Как оформить перевод сотрудников на удаленную работу

Как оформить сотрудника на удалённую работу с 2021 года

Удалённая или дистанционная работа — это когда работник делает свою работу вне стационарного рабочего места. А с директором и коллегами контактирует через интернет и по телефону. Работник необязательно находится дома за компьютером, работу можно делать откуда угодно, даже из другого города. Главное, что работодатель не следит за местом нахождения работника — 312.1 ТК РФ.

Удалённая работа бывает следующих видов:

🔵 Постоянная — когда работник всё время работает дистанционно, рабочих дней в офисе у него нет и стационарного рабочего места тоже. К примеру, в штате интернет-магазина есть бухгалтер. У неё нет стола и ноутбука в офисе, платежки она всегда обрабатывает дома.

🔵 Временная — когда офисного работника на срок до полугода отправляют работать домой. В это время у него нет обязанности ходить в офис. Например, дизайн-агентство распускает по домам штат иллюстраторов на время ремонта офиса. Не позже чем через полгода работодатель обязан снова позвать их в офис.

🔵 Периодическая — когда удалёнка и работа в офисе чередуется. Например, с понедельника по среду бухгалтер работает дома, а в четверг и пятницу ходит в офис.

🔵 Временная в опасной ситуации — когда всех или часть работников распускают по домам из-за эпидемии, пожара или природной катастрофы. Ещё — если перевести персонал на дистант обязали власти — как в пандемию ковида. В этом случае ограничения по сроку в шесть месяцев нет — ст. 312.9 ТК РФ.

На удалёнку нельзя принять человека, живущего за границей: ни иностранца, ни соотечественника. Потому что наши законы не работают на чужой территории. Но сотрудничать по гражданско-правовому договору с таким человеком можно — Письма Минтруда № 14-2/ООГ-245 и № 17-3/В-292 .

Удалёнку оформляют по документам — про них следующий раздел. Но бывает, что сотрудника отправили из офиса домой, а документы не оформили. Формально такой работник работает в офисе в установленные часы, а на деле получает задачи по электронке, делает работу на домашнем ноутбуке и отсылает руководству отчёты. Верховный Суд считает, что не оформленного должным образом удалёнщика нельзя уволить за прогул в офисе — Определение № 5-КГ19-106 .

Как оформить удалённую работу

— трудовым договором — когда принимают нового сотрудника и сразу оговаривают удалённый формат;

— дополнительным соглашением к трудовому договору — когда об удалёнке договорились уже в процессе работы;

— приказом о переводе — на случай роспуска по домам в опасной ситуации типа коронавируса.

Как оформить нового сотрудника

При приёме на удаленку с работником заключают трудовой договор и в нём оговаривают:

— Место выполнения работы — название организации и город. Домашний адрес работника как место выполнения работы писать не надо — Письмо ГИТ Москвы ;

— Режим рабочего времени — по какому графику сотрудник за работой и на связи. Например, с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Если режим не прописать, то работник работает когда хочет. И с него только отработка нормы часов и выполнение обязанностей. Созвоны с работодателем всегда включаются в рабочее время;

— Способ взаимодействия с сотрудником — как вы будете общаться. Например, по электронной почте. Плюс сроки: например, что стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения. А работник обязан проверять электронную почту не реже двух раз в день;

— Порядок вызова в офис — например, что работодатель обязан сообщить о встрече в офисе не позднее чем за два дня до совещания:

— Порядок передачи отчётов о работе — пропишите, как и в какие сроки работник должен это делать.

— Размер и порядок выплаты компенсации за использование своего оборудования . Работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым: компьютером, принтером, бумагой, программами и антивирусом. Но работник может работать на всём своём — тогда ему полагается компенсация. Например, за использование ноутбука работодатель раз в месяц переводит работнику вместе с зарплатой 2000 ₽ — ст. 312.6 ТК РФ.

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, он может прислать её по почте заказным письмом с уведомлением или принести лично, если живёт недалеко. Тогда работодатель вносит запись о работе. Если у работника книжки нет или запись ему не нужна, сведения о трудовой деятельности ведут электронно. Совсем не делать запись в трудовую нельзя.

Как обмениваться документами

При найме сотрудника передают и получают обязательные документы. Дистанционная работа — не исключение. Выберите, как вам выгоднее обмениваться документами: по почте или через интернет.

По почте

В бумажном виде отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении.

1. Получите от сотрудника копии паспорта, СНИЛС, дипломов и военного билета. Если нужно — ещё справку об отсутствии судимости. СНИЛС работник должен получить самостоятельно.

2. Отправьте должностную инструкцию, приказы о приёме на работу и правила охраны труда. Пусть сотрудник письменно подтвердит, что ознакомился с ними.

3. Отправьте трудовой договор в двух экземплярах. Сотрудник подпишет их и отправит один экземпляр обратно.

Через интернет

Вы должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. А работник такую же или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Обменивайтесь документами через сервис для электронного документооборота, например, Диадок . Получение и отправка одного документа стоит меньше 10 рублей. Электронная подпись для физических лиц — от 1000 ₽, для ИП и организаций — от 3000 ₽.

Оформите с сотрудником стандартный набор документов. Через интернет это произойдёт мгновенно. Единственное исключение — трудовой договор. Когда заключите его в электронном виде, в течение трёх дней отправьте сотруднику бумажную версию. Этого требует статья 312.2 ТК РФ .

Как перевести уже работающего сотрудника на удалёнку в обычное время

Подпишите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём укажите то же самое, что и для нового трудового договора удалёнщика.

Как перевести работника на дистант в опасной ситуации

Работника или вообще весь штат можно перевести домой из-за опасности. И это не только эпидемия коронавируса, но и пожар или авария в офисе, несчастный случай на производстве, наводнение и землетрясение. А ещё — приказ местных властей о переводе определённого процента штата на дистант.

В опасной ситуации на дистант отправляют на весь срок обстоятельств, ограничения в шесть месяцев нет.

Согласие работника не нужно, допсоглашение к трудовому договору тоже.

Работодатель выносит приказ о переводе на удаленку. Каждого работника знакомят с приказом — под живую или электронную подпись. Но если работники уже не могут прийти в офис, а электронных подписей у них нет, можно ознакомить с приказом любым другим способом: в общем чате или электронной рассылкой. Важно только, чтобы каждый работник отписался, что приказ прочитал — ст. 312.9 ТК РФ.

В приказе о переводе на дистант надо написать:

— что за опасная ситуация;

— список работников, переводимых на дистант;

— срок перевода — до момента окончания обстоятельств;

— порядок обеспечения оборудованием или возмещения расходов за своё;

— режим работы, порядок приёма задач, проверки электронной почты, созвонов, выезда в офис и сдачи отчётов.

Работать из дома бухгалтеру или дизайнеру не проблема. А вот водитель или аниматор детской комнаты делать свою работу на дистанте не смогут. Таким работникам на время действия опасной ситуации оформляют простой с оплатой в размере не менее двух третей оклада — ст. 312.9 и 157 ТК РФ.

Удалёнщики из других городов и командировки

Если работник живёт в другом городе, то поездка в офис работодателя считается командировкой. За неё надо оплатить проезд и суточные — Письмо Роструда № ПГ/37458-6-1 .

Если удалённый работник едет по работе в другой город — это тоже командировка с оплатой — ст. 312.6 ТК РФ.

Зарплата, налоги, северная надбавка, заявления на отпуск и больничные

На удалёнке у работника есть все обычные трудовые гарантии, как будто он ходит в офис: зарплата не ниже МРОТ два раза в месяц, отпуск 28 дней, больничные. Работодатель, как обычно, платит за сотрудника страховые взносы и налоги. Платить зарплату на удалёнке ниже нельзя — ст. 312.5 ТК РФ.

Если работник делает работу в городе, где по закону положены районный коэффициент и северная надбавка, то работодатель обязан доплатить их. Даже если организация находится в ином городе, где таких климатических надбавок нет. Например, дизайн-агентство зарегистрировано и находится в Москве. А его работник верстает макеты из Архангельска. Значит, дизайн-агенство обязано доплачивать дизайнеру коэффициент и надбавку, несмотря на то, что само оно к северу никакого отношения не имеет.

Заявление на отпуск, ознакомление с графиком отпусков и приказ об отпуске на конкретного работника можно оформить электронно с электронной подписью либо на бумаге по почте.

Чтобы получить больничный, в том числе по беременности, дистанционный работник направляет работодателю оригинал больничного листа по почте заказным письмом с уведомлением либо сообщает серию и номер электронного больничного — ст. 312.3 ТК РФ.

Статья актуальна на 08.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Как оформить перевод сотрудников на удаленную работу

(введена Федеральным законом от 08.12.2020 N 407-ФЗ)

В случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работник может быть временно переведен по инициативе работодателя на дистанционную работу на период наличия указанных обстоятельств (случаев). Временный перевод работника на дистанционную работу по инициативе работодателя также может быть осуществлен в случае принятия соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления.

Согласие работника на такой перевод не требуется. При этом работодатель обеспечивает работника, временно переведенного на дистанционную работу по инициативе работодателя, необходимыми для выполнения этим работником трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами либо выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, возмещает расходы, связанные с их использованием, а также возмещает дистанционному работнику другие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно. При необходимости работодатель проводит обучение работника применению оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, рекомендованных или предоставленных работодателем.

Работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации принимает локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу, содержащий:

указание на обстоятельство (случай) из числа указанных в части первой настоящей статьи, послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу;

список работников, временно переводимых на дистанционную работу;

срок, на который работники временно переводятся на дистанционную работу (но не более чем на период наличия обстоятельства (случая), послужившего основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу);

порядок обеспечения работников, временно переводимых на дистанционную работу, за счет средств работодателя необходимыми для выполнения ими трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок выплаты дистанционным работникам компенсации за использование принадлежащего им или арендованного ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств и возмещения расходов, связанных с их использованием, а также порядок возмещения дистанционным работникам других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно;

порядок организации труда работников, временно переводимых на дистанционную работу (в том числе режим рабочего времени, включая определение периодов времени, в течение которых осуществляется взаимодействие работника и работодателя (в пределах рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором), порядок и способ взаимодействия работника с работодателем (при условии, что такие порядок и способ взаимодействия позволяют достоверно определить лицо, отправившее сообщение, данные и другую информацию), порядок и сроки представления работниками работодателю отчетов о выполненной работе);

иные положения, связанные с организацией труда работников, временно переводимых на дистанционную работу.

Работник, временно переводимый на дистанционную работу, должен быть ознакомлен с указанным в части третьей настоящей статьи локальным нормативным актом способом, позволяющим достоверно подтвердить получение работником такого локального нормативного акта.

При временном переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным настоящей статьей, внесение изменений в трудовой договор с работником не требуется. По окончании срока такого перевода (но не позднее окончания периода наличия обстоятельства (случая), послужившего основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу) работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу, предусмотренную трудовым договором, а работник обязан приступить к ее выполнению.

На период временного перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя на работника распространяются гарантии, предусмотренные настоящей главой для дистанционного работника, включая гарантии, связанные с охраной труда, обеспечением работника за счет средств работодателя необходимыми для выполнения трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, выплатой работнику компенсации в связи с использованием работником принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещением работнику других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.

Если специфика работы, выполняемой работником на стационарном рабочем месте, не позволяет осуществить его временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя либо работодатель не может обеспечить работника необходимыми для выполнения им трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, время, в течение которого указанный работник не выполняет свою трудовую функцию, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, с оплатой этого времени простоя согласно части второй статьи 157 настоящего Кодекса, если больший размер оплаты не предусмотрен коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.

У меня удаленный сотрудник. Что об этом знать?

Если задумываетесь об удаленных сотрудниках, это статья для вас. Удаленных сотрудников тоже надо вовремя отпускать на отдых и платить им за переработку.

Мы поговорим только о формальной стороне: трудовом договоре, приказах и нормах Трудового кодекса. Мнения о плюсах, минусах и организации процесса — в другой раз, уж простите.

Кого можно брать на дистанционную работу

В Трудовом кодексе есть термин «дистанционная работа». Это обычная работа по трудовому договору, только без привязки к офису работодателя.

Представьте, что есть два бухгалтера. Мария работает в компании «Зяблик», ходит в офис. Она офисный сотрудник. И Елена — она делает всё то же самое, только из дома. Она дистанционный сотрудник.

В Трудовом кодексе нет ограничений, каких сотрудников можно брать на дистанционную работу, а каких нет. Поэтому, если условия позволяют, берите кого угодно: бухгалтера, юриста, маркетолога, менеджера по продажам.

Условия работы — как для офисных сотрудников

Кадровые статьи «Дела»:

По Трудовому кодексу дистанционные сотрудники работают, как «штатные сотрудники на общих основаниях». На практике это значит, что работодатель:

• дает отпуск;
• оплачивает больничный;
• доплачивает за переработку или работу в праздники;
• платит суточные и компенсирует расходы в командировке;
• расследует несчастные случаи, которые произошли во время рабочего дня. Допустим, сотрудник упал в офисе и сломал ногу. Работодатель обязан выяснить причину падения и, если виноват работодатель, компенсировать ущерб. То же самое с дистанционным сотрудником. Бухгалтер работает из дома и упала во время подготовки отчета — работодатель выясняет, что случилось;
• дает оборудование и программы для работы или компенсирует, если у сотрудника всё свое. Вот для работы нужны компьютер, телефон, лицензионный фотошоп. Если у сотрудника всё свое, работодатель выплачивает компенсацию.

Общее правило такое: работодатель делает для дистанционного сотрудника всё то же самое, что для офисного. Если кто-то думал на таком сэкономить, то не получится.

Без трудовой книжки, но с электронной подписью

Правила оформления дистанционного сотрудника почти не отличаются от оформления офисного. Список документов такой же:

Есть два отличия по сравнению с офисными сотрудниками. Первое — трудовая книжка. По Трудовому кодексу работодатель не обязан ее заполнять для дистанционного сотрудника, только если он сам попросит. Просьба — это заявление сотрудника с его подписью.

Еще одно отличие в оформлении документов — необязательно встречаться, чтобы подписать документы. Есть два способа для этого. Первый — через Почту России или курьера. Работодатель отправляет два экземпляра трудового договора и документов об условиях работы, сотрудник подписывает и отправляет по одному экземпляру обратно. Так он показывает, что всё видел и со всем согласен.

Еще один способ взять на дистанционную работу — удаленно подписать документы. Но здесь, как всегда, подвох. Есть компании, которые считают, что удаленно — это когда сотрудник получает трудовой договор по электронной почте, распечатывает, подписывает, сканирует и высылает скан по почте. Для дистанционной работы это не так.

Как получить электронную подпись

Чтобы принять на работу дистанционного сотрудника, он и работодатель должны подписать трудовой договор, а сотрудник — показать, что видел документы об условиях работы. Например, должностную инструкцию и положение о коммерческой тайне. Для этого понадобится электронная подпись сотрудника.

Электронная подпись, или ЭП — замена рукописной подписи для электронных документов. Она подтверждает, что именно Мария Машкина подписала договор, а не кто-то еще. Получение электронной подписи может занять неделю и три тысячи рублей.

В Трудовом кодексе нет указания, кто оплачивает получение подписи и вообще этим занимается. Обычно это делает работодатель за сотрудника: он нанимает десять сотрудников, оплачивает десять подписей. При этом заставить сотрудника делать подпись за свой счет нельзя.

Если сотрудник подписывается эл. подписью, бумажная версия договора всё равно нужна. В этом случае работодатель отправляет договор заказным письмом. На отправку — три календарных дня с даты подписания.

Мой совет — подписывать договор на встрече или через электронную подпись. По закону без подписанных документов сотрудник не вправе работать, а на пересылку уходит время. Еще есть риск, что сотрудник забудет прислать экземпляр документов, работодатель об этом забудет, и компания останется без документов.

Дистанционный формат работы

В трудовом договоре работодатель и сотрудник договариваются обо всем: сколько сотрудник работает, как получает задания и отчитывается, какое оборудование будет использовать.

Трудовой договор для дистанционного сотрудника мало чем отличается от обычного. Я расскажу об особенностях. Первое, что должно быть в договоре — формат работы. Это кажется очевидным, но я видела трудовые договоры, где не было слова «дистанционный», хотя речь об удаленной работе. Подходит такая фраза:

Работник выполняет работу дистанционно. Дата начала дистанционной работы — 21 ноября 2018 года.

Если в договоре нет формата работы, у трудовой инспекции могут появиться вопросы, почему сотрудник в другом городе или работает из дома.

Место работы или место заключения договора

По трудовому кодексу место работы — обязательное условие договора. Можно написать домашний адрес сотрудника или любой другой, где он бывает.

Отпуск удаленного сотрудника:

От региона работы зависит количество отпускных дней и надбавка к зарплате. Место работы для удаленных сотрудников — это место нахождения, так говорит Минфин в своем письме и Трудовой кодекс.

Бухгалтер Мария работает из дома, дом в Якутске. Ее отпуск — 52 дня:

28 дней — обязательный отпуск,

24 дня — дополнительный за работу на Крайнем Севере.

Если сотрудник меняет город, например, живет то в Москве, то в Якутске, непонятно, как считать отпуск и доплату. Чтобы избежать споров с сотрудником, предлагаю писать не «место работы», а «место заключения договора». Таким местом может быть город, где сидит работодатель.

Поводы для увольнения

Дистанционного сотрудника можно уволить точно также, как офисного, если он нарушает условия работы.

Можно ли уволить сотрудника за прогул?

Секретарь Елена должна была отработать пять дней, но три из них прогуляла. Трудовой кодекс называет это «неисполнением трудовых обязанностей». За нарушение компания вправе уволить по статье, это 81-я статья, шестой пункт, подпункт «А».

На практике за один прогул уволить не получится, но за несколько прогулов — да.

Чтобы были доказательства нарушения условий, советую основные условия прописать в договоре. Для дистанционного сотрудника это:

• график и продолжительность работы. Рекомендую установить общую продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю;
• в какие часы сотрудник на связи и как показывает, что он на связи. В договоре пишем, что сотрудник отвечает в телеграме не реже раза в час, кроме обеда. По понедельникам — планерка. Если сотрудник не вышел на связь без предупреждения, это может расцениваться как прогул.
• как сотрудник получает задачи. Например, «Руководитель сотрудника отправляетслужебные задания и необходимую информацию для их выполнения на электронную почту [email protected]»;
• как отчитывается. «Работник отправляет результаты работы на электронную почту работодателя [email protected]. Срок — в служебном задании»;
• дополнительные причины увольнения. Например, «если сотрудник не выполняет задания в срок и у него нет уважительной причины, работодатель вправе объявить выговор с последующим расторжением договора. Список уважительных причин — в приложении №1».
• оборудование и компенсация. В договоре пишете, что понадобится сотруднику для работы, он покупает нужные вещи сам или за счет работодателя. Пример формулировки: «Работник использует собственную оргтехнику для работы. Работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование оргтехники в размере 1000 рублей в месяц. Срок — до 10-го числа каждого месяца».

Подробности выполнения задач, кто кому подчиняется и в каком формате отчитывается, можно расписать в должностной инструкции или в трудовом договоре. Мой совет — описывать всё это, как можно подробнее. Иначе есть риск, что сотрудника не получится уволить, даже если он фактически не работает.

Согласие сотрудника

Работодатель вправе перевести сотрудника на дистанционную работу. Это можно сделать по инициативе компании или сотрудника.

Предложение работодателя. Если перевод — инициатива работодателя, он сообщает об этом за два месяца. Для этого есть уведомление: с такого-то числа предлагаем перейти на удаленку. Уведомление нужно передать лично и попросить сотрудника расписаться, что он видел предложение и со всем согласен.

Сотрудник вправе отказаться от дистанционного формата работы. Допустим, речь о бухгалтере Марии. Если работодатель хочет, чтобы бухгалтер работал удаленно, а Мария против, у него два варианта:

• согласиться с Марией и разрешить ей работать в офисе;
• отказать и уволить Марию.

Уволить просто так нельзя. Сначала работодатель предлагает свободные вакансии. Там много правил, но вот главное: надо предлагать буквально все свободные вакансии. Например, врача, финансового директора и уборщицы. Вот прямо все.

Если сотрудник отказывается от предложений, работодатель вправе его уволить, право дает седьмой пункт 77-й статьи Трудового кодекса. Он говорит о том, что компания изменила условия работы, предложила другие вакансии, но сотрудник отказался.

Предложение сотрудника. Сотрудник может сам попросить перевести его на дистанционную работу. Для этого он пишет заявление и рассказывает о причине.

Обычно просьба сотрудника связана с тем, что сложно добираться до работы или хочется поехать в другой город, появился ребенок или нужно ухаживать за пожилыми родственниками. У работодателя нет обязанности соглашаться на просьбу сотрудника. Поэтому даже если сотрудник очень хочет, а работодатель против, сотруднику придется ездить в офис или увольняться.

А есть еще надомники — это другое

Правила для документов: статьи 310 и 312.2 Трудового кодекса

В Трудовом кодексе два типа сотрудников, которые работают вне офиса работодателя, — надомники и дистанционные. Правила оформления приема на работу отличаются, поэтому здорово заранее разобраться.

В Трудовом кодексе нет подробного описания, чем надомники отличаются от дистанционных сотрудников. Единственный критерий, который можно применить на практике, — насколько много ручного труда в работе сотрудника. Если много, это надомник.

Елена отвечает на звонки клиентов, но работает из дома. Каждый день она составляет отчет: сколько клиентов позвонили, что спрашивали, какие просьбы и проблемы. Суть ее работы — в ответах на звонки, поэтому формально это дистанционная работа.

Оксана собирает подарочную упаковку для клиентов: у нее сотни листов картона, которые надо сложить по схеме. В конце дня с нее — отчет, в котором она рассказывает, сколько собрала упаковок, сколько брака в картоне и какого. Фокус работы — на сбор упаковки, и это ручной труд. Формально Оксана надомник.

Надомные и дистанционные сотрудники по-разному оформляются на работу. Вот главные отличия:

Работодатель сам выбирает, как оформить сотрудника. Если он вдруг ошибется и оформит надомника как дистанционного сотрудника, большой ошибки не будет. Никаких штрафов за это нет.

Это не первая кадровая статья в «Деле». Вот что мы еще написали:

Коммерческая тайна работодателя: как сделать так, чтобы сотрудники не передавали секреты конкурентам?

Исключительные права работодателя: если штатный дизайнер сделал макет, у кого права на этот макет?

Материальная ответственность сотрудника: компания получает штраф от налоговой, его можно взыскать с бухгалтера?

Переводим сотрудников на удаленную работу: инструкция-2020

16 марта Минтруда России разместило на своем сайте Методические рекомендации по режиму труда органов государственной власти , местного самоуправления и организаций с участием государства в связи с форс-мажорной ситуацией с распространением китайского вируса.

Содержание

• Какие отделы можно перевести на удаленную работу?
• Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ
• О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу
• Требования к рабочему месту удаленного сотрудника
• Как контролировать работу удаленных сотрудников

Руководству бюджетных организаций и госкомпаний рекомендуют по возможности перевести сотрудников на удаленную работу. Для дежурного персонала предлагается ввести гибкий график, чтобы люди как можно меньше пересекались между собой.

С 17 марта дистанционно стали работать и сотрудники АБиУС. Мы перевели Академию на удаленную работу всего за сутки, хотя коллектив достаточно большой. В статье специалистам по кадрам расскажем, как правильно перевести работников на удаленку и ничего не забыть.

Какие отделы можно перевести на удаленную работу?

Придя сегодня в кабинет, вы узнали, что от начальника поступило распоряжение – организовать перевод сотрудников на дистанционную работу. Если у вас в коллективе человек 5, это не так страшно. Но когда в штате 70-100 специалистов, работа предстоит большая. Итак, с чего начать?

Для начала составьте список сотрудников, которых планируется переводить на удаленную работу. Как правило, первыми в организации на дистант уходят программисты, административный персонал, служба поддержки. Удаленно, но не менее эффективно может работать руководство, бухгалтерия и другие сотрудники, которые пользуются системой электронного документооборота. На рабочих местах оставьте только дежурный персонал.

Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ

Дистанционная работа персонала регулируется гл. 49.1. ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

• протокол общего собрания трудового коллектива
• приказ о переводе сотрудников на удаленную работу
• заявления от сотрудников о переходе на удаленку
• дополнительные соглашения к основному трудовому договору

Начать стоит с проведения общего собрания сотрудников, на котором оповестить коллектив о новом порядке работы. По его итогам готовится протокол о общего собрания трудового коллектива.

Затем готовится приказ по организации о переводе сотрудников на удаленную работу. В приказе важно указать, на какой период, почему и зачем сотрудников переводят на дистант, какие меры предпринимает работодатель для защиты своих работников в связи со сложившейся ситуацией. В Академии мы установили срок действия удаленного режима – 1 месяц, пока не пройдет угроза распространения вируса.

Все сотрудники должны написать заявления о переходе на удаленную работу. В заявлении указывается, с какого числа сотрудник планирует начать работать удаленно, его должность. Вы можете использовать такой образец:

О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу

Завершающим шагом подготовки кадровой документации является разработка и подписание с сотрудниками допсоглашений к основному трудовому договору.

Причина изменений условий трудового договора

Не забудьте указать в нем причину изменения условий трудового договора. В текущих обстоятельствах – угрозу распространения в России опасной вирусной инфекции и стремление защитить здоровье работников.

Место работы

В дополнительном соглашении отражается изменение места работы сотрудника – вне места нахождения работодателя, его обособленного структурного подразделения. То есть вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя.

Режим работы

Режим работы будет зависеть от условий основного трудового договора и решения руководства организации. Например, в Академии мы оставили стандартный 8-часовой рабочий день. Но может быть разработан и гибкий график, в рамках Методических рекомендаций Минтруда России , и индивидуальные режимы работы сотрудников, если имеется такая необходимость.

Охрана труда

Поскольку речь идет о дистанционной работе, в дополнительном соглашении следует отметить, что исполнение работодателем обязанностей по обеспечению безопасных условий и охраны труда исполняются им только в части п. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также ознакомления работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Материальные ценности

Если на период удаленной работы сотруднику были переданы какие-то материальные ценности, например, ноутбук, они тоже отражаются в допсоглашении. Дополнительно должен быть оформлен акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах. Если в вашей организации нет специально утвержденной формы акта, возьмите любой образец, например, этот:

Средства связи

В допсоглашении указываются средства связи с сотрудником, обмена информацией и документацией, например, электронная почта, Skype и т.д. Если у вашей организации есть особые требования в части защиты информации, пропишите и это. Укажите, как сотрудник будет предоставлять документы в бумажном виде, если без этого не обойтись.

Контроль

Отдельным пунктом допсоглашения может быть порядок контроля работника на удаленном рабочем месте. Например, его обязанность отвечать на звонки или сообщения в определенные сроки, присылать отчеты, быть на связи в конкретные часы, вовремя выходить в общие видеоконференции и рабочие чаты и т.д.

Когда вы подготовите все указанные документы, 90% необходимой работы будет выполнено. Дальше остается только поддержка и контроль сотрудников, пока они работают дистанционно.

Требования к рабочему месту удаленного сотрудника

Работодатель не обязан непосредственно заниматься организацией и обустройством дистанционного рабочего места. Но если руководитель организации заинтересован в том, чтобы эффективность сотрудников не падала из-за изменения места работы, важно проверить, все ли есть у работника для ее продуктивного выполнения. Например, имеется ли у него дома стабильный доступ к Интернету, подходящий для работы компьютер, нужное программное обеспечение и средства связи, наушники, микрофон и так далее.

Если таких средств нет, следует принять меры к обеспечению работника всем необходимым. Например, многие сотрудники АБиУС по акту приема-передачи материальных ценностей забрали домой рабочие ноутбуки.

Если сотруднику нужна помощь в установке программного обеспечения или устранении технических неполадок, можно установить на его компьютер TeamViewer. С помощью этой программы служба технической поддержки сможет удаленно и быстро решить его проблемы.

Как контролировать работу удаленных сотрудников

Табели

Учет рабочего времени удаленных сотрудников ведется также, как и присутствующих в офисе. В АБиУС руководители структурных подразделений ежедневно заполняют табели учета рабочего времени и ежемесячно предоставляют их специалисту по кадрам для составления сводного табеля. В табеле проставляется стандартный 8-часовой рабочий день.

Следить за работой удаленного сотрудника в течение дня можно, установив на его компьютер программу Radmin или Hubstaff. Они позволяют отслеживать экран персонального компьютера или ноутбука сотрудника в реальном времени.

Собрания

Чтобы удаленные работники не расслаблялись или не чувствовали себя покинутыми, важно проводить регулярные конференции, созвоны и встречи онлайн. Как устраивать собрания для удаленных сотрудников? Для этого существуют многообразные технические решения: внутренние чаты и сервисы организации, Skype , Zoom , Telegram , даже WhatsApp подойдет.

Отчеты

Важно продумать организацию текущих отчетов сотрудников по выполненным задачам. Это могут быть мини-отчеты, которые отправляет в конце дня сотрудник руководителю структурного подразделения, краткие планерки через Skype , Zoom или другие программы видеоконференций, заполнение общей формы отчета в облаке, например, в Google Docs.

Психологические особенности удаленной работы

При переводе сотрудников на дистант вы можете столкнуться не только с организационными вопросами, но и необходимостью психологической поддержки работников.

Например, человек всю жизнь работал в коллективе, ему не хватает общения с коллегами. Когда нужно задать какой-то вопрос или быстро решить задачу, он теряется и не сразу понимает, какое техническое средство использовать для связи с нужным человеком, передачи информации. Это порождает стресс и дискомфорт, а затем и снижение продуктивности.

У кого-то из ваших коллег могут быть не очень подходящие условия для работы дома: маленькие дети, собака, шумные родственники или соседи. Кто-то просто не может дисциплинироваться и заставить себя трудиться в прежнем темпе.

Тут поможет составление памяток для родственников удаленных сотрудников, более плотный контроль их деятельности, обучение по использованию технических средств, организационные собрания, а иногда и предоставление альтернативного помещения для работы.

Медики обещают, как только температура воздуха поднимется до +25, вирус начнет погибать и эпидемия пойдет на спад. Весна наступает полным ходом, осталось продержаться совсем немного. Продуктивной удаленной работы вам и вашим коллегам! Будьте здоровы!

Напишите нам в комментариях, работаете вы в офисе или удаленно. И как вообще относитесь к удаленке?