Форма КМ-3 Акт о возврате денежных сумм покупателям

Форма КМ-3. Акт о возврате денежных сумм покупателям

Акт по форме КМ-3 используется для того, чтобы оформить факт возврата покупателю денежных средств. В практике КМ-3 связана с неправильно пробитой суммой, возвратом товара или неотоваренными накладными.

Заполненный документ в обязательном порядке сопровождается чеком (кассовым или товарным), а также другими материалами, включая заявления и объяснительные сотрудника. Все ошибочно выбитые чеки должны иметь отметку “Погашено” и подпись либо руководителя предприятия, либо старшего кассира. Чеки возврата и РКО для таких случаев не формируются.

Обязательное условие для заполнения КМ-3 — возврат в день операции. Если же Z-отчет за смену уже был снят, то вместо означенного акта заполняется расходно-кассовый ордер.

Образец заполнения и пустой бланк формы КМ-3

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Заполнение полей формы КМ-3

В шапке формы заполняем реквизиты предприятия. Если оно не является структурным подразделением и не располагает ими, это поле оставляем пустым. Однако для случаев, когда в сеть объединены несколько магазинов, целесообразно указывать название и адрес конкретной торговой точки.

Обязательно указываем наименование контрольно-кассовой машины.

Прикладную программу и тип операции можно не уточнять. Кассира, ответственного за возврат, можно указывать по ФИО или табельному номеру.

Уточнение “в том числе по ошибочно пробитым чекам” следует понимать так: основанием для заполнения КМ-3 является допущенная кассиром ошибка, когда сумма больше, чем фактическая стоимость товара и предприятие возвращает “разницу”, возникшую в результате этого.

На примере: допустим, что кассир Светлова, оформляя покупку книги, не учла акцию, по которой новая цена — 159 руб. В итоге был пробит чек на 1749 руб. Покупатель обнаружил ошибку и указал на нее, в результате чего ему вернули 1590 руб. По регламенту покупатель представил заявление на возврат средств. Старший кассир Ефремов О.А. затребовал у кассира объяснительную записку, которую также приложили к КМ-3 от 26.08. 2016.

Если неправильно выбили несколько чеков, в форме указывается детализация по каждому из них. Однако в отчете по возврату средств в КМ-4 будет приведена только итоговая цифра.

Заполнение таблицы в КМ-3

Акт КМ-3, как правило, заполняют от руки, однако нет отсылок на то, что его нельзя оформлять с помощью компьютера. В любом случае, документ должен быть заверен подписями комиссии, иначе проверка может определить его как неверно составленный.

Данные можно сокращать — особенно это касается должностей в графе 6.

Когда оформлять акт КМ-3

Поскольку этот документ заполняется только в ряде случаев, ежедневно форму сдавать не нужно. Однако, если за день произошло несколько возвратов, то оформляют всего один КМ-3.
Происходит это в конце смены после снятия Z-отчета. Данные из КМ-3 используются для форм КМ-4 и КМ-7.

Срок давности для документа составляет 2 календарных месяца.
По прошествии этого времени проверка не может предъявить претензии к неправильно оформленному акту. В архиве бухгалтерии КМ-3 хранится 5 лет.

Форма (акт) КМ-3: скачать бланк, образец заполнения

Если покупатель возвращает товар, оплаченный наличными, или если чек пробит ошибочно, заполняется форма (акт) КМ-3. Скачать бланк, образец заполнения, а также прочитать инструкцию по оформлению можно ниже.

Получите бланк бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Акт возврата денежных средств по кассе оформляется, если покупатель вернул товар в день покупки. На чеке должен поставить подпись директор магазина — это будет основанием для выдачи денег. Далее разберем, как заполнять акт возврата денежных средств.

Акт КМ-3: образец заполнения

Форма КМ-3 составляется в одном экземпляре комиссией, в которую входит заведующий отделом и кассир. Утверждается документ руководителем.

Акт возврата денежных средств: скачать образец

Получите образец бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

Скачать интересующий вас образец в формате Excel или Word
Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Начинать заполнение акта возврата денежных средств нужно с шапки. В ней укажите:

название компании, ее адрес и ИНН,
сведения о кассе: модель, номер производителя и регистрационный,
ФИО кассира, который оформлял возврат.

Далее заполняется табличная часть. В ней надо указать:

номер и сумму каждого чека, по которому был возврат,
должность и ФИО сотрудника, который разрешил вернуть деньги,
общую сумму возврата — цифрами и прописью.

КМ-3: бесплатно скачать бланк и образец

Получите бланк бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Заполнение формы КМ-3 при использовании онлайн-кассы

Используя онлайн-кассы, заполнять акт (форму КМ-3) при возврате денег покупателю необязательно. Достаточно информации, которая поступает в налоговую с ККТ.

Если используете онлайн-кассу, надо оформить чек с признаком «возврат прихода» на основании заявления покупателя. Кроме того, нужно заполнить РКО на сумму возврата.

Сколько надо хранить акт возврата денежных средств?

В архиве бухгалтерии форма КМ-3 хранится 5 лет.

Нужно ли заполнять бланк акта КМ-3, если мы уже установили онлайн-кассу?

Не нужно. Вам надо оформлять чек с признаком «возврат прихода» и РКО.

Надо ли оформлять форму КМ-3, если покупатель расплатился картой и хочет вернуть товар?

Нет. Если покупатель приобрел товар за наличные, а потом решил вернуть его, продавец должен оформить акт КМ-3. Образец заполнения здесь >>

Акт о возврате денежных сумм покупателям (Форма КМ-3) – бланк и образец 2021 года

Когда возникает необходимость вернуть деньги покупателю, эта процедура должна быть правильно оформлена. Именно для этого используется унифицированный бланк КМ-3. О правилах его составления поговорим ниже.

Когда составляется акт о возврате денежных средств покупателю

В сфере торговли не редкостью являются случаи, при которых возникает надобность вернуть деньги покупателю. Например, это бывает, когда пробит неправильный чек, товар не устраивает покупателя, другие причины.

Логично предположить, подобные ситуации возникают далеко не каждый день. Соответственно, в ежедневном оформлении документа нет необходимости. Если за один рабочий день было выполнено несколько таких процедур возврата, информация обо всех указывается в одном бланке КМ-3. Приступать к составлению данного документа необходимо после того, как окончена рабочая смена, происходит сдача выручки и обнуление кассовой техники. Но это нужно сделать до снятия зет-отчета.

В качестве дополнения к акту прилагается кассовый чек. Также это может быть чек товарный. В зависимости от ситуации, здесь могут использоваться и некоторые другие документы. Например, сюда относятся объяснительные, написанные работниками, или заявления от покупателей. При возврате на чеке ставится отметка «погашено». При этом здесь должна стоять подпись главного кассира или директора организации.

(Видео: “Как правильно оформить возврат денежных средств покупателю за товар?”)

Кто составляет акт

Как правило, руководитель организации, которая в этой сделке играет роль продавца, назначает специальную комиссию. Именно эти ответственные лица и будут составлять документ, проводить сделку по возврату. В составе такой комиссии присутствуют главный кассир, кассир или заведующий. Если руководитель посчитает нужным, в состав ответственной группы могут быть включены какие-либо другие работники.

Особое внимание стоит обратить на то, когда нужно приступать к заполнению бланка. Это должно быть выполнено строго в тот день, когда возвращаются деньги. Если необходимость выполнить данную операцию возникает после того, как зет-отчет был снят, то представители комиссии должны оформить не акт, а расходно-кассовый ордер.

(Видео: “Права потребителей, как вернуть товар”)

Инструкция по заполнению акта о возврате денежных сумм покупателям

Для оформления данного документа используется унифицированный бланк КМ-3. Составляется он в едином экземпляре. Здесь должны присутствовать все подробности проводимой процедуры. Особое внимание рекомендуется уделить чекам, которые выписывались при покупке возвращаемой продукции. Логично предположить, после возврата денежных средств сумма в кассе уменьшится. Поэтому необходимая отметка должна быть сделана и в кассовом журнале.

Документ может заполняться не только от руки, но и на компьютере. Но при этом здесь обязательно должны присутствовать автографы всех членов специально созданной группы. Причем автографы проставляются «вживую».

Заполнение полей формы КМ-3

В любом официальном документе должна присутствовать вводная часть. Данный бланк не является исключением. Здесь указываются данные стороны, которая в этой сделке играет роль продавца. В соответствующем поле проставляется название структурного подразделения. Если таковое отсутствует, данную строку нужно оставить незаполненной. Нередко в составе одной организации находится несколько магазинов, поэтому их сеть имеет единое название. При этом нужно отметить сведения той торговой точки, на которой выполняется процедура возврата.

Форма имеет разделы, в которых нужно указать коды ОКПО, ИНН. В соответствующих графах прописываются вид деятельности, номера регистрации и производителя. Также необходимо упомянуть о ККТ, которая использовалась при продаже товара. Указываются ФИО кассира или его табельный номер.

Заполнение таблицы в КМ-3

Основную часть документа составляет таблица. Она состоит из шести столбцов:

порядковый номер;
название отдела;
код бригады, если таковая имеется;
номер чека;
сумма чека;
сведения о сотруднике, с разрешения которого выполняется данный возврат.

В таблице слова можно сокращать. Нередко такая необходимость возникает при указании отдела и информации об ответственном лице. Под таблицей указывается общая сумма. Также ее нужно продублировать прописью.

Образец акта о возврате денежных сумм покупателям

Скачать бланк и образец

Порядок оформления возврата денежных сумм покупателям

Многие денежные операции, которые проводят различные организации, строго контролируются соответствующими структурами. Поэтому нельзя просто так отдать деньги покупателю. Данный факт должен быть зафиксирован при помощи соответствующего документа. Наверняка каждый покупатель знает, невозможно вернуть товар без чека. Соответственно, при покупке необходимо позаботиться о сохранности чека.

Общую процедуру возврата можно разделить на определенные этапы:

Покупатель является на торговую точку, где приобрел товар. Закон разрешает вернуть продукцию обратно. Чтобы это сделать, нужно попросить продавца аннулировать сделку. Т.е. покупатель отдает купленный товар, который имеет первоначальный вид. К нему обязательно прилагается и чек. В свою очередь, продавец отдает обратно денежные средства.
Руководитель торгового предприятия расписывается на чеке. Это говорит о том, что деньги будут возвращаться с его разрешения.
Получив чек, операционист или кассир выдает покупателю сумму, которая указана в чеке. При этом здесь ставится пометка «погашено».
Когда рабочий день окончен, ответственный сотрудник или специально созданная комиссия приступает к составлению акта по форме КМ-3. Естественно, основанием для его оформления является тот самый чек. Сведения о нем обязательно должны присутствовать в акте.
На завершающем этапе в кассовом журнале делается отметка о том, какая сумма взята из кассы. Соответственно, именно этой суммы и не будет хватать при сдаче зет-отчета.

Стоит повторить, что данный алгоритм используется только в тех случаях, когда операция выполняется в день пробития чека, соответственно, в тот день, когда была совершена покупка. Если возврат будет осуществляться в последующие дни, то будет оформляться другой документ.

Что приложить к акту

Чек, полученный вместе с возвращенным товаром, и становится причиной начала проведения данной процедуры. Естественно, это главный документ, который играет роль приложения к основному документу. Из-за маленьких размеров чек достаточно часто теряется. А без него просто невозможно выполнить процедуру возврата. Чтобы избежать такой проблемы, можно приклеить его на большой лист бумаги. Он и прилаживается к основному акту.

Вообще, в качестве приложений чаще всего выступают такие документы:

Товарный чек. Обычно он выдается покупателю в тех ситуациях, когда деятельность организации не предусматривает использование ККТ.
Кассовый чек. Когда покупатель получает товар, ему выдается и чек, который нужно постараться сохранить как можно дольше. При отсутствии этого документа вернуть продукцию и получить обратно свои деньги вряд ли получится.
Объяснительная записка. Нельзя исключать человеческий фактор. Кассир может элементарно ошибиться, например, пробить чек с неправильными сведениями. Для записки нет какого-то стандартного шаблона. Кассир имеет право использовать здесь свободную форму.
Чек возврата. Этот документ обычно используется при наличии ошибок в первоначальном чеке.
Заявление от покупателя. Конечно, в большинстве случаев стороны обходятся без данного документа. Но если он и составляется, то обязательно прилаживается к акту. Обычно данное заявление покупатель пишет по просьбе продавца. В этом документе покупатель дает объяснение, почему было принято решение вернуть товар. Хотя нередко покупатель сам желает составить данное заявление. Пишется оно в свободном стиле.

Сколько надо хранить акт возврата денежных средств

Существует такое понятие, как срок давности. По отношению к данному акту этот срок равняется двум месяцам. Даже в тех ситуациях, когда акт был составлен неправильно или с нарушениями, проверяющие органы не имеют права выдвигать какие-либо претензии, если истек срок давности. Что касается хранения, обычно документ находится в бухгалтерии или архиве компании. Здесь акт должен храниться на протяжении пяти лет.

Акт о возврате денежных сумм по кассе. Форма КМ-3

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте и Фейсбуке. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Счета на оплату
Счета-фактуры
Накладные

Путевые листы
Доверенности
Акты выполненных работ

Акты приемки, инвентаризации
Коммерческие предложения
Кассовые ордеры

Акт по форме КМ-3 применяют для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам.

Унифицированная форма № КМ-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

50 актуальных бланков документов
Торговый и Складской учёт
CRM-система для работы с клиентами

Банк и Касса
Интеграция с интернет-магазинами
Встроенная почта и отправка SMS

Как правильно заполнить акт по форме КМ-3

В шапке акта указывают:

— данные о контрольно-кассовой машине (модель, регистрационный номер и номер производителя);

— ФИО кассира, оформляющего возврат;

В табличной части акта указывают номер и сумму каждого чека, по которому был возврат. Также указывают должность и ФИО сотрудника, разрешившего возврат денег по чеку.

Все перечисленные чеки должны быть прикреплены к данному акту. Общее количество чеков пишется прописью в строке «Приложение».

Обратите внимание! Акт по форме КМ-3 составляется в одном экземпляре, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. Далее он направляется в бухгалтерию вместе с приложенными погашенными чеками. Акт хранят в течение пяти лет.

На указанную в акте сумму уменьшается выручка кассы и заносится в журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
Печатать документы с изображением подписи и печати
Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.