Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

Инвентаризация расчетов для годовой отчетности

Прежде чем приступить к составлению годовой отчетности, каждая организация обязана провести инвентаризацию своего имущества и обязательств. Грамотно проведенная инвентаризация позволяет получить оптимальные показатели ликвидности и рентабельности, являющиеся предметом анализа контролирующих органов и всех заинтересованных пользователей бухгалтерской отчетности организации. В статье рассмотрим вопросы учета дебиторской и кредиторской задолженности, специфику проведения инвентаризации расчетов, правила создания резерва по сомнительным долгам.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ АКТИВОВ И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ОРГАНИЗАЦИИ: ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА

Проводя инвентаризацию имущества и обязательств, создавая резервы по сомнительной задолженности, организация анализирует и проверяет учетные записи, формирующие дебиторскую и кредиторскую задолженность по договорным обязательствам.

Производя данные операции, необходимо точно понимать все нюансы сроков исковой давности по имеющейся задолженности, так как истечение сроков приводит к потере организацией права на взыскание долга в судебном порядке, обязывает списать долг в состав прибыли или убытка текущего года.

Вопрос проведения инвентаризации рассматривается во многих документах:

• статья 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон № 402-ФЗ);
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49н (в ред. от 08.11.2010; далее — Методические указания);
• пункт 38 Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденного Приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н (в ред. от 08.11.2010).

Согласно данным документам инвентаризация имущества является одним из основных мероприятий, предшествующих составлению годовой отчетности. В ходе инвентаризации можно найти ошибки, допущенные в учете.

Организация вправе самостоятельно устанавливать сроки проведения и перечень объектов инвентаризации. При этом нужно учитывать случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.

НА ЗАМЕТКУ

Полный перечень случаев обязательной инвентаризации изложен в пп. 1.5, 1.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Согласно ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ активы и обязательства организации подлежат инвентаризации. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ).

Через такой механизм отражения итогов инвентаризации достигается выполнение нормы п. 38 ПБУ 4/99: «Статьи бухгалтерской отчетности, составляемой за отчетный год, должны подтверждаться результатами инвентаризации активов и обязательств».

Таким образом, предметом годовой инвентаризации являются активы и обязательства. Дебиторская задолженность — вид активов организации, который отражается в бухгалтерском балансе по строке 1230 «Дебиторская задолженность».

Кредиторская задолженность относится к обязательствам организации. Неоплаченные суммы задолженности по обязательствам отражаются в бухгалтерском балансе по строке 1450 (при сроке погашения более года) и по строке 1520 (при краткосрочной задолженности до года).

Для бюджетных организаций имеются специальные разъяснения контролирующих органов по формированию данных объектов учета. В частности, они изложены в письме Минфина России от 29.01.1998 № 3-09-08 « О порядке проведения инвентаризации кредиторской задолженности организаций-бюджетополучателей ».

При инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности проверяют правильность учета по расчетам с:

• банками;
• бюджетом и внебюджетными фондами;
• покупателями;
• поставщиками;
• подотчетными лицами;
• работниками;
• другими дебиторами и кредиторами.

ОТРАЖЕНИЕ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Дебиторская задолженность является одним из видов активов. В нормативных актах РФ нет определения понятия «актив». Для определения активов можно руководствоваться п. 8.3 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России, , одобренной Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России, Президентским советом Института профессиональных бухгалтеров 29.12.1997:

«Актив признается в бухгалтерском балансе, когда вероятно получение организацией экономических выгод в будущем от этого актива и когда стоимость его может быть измерена с достаточной степенью надежности».

Дебиторская задолженность возникает в случае неисполнения контрагентом принятых обязательств. На основании ст. 309 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ) обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями и с соблюдением требований закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований — согласно обычаям или обычно предъявляемым требованиям.

Односторонний отказ от исполнения обязательства и одностороннее изменение его условий не допускаются.

Кроме того, остатки по счетам учета дебиторской задолженности могут быть основаны на временном факторе, а именно на срочных условиях предоплаты или постоплаты, исходя из условий договора.

В состав дебиторской задолженности входят суммы задолженности третьих лиц перед организацией, возникшей при расчетах с банками, бюджетом, внебюджетными фондами, работниками, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, другими дебиторами (пп. 3.44–3.48 Методических указаний, письмо Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01).

Дебиторская задолженность отражается в бухгалтерском учете по дебету счетов 62, 76 на основании правильно оформленных первичных документов. Она возникает в случае неоплаты за выполненные работы (оказанные услуги, поставленные товары), которые были оформлены:

• договором, счетом-оферта на имя покупателя,
• актом приема-сдачи работ (услуг), накладной на отгрузку, подписанной сторонами сделки.

При проведении платежей (платежное поручение, расходный кассовый ордер) и отсутствии оправдательных документов по зачету оплат в счет операций, совершенных фирмой (товарные чеки от подотчетных лиц, накладные на поставку товаров от поставщиков, начисление налоговых обязательств перед бюджетом, начисления обязательств перед работниками), возникают дебетовые конечные сальдо по счетам 60, 71, 68, 69, 70, 76.

ЭТО ВАЖНО

Суммы дебиторской задолженности указывают в разрезе каждого дебитора и каждого договорного обязательства с ним.

Дебиторская задолженность может возникнуть и при безденежной форме расчетов между сторонами сделки на базе оформленного акта взаимозачета, новации долга и т. д.

Во всех случаях последствия ее возникновения отражаются в виде дебетового сальдо (в том числе на забалансовых счетах) на конец отчетного периода.

Важно проверить легитимность данного сальдо перед составлением годового отчета, так как его наличие показывает всем заинтересованным лицам ликвидный актив, потенциально приносящий финансовые ресурсы в бюджет фирмы при его погашении.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Рассмотрим, как происходит инвентаризация учетных записей по дебиторской задолженности.

Согласно п. 2.2 Методических указаний организация должна иметь постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Если объем инвентаризируемой документации большой, создают рабочие инвентаризационные комиссии.

В комиссию входят представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В состав комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Для проведения инвентаризации необходимо присутствие всех членов инвентаризационной комиссии. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний).

Основные цели инвентаризации дебиторской задолженности:

• выявить фактическое наличие дебиторской задолженности;
• сопоставить фактическое наличие дебиторской задолженности с данными бухгалтерского учета;
• проверить полноту отражения в учете обязательств, то есть обоснованность сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

М. А. Чванова, аудитор, бухгалтер, налоговый консультант, юрист

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 12, 2020.

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

Инвентаризация — проверка на определенный момент времени фактического наличия имущества (нематериальных активов, основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, ценных бумаг, расчетов) и обязательств предприятия, и их соответствия данным бухгалтерского учета.

ФЗ «О бухгалтерском учёте» содержит следующие указания:

1. Активы и обязательства подлежат инвентаризации.

2. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

3. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.

4. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

— все имущество предприятия независимо от его местонахождения;

— все виды финансовых обязательств;

— производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие предприятию, но числящиеся в бухгалтерском учете (арендованные, находящиеся на ответственном хранении и т. п.);

— имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества и неучтенных объектов, подлежащих на­логообложению; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Методика проведения инвентаризации, порядок документального оформления ее результатов определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Инвентаризация проводится плановая — не реже одного раза в год, внеплановая — при смене материально-ответственного лица, пожарах, хищениях, по требованию вышестоящих, налоговых и следственных органов, руководства, а также и в других случаях. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем предприятия, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

— при смене материально ответственных лиц;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации предприятия перед составлением разделительного или ликвидационного баланса;

— в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Данные о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств должны быть внесены в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. За правильность, своевременность, полноту и точность оформления материалов инвентаризации несет ответственность инвентаризационная комиссия. Руководитель предприятия назначает постоянно действующую инвентаризацион­ную комиссию, в состав которой входят представители бухгалтерии, другие специалисты. Состав комиссии утверждается приказом руководителя предприятия.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49) по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты предприятия;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости.

Инвентаризация финансовых обязательств в бюджетном учреждении

Какова периодичность инвентаризации финансовых обязательств в бюджетном учреждении

Финансовые и иные обязательства учреждения должны быть проверены в рамках инвентаризации (п. 9 Инструкции по отчетности, утвержденной приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н, пп. 80—81 федерального стандарта бухучета для организаций госсектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):

• по основаниям, в сроки и в порядке, установленным субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики;
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других ЧС, в том числе вызванных экстремальными условиями;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
• в других случаях, предусмотренных законодательством и НПА;
• при составлении годовой отчетности;
• при реорганизации или ликвидации учреждения.

Учреждение вправе определять в локальных правовых актах, в которых устанавливается порядок инвентаризации, в соответствии с п. 6 Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, дополнительные основания для проведения соответствующей процедуры.

Порядок проведения инвентаризации обычно входит в состав учетной политики учреждения. Образец учетной политики вы можете посмотреть в «КонсультантПлюс». Если вы еще не зарегистрированы в системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

В случае если учреждение автономное или бюджетное, инвентаризация в нем должна проводиться по состоянию на 1 июля, 1 октября, 1 января года, следующего за отчетным, поскольку в соответствии с п. 69 Инструкции, утвержденной приказом Минфина № 33н, данным организациям необходимо предоставлять распорядителю сведения по задолженностям (форма 0503769), которые, в свою очередь, выявляются в ходе инвентаризации.

Каков алгоритм инвентаризации финансовых обязательств в бюджетных структурах?

Алгоритм инвентаризации финансовых обязательств учреждения в целом будет схожим с тем, что характеризует инвентаризацию любых других пассивов, а также активов хозяйствующего субъекта. Он предполагает реализацию рассматриваемой процедуры в рамках следующих этапов:

1. Издание приказа руководством учреждения о проведении инвентаризации.

Для этого используется унифицированная форма ИНВ-22, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Посредством рассматриваемого приказа утверждается также комиссия по инвентаризации — внутренняя структура бюджетного учреждения, без которой инвентаризация не может быть проведена.

В случае если учреждение бюджетное или автономное, имеет смысл сформировать постоянно действующую комиссию, имеющую соответствующие полномочия, поскольку данными учреждениями предполагается регулярное, как мы отметили выше, раз в квартал, предоставление отчетности распорядителю на основе данных, получаемых в том числе в ходе инвентаризации.

1. Отражение сведений о приказе в журнале.

Данный журнал также составляется с применением унифицированного источника — ИНВ-23.

1. Оформление расписок материально ответственными лицами (далее — МОЛ).

Как правило, данные расписки включены в структуру унифицированных инвентаризационных описей, задействование которых предполагается на следующем этапе. Но если это не так — данные расписки могут составляться в свободной форме.

1. Заполнение унифицированных инвентаризационных описей, иных документов — например, сличительных ведомостей по итогам изучения документов бухучета, отражающих наличие у учреждения финансовых обязательств.

В данном случае речь идет о заполнении как минимум:

• описи по форме 0504083 (опись задолженностей по займам), утвержденной в приложении № 1 к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н;

• описи по форме 0504089, также утвержденной приказом № 52н (опись расчетов с покупателями, поставщиками).

Можно отметить, что в структуре обеих форм присутствуют формулировки, с юридической точки зрения аналогичные тем, что могут приводиться в расписках МОЛ.

Если учреждение бюджетное или автономное, то оно должно, как мы отметили в начале статьи, также заполнять форму 0503769 по приказу № 33н по состоянию на 1 июля, 1 октября, 1 января года, следующего за отчетным.

Кроме того, могут составляться иные описи, предусмотренные локальным нормативом учреждения, который регламентирует инвентаризацию.

1. Заполнение отчетных документов:

• всеми учреждениями — акта сверки взаиморасчетов с контрагентами, перед которыми у учреждения есть финансовые обязательства (по унифицированной форме ИНВ-17);
• бюджетными и автономными учреждениями — сведений о проведении инвентаризаций в виде Таблицы № 6 по приказу № 33н.

Рассмотрим более подробно работу с указанными формами.

Инвентаризация финансовых обязательств: заполнение форм ИНВ-22 и ИНВ-23

Итак, первый этап инвентаризации финансовых обязательств учреждения — составление приказа о проведении соответствующей инвентаризации по унифицированной форме ИНВ-22. В данном случае в документе принципиально важно отразить:

• перечни конкретных обязательств, которые подлежат инвентаризации;
• причину проведения инвентаризации (она может отражать специфику хозяйственных операций с пассивами — например, если кредитор направил учреждению исковое требование с завышенными цифрами, и это стало причиной инициирования инвентаризации обязательств).

В остальном документ заполняется так же, как и в случае с инвентаризацией любого другого пассива или же актива. Нужно корректно отразить данные о составе комиссии, обеспечить заверку документа руководителем.

Ознакомиться подробнее со спецификой заполнения формы ИНВ-22 вы можете в статье:

Сведения о приказе о проведении инвентаризации должны быть отражены в журнале, который составляется на основе другой унифицированной формы — ИНВ-23. В данном источнике также важно отразить перечень конкретных обязательств, которые проверяются в рамках инвентаризации. В остальном заполнение соответствующей формы осуществляется по общим правилам.

Узнать больше об особенностях заполнения формы ИНВ-23 вы можете в статье:

Инвентаризация финансовых обязательств: описи

Рассматриваемый документ применяется в целях отражения итогов инвентаризации о долгах учреждения перед контрагентами в соответствии с учетными сведениями. Форма 0504083 позволяет отразить, в частности:

• величину долга — в целом, по основной части, процентам;
• величину неуплаченных процентов, штрафных санкций, пеней;
• подтвержденные и неподтвержденные суммы долгов;
• просроченную задолженность.

Рассматриваемый документ должен быть подписан главой комиссии по инвентаризации и всеми ее представителями.

Следующий важный документ при инвентаризации финансовых обязательств учреждения — опись расчетов с контрагентами по форме 0504089. В нем фиксируются:

• сведения о долгах учреждения (обусловленных, в частности, обязательствами по гражданско-правовым договорам);
• сведения о контрагентах;
• суммы задолженностей, классифицируемые по различным основаниям;
• подтвержденные и неподтвержденные долги;
• суммы с истекшим сроком исковой давности.

Аналогично рассматриваемый документ подписывается главой комиссии и ее членами.

Сведения о задолженности бюджетного и автономного учреждений

Бюджетные и автономные учреждения заполняют на соответствующем этапе инвентаризации сведения о задолженности учреждения по форме 0503769. В данном документе фиксируются:

• данные о дебиторской и кредиторской задолженности;
• данные о просроченных задолженностях;
• аналитические сведения о движении обоих типов задолженностей.

Можно отметить, что рассматриваемая форма задействуется в рамках инвентаризации финансовых обязательств, прежде всего в целях удостоверения корректности освоения учреждением бюджетных средств. В случае если в форме 0503769 будут отражены не предусмотренные контрактом долги или их размер превысит тот, что предусмотрен контрактом, у распорядителя бюджетных средств обязательно возникнут вопросы к руководству учреждения.

Акт сверки с контрагентами

Заполняется соответствующий акт на основе тех сведений, которые отражены в описях по задолженностям, рассмотренным выше.

Главная цель его составления — получить подтверждение текущего состояния задолженности от контрагента.

Кроме того, акт полезен с точки зрения:

• выявления ошибок в учете финансовых обязательств учреждения;
• отражения отсутствия разногласий по задолженностям со стороны контрагента;

Обязательно составление соответствующего документа в 2 экземплярах при условии подписания обоих компетентными представителями учреждения, а также представителями контрагента.

Подписанный акт может быть основанием для инициирования взыскания долга с обязанной стороны в суде.

Сведения об инвентаризациях по таблице № 6

Бюджетные и автономные учреждения составляют еще один отчетный документ — таблицу № 6 «Сведения о проведении инвентаризаций» по приказу № 33н. В ней отражаются сведения о результатах проведенных в рамках отчетного периода инвентаризаций обязательств учреждения.

В графах 1–4 Таблицы № 6 отражаются причины инициирования инвентаризации, дата ее проведения, а также реквизиты приказа о ее проведении.

В графах 5 и 6 фиксируются расхождения результатов инвентаризации со сведениями бухучета.

В графе 7 указывается перечень мер, которые приняты учреждениями в целях устранения обнаруженных расхождений.

Таблица № 6 предоставляется распорядителю бюджетных средств 1 раз в год.

Итоги

Финансовые обязательства бюджетного учреждения перед заемщиками и контрагентами отражаются в документах бухгалтерского учета и периодически подлежат проверке в рамках инвентаризации. Для удостоверения различных типов финансовых обязательств применяются унифицированные формы, утвержденные приказами Минфина России № 33н (в его юрисдикции — бюджетные и автономные учреждения) и № 52н (в его юрисдикции — все госучреждения, в т. ч. казенные). Конечная цель проведения инвентаризации соответствующих обязательств — предоставление распорядителю сведений, отражающих факты корректного получения и расходования средств бюджетным учреждением.

Ознакомиться с иными сведениями об инвентаризации обязательств вы можете в статьях:

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

Проводить периодические инвентаризации наличия имущества и состояния расчетов является обязанностью каждой компании. Как правило, процедура эта осуществляется перед составлением годовой финансовой отчетности. Разберемся в нюансах этого процесса, довольно трудоемкого, но необходимого для грамотной организации учета фирмы и контроля сохранности активов и расчетных операций.

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств: подготовка и документальное оформление

Необходимость проведения инвентаризаций предусмотрена ст. 11 закона «О бухучете» от 06.12.2011№ 402-ФЗ. Правила проведения инвентаризации имущества и финобязательств установлены Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина от 13.06.1995 № 49.

Проверке в плановом порядке подвергаются все активы и обязательства, имеющиеся в компании.

К имуществу относят:

• ОС и НМА;

• финансовые вложения;
• производственные запасы – материалы, топливо, сырье;
• готовую продукцию; ;
• инвентарь; и прочие активы.

Обязательства фирмы обычно представлены:

• задолженностью перед кредиторами – поставщиками, бюджетом, банками, персоналом, фондами;
• дебиторской задолженностью;
• сформированными резервами.

Порядок и сроки осуществления инвентаризации имущества и финансовых обязательств устанавливается руководителем фирмы, кроме ситуаций, когда проводится проверка, инициированная следственными органами, вышестоящими организациями и т.п. Обязательными считаются инвентаризации, проводимые перед составлением годовой бухотчетности, а также по какому-либо поводу – например, при смене материально-ответственных сотрудников, злоупотреблениях ответственных или должностных лиц, при передаче активов в аренду или при их продаже, после стихийных бедствий или хищений.

Процедура инвентаризации начинается с распоряжения руководителя (приказа об инвентаризации), в котором:

• определяется перечень видов имущества, подлежащих инвентаризации;
• назначается инвентаризационная комиссия с перечислением должностей и ФИО участвующих (для каждой из групп проверяемых активов или расчетов). Подобные постоянно действующие комиссии создаются на предприятии приказом администрации, в их состав входят специалисты разных отделов – технологи, финансисты, инженеры, при необходимости – независимые аудиторы. При проведении инвентаризации обязательным является присутствие всех членов комиссии;
• определяется круг лиц, ответственных за оформление и подготовку документов по инвентаризации;
• назначаются сроки проведения проверок и представления оформленных результатов.

Проведение инвентаризации любых активов предваряется выведением их учетных остатков на дату проверки. Процедура инвентаризации представляет собой сравнение имеющихся в наличии активов с данными бухучета.

Инвентаризация финансовых обязательств

Необходимость проведении проверки финобязательств продиктована нормами Положения по ведению бухучета (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), которое исключает наличие в учете фирмы несогласованности по расчетам с контрагентами и расхождения в оперируемых суммах. Согласно письму Минфина РФ № 07-02-18/01 от 09.01.2013 плановые проверки состояния расчетов проводятся на 31 декабря, т. е. непосредственно по окончании года. А вот реорганизация компании потребует внеплановой инвентаризации, дата которой назначается в соответствии с планом преобразующих мероприятий.

Проверка расчетов с кредиторами и дебиторами проводится сравнением учетных данных по остаткам задолженностей с данными актов сверки с контрагентами. В них указывается сумма задолженности, момент ее образования, промежуточные расчеты, размер долга на определенную дату. Составляется акт в 2-х экземплярах (по одному каждой стороне), и становится правомочным документом при заверении его обеими сторонами.

Аналогично сверке расчетов с контрагентами, проводятся инвентаризации по остальным обязательствам – резервам, расчетам с сотрудниками и др. Проверки по видам обязательств проводятся в отдельности по каждому из них и в разрезе по позициям.

Оформление документов по итогам инвентаризации

Информация о наличии активов и достоверности учитываемых обязательств фиксируется в инвентаризационных описях или актах инвентаризации. Заполняют их по определенным правилам: на каждой странице подсчитывают число проверенных позиций и их суммарный итог в натуральных и денежных значениях. Пустые строки обязательно прочеркиваются.

Установленные расхождения фактических данных от учетных записываются в сличительных ведомостях. На основе полученных объяснений ответственных лиц руководитель принимает решение о способах списания недостач. Излишки имущества приходуются.

Для оформления итогов проверки разных категорий имущества могут применяться унифицированные формы документации по инвентаризации активов и обязательств (инвентаризационные описи по основным средствам № ИНВ-1, по ТМЦ № ИНВ-3, акты инвентаризации ТМЦ отгруженных № ИНВ-4, наличных денег № ИНВ-15, расчетов с контрагентами № ИНВ-17 и другие). Результаты проверок по группам активов и обязательств обобщаются в ведомости № ИНВ-26. В ней отражаются сведения о расхождениях и порядок их устранения в соответствии с распоряжением руководителя

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.