ФСБУ, отчетность за 2021 год

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.