Для чего необходим журнал-ордер

Особенности журнально-ордерной формы бухгалтерского учета

Больше материалов по теме «Бухгалтерский учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Журнально-ордерная форма бухучета (ЖОФ) – это форма, подразумевающая сбор данных. Регистры – это журналы, созданные по КТ счетов бухучета. Создаются и дополнительные ведомости, оформленные по ДТ счетов.

Основные принципы создания

При разработке ЖОФ используются эти законы:

Записи вносятся в порядке регистрации действий.
Записи вносятся только по КТ счета, который взаимодействует с ДТ счетами.
Обычно в одной системе сочетаются общий и детализованный учет.
Фиксируются операции в разрезе значений, нужных для контроля и оформления отчетности.
Использование ЖОФ по совокупным счетам.
Употребление регистров с заблаговременно прописанной корреспонденцией.
Применение регистров со значениями, нужными для оформления отчетности.
Использование журналов, которые составляются каждый месяц.

Основополагающим принципом ЖОФ является принцип сбора данных первички в разрезах, нужных для целей общего и детализированного учета. Систематизация сведений происходит в учетных регистрах. Последние нужны для фиксации всех операций, предполагающих учет.

Все направления записей вносятся единовременно. В ЖОФ используется две формы регистров. Рассмотрим все их особенности.

Журналы-ордера

Журнал-ордер – таблица, выстроенная по шахматной схеме. Обеспечивает фиксацию операции одновременно на двух счетах: дебет и кредит. Для учета и на КТ, и на ДТ нужно вести всего одну запись. Записи заносятся на основе сведений из первички или отчетов. Все отчеты и первичная документация должны быть тщательно проверена. На бумагах, записанных в журналы, прописывается эта информация: дата записи, номер строки в журнале, где находится запись.

Журналы-ордера выстроены по значению КТ. Регистрация оборотов по КТ выполняется в корреспонденции со счетами ДТ. В бумагах фиксируются операции по КТ.

Сотрудники должны рассчитывать промежуточные результаты. Делать это нужно на протяжении всего месяца по декадам или рабочим неделям. Когда завершился этап внесения записей за месяц, нужно определить итоги за этот отчетный период. По некоторым счетам ведутся записи и в журнале-ордере, и в ведомости. Итоги из этих документов нужно сравнивать между собой.

После того как все подсчеты и проверки выполнены, журнал-ордер должен быть подписан. Подпись ставится сотрудником, который составлял документ. Свою подпись ставит главбух.

Ежемесячные результаты журнала вписываются в Главную книгу. Об этом нужно проставить отметку в журнале-ордере.

Если в регистрах были найдены ошибки, нужно их исправить. Делать это нужно в соответствии с такими правилами:

Недочет обнаружен до выставления итогов: ошибка вычеркивается, верное значение вписывается над помаркой.
Недочет обнаружен после выставления итогов: исправление выполняется после строки с результатами.
Если итоги уже занесены в Главную книгу, в журналы не вносятся в исправления. Все уточнения нужно внести в бухгалтерскую справку. Сведения из нее фиксируются в Главной книге. Эти данные должны быть обособлены.

Правильное построение журналов-ордеров нужно для контроля над правильностью записей бухучета. Эти документы нужно переплетать, а также нумеровать. Хранить их требуется отдельно от первички. Если документов совсем мало, можно подшить их в одну папку.

Вспомогательная ведомость

Вспомогательные ведомости используются тогда, когда аналитические значения по счетам нельзя записать в сами журналы-ордера в связи со сложностью. В подобных ситуациях нужно выполнить группировку в ведомостях. Итоги из этих ведомостей вносятся в журналы-ордера. Иногда группировка может выполняться в таблицах.

К СВЕДЕНИЮ! Ведомость нужна для улучшения и упрощения бухучета. Она позволяет снизить количество учетных записей.

Структура

ЖОФ является наиболее популярной формой ведения бухучета. Даже принцип функционирования автоматизированных программ бухучета базируется именно на рассматриваемой форме. Она являет собой наилучшую совокупность этих видов учета:

Аналитический. За него ответственны отделы, которые занимаются приемкой и хранением ТМЦ.
Синтетический. За него ответственен финансовый отдел.
Хронологический. Предполагает внесение записей в порядке выдачи документов, сопровождающих операции.
Систематический. Предполагает оформление сведений.

Если все записи будут внесены правильно, итоги по всем формам записей должны совпадать.

Особенности применения

Журналы-ордера заводятся на месяц. Рекомендуется разделить регистры. Для этого требуется создать несколько книг для записей. На протяжении всего месяца записи нужно и заносить в регистр, и суммировать в ведомостях.

Ведомостями в рамках ЖОФ могут быть эти бумаги:

Ведомости, на базе которых создается ЖОФ.
Таблицы.
Отчетности.
Расшифровочные листы.

Перенос сведений из ведомостей выполняется в любой момент. Но делать это нужно с определенной регулярностью. К примеру, делать это можно раз в неделю, месяц, день. В завершение месяца итоги переносятся в последующий регистр ЖОФ – Главную книгу. Нужно понимать, что журналы-ордера ведутся именно для выведения итогов.

К СВЕДЕНИЮ! Ведение регистров нужно и для вывода сальдо.

Преимущества и недостатки

Уменьшение числа записей и совершенствование системы сбора информации.
Регистры проще подчинить задачам, связанным с учетом.
Контроль записей в регистрах.
Облегчение и ускорение работы сотрудника, ответственного за учет.
Уменьшение трудоемкости учета.
Увеличение оперативности и достоверности бухучета.
Операции отражаются только по кредиту.
Сведения из общего и детализованного учета совпадают.
Выполняется учет действий, необходимых для отчетности.
Не требуется дублировать записи.
Не нужно оформлять промежуточные регистры.
Ускорение процесса учета.
Сокращение числа недочетов и ошибок.
Ошибки, даже если они были совершены, быстро обнаруживаются.
Учет становится детализованным.
Становится проще получить сведения, нужные для отчетности.
Значения отчетности можно взять без вспомогательных выборок.

Но рассматриваемая форма не лишена недостатков:

С формой придется работать вручную. Перевести ее на обработку компьютером сложно.
Усложненное формирование регистров.
Громоздкость.
Сотрудники, ответственные за учет, должны обладать высокой квалификацией.
Работников, которые не знакомы с системой, придется обучать.
Различная структура документации.
Усложненное формирование отдельных регистров.

Недостатки у системы есть, однако она все равно широко применяется как крупными предприятиями, так и небольшими компаниями.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета – форма учета, при которой учетные данные систематизируются в специальных регистрах — журналах-ордерах, которые ведутся по кредиту счетов бухгалтерского учета и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов.

В основу построения журнально-ордерной формы учета положены следующие принципы:

производство записей в журналах-ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

применение объединенных журналов-ордеров по счетам, экономически связанным друг с другом;

применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, требующимися для составления периодической и годовой отчетности;

применение месячных журналов-ордеров.

Журнально-ордерная форма учета основана на использовании принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета.

Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету хозяйственные операции за отчетный месяц.

При этом хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно.

В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются два вида учетных регистров — журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

При этом основными регистрами являются журналы-ордера.

Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда более подробные (аналитические) показатели по счетам сложно записать непосредственно в журналы-ордера. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера. В отдельных случаях предварительная группировка данных первичных документов может осуществляться в специальных разработочных таблицах.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в журналах-ордерах производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.

Иными словами, записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся полностью в одном журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету фиксируются в различных журналах-ордерах по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов.

Каждый журнал-ордер предназначен для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию; для каждого из них в регистре отведен раздел или графа. Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется аналитический учет, содержат два раздела: один — для записи операций по кредиту счета, другой — для отражения показателей аналитического учета.

После внесения всех необходимых сумм в журналы-ордера в них подсчитываются «вертикальные» и «горизонтальные» итоги, которые в свою очередь суммируются «по вертикали» и «по горизонтали». «Вертикальные» и «горизонтальные» итоги должны совпадать.

На первичных документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указываются номера соответствующих регистров и порядковые номера записи (номер строки).

Для обеспечения контроля за правильностью учета хозяйственных операций итоговые записи в журналах-ордерах обязательно сверяются с данными первичных документов, на основании которых произведены эти записи.

Все журналы-ордера в конце месяца подписываются главным бухгалтером предприятия или уполномоченным им лицом.

Далее итоговые данные журналов-ордеров (остаток на начало месяца, обороты, конечный остаток) по окончании месяца переносятся в главную книгу, на основе которой и составляется бухгалтерский баланс.

Использование данной формы учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учетных работ, повысить контрольную функцию бухгалтерского учета, облегчить составление необходимой отчетности.

Журнал-ордер №1

Компания должна оформлять операции с наличными деньгами по кассе первичными документами, в соответствии с Порядком ведения операций по кассе. Ранее для их учета и группировки применялись еще и специальные регистры – журналы-ордера №1, а также ведомость №1 к нему. В настоящее время данные документы используются в специализированных программах в качестве одного из видов отчета при выборке.

Необходимость применения журнала ордера №1

Журнал ордер 1 применялся ранее при одноименной форме учета. На основе ее построены в настоящее время программы по бухгалтерскому учету. В них все журналы ордера заполняются автоматически, после оформления первичной документации.

Только на малых предприятиях еще сохранилась данная форма учета, при которой суммы по первичным документам нужно разносить в специальных таблицах. Однако, и здесь достаточно редко сейчас можно встретить заполнение журнала ордера в ручную.

Главное его достоинство заключается в возможности группировать документы одновременно в хронологическом порядке и по счетам бухгалтерского учета, то есть по направлениям расходования средств. А построение ее по принципу шахматной ведомости, значение итога по столбцам равно общему итогу по строкам, предоставляет возможность дополнительно осуществлять контроль за правильностью разнесения документов в Главной книге.

Журнал ордер № 1 и ведомость к нему в настоящее время не являются обязательными к заполнению. Их составляют в качестве одного из видов сводных отчетов для контроля и получения информации в разрезе использования наличных денег.

Порядок применения журнала

Журнал-ордер оформляется на основании данных из расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей или отчетов кассира. Он может составляться в настоящее время за любой период — день, неделю, декаду, месяц. На крупных предприятиях с большим количеством документов по кассе его оформляют за один или несколько дней. Журнал-ордер №1 служит только для отражения операций по кредиту сч. 50 Касса, для аналитики по дебету используется ведомость № 1.

Кассовый документ или отчет кассира отражаются в шахматной ведомости. Если регистр составляется за день, по горизонтали указывается номер по порядку, в противном случае дата оформления первичных документов. Суммы распределяются в столбцах в соответствии со счетами учета, указанных в них.

При закрытии журнала-ордера подсчитываются итоги по каждой строке и графе. Сумма всего должна сойтись «на угол». После этого выводится остаток по кассе (сальдо) на конец периода.

Данный регистр после оформления (распечатки) подшивается вместе с первичными документами, которые в нем отражены.

Остатки на определенные даты в нем должны совпадать с сальдо в отчетах кассира, а итого — с оборотом по кредиту сч. 50 в Главной книге за соответствующий период.

Образец заполнения журнала-ордера №1

Ниже заполняется «Журнал-ордер №1» и если он формируется за несколько дней, то указывается дата начала и конца периода.

Название граф таблицы содержат коды счетов бухучета, в дебет которых с кредита сч. 50 относятся суммы. По Плану счетов, который дает примерную корреспонденцию по данному счету, можно проверить правильность используемых кодов в первичных документах.

В первой графе отражается номер по порядку производимой записи или дата операций по кассе, если разносятся отчеты кассира за несколько дней.

В предпоследнем столбце необходимо посчитать и проставить итоги по соответствующим строкам (в хронологическом порядке). Заканчивается таблица графой сальдо по дебиту, которая отражает наличие денег в кассе на отчетную дату.

Последняя строка журнала-ордера также содержит итоги, но уже по разным счетам (по направлениям расходования средств).

Нюансы

Если журнал-ордер №1 оформляется за день, то у него графа сальдо по дебету отсутствует.

В этом случае в первой строке записывается «Сальдо на начало дня», а в последней строке «Сальдо на конец дня» и проставляются соответствующие суммы.

Большая Энциклопедия Нефти и Газа

Журнал-ордер № 6 ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Кроме справочных данных ( номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика) в журнале-ордере № 6 записываются номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам предприятия и стоимость по платежному документу поставпщка с выделением в отдельную графу суммы налога на добавленную стоимость, указанной в расчетном документе. Сумма претензий записывается на основании актов. [2]

Журнал-ордер № 1 и ведомость к нему открываются по субсчетам, записи производятся в течение месяца. [3]

Журнал-ордер № 6 по кредиту счета Расходы с поставщиками и подрядчиками используется для учета приобретения и заготовления материалов, расчетов с поставщиками, а также дебетовых оборотов при оплате счетов поставщиков. Этот журнал представляет собой регистр синтетического и аналитического учета благодаря применению принципа линейной ( позиционной) записи. В результате в журнале-ордере выявляются не только полученные и оплаченные материалы, но и суммы по акцептовым счетам, находящимся в пути, неотфактурованные поставки. [4]

Журнал-ордер № 7 рассчитан на отражение операций по 30 отдельно выданным под отчет авансам. Если в течение месяца выдача авансов превышает это количество, то используются предусмотренные к журналу-ордеру вкладные листы. [5]

Журнал-ордер закончен 10 апреля 1966 г. Данные синтетических счетов сверены. [6]

Журнал-ордер — это комбинированный регистр хронологической и систематической, а в некоторых случаях и комбинированной записи, так как в нем совмещается синтетический и аналитический учет. Записи в журналы-ордера производятся на основе отдельных предварительно обработанных первичных документов ( кассовых ордеров, выписок Госбанка, счетов-фактур поставщиков и Др. При большом количестве однородных документов их сначала группируют во вспомогательных ведомостях, итоги которых переносятся в конце месяца в соответствующий журнал-ордер. [7]

Журнал-ордер 13 является основным регистром, в котором отражают и группируют кредитовые обороты по счетам 01 Основные средства ( фонды), 02 Износ основных средств ( фондов), 85 Уставный фонд, 74 Расчеты с кооперативными организациями за основные фонды. На последней странице журнала-ордера 13 ведут аналитический учет уставного фонда, что дает возможность иметь необходимые сведения об изменении средств этого фонда. [8]

Журнал-ордер построен по принципу шахматной ведомости. В подлежащем указываются дебетуемые производственные счета и данные для корректировки затрат, а в сказуемом — кредитуемые счета. [9]

Журнал-ордер 10 состоит из трех разделов: 1) издержки производства; 2) расчет затрат до экономическим элементам; 3) расчет себестоимости товарной продукции. [10]

Журнал-ордер № 7 рассчитан на отражение операций по 30 отдельно выданным под отчет авансам. [11]

Журнал-ордер открывается на каждый счет или группу счетов бухгалтерского учета по экономическому признаку, в котором и производятся записи в течение всего отчетного месяца. По окончании записей за отчетный месяц подсчитываются обороты, по некоторым журналам-ордерам определяются остатки на балансовом счете и обороты отчетного месяца переносятся из журналов-ордеров в Главную книгу. В журналах-ордерах № 19-с, 12, 13, 15 и 16 обороты подсчитываются с начала года. Записи по кредиту каждого синтетического счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами производятся полностью в одном каком-либо журнале-ордере. [12]

Журнал-ордер № 6-с открывается на каждый отчетный месяц. В этом журнале кредитовые записи делаются по каждому счету поставщика, а отметки об оплате производятся в том журнале, где была произведена запись о поступлении груза независимо от времени оплаты. Например, в журнале-ордере № 6-с за апрель по счету цементного завода от 24 апреля оприходован цемент. Оплата этого счета произведена с расчетного счета в мае. Таким образом, оплата отражена в журнале-ордере № 2 — е за май по кредиту счета № 51 Расчетный счет, а по дебету счета № 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками. [13]

Журнал-ордер № 10 и другие содержат специальные сгруппированные аналитические данные, необходимые для составления отчетности. Строение журналов-ордеров третьей группы приведено ниже. [14]

Журнал-ордер № 6 ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Кроме справочных данных ( номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика) в журнале-ордере № 6 записываются: номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам организации и стоимость по платежному документу поставщика с выделением в отдельную графу суммы налога на добавленную стоимость, указанной в расчетном документе. Сумма претензий записывается на основании актов. [15]