Деловые (служебные) письма – понятие, виды

Виды делового письма.

В управленческой и коммерческой деятельности всегда решаются многочисленные вопросы, при этом часто используется обмен официальными сообщениями ( деловая корреспонденция , деловое письмо ). Деловые письма всегда регистрируются.

Существует не менее пяти видов классификации деловых писем, в основе которых лежат различные классификационные признаки^

1) по функциональному признаку деловые письма можно разделить на две группы:

— письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

— письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

2) по структурным признакам деловые письма делятся также на две группы:

— регламентированные (стандартные) – письма, решающие типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуемые в виде стандартных синтаксических конструкций.

— нерегламентированные – деловые письма, представляющие собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

3) по тематическому признаку проводится условное разделение, на деловую и коммерческую корреспонденцию. Принято считать, что переписка, касаемая экономических, правовых, финансовых и всех других форм деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

4) по признаку адресата деловые письма делятся: на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

5) по композиционным особенностям деловые письма делятся: на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, один вопрос, а многоаспектное — несколько. Также многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, сообщения и предложения.

Деловые письма, в свою очередь, подразделяются на следующие виды:

В таком письме излагается какая-либо просьба, при этом подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первоголица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

В таком деловом письме дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Содержит сообщение о получении какого-либо отправления, о том, что ранее составленный документ остается в силе, подтверждает факт либо действие.

Такое письмо направляется в тех случаях, когда нет возможности получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминании о выполнении действия и меры, которая будет принята в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

Пишется в том случае, когда одна организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В таком деловом письме необходимо указывать время, место и дату проведения мероприятия.

В данном виде делового письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Коммерческие письма, в свою очередь, подразделяются на следующие виды:

Запрос — обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуги); условия, на которых желательно получить товар (услугу); условия платежа; количество и качество товара (услуги).

Оферта и ответ на нее. В таком письме обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). А в ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация) и ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества или количества товаров, сроков поставки и т.п.

В рекламации обязательно указывают:

— основания для предъявления претензий;

— доказательства произошедшего ущерба;

— конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

Новым видом делового письма сегодня является электронная деловая переписка. Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций XXI века, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С точки зрения вышеперечисленной классификации электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем.

Очень сложно разобраться сразу с такой объемной классификацией. Доверьтесь профессионалам. Сотрудники нашей компании быстро подберут необходимый Вам вид делового письма и составят документ в течение одного дня!

Запись на консультацию в г.Одессе производится по телефону 048-771-91-05

Служебные письма и порядок их оформления

Служебные записки относятся к массиву справочно-информационных документов наряду со служебными письмами, докладными и объяснительными записками, справками, удостоверениями, расписками и актами. Основное назначение справочно-информационных документов в сжатой форме предоставить информацию по какой-либо проблеме с выводами и предложениями.

Служебная записка – это документ, адресованный руководителю организации, структурного подразделения или специалисту другого подразделения.

Если для внешних коммуникаций используются письма, то для осуществления внутренних коммуникаций между подразделениями организации и отдельными должностными лицами используются служебные записки. Исследования зафиксировали превалирование служебных записок в общем массиве деловой корреспонденции. Эффективная и качественная деятельность организаций во многом зависит от четкой организации производственных процессов и их грамотного документирования. Служебные записки решают проблемы координации между различными подразделениями. Особенностью этих документов является то, что в документообороте учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации.

Таким образом, служебные записки выполняют следующие функции:

— передача актуальной информации из одного подразделения в другое (в том числе объявления, извещения);

— принятие организационных решений по какому-либо вопросу;

— запрос информации по какому-либо вопросу;

— инструктирование по какому-либо вопросу;

— отчет по какому-либо вопросу;

— сопровождение какого-либо документа.

Исходя из обозначенных функций можно выделить такие виды служебных записок: информационная служебная записка, служебные записки-объявления, служебные записки-извещения; служебные записки-запросы; служебные записки-предложения; служебные записки-инструктажи; сопроводительные служебные записки.

Служебное письмо – это одно из средств обмена информацией и оперативного руководства самыми разнообразными процессами деятельности организации.

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата (письма юридическим и физическим лицам, письма граждан), с отношениями в иерархии управления (письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций), характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи (письмо на бумажном носителе, отправляемое по почте, факсу, электронное письмо, телефонограмма) и особенностями обработки в системах делопроизводства (поступающие, отправляемые письма).

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

1. Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

2. Письмо-сообщение – деловое письмо, в котором автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

3. Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

4. Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

5. Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

6. Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

7. Письмо-просьба – деловое письмо, целью которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.

9. Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

10. Письмо-напоминание –деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действий, вытекающих из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

12. Претензионное (рекламационное) письмо –деловое письмо, содержащие заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

13. Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

14. Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

15. Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

16. Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

17. Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Служебные письма оформляются на бланках организации для писем.

В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

— дата регистрации документа;

— ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом;

— наименование адресата (кому направляется документ);

— заголовок к тексту (тема);

— отметка о наличии приложения;

— подпись составителя (с указанием должности), ее расшифровка;

В письмах отсутствует реквизит «название вида документа».

После поступления письма в место адресования добавляются такие реквизиты: резолюция, дата и входящий регистрационный номер; отметка о получении документа на исполнение.

Письма составляются только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагиваются несколько вопросов затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Рекомендуемый объем делового письма – не более 2-х листов. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а корпийный материал на чистом стандартном листе бумаги.

Лекция 5.Порядок составления и оформления документов по личному составу

1. Заявления и порядок их оформления.

2. Приказы по личному составу.

3. Объяснительные записки и порядок их оформления.

Цель лекции: ознакомить с порядком составления и оформления документов по личному составу.

Ключевые слова: заявление, личный листок, личный состав, представление, приказ по личному составу, объяснительная, ходатайство.

Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению

В нашей статье мы хотим поговорить о письмах. Ведь они являются наиболее распространенным способом обмена информацией. В повседневной жизни и на работе без них просто не обойтись.

Что же такое служебное письмо

Письмо – это общее название очень разных по своему содержанию документов, которые служат средством связи между совершенно разными структурами и организациями в процессе их деятельности.

Письма – это бумаги, объединенные в одну большую группу по способу передачи — почтой. В любой организации скапливается огромное их количество. Они подразделяются на исходящие и входящие.

В письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно. Его оформляют на специализированных бланках формата А4. В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.

Любой документ должен быть датирован, а значит, и письмо тоже. Его датой является день подписания.

Оформление служебного письма

Письмо строят по определенной схеме:

1. Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
2. Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.
3. Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.

Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.

Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.

Цель составления

Целью любого письма являются побудительные мотивы. А значит, содержание должно быть четким, понятным, кратким, без лишней и ненужной информации. Есть несколько правил, которые нужно выполнять при оформлении документа.

Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу. Это упрощает их дальнейшую обработку, что позволяет ускорить исполнение внутри организации.

Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Например: «В ближайшее время школа планирует…».

Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.

В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом.

Требования к составлению и оформлению документа

Каким бы способом не отправлялся документ, составление служебного письма подчинено единым требованиям оформления. Они несложные и знание определенных нюансов может когда-то пригодиться.

Давайте рассмотрим, как правильно написать служебное письмо. Пример приведен ниже.

Вот так оформляется подобное письмо.

Реквизиты письма

Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.

Реквизиты служебного письма:

1. Дата.
2. Номер письма.
3. Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
4. Заголовок текста в виде одной фразы.

Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

1. Название фирмы.
2. Структурное подразделение.
3. Должность исполнителя.
4. Фамилия и инициалы.
5. Адрес получателя.

В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.

Классификации служебных писем

Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата.

Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:

1. Сопроводительные.
2. Письмо-запрос.
3. Информационные.
4. Рекламные.
5. Гарантийные.
6. Претензионные.
7. Арбитражные.
8. Письма-напоминания.
9. Письма-подтверждения.
10. Письма-просьбы.
11. Письма-извещения.

Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.

Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»

Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»

Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.

Письмо-приглашение

В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии. Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации. Начинаются они фразами: «Просим Вас посетить…», «Приглашаем Вас на…». В документе раскрывается суть предстоящего мероприятия с обязательным указанием даты и времени проведения, а также условий участия в нем.

Информационное письмо

Такой вид письма очень распространен. В нем отправителю сообщается информация официального характера. Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.

Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия.

Рекламное письмо

Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг. Текст письма содержит подробную информацию. Его конечной целью является побуждение приобретения чего-либо адресатом.

Гарантийное письмо

Это документ, который содержит обязательства или их подтверждение. Их адресуют конкретным лицам и организациям. О каких гарантиях может идти речь? Например, гарантии об оплате товаров, аренды, услуг, сроков проведения работ. Подписывается такое письмо, как правило, двумя лицами — директором и главным бухгалтером, а также заверяется печатью.

Претензионное письмо (рекламационное)

Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора. Претензия обязательно оформляется в письменном виде. Единой формы подобного письма на практике нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть соблюдены.

В претензии должны быть такие сведения:

1. Полный адрес организации, куда направляется документ.
2. Указываются основания (ссылка на гарантию, договор).
3. Конкретные требования (возврат товара, денег, уценка).

Претензия направляется заказным письмом или же письмом с уведомлением о вручении. В нем прилагаются ксерокопии всех документов, которые подтверждают правоту отправителя. Квитанцию почты лучше сохранить.

Письмо всегда начинается фразой: «Направляем Вам претензию…»

Запрос

Письмо-запрос – деловой документ, направляемый для получения официальной информации. Его текст имеет четкое обоснование необходимости получения сведений. Это могут быть ссылки на законы, нормативные акты. Подписываются письма официально уполномоченным должностным лицом.

Письмо-запрос подразумевает наличие письма-ответа. Особым статусом наделены запросы, направляемые властными структурами.

Письмо–напоминание

Это документ, который используется в тех случаях, когда организация не выполняет свои функциональные обязанности, а просто выступает в посреднической роли. Как правило, письмо состоит из нескольких частей. В первой из них ссылаются на документ, в котором зафиксированы обязательства. А во второй – просьба выполнить какие-либо действия.

Письмо-извещение

Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия. Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается. Подписывается письмо человеком, который поставлен быть ответственным за проведение мероприятия.

Вместо послесловия

В нашей статье мы рассмотрели наиболее используемые виды деловых писем, а также нюансы их написания. Немного изучив тему, вы теперь можете свободно в ней ориентироваться и не растеряетесь, если к вам обратятся с предложением: «Составьте служебное письмо». Как вы могли убедиться, в этом нет ничего сложного, особенно если помнить все основные требования и реквизиты для написания документа. Пример того, как оформить служебное письмо (образец), мы привели в статье. Желаем вам удачи.

Деловое (служебное) письмо и порядок его подготовки

Несмотря на интенсивное развитие компьютерных и телекоммуникационных технологий письменная корреспонденция остаётся основной формой коммуникации между деловыми партнёрами.
Актуальность курсовой работы объясняется тем что, переписка играет роль своеобразной визитной карточки организации, влияя на её имидж и показывая уровень культуры управленческого труда. В связи с этим в служебных письмах особое внимание уделяется вопросам этики и специфике делового стиля письма.

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………3
I ПОНЯТИЕ СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО И ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ
БАЗА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ…………………..………………………6
1.1 Определение, назначение и способы передачи
делового письма……………………………………………………………..6
1.2 Нормативно-методическая база деловой переписки…………………..9
II КЛАССИФИКАЦИЯ И ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ
ДЕЛОВОГО ПИСЬМА………….……………………..………………. 15
2.1 Классификация, виды и разновидности деловых
писем……………………………………………………………..………….15
2.2 Общие требования к подготовке и оформлению делового письма…..25
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………35
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………..37

Файлы: 1 файл

деловое письмо.docx

I ПОНЯТИЕ СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО И ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ

БАЗА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ…………………..………………………6

1. Определение, назначение и способы передачи

1.2 Нормативно-методическая база деловой переписки…………………..9

II КЛАССИФИКАЦИЯ И ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ

2.1 Классификация, виды и разновидности деловых

2.2 Общие требования к подготовке и оформлению делового письма…..25

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………..37

Несмотря на интенсивное развитие компьютерных и телекоммуникационных технологий письменная корреспонденция остаётся основной формой коммуникации между деловыми партнёрами.

Актуальность курсовой работы объясняется тем что, переписка играет роль своеобразной визитной карточки организации, влияя на её имидж и показывая уровень культуры управленческого труда. В связи с этим в служебных письмах особое внимание уделяется вопросам этики и специфике делового стиля письма.

Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации.

Деловая переписка между партнерами может многое рассказать – не только явно написанного, но и скрытого «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо, поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит, и о ее солидности.

Цель курсовой работы – провести анализ служебной переписки, определить разновидности делового письма, а также порядок подготовки и оформления служебного письма.

Для достижения поставленной цели необходимо решить определенные задачи:

• исследовать деловое письмо его функции и назначение, а также способы его передачи;
• проанализировать нормативные акты, составляющие методическо-правовую базу деловой переписки;
• рассмотреть порядок подготовки и оформления делового письма.

Объектом исследования является совокупность требований и норм, предъявляемых как к деловой переписке в целом, так и к подготовке и оформлению делового письма.

Предметом исследования в курсовой работе является деловое письмо.

При выполнении курсовой работы был использован теоретический метод исследования, который выразился в изучении нормативно-правовых актов: Федеральных законов: Федеральный закон от 27 июля 2006 г., № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» и др., учебной литературы: Андреева В.И.: Делопроизводство: организация и ведение., Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М., Анодина Н.Н. Деловая переписка: Учебно-практическое пособие. В пособии особое внимание уделяется тексту письма, приводятся примеры составления писем, рассмотрены правила оформления делового письма согласно ГОСТ Р 6.30-2003, и т.д., а также изучение журнальных статей ведущих специалистов таких как кандидат исторических наук, доцент, зам. Директора ВНИИДАД Янковой В.Ф и специалиста по ДОУ и кадровому делопроизводству Кожановой Е.Н., что позволило глубже понять назначение, структуру и актуальность делового письма.

Структурно курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемых источников и приложений.

Введение, где говориться об актуальности курсовой работы, а также поставлены цели и определены задачи для исследования темы курсовой работы.

В первой главе «Понятие служебное письмо и законодательная база деловой переписки» даны основные понятия делового письма, рассмотрены государственные нормативные документы, регламентирующие работу со служебными письмами.

Во второй главе «Классификация и порядок подготовки делового письма»

проанализированы классификация, виды и разновидности деловых писем. Исследованы правила оформления бланка письма, расположение реквизитов на бланке.

В заключении подведены общие итоги о значимости деловой переписки в деятельности организации и о значении правильного и грамотного оформления делового письма.

Работа дополнена приложением для наглядного изучения некоторых пунктов курсовой работы. В приложении показаны: бланк письма с угловым расположением реквизитов, бланк письма с продольным расположением реквизитов, а также угловой бланк письма с нанесенными реквизитами.

I ПОНЯТИЕ СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО И ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

1.1 Определение, назначение и способы передачи делового письма

Служебное письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте, и служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Т.е. деловое письмо – это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации составляемых организацией и направляемых адресату по почтовой и факсимильной связи, электронной почте.

Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно- аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат поручений, не обязывают действовать строго определённым образом, как распорядительные документы; они сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, т.е. выступают только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определённых видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса – необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль

Деловое письмо выполняет ряд важных функций:

• информационная функция (в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей);
• организационная функция (с помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности);
• коммуникативная функция (обеспечивает внешние связи организаций);
• юридическая функция (содержание письма используется в качестве свидетельства (или доказательства) при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений);
• воспитательная функция (письмо требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации — автора документа).

Способы передачи документа могут быть разными: в системе электронного документооборота между обособленными и отдаленными структурными подразделениями внутри одного предприятия и почтой, электронной почтой, по телеграфу, по факсу, в случае если переписка осуществляется между разными предприятиями.

Все зависит от практики, сложившейся в организации, от уровня технического оснащения.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида – почтовая и электронная связь.

Телеграмма – документ, который отличается от других документов способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телекс – разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи – по абонентской телексной связи. Телексная связь отличается быстротой передачи информации.

Факс – получаемая на бумажном носителе копия документа.

Факс, как способ передачи информации очень удобен, так как очень быстро можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления.1

Особых требований к передаваемому документу нет, кроме одного – текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Электронное письмо (электронное сообщение) — документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно- телекоммуникационной сети

Электронная переписка стала обычаем делового документооборота. E-mail – один из самых быстрых и удобных инструментов коммуникаций. У большинства организаций есть сайты, но работники ведут переписку с личных почтовых ящиков, что не очень хорошо. Наибольшее доверие вызывают почтовые адреса: с названием сайта организации, содержащие имя, фамилию, инициалы, должность отправителя.

Так же нужно обратить внимание на настройку подписи. Она должна быть небольшой и информативной.

Как и бумажное деловое письмо, электронное письмо имеет собственные реквизиты. Стандарта для данного вида переписки в данное время нет, но правила вежливости к получателю требуют указания: имени отправителя, темы письма, текста письма.

Графа «Тема письма» должна быть обязательно заполнена, что значительно облегчит сортировку писем.2

1.2 Нормативная база делопроизводства

Работа с документами на предприятии основывается на нормативно-методической базе — совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения.

Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Очень важно, чтобы текст официального документа не допускал нескольких толкований. Основные его особенности: точность, исключающая возможность каких бы то, ни было неясностей, и стремление к выражению мысли единообразным способом.

Под законодательной и нормативно-методической базой деловой переписки понимается комплекс правовых положений, требований и методов, которые в совокупности устанавливают нормы создания и обработки документов.

Этот комплекс включает:

• федеральные законы;
• нормативно-правовые акты федеральных органов власти РФ;
• нормативно-правовые акты субъектов РФ;
• государственные стандарты;
• межотраслевые нормативно-методические документы, регламентирующие работу с документами.3

Законодательными актами регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения). Так, в соответствии со ст. 4 Федерального закона «О почтовой связи» Правительство РФ своим постановлением от 15.04.2005 № 221 утвердило Правила оказания услуг почтовой связи. Эти правила определяют комплекс требований к упаковке, адресованию, пересылке писем.4

В Российской Федерации созданы законодательные нормы документирования и работы с документами, которые являются правовой основой процессов информатизации. Так, принятый в 2006 г. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий.5

Ряд законодательных актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при ведении переписки. Официальное использование государственного языка закреплено Законом РФ «О языках народов Российской Федерации» Статья 16 Закона определяет: «На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик».6

Увеличение доли электронных документов в общем документообороте, возрастание количества деловой переписки, которая ведется в электронной форме, сделали актуальным вопрос об удостоверении подобных документов. Разработанные законодательные нормы направлены на придание юридической силы документам на различных носителях.

Читайте также  Какие работники нужны банкам? Банковское дело какие