Доверенность на подписание кадровых документов

Доверенность на подписание кадровых документов — образец

От имени компании без дополнительного подтверждения полномочий действует ее руководитель. Его полномочия закрепляются в учредительных документах, и все юридически значимые действия, в том числе и проставление подписи на документах, осуществляются без доверенности. Хотя законом предусмотрена возможность назначать сразу несколько лиц, имеющих право выступать от имени компании (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Но этой возможностью редко кто пользуется при создании компании. А вносить изменения в учредительные документы позже не всегда удобно, проще выписать доверенность, передав отдельные права выбранному лицу.

С расширением штата объем кадровых документов, подписание которых возложено на руководителя компании, увеличивается в разы. Руководитель же с развитием бизнеса оставляет за собой решение стратегических задач, перекладывая часть своих полномочий на подчиненных. Это касается и документопотока, который направляется в обход руководителя, поэтому право подписи всех или наименее значимой части кадровых документов поручается отдельному сотруднику.

Выбор уполномоченного сотрудника зависит от структуры компании. Если в ней есть отдельное подразделение, занимающееся кадровой работой, то кадровые документы поручают подписывать начальнику этого подразделения. Если же в штате просто предусмотрена отдельная должность, в рамках которой сотрудник занимается кадровой работой, то право подписи выпускаемых им же документов не всегда ему доверяют. Этим вопросом может быть уполномочен заниматься один из замов руководителя.

Прямого запрета на делегирование полномочий по подписанию кадровых документов компании лицом, в ней не работающим, в законодательстве нет. Поэтому допускается, что с лицом будет заключаться, например, договор поручения, и ему будет выдана доверенность на подписание кадровых документов.

Форма и содержание доверенности на подписание кадровых документов

В законодательстве нет каких-либо конкретных требований к форме доверенности, посредством которой будут передаваться полномочия на подписание кадровых документов. Поэтому здесь действуют общие нормы.

Вот что это за требования:

Доверенность выдается в письменном виде (ст. 185 ГК РФ); для подписания кадровых документов обычно нотариально удостоверенная доверенность не требуется (ч. 1 ст. 185.1 ГК РФ).
Доверенность оформляется за подписью руководителя (ч. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
В доверенности обязательно указывается дата ее составления — без этого она ничтожна. Если не указать в доверенности срок ее действия, то ей можно пользоваться ровно год (ч. 1 ст. 186 ГК РФ).
В доверенности нужно перечислить все названия документов, подписывать которые сможет уполномоченное лицо.

В компании с большим штатом есть смысл разработать образец доверенности, который можно было бы время от времени корректировать. Его удобно использовать для передачи полномочий по подписанию кадровых документов лицу, занимающему определенную должность.

Таким образом, доверенность составить достаточно просто, воспользовавшись нашим образцом, который можно скачать в разделе «Документы и бланки» в начале статьи. Не забывайте указывать дату ее составления, без нее документ ничтожен.

Можно ли передать право подписывать документы

Доверенность на право подписи — это документ, который позволяет уполномоченному лицу заверять бумаги, предназначенные доверителю. При этом документы приобретают такую же юридическую силу.

Для чего нужно

Чтобы уполномоченное лицо фирмы смогло официально визировать бумаги, требуется оформить доверенность на право печати и подписи документации. Без нее подтверждение производится только уполномоченным должностным лицом (директором, генеральным директором). Если известно, что у руководителя нет возможности самостоятельно поставить отметку, заранее оформляется письменное уполномочие.

Существуют следующие виды:

Разовая. Указывает на возможность совершения определенных действий представителем компании однократно.
Специальная. Позволяет действовать от имени доверителя в определенный временной промежуток, выполняя строго обозначенные действия.
Генеральная. Наделяет обладателя практически неограниченными полномочиями.

Чтобы четко определить круг разрешенных уполномоченному лицу действий, следует отобразить четкий перечень бумаг, которые вправе визировать предъявитель. В зависимости от ситуации и производственной необходимости, это:

доверенность подписывать документы воинского учета;
доверка на подписание первичных документов, договоров, информационных писем и т. д.

Для передачи права визирования внутренних документов (например, на период отпуска или болезни) используется формат приказа. Доверка используется для взаимодействия с третьими лицами, контрагентами, государственными органами, коммерческими организациями.

Правила составления

Допускается использование готовых бланков и образцов для разового применения или разработки собственных форм. При самостоятельном составлении важно отобразить всю необходимую информацию. На практике доверенность на подписание документов от имени юридического лица включает в себя:

название документа, номер, присвоенный во внутреннем документообороте предприятия;
место, где было составлено письменное уполномочие. Указывается город или иной населенный пункт, без полного адреса организации;

реквизиты доверителя. В его качестве выступает юридическое лицо, рекомендуется указать:

название фирмы;
ОГРН;
КПП;
ИНН;
адрес.

В отношении доверенного лица рекомендуется внести следующую информацию:

Ф.И.О., данные паспорта, адрес регистрации по месту жительства;
персональные данные гражданина, который представляет интересы. Необходимы для идентификации представителя организации;
перечень полномочий, которые переданы доверенному лицу. Это правомочие на проставление подписи на первичной или кадровой документации, договорах, счетах-фактурах, накладных, актах приема-передачи и т. д. Допускается включить список документации, которую вправе визировать указанный гражданин, или указать вид такой документации (кадровая, первичная), порядок его определения;
срок действия. Если точный промежуток времени не указан, по общим правилам, он составляет год, в соответствии со статьей 186 ГК РФ;
возможность или невозможность передоверия;
дату составления.

На бумаге проставляется подпись сотрудника, который обладает полномочиями по наделению представителя правом на заверение. В его роли выступает генеральный директор или директор фирмы. В некоторых случаях, если дело касается подписания различной финансовой отчетности, оформлением занимается бухгалтер. Если указанные работники отсутствуют, выдать документацию вправе их заместители.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как отменить доверенность, выданную от имени организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Пример доверенности на право подписи

Разрешается доверить составление бумаги секретарю, сотрудникам бухгалтерии или отдела кадров либо воспользоваться помощью работающего в организации юриста или стороннего специалиста, имеющего опыт в этой отрасли. Допускается скачать уже проверенный образец и заполнить его, опираясь на указания в тексте.

Доверенность на подписание кадровых документов

Что какой-либо документ компании имел юридическую силу, его должен подписать руководитель. Однако, иногда руководитель в силу определенных обстоятельств сделать это не может. В таком случае он может оформить доверенность на подписание кадровых документов на одного из своих сотрудников. В статье рассмотрим, что собой представляет доверенность, порядок правильного ее оформления, а также срок действия.

Оформление кадровых документов

На протяжении хозяйственной деятельности компании постоянно возникает потребность в оформлении тех или иных документов. Практически любые действия сопровождаются документальным оформлением, например, прием нового сотрудника на работу, либо увольнение работника, выплата заработной платы, направление в командировку, оформление больничного или отпуска. Каждое из этих действий должно быть задокументировано с целью обеспечения безопасности как работника, так и работодателя. Кроме того, правильное составление документов позволит избежать ответственности, предусмотренной законодательством.

Важно! Без подписи руководителя компании или иного ответственного лица документ не имеет юридическую силу и не является действительным. Такой документ не может быть реализован, так как по своей сути он представляет собой обычную бумагу.

Когда нужна доверенность

В любой компании, как правило, ежедневно оформляется огромное число документов. Руководитель иногда просто физически не успевает все эти документы подписать. Мало того, что на это уходит очень много времени, так это еще и может затормозить процесс их реализации. Поэтому обязанность по подписанию документов руководитель может делегировать другим сотрудникам (Читайте также статью ⇒ Как отозвать удостоверенную нотариусом доверенность).

Для того, чтобы иные сотрудники могли подписывать кадровые документы за руководителя, необходимо соблюдение следующих условий:

в уставных документах компании должно указываться, что при отсутствии руководителя, его заместитель, либо уполномоченное лицо вправе подписывать кадровые документы;
наличие доверенности на подписание кадровых документов, составленной руководителем компании на имя заместителя, либо иного уполномоченного лица.

Важно! Доверенность представляет собой подтверждение того, что одно лицо уполномочивает другое на подписание документов с целью представительства перед третьим лицом. В определенных случаях доверенность требует нотариального заверения.

Как оформить доверенность на подписание кадровых документов

Доверенность на подписание кадровых документов может быть оформлена внутри компании. Срок действия такого документа не должен превышать 3 года. Если в доверенности срок действия не указан, то считается, что действительна она в течение 1 года с момента оформления.

После того, как на определенное лицо была оформлена доверенность, он получает право подписывать определенные документы с указанием своей должности, а также основанием для подписания документов. Если право подписи руководитель компании передает своему заместителю, то это в обязательном порядке указывается в нормативных документах. В противном случае, наличие одной доверенности не будет достаточным для передачи права подписи и для того, чтобы подписанные документы имели юридическую силу.

Передать право подписи кадровых документов по доверенности руководитель может не только своему заместителю, но и иному уполномоченному сотруднику. Но прежде должны быть соблюдены определенные процедуры, предусмотренные Трудовым кодексом РФ. К ним относят следующее:

Заключить допсоглашение к действующему трудовому договору сотрудника.
Издать приказ.
Получить письменное согласие сотрудника на осуществление дополнительных трудовых обязанностей.

Важно! В соглашении указываются сроки и объем работ, ее содержание, а также размер оплаты за выполнение дополнительной работы.

Образец доверенности на подписание кадровых документов

При составлении доверенности на подписание кадровых документов, указать следует следующее:

наименование компании, ее юридический адрес и иные данные;
наименование документа (Доверенность);
информация о лице, передающем доверенность, а также лице, получающим доверенность (с указанием паспортных данных);
указание перечня документов, которые доверенное лицо сможет подписывать;
подпись руководителя и подпись лица, получившего доверенность.

Оформляют доверенность в простой письменной форме. Если по доверенности происходит подписание трудового договора, то в нем должна быть ссылка на доверенность, с указанием ее даты и номера (Читайте также статью ⇒ Доверенность в банк).

Когда доверенность прекращает свое действие

В определенных случаях доверенность прекращает свое действие. Среди таких случаев выделяют следующие:

неспособность лица, на которого составлена доверенность, выполнять возложенные на него функции (например, смерть доверенного лица, увольнение доверенного лица, утрата его трудоспособности и др. случаи);
отказ доверенного лица выступать представителем организации;
руководителем было принято решение о прекращении полномочий доверенного лица;
организация как юрлицо прекратило свое существование;
в случае реорганизации компании;
если окончен срок действия доверенности.

Важно! В случае наступления одного из указанных событий, доверенность прекращает свое действие, а лицо, наделенное на выполнение определенных функций, больше не имеет право ею пользоваться и подписывать документы за руководителя.

Документы, которые вправе подписывать только руководитель

Существуют определенные документы, которые вправе подписывать только руководитель. К ним относят следующие документы:

Документы, которые подписывает руководитель	Подробная информация
Документы, направляемые в ФНС для государственной регистрации юрлица	Такие документы может подписывать и направлять только директор, либо иное лицо, имеющее право действовать от имени юрлица без доверенности. Таким правом помимо директора наделены также учредители, конкурсные управляющие и т.д.
Документы, которые согласно Уставу компании может подписывать только руководитель	В Уставе компании может быть прописано, что финансовая и бухгалтерская отчетность может подписываться только директором. Если в Уставе компании не предусмотрен запрет на передачу полномочий по подписанию отчетности, то оформить доверенность можно.

Заключение

Таким образом, доверенность на подписание кадровых документов требует правильного оформления. В противном случае документы, составленные и подписанные во время отсутствия руководителя будут признаны недействительными.

Заключение трудовых договоров с работниками по доверенности

Можно ли делегировать по доверенности полномочия по заключению трудовых договоров с работниками организации, подписанию приказов и иной документации по личному составу (справок, уведомлений работникам), полномочия по заключению гражданско-правовых договоров с исполнителями, а также гражданско-правовых договоров с клиентами и поставщиками лицу, не являющемуся работником данной организации? Достаточно ли в этом случае оформления доверенности в простой (не нотариальной) письменной форме за подписью генерального директора и печати организации? Может ли доверенное лицо осуществлять эти полномочия на безвозмездной основе?

1. Права и обязанности работодателей – юридических лиц в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами (часть шестая ст. 20 ТК РФ).

Таким образом, руководитель организации вправе уполномочивать иных лиц осуществлять отдельные права и обязанности работодателя, в том числе наделять их правом подписания трудовых договоров с работниками, приказов и иных кадровых документов. Отметим, что в силу прямого указания части первой ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями. Запрета на передачу соответствующих полномочий лицу, не состоящему с организацией в трудовых отношениях, законом не установлено.

2. Трудовым законодательством не предусмотрен порядок передачи таких полномочий, как и форма документа, которым орган управления юридического лица может уполномочить определенных сотрудников либо третьих лиц на подписание трудовых договоров и кадровых документов.

На практике такие полномочия могут оформляться путем заключения договора (например, доверительного управления), издания локального нормативного акта (положения, регламента), организационно-распорядительного акта индивидуального применения (распоряжения, приказа, указания), а также путем выдачи доверенности (смотрите, например, ответ специалистов Роструда на вопрос: Работник уволился по собственному желанию. Через некоторое время подал в суд иск о восстановлении на работе, поясняя, что написал заявление под давлением начальника отдела. Правомерны ли требования работника, ведь начальник отдела не является работодателем, по своим должностным обязанностям не может принимать решения об увольнении? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, март 2016 г.); апелляционное определение СК по гражданским делам Оренбургского областного суда от 18.03.2015 по делу N 33-1556/2015).

Отметим, что возможность уполномочивания третьих лиц (не являющихся работниками организации) доверенностью, выданной единоличным исполнительным органом, является дискуссионной, поскольку доверенность является институтом гражданского права, а оно не регулирует трудовые отношения. Поэтому работодателю целесообразно оформлять передачу полномочий не только доверенностью, но еще и внутренним документом организации путем указания соответствующих полномочий в локальном акте, приказе, регламенте, распоряжении и т.п. (смотрите, например, ответ специалистов Роструда на вопрос: Может ли директор предприятия передать свои полномочия по подписанию соглашений к трудовым договорам работников, а также кадровых приказов начальнику отдела кадров? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, октябрь 2016 г.); определение СК по гражданским делам Верховного Суда РФ от 18.04.2008 N 45-Г08-9, апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 12.05.2014 по делу N 33-965/2014).

В то же время мы полагаем, что ситуация, когда полномочия представителя работодателя переданы исключительно доверенностью, не противоречит закону. Существуют и разъяснения компетентных органов, и судебная практика, поддерживающие данную позицию (ответ специалистов Роструда на вопрос: Может ли единоличный исполнительный орган (генеральный директор) по доверенности, оформленной в простой письменной форме, передать свои полномочия по подписанию кадровых документов (приказов о предоставлении отпуска, приеме, увольнении) штатному сотруднику – заместителю генерального директора? Должно ли это прописываться в Уставе юридического лица? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, сентябрь 2015 г.); апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 01.03.2016 по делу N 33-4451/2016; апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 14.04.2014 по делу N 33-1199-2014). Исходя из такой точки зрения, заключение трудового договора (равно как и подписание кадровых документов) от имени работодателя третьим лицом, не являющимся работником организации, уполномоченным на это доверенностью, является правомерным действием.

Таким образом, по нашему мнению, указанные в тексте вопроса полномочия могут быть переданы руководителем другому лицу, не являющемуся работником организации, в том числе и путем выдачи доверенности, оформленной в соответствии с гражданским законодательством (статьи 185, 185.1 ГК РФ). При этом законодательство не запрещает объединять в рамках одной сделки (доверенности) несколько поручений или ряд полномочий, равно как и не ограничивает доверителей в праве выдавать доверенности лицам, не состоящим с ними в трудовых отношениях. Поэтому все перечисленные полномочия могут быть указаны в одной доверенности, выданной лицу, не являющемуся работником организации.

3. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Наличия оттиска печати на такой доверенности не требуется (это требование исключено с 1 сентября 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 07.05.2013 N 100-ФЗ). Нотариальное же удостоверение доверенности требуется только в случаях, предусмотренных законом, а также когда она выдается на совершение сделок, требующих нотариальной формы (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ, смотрите подробнее в Энциклопедии решений. Нотариальное удостоверение доверенности). Поэтому сами по себе приведенные в вопросе обстоятельства не свидетельствуют о необходимости соблюдения нотариальной формы доверенности.

4. Сам по себе факт выдачи доверенности не свидетельствует о возникновении какого-либо обязательства между представителем и представляемым (в силу пп. 3 п. 1 и п. 2 ст. 188 ГК РФ представитель может в любое время отказаться от полномочия, предоставленного ему в силу доверенности, что прекратит ее действие). Однако правоотношения между этими лицами могут основываться на различных видах обязательств – к примеру, на обязательстве из договора поручения, факт заключения которого принципиально может быть подтвержден и в отсутствие соответствующего документа (“договора”), подписанного сторонами (ст.ст. 162, 434, 438 ГК РФ). Учитывая же презумпцию возмездности договора (п. 3 ст. 423, ст. 972 ГК РФ), на безвозмездный характер поручения должно быть прямо указано в доверенности либо договоре, во исполнение которого доверенность выдана. Само по себе законодательству это не противоречит (разумеется, в отсутствие оснований для квалификации отношений представителя и представляемого в качестве трудовых).

Ответ подготовил: Габбасов Руслан, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ответ прошел контроль качества