Инструкции по составлению гарантийного письма

Инструкция по составлению гарантийного письма по оплате задолженности

Гарантийное письмо о выплате задолженности по договору — это официальный документ, в котором заказчик заверяет, что оплатит поставщику деньги за товары, работы или услуги по госконтракту.

Что представляет собой гарантийное письмо

Иногда у заказчика нет возможности своевременно исполнить обязательства по контракту и оплатить в указанный срок поставленные товары, работы или услуги. В такой ситуации он направляет поставщику гарантийное письмо.

Действующее законодательство не предусматривает унифицированной формы такой гарантии. Чтобы уведомить партнера о конкретных действиях, используют формат деловой переписки. Официальные обращения имеют юридическую значимость и учитываются судом. Предприятия вправе сообщать таким способом о согласии (акцепт) или предложении (оферта) заключить договор, сообщить о невозможности выполнить какие-то обязательства, отправить требование оплаты задолженности и т.д. Заказчик же направляет поставщику информацию о переносе сроков взаиморасчетов или гарантирует выплату в определенный период.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно рассчитать и взыскать неустойку.

Чтобы обращение имело юридическую силу и могло использоваться в качестве доказательства в судебных спорах и разбирательствах, его необходимо составлять грамотно и корректно. Укажите факт и причину образования долга, установите обязательства по срокам перечисления денег.

В каких случаях требуется

Есть несколько причин, когда заказчику понадобится гарантийное письмо:

1. У организации возникли финансовые трудности, и бухгалтер знает, что не сможет перечислить деньги в установленный срок. Чтобы избежать санкций со стороны поставщика, составляется гарантия. Заказчик обязуется оплатить всю необходимую сумму за поставленные товары, работы или услуги в определенный срок. Если госконтрактом предусмотрено несколько этапов оплаты, то в гарантии составляют новый график платежей или указывают период, в течение которого долг погасят в полном объеме. Документ не изменяет условия контракта и составляется только лишь с одной целью: гарантировать поставщику перечисление денег и застраховать заказчика от пеней и неустоек.
2. Организация уже нарушила сроки для перечисления денег, и поставщик выставил претензию. Официальная бумага, гарантирующая выплату, является основанием для отзыва претензии и отмены разбирательств. Подрядчик вправе потребовать компенсацию или вовсе не принять гарантию о перечислении долга.
3. В судебных разбирательствах гарантия является официальным признанием долга, что служит основой прерывания срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ, Постановление Президиума ВАС № 14056/07 от 22.04.2008).

Если исполнитель принял гарантийные обязательства от заказчика, то должник все равно несет административную ответственность за несоблюдение сроков и гражданско-правовую ответственность за нарушение существенных условий контракта.

Как составить гарантию

Форму бланка заказчик разрабатывает самостоятельно, руководствуясь своими потребностями. Инструкция, как правильно написать письмо о задолженности по оплате от имени организации-заказчика:

1. Документ составляется на фирменном бланке. В шапке обязательно проставляется номер и дата исходящего обращения, указывается адресат — руководитель или иное уполномоченное лицо исполнителя.
2. В текстовой части описывают причину задолженности и период гарантии, в течение которого будут проведены взаиморасчеты.
3. При необходимости указывают реквизиты сторон.
4. После текста идут подписи ответственных лиц — руководителя и по возможности главного бухгалтера.
5. Оттиск печати ставится, если она используется в учреждении.

Рекомендуется составлять гарантию в двух экземплярах. После согласования она направляется исполнителю по почте заказным отправлением или курьерской службой с обязательным уведомлением о его получении.

Вот образец, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности заказчику, — используйте шаблон в работе:

Дата: «__» _________20____

Гарантийное письмо на оплату задолженности

Настоящим _________________ (наименование заказчика) в лице __________________, действующего на основании Устава, гарантирует оплату имеющейся по состоянию на «__» ____20__ г. задолженности перед ООО «_______________» по контракту № ________ от «__» _______ 20__ г. в размере __________________________ рублей, включая НДС ________, не позднее «__» _______ 20__ г.

Гарантийное письмо о приеме на работу — образец

Гарантийное письмо о приеме на работу предоставляется работодателем по просьбе будущего сотрудника по разным причинам. Чаще всего такое письмо необходимо при решении миграционных вопросов в качестве гарантии устройства на работу иностранного гражданина либо россиянина, переселяющегося в другую местность или уезжающего за границу.

Не знаете, как принять на работу иностранца? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите чек-лист по оформлению иностранца в качестве работника.

Ниже перечислены все возможные сценарии, когда гражданину будет проблематично решить свои вопросы без гарантийного письма:

• участие в госпрограмме по переселению;
• трудоустройство иностранца;
• перевод на другую работу (к стороннему работодателю в соответствии со ст. 72.1 ТК РФ);
• выезд за границу для предъявления в посольство при получении визы;
• трудоустройство только закончившего обучение молодого специалиста;
• условно-досрочное освобождение заключенного.

Полезную информацию о трудоустройстве вы почерпнете из статьи «Как проходит проверка кандидатов при приеме на работу».

Если работодатель не хочет оформлять такое письмо, будущий работник никак не сможет принудить его это сделать, поскольку такой законодательно установленной обязанности нет. И другой нюанс: если работодатель, оформивший гарантийное письмо, по прошествии определенного времени откажется трудоустроить работника, последний вправе обратиться в суд для защиты своих прав и требовать оформления на работу.

Как составить гарантийное письмо

Поскольку унифицированного образца гарантийного письма о приеме на работу не существует, каждый работодатель оформляет его самостоятельно.

Учитывая предназначение письма, работодателю следует подробно указать в нем:

• будущую должность, которую займет соискатель (с указанием подразделения и адреса места работы);
• размер оклада и условия труда;
• подробную информацию о самом работодателе (сферу деятельности, регистрационные сведения, адрес, Ф. И. О. руководителя).

Гарантийное письмо составляется на фирменном бланке компании. Оно должно быть зарегистрировано в журнале регистрации исходящей корреспонденции и содержать номер и дату составления. В письме должна быть указана также информация о самом будущем работнике: его Ф. И. О., место проживания, образование, контактные данные.

Письмо может быть подписано как руководителем компании, так и уполномоченным на подписание подобных кадровых документов сотрудником.

Где найти образец заполнения гарантийного письма

Для экономии времени рекомендуем воспользоваться формой письма, разработанной экспертами. Образец гарантийного письма о приеме на работу вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Итоги

Предоставление будущим работодателем гарантии, что он планирует трудоустроить предъявителя гарантийного письма, помогает последнему застраховать себя от неприятностей, связанных с риском нетрудоустройства. При этом работник не может принудить работодателя выдать такое письмо.

Гарантийное письмо составляется в свободной форме, т. к. специального бланка для оформления указанного документа нет.

Формы и правила заполнения гарантийного письма

Гарантийное письмо удостоверяет обстоятельства сделки, в т. ч. размер долга одной стороны перед другой, является признанием задолженности, подтверждает факт возникновения обязательств между сторонами договора. Оно может быть дополнением к договору или выполнять его роль. Чтобы гарантийное письмо смогло выполнить свою функцию, необходимо при его написании учитывать характерные особенности составления документа.

Что такое гарантийное письмо

Гарантийное письмо — это обязательство одной стороны сделки перед другой по исполнению условий договора, контракта, соглашения.

Документ может применяться при отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, погашении задолженности. Его составление может требоваться по закону или выступать условием для заключения сделки.

Специальных правил, которые регламентируют оформление и использование гарантийных писем в российском законодательстве, нет. Поэтому при составлении руководствуются стандартными нормами делопроизводства. Главное, чтобы точно и полно были обозначены намерения и обязательства обеих сторон.

Можно ли использовать гарантийное письмо вместо договора

Гарантийное письмо больше выступает частью договора, в котором более полно отражаются все условия сделки. Оно является дополнительным гарантом выполнения обязательств, определенных договором.

В отдельных случаях гарантийное письмо может заменять договор.

Классификация

Гарантийные письма в зависимости от предназначения, какую сделку они обеспечивают, можно проклассифицировать по разным видам и формам.

Основными видами являются:

• письмо-оферта;
• письмо-акцепт;
• дополнительное соглашение.

Гарантийное письмо-оферта

Оферта – это письменное предложение договориться, содержащее существенные условия сделки. Понятие и процедура применения предложения описана в статье 435 ГК РФ. Для того, чтобы оферта могла быть частью договора, в ней должны содержаться его индивидуальные признаки (наименование товара, услуги, срок выполнения, порядок доставки).

Обязательно должен быть прописан срок, т. к. оферта, направленная в адрес клиента, не может быть отменена в течение указанных периодов для ответных действий, если в самом тексте не содержится других условий. Какие предложения может содержать оферта:

• оказания услуг;
• произведения оплаты за товары и услуги;
• выполнение работы;
• доставка товара.

В письме-оферте может содержаться одновременно одно или несколько условий.

Гарантийное письмо-акцепт

Акцепт – это согласие лица, которому адресована оферта. Оно выступает второй составной частью договора. Согласно ст. 438 ГК РФ, акцепт должен быть полным и безоговорочным, поэтому выражения одного только письменного согласия недостаточно. Гарантийное письмо-акцепт должно содержать порядок действий, необходимых для совершения сделки, обозначенной в письме-оферте.

Обратите внимание, при акцепте предложения считается, что клиент согласен на все условия оферты. Если клиент не акцептовал оферту, значит обязательств между сторонами не возникли.

Дополнительное соглашение

Гарантийные письма не содержат достаточной информации по условиям сделки. В них не прописываются порядок расчетов, ответственность за нарушение условий, способы урегулирования споров.

Чтобы более точно обозначить права и обязанности сторон сделки, можно заключить дополнительное соглашение. Однако, в этом случае проще оформить стандартный договор.

Какие формы гарантийного письма существуют

Форма гарантийного письма обозначает, для каких целей оно составлено. Наиболее распространенными направлениями являются:

• оплата задолженности;
• в налоговую;
• арендная плата;
• выполнение работ;
• купленный товар.

По оплате задолженности

Письмо, гарантирующее оплату задолженности, является признанием долга со стороны должника. Оно может быть составлено, если должник в силу обстоятельств не может погасить задолженность в срок. Письмо должно содержать на какой срок переносится оплата и обязательство по погашению.

В налоговую

Гарантийное письмо могут запросить в налоговой инспекции при регистрации юридического лица. Это происходит в случае, когда требуется подтвердить юридический адрес местонахождения компании, если она арендует помещение. Гарантийное письмо по аренде, будет выступать подтверждением, что собственник помещения намеревается заключить договор аренды с регистрируемой организацией и предоставить ей юридический адрес.

На оплату аренды жилья

Гарантийное письмо по оплате аренды жилья потребуется в случае, если арендатор не имеет возможности внести плату за арендуемое помещение в настоящий момент. В этом случае он может согласовать с арендодателем возможность и условия отсрочки платежа. При положительном ответе арендатор составляет арендодателю гарантийное письмо с указанием срока переноса оплаты.

На выполнение работ

Гарантийное письмо на выполнение работ будет содержать обязательства подрядчика по их исполнению в срок и в полном объеме. Оно может быть составлено в преддоговорный период и будет выражать серьезность намерений подрядчика.

В период выполнения работ, чтобы конкретизировать сроки их проведения. Гарантийное письмо может выполнять роль договора между сторонами. В этом случае подрядчик указывает в письме какие работы и в какие сроки он обязуется выполнить, а заказчик в акцепте принимает обязательства по оплате.

На поставку товара

Гарантийное письмо-оферта содержит предложение поставки товара. Оно составляется, если поставщик хочет предложить взаимовыгодное сотрудничество другой компании. Предназначением документа выступает проявление заинтересованности потенциального партнера и впоследствии заключения договора на поставку товара.

Другие формы документа

Аналогичные гарантийные письма составляются при осуществлении и других событий и сделок в процессе хозяйственной деятельности компаний или для физических лиц.

Например, гарантия, что контракт будет заключен в установленный срок; при получении займа должник гарантирует выплату займодавцу в установленный срок в определенной сумме; студенту необходимо гарантийное письмо о том, что работодатель примет его на работу для предоставления в ВУЗ.

Юридическая сила документа

Главные юридические функции гарантийного письма:

• доказательство факта оформления соглашения между контрагентами;
• удостоверение условий обязательств между сторонами сделки;
• факт признания задолженности.

Как правильно составить документ

Поскольку установленной законом формы гарантийного письма нет, оно составляется в зависимости от вида, формы, кто является составителем. При написании обязательно соблюдать правила делового общения, четкие и понятные формулировки.

Необходимо учитывать реальные свои возможности по выполнению принимаемых обязательств.

Какая информация должна присутствовать в документе

Какие реквизиты должны присутствовать в обязательном порядке, независимо от статуса составителя:

• номер и дата;
• адресат;
• вид гарантийного письма;
• текст предложения или обязательства;
• данные отправителя;
• подпись составителя с расшифровкой.

От юридического лица

Если составителем гарантийного письма выступает юридическое лицо, документ будет иметь следующие особенности:

• составляется на фирменном бланке компании;
• должен содержать юридический адрес, контактные телефоны, реквизиты банковского счета организации;
• документ подписывается первым лицом компании, гл. бухгалтером, ставится печать.

Пример письма на оплату задолженности:

При написании писем других видов, меняется только их содержательная часть.

Пример текста письма на поставку товаров:

Пример текста гарантии по выполнению работ:

Пример текста письма на прием на работу:

От индивидуального предпринимателя

Особенность гарантийного письма от предпринимателя в том, что у него может не быть расчетного счета и печати, поэтому он вписывает свои данные паспорта. Если расчетный счет открыт, форма письма будет аналогичной, как по юридическому лицу.

От физического лица

Написание гарантийного письма физическим лицом требует указания в нем паспортных данных и места регистрации составителя. Форма и содержание документа остаются стандартными.

Пример:

Образец документа

Стандартный бланк документа выглядит следующим образом:

Формулировка текста может включать дополнительные необходимые условия.

Распространенные ошибки при заполнении документа

Какие самые распространенные ошибки допускаются составителями гарантийных писем:

• Расплывчатые формулировки. Документ должен содержать четкие и понятные условия предложения или обязательства, не допускать двусмысленности или иносказания.
• Не прописываются существенные условия сделки. Не указывается сумма, объем, срок исполнения обязательств, ответственность сторон. Необходимо максимально точно обозначить все существенные параметры.
• Не указывается контактная информация. Это является необходимым условием гарантийного обязательства.
• Не прикладываются дополнительные документы. Если содержание гарантийного письма требует дополнительный документ-подтверждение, оно должно быть приложено. Например, свидетельство о праве собственности при представлении гарантийного письма в налоговую службу для регистрации ООО.

Как вручить документ

• Лично под роспись руководителю компании или уполномоченному лицу. При этом нужно либо приготовить два экземпляра документа, чтобы на втором была поставлена подпись о получении, либо получить расписку о принятии.
• Использование курьерской доставки.
• Отправка по почте с уведомлением о вручении.
• Использование электронных способов отправки.

Советы юристов

Для того, чтобы правильно составить гарантийное письмо, юристы советуют обратить внимание на следующее:

• Из его содержания должно быть понятно в отношении какой именно сделки выражено одобрение. Просто признать наличие задолженности мало, необходимо указать № и дату договора, реквизиты первичных документов (накладных, актов приемки-передачи).
• В документах должны быть четко определены стороны сделки. Недостаточно указывать только наименование, т. к. вполне могут быть зарегистрированы юридические лица с одинаковыми названиями. Поэтому дополнительно надо указать, как минимум ИНН компаний.
• Получать гарантийные письма лучше всего с личной подписью и синей печатью, а не по электронной почте. Может потребоваться проверка подписи на аутентичность, если письмо не подписывалось в присутствии другой стороны.

Будет ли иметь гарантийное письмо юридическую силу в суде?

Это зависит от того, как составлен документ. Если в нем изложены все необходимые сведения, которые подтверждают согласие на исполнение обязательств, то суд непременно примет его во внимание. Если письмо составлено неправильно, оно может быть проигнорировано или учтено как несущественное доказательство.

Зачем банку требовать составления гарантийного письма о погашении задолженности должником?

Здесь все дело в сроке исковой давности. Если он истекает, написание должником гарантийного письма будет считаться признанием задолженности и продлит срок еще на 3 года. Поэтому по тем долгам в отношении которых есть вероятность погашения без судебных разбирательств, кредитор таким образом оставляет за собой возможность обращения в суд, если долг всё же не будет погашен добровольно.

Как написать гарантийное письмо на оплату: пошаговая инструкция

Гарантийное письмо об оплате — это документ, который позволяет заказчику отсрочить платеж за товары, работы или услуги без нарушения срока поставок.

Что такое письменная гарантия

В законодательных нормативах нет прямого определения, что такое гарантийное письмо, но обычно под гарантией понимают документ об отсрочке оплаты. Отправитель обязуется выполнить какие-либо действия — к примеру, перечислить деньги исполнителю. Письменная гарантия подтверждает факт наличия задолженности, а это всегда принимают во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге участники сделки выстраивают доверительные отношения. Грамотно составленный документ позволяет перенести дату платежа без штрафов и пеней и не допустить срыва сроков поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Гарантию оформляют в случае, когда заказчик не в состоянии перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам. А повод для составления такого документа — претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

В КонсультантПлюс вы найдете много инструкций по гарантийным письмам:

1. Ликбез: для чего нужно и как составлять.
2. Образец по оплате задолженности.
3. Образец для физлица по оплате услуг.
4. Образец для подтверждения адреса юрлица.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ .

Как оформить документ

Унифицированная форма гарантийного письма на оплату товаров, работ или услуг действующим законодательством не предусмотрена. Но документ является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

Вот подробная инструкция, или как написать гарантийное письмо от организации об оплате товаров, работ или услуг:

1. На фирменном бланке организации проставьте дату и исходящий номер.
2. Внесите информацию о получателе средств (название компании или имя гражданина, адрес).
3. Пропишите представителя получателя (например, руководитель организации).
4. Озаглавьте документ (необязательно).
5. Напишите основной текст гарантийного письма об оплате, основание для неуплаты и гарантию перечисления необходимой суммы в конкретный срок.
6. Укажите реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т.п.).
7. Проставьте информацию об отправителе: ФИО, должности и подписи представителей должника.

Обычно гарантийное письмо оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

В основном тексте кратко укажите причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

Для большей убедительности плательщики рассчитывают размеры пени, которую ему начислят за каждый день просрочки.

Вот шаблон гарантийного письма об оплате, используйте его в работе:

(должность, название организации, кому адресовано письмо)

________________________________________ (наименование организации) гарантирует оплату задолженности за оказанную ____________ (наименование организации) услугу (указать наименование услуги) в размере ____ рублей _____ копеек (прописью) в срок до «___» ______ 20__ года в соответствии с условиями договора на организацию расчетов № ___ от «____» ______ 20__ года на единый лицевой счет (указать десятизначный код плательщика и код вида услуги и порядка налогообложения).

(При необходимости указать график платежей).

В случае несоблюдения гарантийных обязательств об оплате указанной суммы в установленный срок мы выплатим пеню в размере __% от суммы задолженности за каждый день просрочки уплаты.

Руководитель предприятия ___________ _________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Главный бухгалтер * ___________ _________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

* в случае отсутствия главного бухгалтера на вашем предприятии необходимо отметить:

Уведомляем о том, что в (наименование организации) отсутствует должность главного бухгалтера.

Какие ошибки допускают при составлении

Так как мы имеем дело с официальной бумагой, то здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Не стоит подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок. Укажите самую их суть либо пропустите этот момент. Поручительные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры. При формировании гарантии не забывайте о простых правилах:

• лаконично обоснуйте причину нарушения сроков оплаты;
• укажите документ-основание, по которому оплатите задолженность;
• установите предельный период для перечисления средств;
• сверьте реквизиты получателя с госконтрактом;
• подпишите у руководителя и главного бухгалтера.

При отправке запросите от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.