Кадровое делопроизводство 2022: гид по основным

Какие изменения ждут кадровиков в 2022 году: смотрите бесплатную онлайн‑конференцию

При участии Юлия Бусыгина

Контур.Школа организует большую бесплатную онлайн-конференцию «Итоги‑2021. Перспективы‑2022. Практические рекомендации для кадровиков и HR». Мероприятие состоится 30 ноября в 10:00 по московскому времени. Регистрация участников уже открыта.

10:00 — Открытие конференции.

10:10 — «Обзор изменений трудового законодательства». Евгения Конюхова, эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства, рассмотрит следующие вопросы:

На что обратить внимание в новом порядке ведения трудовых книжек.
С какими сложностями столкнулись бухгалтеры и кадровики при заполнении новой формы СЗВ-ТД.
Что нужно знать про электронный документооборот в кадровом делопроизводстве.
Кому предстоит передавать сведения о вакансиях через сайт «Работа в России».
Другие актуальные изменения.

примеры записей в трудовой книжке об увольнениях, о работе по совместительству и трансформации временного перевода в постоянный по новым правилам;
пример заполнения формы СЗВ-ТД при переводе или увольнении работника.

11:10 — «Зарплатные вопросы и пособия для кадровика». Лектором выступит Юлия Бусыгина, эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву. Темы выступления:

МРОТ с 2022 года. Действия работодателя при повышении.

Рассчитывайте зарплату и пособия с учетом ежегодного повышения МРОТ Рассчитать бесплатно

Особенности оплаты труда в 2022 году.
Пособие по временной нетрудоспособности, детские пособия в 2022 году.
Особенности взаимодействия с ФСС.

Участники получат примеры расчета пособия по временной нетрудоспособности.

12:10 — «Практикум по составлению графика отпусков». Лектор — Мария Финатова, эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву. В ходе лекции будут рассмотрены следующие темы:

Выбираем оптимальную форму графика.
Кого включать в график и что делать с задолженностями по отпускам за предыдущие периоды.
Оптимальный срок утверждения графика.
Практические советы по порядку оформления графика с примерами заполнения всех граф.
Как превратить график отпусков в эффективный управленческий документ.

Участники получат пример заполнения унифицированной формы графика отпусков.

13:10 — Мастер-класс по управлению персоналом «Технология бесконфликтных увольнений» проведет Елена Соколова, бизнес-тренер по развитию soft skills, консультант по личной эффективности руководителя, эксперт по технологиям работы с клиентом в b2b, специалист по T&D/L&D.

14:00 — Закрытие конференции. Розыгрыш призов.

Мероприятие состоится 30 ноября в 10:00 по московскому времени. Для участия в конференции достаточно зарегистрироваться.

Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;

оформление кадровых приказов;

заполнение трудовых книжек;

ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

Положения об оплате труда;

Правил внутреннего трудового распорядка;

Положения о персонале;

Положения о премировании и иных поощрениях

Положения о материальной ответственности работников;

Положения о коммерческой тайне;

Положение об отпусках;

Положение о командировках;

Положение о структурных подразделениях;

Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, — от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Главные изменения в трудовом праве и кадровом делопроизводстве в 2021г. Изменения с 2022 г.

Высококвалифицированный специалист подробно разъяснит все изменения в кадровом делопроизводстве с 2022 года.

Выдаваемый документ:
Сертификат установленного образца

Действующие акции:
1. СКИДКА 10% при записи двух и более участников
2. СКИДКА 10% для всех участников организаций использующих электронный документооборот (СБИС, ДИАДОК)

Содержание мероприятия

1. Новые технологии в кадровой службе, отказ от бумажных документов:
1.1. Закон об электронном документообороте, основные положения;
1.2. Проблемы при работе с формой СЗВ-ТД и пути их решения;
1.3. Ошибки при работе с формой СТД-Р.

2. Новые формы организации труда и связанные с ними изменения в трудовых договорах:
2.1.Компенсации и возмещение расходов дистанционным работникам;
2.2. Районный коэффициент при дистанционной работе;
2.3. Инструктажи по охране труда дистанционных работников;
2.4. Отпуск постоянного дистанционного работника;
2.5. Контроль за работой дистанционного работника;
2.6. Дистанционная работа по совместительству.

3. Начало действия реформы в сфере надзора и контроля:
3.1. Особенности контрольно-надзорной деятельности по новому закону о контроле;
3.2. Новые правила государственного контроля в сфере трудовых отношений;
3.3. Новые правила государственного контроля в сфере работы с персональными данными;
3.4. Оспаривание решений трудовой инспекции на портале государственных услуг.
4. Наиболее важные изменения в ТК РФ с учетом практики применения:
4.1. Сроки обращения в суд за компенсацией морального вреда;
4.2. Приведение в соответствие с ТК РФ Закона о занятости населения;
4.3. Минтруд об особых случаях выплат при сокращении работников;
4.4. Ограничения на замещение должностей с допуском к государственной тайне;
4.5. Новые гарантии при обучении в аспирантуре.

5. Новые проблемные вопросы в связи с новым порядком проведения медосмотров.

6. Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

7. Изменения по отдельным категориям работников: инвалиды, женщины, водители автомобилей, иностранные работники и др.

8. Новые нормы по охране труда в 2021-2022 гг.
8.1. Новый профессиональный стандарт специалиста по охране труда;
8.2. Новый раздел по охране труда в ТК РФ;
8.3. Новая форма и порядок подачи декларации соответствия условий труда, новые правила формирования и ведения реестра.
8.4. Новое основание для отстранения от работы.

9. Полезные примеры из судебной практики.
10. Ответы на вопросы участников семинара, индивидуальные консультации.

Кадровое делопроизводство 2021: гид по основным изменениям

Кадровикам в 2021 году придётся столкнуться с изменениями в Трудовом, Налоговом кодексах, порядке сдаче отчётности и документирования трудовых отношения. Остановимся на ключевых изменениях подробнее.

Как вести трудовые книжки

До 31 декабря 2020 года все трудоустроенные граждане должны были выбрать, какую форму трудовой книжки они хотят иметь: бумажную или электронную (ЭТК). Для тех, кто решил сохранить бумажную форму, разрешено вести параллельно 2 документа.

Однако заявление смогли подать не все. В 2021 году при трудоустройстве нужно обратить внимание на четыре категории граждан (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, находившиеся в отпуске
Временно нетрудоспособные граждане;
Отстраненные от работ по причинам, предусмотренным ТК РФ;
Граждане, имеющие трудовой стаж, но не состоявшие в трудовых отношениях по состоянию на 31 декабря 2020 года.

Данные категории граждан имеют право подать заявление об ЭТК по основному месту работы в любое время.

Для тех, кто впервые оформляет трудовые отношения в 2021 году, заводить бумажные трудовые книжки не требуется. Для новых сотрудников заводится ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Тем, кто в прошлом году успел сделать свой выбор в пользу ЭТК, а в 2021 году решил сменить место работы — продолжать вести бумажную книжку не надо.

Как трудоустроить самозанятого

После введения налога на профессиональный доход (НПД) у работодателей появился соблазн оформлять штатных сотрудников как самозанятых, т.к. в этом случае можно сэкономить на НДФЛ и взносах.

Но в законе сказано, что документирование трудовых отношений как с самозанятыми возможно только с теми бывшими сотрудниками, которые уволились более двух лет назад (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона «О самозанятых»).

Работодатель должен заключить с самозанятым гражданско-правовой договор (ГПД). Но такая форма договора возможна только тогда, когда самозанятый привлекается к разовой работе. А если человек приходит на работу каждый день и должен находиться на рабочем месте постоянно, то с ним требуется заключать стандартный трудовой договор.

Что нужно знать об удалённой работе

Кадровикам следует проверить условия трудовых договоров на соответствие поправкам в ТК РФ об удаленной работе, и внести при необходимости заключить с сотрудниками дополнительные соглашения.

С 1 января вступили в силу поправки, введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ:

порядок удаленной работы можно зафиксировать в трудовом договоре или локальном нормативном акте;
время общения сотрудника с работодателем по телефону или при помощи других средств связи считается рабочим;
уволить с работы можно по всем причинам, которые предусмотрены в ТК РФ, а также если сотрудник не выходит на связь более двух рабочих дней подряд, или если он переехал в другое место и не может выполнять свои обязанности;
подписывать трудовой договор можно при помощи электронной подписи;
работодатель обязан предоставить сотруднику оборудование, или он может использовать свое, но в этом случае ему обязаны компенсировать расходы, связанные с его приобретением.

Временная дистанционная работа может быть или непрерывной (не более 6 месяцев), или периодической — когда идет чередование работы в офисе и дома.

В отдельных случаях можно ввести режим экстренной удалённой работы. Такой вариант предусмотрен на случаи эпидемий, пожаров, производственных аварий и прочих случаев угроз для жизни и нормальных жизненных условий, а также — на основании решения органов государственной власти или местного самоуправления.

В экстренных случаях получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не требуется. Ввести экстренный режим можно принятием локального нормативного акта.

Как сдавать СЗВ-ТД

Сроки подачи формы СЗВ-ТД в 2021 году утверждены в Постановлении Правления ПФР от 25.12.2019 № 730 п:

при приеме на работу или увольнении — на следующий день после выхода приказа;
при других кадровых процедурах (например — переводе на другое место) — 15 числа следующего месяца.

Если количество сотрудников составляет 25 человек и больше — то сдавать СЗВ-ТД можно в электронном виде.

За непредставление СЗВ-ТД, сдачу в неполном или искажённом виде установлена административная ответственность в виде штрафа для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.

Кому нужно подать заявление на стандартные вычеты

Работникам не нужно каждый год писать заявление на предоставление стандартных вычетов на себя, детей и студентов. Документ подаётся единоразово и действует на протяжении нескольких лет.

Подать заявление в 2021 году обязаны три категории сотрудников:

те, кто в заявлении прошлого года указали конкретный период (календарный год);
у кого изменились обстоятельства (например — родился еще один ребенок);
те, кто устроился на новую работу в 2021 году.

Студентам каждый год следует предоставлять справку с места учёбы.

Нужно ли вносить в график отпусков новых сотрудников

Работодателю не нужно вносить в график отпусков новых сотрудников, если подобный порядок не установлен локальным актом организации.

Новый сотрудник должен написать заявление о предоставлении отпуска и согласовать его с работодателем ((ч. 1 ст. 123 ТК РФ), или к действующему графику оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7.

Обязательный инструктаж, профотбор для водителей и другие изменения, о которых нельзя забывать

А вот ещё пять изменений, на которые кадровику стоит обратить внимание (таблица 1).

Таблица 1. Что изменилось с 1 января 2021 года

Установили допустимую долю иностранных работников в 2021 году по отдельным видам экономической деятельности.

Постановление Правительства РФ от 12.11.2020 № 1823.

Сократили перечень работ, на которые можно принимать женщин.

Приказ Минтруда России от 18.07.2019 № 512н.

Ввели обязательный инструктаж по действиям в чрезвычайных ситуациях.

Постановление Правительства РФ от 18.09.2020 № 1485.

Утвердили новые профессиональные и квалифицированные требования к водителям организаций и ИП, занимающихся коммерческими перевозками и перевозками для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями.

Приказ Минтранса России от 31.07.2020 № 282.

Утвердили новый Порядок прохождения профессионального отбора и профессионального обучения водителей. Порядок распространяется на всех работодателей (юридических лиц и ИП), осуществляющих на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств.

Приказ Минтранса РФ от 29.07.2020 № 264.

Обязательно учитывайте изменения при кадровом делопроизводстве и документировании трудовых отношений.