Инвентарная карточка учета объекта основных средств

Инвентарная карточка учёта объекта основных средств по форме ОС-6

Создание и оформление инвентарных карточек учёта объекта основных средств по форме ОС-6 производится обычно на тех предприятиях и организациях, которые владеют значительным количеством имущества, и которым необходимо производить контроль за его содержанием, хранением и перемещением. На каждое отдельное основное средство оформляется своя карточка, при этом карточки могут заводиться как на собственность компании, так и на арендованное имущество.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Перед тем как открыть карточку

Прежде чем создать этот учетный документ, необходимо оформить акт о приеме-передаче основных средств – именно из него в карточку поступает информация об объекте. Кроме того, для ее заполнения берутся данные из других сопроводительных бумаг, таких, например, как тех.паспорты изделий, оборудования и техники.

Инвентарная карточка относится к внутренней учетной документации предприятия и сведения в нее вносятся при любых действиях с зарегистрированным в ней имуществом (приобретение, передача из одного отдела в другой, ремонт, реконструкция, модернизация, списание и т.п.).

Правила оформления документа

Инвентарная карточка объекта основных средств имеет унифицированную форму с кодом ОС-6, утверждённую Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

Документ составляется на каждый объект в отдельности и в единственном экземпляре, при этом если учёт карточек ведется в электронном виде, то в обязательном порядке должна быть и его копия на бумажном носителе (именно бумажные варианты содержат «живую» подпись материально-ответственного лица). Заверять документ печатью фирмы не обязательно, т.к. он относится к ее внутренней документации.

Пример оформления инвентарной карточки по форме ОС-6

Заполнение шапки документа

В начало документа вписывают:

• наименование компании–собственника объекта основных средств,
• структурное подразделение, к которому приписано данное имущество,
• номер инвентарной карточки,
• дата ее составления,
• название регистрируемого объекта.

Здесь же, в колонке справа, указывается код предприятия по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – он содержится в учредительных бумагах и код объекта основных средств по ОКОФ (Общероссийский классификатор основных фондов). Продолжая заполнят правую колонку, вносим подробную информацию об объекте:

• номер амортизационной группы, к которой он относится по бухгалтерскому учету предприятия,
• регистрационный номер паспорта,
• заводской и инвентарный номера,
• дата постановки основного средства на бухгалтерский учет,
• номер счета (субсчета), по которому он проходит.

Ниже в соответствующие строки вписывается место нахождения объекта основных средств (с указанием кода подразделения, если таковое кодирование применяется на предприятии) и сведения об изготовителе (эти данные можно найти в техпаспорте).

Заполнение таблиц сведений

Вторая часть документа открывает разделы, посвященные зарегистрированному объекту.

Обратите внимание: в первый раздел вносится информация только в том случае, если имущество на момент внесения в карточку уже использовалось. Если же оно новое, этот раздел заполнять не нужно.

Во второй раздел вписывается стоимость объекта на момент приема к бухгалтерскому учету и срок его полезного использования.

Третий раздел оформляется при переоценке основного средства – причем цена может варьироваться как в сторону повышения, так и понижения. Разница между первоначальной стоимостью и после переоценки определяется как восстановительная цена.

В четвертый раздел карточки вносятся сведения обо всех передвижениях учтенного имущества. Данные сюда вписываются строго на основании сопроводительных бумаг с обозначением вида операции, структурного подразделения, к которому относится ОС, остаточной стоимости и информации об ответственном лице.

Если основное средство находится в собственности нескольких лиц, то их нужно указать под четвертой таблицей с процентным распределением долей.

Заполнение разделов оборотной стороны формы ОС-6

В пятом разделе указывается обо всех изменениях первоначальности стоимости объекта, вне зависимости от производимых с ним действий. Здесь пишется вид операции, данные из подтверждающего документа, а также сумма расходов, которые понесла организация в процессе проведения необходимых процедур.

Шестой раздел включает в себя сведения о ремонтных затратах, с полной расшифровкой каждой произведенной операции (вид ремонта, сопроводительная документация, размер расходов).

Седьмой раздел содержит особые данные об объекте основных средств, в том числе данные о содержании в его составе драгоценных и полудрагоценных металлов, камней и материалов.

В последней таблице карточки регистрируются конструктивные узлы, элементы и прочие признаки, являющиеся отличительной чертой имущества, а также его качественные и количественные показатели. При наличии каких-либо примечаний они вносятся в последний столбик таблицы.

В завершение документ заверяет отвечающий за ведение инвентарных карточек на предприятии сотрудник (здесь обязательно должна быть указана его должность и проставлена подпись с расшифровкой).

Инвентарная карточка форма ОС-6

Инвентарная карточка учета объекта основных средств форма ОС-6 заводится на каждый поступивший объект и отражает основные сведения о движении этого основного средства.

Заполненный образец формы ОС-6 можно скачать внизу статьи.

Первая запись в инвентарную карточку делается при приеме основного средства, далее по мере совершения каких-либо операций с объектом.

Малые предприятия могут заполнять инвентарную книгу ОС-6б, образец и бланк которой можно скачать здесь.

Инструкция по заполнению инвентарной карточки:

Бланк содержит 7 разделов, заполнение которых разберем ниже.

Образец заполнения

Заполнение первого раздела:

Данные в этот раздел бланка вносятся на основании первого раздела акта приема-передачи, который составляется при принятии объекта основных средств к учету. Скачать образец акта приема-передачи ОС-1, скачать акт форма ОС-1а для зданий.

Раздел заполняется в отношении объектов, уже бывших в эксплуатации. Если основное средство новое, то следует перейти к заполнению второго раздела.

Графы представленной здесь таблицы идентичны по заполнению акта приема-передачи, подробное заполнение этих граф можно посмотреть по ссылкам выше.

Заполнение второго раздела акта ОС-6:

Раздел почти идентичен второму разделу акта приема-передачи.

1 – первоначальная стоимость, по которой объект основных средств принят в дебет счета 01 (сумма всех затрат по приобретению).

2 – срок полезного использования: для новых – на основании классификации, для бывших в эксплуатации – разность между сроком по классификации и сроком, когда объект фактически использовался.

Заполнение третьего раздела бланка ОС-6

Если в отношении ОС проводится переоценка, то сведения о ее результатах вносятся в таблицу.

1 – дата проведения переоценки.

2 – коэффициент пересчета.

3 – восстановительная стоимость, полученная после процедуры переоценки (увеличенная в случае дооценки или уменьшенная в случае уценки).

Заполнение четвертого р. формы ОС-6:

Все перемещения ОС внутри организации, ее выбытие на сторону, списания при износе или поломке отражаются в данном месте инвентарной карточки.

1 – номер, дата и название документа, на основании которого происходит операция (например, акт списания форма ОС-4, ОС-4а для транспорта).

2 – вид операции по движении объекта.

3 – наименование подразделения, где ОС числится.

4 – остаточная стоимость ОС (разность между первоначальной или восстановительной и начисленной на дату операции амортизации).

5 – ФИО ответственного лица.

Заполнение пятого р. инвентарной карточки:

Сведения о проведенных модернизациях, реконструкциях, ликвидациях, в результате которых меняется стоимость объекта. Обратите внимание, сведения о затратах на текущий ремонт здесь не отражаются, так как не изменяются стоимость объекта.

Заполнение шестого раздела ОС-6:

Сведения о затратах на текущий ремонт.

Последний раздел идентичен одноименному акта приема-передачи. Здесь отмечаются индивидуальные характеристики основного средства, сведения о наличии драгоценных металлов и камней.

Отремонтированных, реконструированный или модернизированный объект принимается на основании акта форма ОС-3, бланк и образец которого можно скачать по ссылке.

Заполняет и подписывает инвентарную карточку ответственный бухгалтер.

Скачать бланк и образец

Скачать образец инвентарной карточки форма ОС-6 – ссылка.

Бланк инвентарной карточки форма ОС-6 – скачать в формате xls.

Пошаговое заполнение инвентарной карточки учета основных средств ОС-6 — скачать бланк и образец в word и excel

Одной из целей бухгалтерского учета является формирование отчетности по основным средствам предприятия. Подобный учет отражается в локальной документации организации.

Не стоит забывать о разнообразных нюансах проведения данной процедуры. Инвентарная карточка учета является одним из вспомогательных бланков. Как ее заполнять правильно, разберемся в статье ниже.

Назначение документа

Перед составлением бланка учета имущества, оформляется акт о его приеме, из которого заносится вся основная информация о поступившем объекте основных средств.

Помимо этого, заполняется инвентарная карточка на основании иной сопроводительной документации (технические паспорта на технику). Оформление карточки по унифицированной форме ОС-6 осуществляется в компаниях, где необходимо осуществлять контроль за содержанием объектов ОС, их хранением и передвижением.

Как правило, в таких предприятиях числится значительная численность имущества. Инвентарные карточки учета основных средств по форме ОС-6 оформляются на объекты, находящиеся в собственности фирмы, а также используемые по договору аренды.

Основными направлениями использования бланка являются:

• упрощение процесса анализирования состояния объекта,
• составление статистической отчетности.

Карточка учета ОС включает в себя всю информацию о любых действия с имуществом (приобретение, ремонт, реконструкция, списание, перемещение). Она составляется любым предприятием на объекты основного средства (независимо от сферы деятельности компании).

Налоговыми инспекторами очень внимательно проверяются карточки инвентарного учета. Наличие ошибок их заполнения влечет за собой достаточно серьезные санкции.

Какую форму использовать?

Карточка имеет утвержденную унифицированную форму ОС-6 (Постановление Госкомстата №7 от 21 января 2003 года).

Бланк заполняется на каждое основное средство (в одном экземпляре). При ведении документа в электронном виде, копия должна присутствовать и на бумаге.

В инвентарной карточке требуется обязательное наличие подписи материально-ответственного сотрудника. Печатью бланк ОС-6 не заверяется.

Заполнение при поступлении ОС

Изначально заполнение карточки учета производится при поступлении основных средств на предприятие.

В «шапку» бланка ОС-6 вписывается информация о:

• наименовании предприятия (собственника объекта);
• структурном подразделении, куда приписано основное средство;
• номере инвентарной карточки;
• дате составления и названии записываемого имущества.

В колонке с правой стороны документа заполняются коды: ОКПО (в соответствии с учредительными бумагами организации) и ОКОФ (по классификатору основных фондов).

Ниже в графах записываются номера: амортизационной группы объекта, паспорта, инвентарный и заводской, а также дата постановки на учет основного средства в бухгалтерской документации и номер счета бухучета.

Далее фиксируется нахождение основного средства (цех, отдел АХО, бухгалтерия) с указанием кодировки, если таковая имеется.

В следующей строке из технического паспорта объекта вносится данные об организации изготовителе.

Затем в бланке формы ОС06 представляются таблицы для заполнения информации по регистрирующемуся объекту основных средств:

• раздел №1 — не заполняется для нового имущества, данные заносятся только для объектов ОС, ранее бывших в эксплуатации;
• раздел №2 — записывается стоимость основного средства на дату принятия к бухгалтерскому учету, складывающаяся из суммы всех затрат, срок его использования (полезного);
• раздел №4 — вносится информация о передвижениях имущества.

Четвертый раздел заполняется строго в соответствии с сопроводительной документацией, обозначающей вид операции по основному средству.

Третий раздел инвентарной карточки заполняется в случае пересчета стоимости объекта для соответствия рыночным ценам. Первоначальная стоимость может быть как увеличена, так и уменьшена. Измененная стоимость основного средства является восстановительной, она записывается в 3 графу.

Кроме этого переоценивается и начисленная амортизация, для этого применяется показатель пересчета. Он определяется делением восстановительной стоимости на первоначальную, а затем полученный результат умножается на амортизацию. Коэффициент пишется во 2 графе. Первая графа — дата проведения амортизации, как правило, это конец календарного года.

Для имущества, стоимостью меньше 40 тыс.руб., амортизация рассчитывается как 100 % от общей стоимости на дату его принятия к учету. Объекты, имеющие стоимость больше 40 тыс.руб., подвергаются начислению амортизации в соответствии с установленными нормами.

В случае, если собственниками имущества являются несколько человек, то они указываются под таблицей №4 с обозначением процентов, причитающихся долей каждому из владельцев.

На оборотной стороне унифицированной формы инвентарной карточки ОС-6 при поступлении объекта основных средств заполняется 7 раздел, если имущество характеризуется особыми данными, в том числе и наличие в его составе драгоценных металлов, камней. Здесь также подлежат регистрации конструктивные узлы , иные отличительные особенности объекта ОС, качественные показатели и количественные. Для внесения особых примечаний в инвентарную карточку учета по характеристике имущества предусмотрен последний столбец таблицы.

Бланк ОС-6 визирует сотрудник организации, отвечающий за правильность его составления. Обычно эти действия на предприятии осуществляет сотрудник бухгалтерии.

Также на оборотной стороне присутствуют разделы:

• №5 — заполняется при изменении первоначальной стоимости основного средства, отражаются затраты на капитальный ремонт, модернизацию, ликвидацию, что ведет к увеличению первоначальной стоимости;
• №6 — предназначается для отображения информации о расходах на текущий ремонт, которые не приводят к увеличению стоимости, а подлежат списанию на себестоимость товара.

Важные нюансы

Особенности заполнения инвентарной формы учета:

• Заполняя информацию об основном средстве в момент его принятия, необходимо вписывать только стоимость приема данного имущества.
• Данные о поступлении, перемещении, списании объектов записываются в хронологическом порядке. Первая запись будет о поступлении основного средства. Обязательно указываются документы-основания совершенных действий — акты приема, передачи, на списание.
• Сведения о корректировке стартовой стоимости имущества фиксируются на основании цифр, обозначенных в акте ОС-3.
• Затраты на ремонт прописываются только те, которые не влияют на стоимость объекта.
• К индивидуальным показателям можно отнести любые сведения, характеризующие регистрируемый объект.

Если на предприятии количество основных средств сравнительно невелико, допускается формирование сводной инвентарной карточки (инвентарная книга).Тогда составление отдельного документа на каждый объект разрешено не производить.

Скачать бесплатно бланк и образец с примером

Рассмотрим пример заполнения инвентарной карточки при поступлении грузового автомобиля.

Данный объект является основным средством, поступает на предприятие в новом состоянии, а потому первый раздел в инвентарной карточке не заполняется.

Во втором разделе формы ОС-6 указывается первоначальная стоимость, в данном примере это 1 млн.руб. и срок полезного использования: данный автомобиль отнесен к 4 амортизационной группы и для него установлен СПИ 5 лет = 60 месяцев.

На момент принятия транспортного средства к учету необходимо также заполнить данные о документе, на основании которого поступил автомобиль, данные вносятся в 4 раздел формы ОС-6, а также дополнительные сведения о поступлении.

Подписывает заполненный образец карточки ответственный работник — как правило, бухгалтер. По мере необходимости в данный бланк будут вноситься сведения по факту проведения переоценок, ремонта, перемещений автомобиля между подразделениями. Конечная запись выполняется в момент выбытия или списания транспортного средства.

Скачать бесплатно бланк формы ОС-6 в word можно по ссылке.

Бланк инвентарной карточки учета основных средств в формате excel можно скачать здесь.

Образец заполнения формы учета при поступлении автомобиля — скачать.

Как выглядит заполненная карточка учета для данного примера:

Хранение

Карточки, регистрирующие основное средство, относятся к бланкам первичной документации. На них распространяются стандартные правила хранения подобного рода бумаг — 5 лет. По его истечении документы утилизируются должным образом.

Иногда, в зависимости от категории основного средства, продолжительность хранения инвентарных карточек может быть и больше.

Один раз за несколько лет необходимо проводить опись инвентарных карт. Целью этого мероприятия является регистрация форм учета. За счет осуществления этой процедуры подтверждается сохранность, наличие документации. Регистрация осуществляется в соответствии с данными счетов бюджета.

Выводы

Инвентарная карточка — это основной инструмент для учета объектов основных средств, поступающих, перемещаемых и выбывающих с организации.

Бланк составляется по унифицированной форме ОС-6 и отражается все необходимые сведения об объекте. Если в организации объем основных фондов небольшой, то допустимо использовать сводную инвентарную книгу.

Заполнением и ведением карточки учета занимается ответственный бухгалтер. По истечение пяти лет, документ можно подвергнуть уничтожению.

Как отражать ремонт в карточке № ОС-6

В унифицированной форме № ОС-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7, «Инвентарная карточка учета объектов основных средств» есть раздел 6 «Затраты на ремонт». К примеру, основным средством является автомобиль. На протяжении срока полезного использования периодически проводилось техническое обслуживание и текущий ремонт. Необходимо ли их каждый раз отражать в разделе 6 «Затраты на ремонт» формы № ОС-6?

Для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств, в т. ч. и автотранспортных средств, из ремонта (реконструкции, модернизации) применяется форма № ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств».

На основании сведений, отраженных в акте по форме № ОС-3, информация о ремонте (реконструкции, модернизации) объекта основных средств вносится в инвентарную карточку (книгу) по форме № ОС-6 (ОС-6а, ОС-6б). Такой вывод следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.

В постановлении № 7 не уточняется, какие виды ремонтных работ подлежат отражению в инвентарной карточке. Обращаем ваше внимание на то, что если действующими нормативными документами не урегулирован тот или иной вопрос учета, то предприятие самостоятельно выбирает способ учета и закрепляет его в приказе по учетной политике.

Указанные документы обязательны для исполнения только теми организациями, которые входят в структуру Минтранса России. Однако их могут применять в рамках действующих положений по бухгалтерскому учету и иные предприятия.

Ваше предприятие, принимая во внимание отраслевые нормативные документы, должно конкретизировать такие понятия, как техническое обслуживание, текущий, средний и капитальный ремонт, модернизация автотранспортного средства. Руководство Вашего предприятия может принять решение, например, отражать в инвентарной карточке только средний и капитальный ремонт. Но возможно и отражение в отдельном приложении к инвентарной карточке всех видов ремонтных работ, а также действий по техническому обслуживанию (например, замена масла, ковриков в салоне и т. п.).

По нашему мнению, в целях анализа затрат и контроля над ними последний (детализированный) вариант предоставит наиболее полную картину о выполненных ремонтных работах по эксплуатации и обслуживанию автотранспортного средства.

Согласно пункту 68 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н, инвентарные карточки формы № ОС-6 для передаваемых в ремонт (или модернизацию) основных средств рекомендовано собирать в отдельную группу под названием «Основные средства в ремонте (модернизации)».

При поступлении основных средств из ремонта (модернизации) инвентарная карточка такого основного средства возвращается из этой группы на место хранения.

Подписчики ИТС ПРОФ имеют возможность получать письменные консультации аудиторов по сложным вопросам учета и налогообложения.

Свои вопросы Вы можете направлять по адресу [email protected].

В письме с вопросом необходимо указать название организации-подписчика и регистрационный номер программы «1С:Предприятие», на который оформлена платная подписка ИТС ПРОФ.