Дефектная ведомость: порядок составления и образец

Дефектная ведомость — это документ, который составляет организация для установления неисправностей объекта основных средств с целью его ремонта. Бланк необходимо закрепить в учетной политике.

Работа организации связана с составлением документации на все случаи. Практически каждый шаг необходимо фиксировать для внутреннего учета и для подтверждения совершения операции по запросу внешних проверяющих. Обслуживание основных средств относится к операциям, документировать которые требуется с особой тщательностью. Если дорогостоящее имущество сломалось, его нельзя просто починить, необходимо выявить неисправность, установить стоимость и возможность ремонта. Только после таких действий стоимость ремонта разрешается отнести на расходы, уменьшающие прибыль. Для этого составляют дефектную ведомость, которую утверждает руководитель, а подписывают уполномоченные лица (письмо Минфина №03-03-06/4/94 от 04.12.2008).

Для чего нужна дефектовка

В бухгалтерии

На основании дефектовки подтверждается необходимость и ориентировочная стоимость ремонта для целей бухгалтерского и налогового учета. На первый взгляд кажется, что это лишняя бюрократия, но на практике отсутствие при налоговой проверке дефектной ведомости приведет к подозрению в завышении расходов и получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, налоговики проверяют реальность расходов на ремонтные работы, сверяя представленные им акты на затраты с другими первичными и учетными документами.

На основании дефектовки, как утверждают налоговики и подтверждают суды, запрещено подтверждать необходимость реконструкции или модернизации. Она содержит сведения о выявленных поломках и неисправностях, а не о состоянии объекта и его износе. Поэтому образец дефектной ведомости под реконструкцию помещений отсутствует, ее составляют только для капитального ремонта. Если же дефектовка составлена, налоговики признают ее необоснованной, а налоговую экономию на ее основании — неправомерной. Судебная практика это подтверждает (постановление Арбитражного суда ЗСО №Ф04-21029/2015 от 09.07.2015 по делу №А81-4014/2014).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнять «дефектовку» в разных ситуациях. Например, на ремонт основных средств или автомобиля. Используйте эти инструкции бесплатно.

В закупках

При подготовке тендерной документации и смет на проведение капитального ремонта требуется дефектовка. Ее прикладывают к смете, чтобы оправдать заложенные материалы. В документе указывают все повреждения и объем работ для их исправления. На основании дефектовки составляют техническое задание рабочим, смету и калькуляцию. Вот так выглядит дефектовка на ремонтные работы:

Какую форму использовать и как заполнить

Унифицированного бланка дефектовки не существует. Ее составляют в произвольной форме, обязательно указывая:

Наименование организации.
Название объекта и его признаки (адрес недвижимости, паспортные данные техники и т. п.).
Ф. И. О. председателя и членов комиссии.
Результаты осмотра объекта.
Сделанные после осмотра выводы.
Дату составления.

Заверяют документ все члены комиссии, а утверждает его директор организации. Эти правила применимы как для бухгалтерского акта, так и для строительного. Особенностей в составлении эти документы не имеют. Исправления допускаются только при их согласовании со всеми членами комиссии, подписавшими документ.

Вот так выглядит образец дефектовки на ремонт холодильника в торговой организации:

Дефектная ведомость образец и бланк 2021

Дефектная ведомость — это разновидность первичной сметной документации, фиксирующей поломки, брак и изъяны. Для чего составляется документ? Дефектная ведомость — это основное показание к необходимости проведения:

Капитального ремонта помещения;
Ремонтных работ;
Списания запчастей;
Ремонта кровли;
Ремонта автомобиля;
Строительных работ.

Также дефектный акт может быть оформлен как правило и при выявлении недостатков в товарно-материальных ценностях. Как правило, эта бумага несет сопроводительный характер и поэтому не идет в числе основных средств ведения учета.

Правила оформления

Дефектная ведомость бланк которой находится в свободном доступе, имеет следующие нюансы в оформлении. В ней должны быть указаны:

Наименование объекта;
Наименование/тип материалов или оборудования;
Перечень дефектов;
Пути устранения.

Данные учитываются при составлении сметы и расчете средств на ремонт. Заполнение такого рода бумаги сопровождает каждый выполненную операцию. В тексте документа необходимо подробно отразить детальные реквизиты. К ним можно отнести: адрес и название компании, контактные данные и названия документации, даты и место составления, перечень операций, а также сотрудников, которые являются ответственными за составления и их должности.

Правила составления

Дефектная ведомость бланк которой можно скачать, чтобы он всегда был под рукой, имеет такие основные правила по составлению. Поскольку нет унифицированной формы, то главное вписать такие данные для составления: наименование организации, номер/дата составления дефектного акта, детальные сведения касательно объекта.

Как видим, бумага не требует описания персональных данных. Однако, должен быть внесен перечень возможных причин для появления поломки.Также необходимо описать и будущие работы по устранению неполадок. Такого рода раздел документации необходимо оформлять таблицей. Также в документе можно прикрепить и ссылки на различные приложения.

Указание причины дефектов

Дефектная ведомость образец которой можно скачать для наглядного примера заполнения и оформления, также ярко демонстрирует как правильно указывать причины дефектов. Это требование не является обязательным, однако оно значительно облегчает процесс. Дефектный акт требует внесения точных ,а тем более достоверных данных касательно всех найденных поломок. Формы актов, в которых необходимо указывать причины возникновения тех или иных дефектов имеют следующие номенклатурные названия: ОС-16, ОС-14, ОС-15,

Ответственный за составление

Дефектный акт составляется специалистом для определения, а также констатации повреждений. Разработка дефектной ведомости достаточно кропотливый процесс. В дальнейшем она послужит одним из основных документов для произведения ремонта повреждений. Здесь важно правильно указать объем неполадок и объем их ремонта. Роль, а также значение данного рода документации значительно повышаются в том случае, если он служит основным показанием для будущего ремонта. Также важно, что могут быть дополнительно проведены проверки касательно того, правильно ли определена стоимость этого ремонта. Подписать такого рода документ смогут только люди которые обладают разрешение от руководителя или же главного бухгалтера.

Образец

Дефектная ведомость образец которой есть в интернете, может быть оформлена следующим образом. Первой идет шапка. В ней содержаться: должность, ФИО руководителя, а также название организации. Затем посередине идет название документа и номер согласно с внутренним документооборотом, населенный пункт, в котором фирма зарегистрирована и дата составления.

Затем идет основная часть бумаги. В ней данные оформляются в виде таблицы, которая имеет 4 столбца. Первый — порядковый номер, второй — повреждение, а также дефекты, которые были обнаружены, третий — меры, которые можно предпринять для устранение, четвертый — сроки, в течении которых необходимо устранить повреждения.

После этого идет завершение документации. В этом разделе необходимо внести подписи всех членов комиссии, а также указать их должности и расшифровать автографы.

Что такое дефектная ведомость?

Наименование «дефектная ведомость» говорит само за себя — это документ, в котором фиксируются изъяны, поломки, несоответствие заявленным характеристикам. Он нужен для того, чтобы оценить ущерб, обосновать расходы или предъявить претензию за некачественное предоставление услуг. Документ выдают после подробного осмотра объекта и оформляют по своему усмотрению.

Мы расскажем, как лучше составить подобный акт и на что обратить внимание. Если ваш документ не приняли в налоговой или в суде, обращайтесь к профессиональным юристам — они проверят корректность его оформления и помогут защитить ваши права.

Как правильно составить дефектную ведомость?

Как вы поймете, сколько нужно денег на ремонт автомобиля, если не имеете водительских прав и ни разу не заглядывали под капот? Для этой цели нужен специалист — человек, который знает цену услугам и разбирается в подобных поломках. Поскольку в дефектной ведомости определяется перечень неисправностей и стоимость их устранения, ее составляет комиссия, утвержденная приказом директора.

Комиссия составляет документ только после подробного осмотра. В ней не должно быть дилетантов — в составе, как минимум, 2 квалифицированных специалиста, обладающих соответствующими знаниями и, желательно, релевантным опытом оценки. В зависимости от типа объекта, в комиссию могут входить:

Мастера.
Инженеры.
Строители.
Сотрудники бухгалтерии.

Дефектная ведомость составляется по одному из типичных шаблонов — строгих требований к форме нет. При этом в подобном оценочном документе должны быть следующие данные:

полное название объекта — наименование, марка, модель, серийный номер;
адрес — если такая возможность есть, желательно указать местоположение объекта;
название неисправности — нужно указать все существующие поломки и причины их появления;
варианты ремонта — требуется указать, какие действия необходимы для устранения неисправностей.

Благодаря такой ведомости можно подтвердить, что ремонт произведен в полном объеме. Для того чтобы она имела официальную форму, требуется также указать ФИО лиц, которые проводили проверку, и поставить их подписи. Кроме того, документ, как и любая «первичка», должен содержать реквизиты: порядковый номер, дату составления, название.

Ремонт с расходами — факт хозяйственной жизни. В соответствии с частью 1 статьи 9 закона №402 от 16.12.2011, все подобные действия должны быть отражены в первичной документации. В этом же законе «О бухучете» сказано, что при составлении «первички» нужно также указать:

название экономического субъекта, составившего документ;
подробное содержание факта хозяйственной жизни;
всех ответственных лиц.

Дефектные ведомости на все случаи жизни

Несмотря на общий подход к оформлению первичной документации, форматы разных дефектных ведомостей отличаются друг от друга. Основное различие заключается в типах объектов и целях проведения оценки.

В одном случае она может быть связана с официальным подтверждением расходов на ремонт для налоговой отчетности, в другом — для подачи заявления в суд. Мы рассмотрим несколько вариантов, которые встречаются чаще остальных.

Дефектная ведомость на ремонт помещений

В документе должно быть четкое и объективное обоснование расходов на ремонт. В случае необходимости его можно предоставить в налоговую службу и включить в отчетность. В данной документации описываются существующие дефекты, предстоящие работы и их стоимость. Есть несколько правил, которые необходимо соблюдать при составлении ведомости:

Точное обозначение видов ремонтных работ. Для этого используют ФЕР (федеральные единичные расценки) и ТЕР (территориальные единичные расценки в строительстве).
Четкое описание всех нарушений. Необходимо указать тип проблемы и объем повреждений.
Сроки устранения. Указание конкретного периода ремонта говорит о том, что комиссия объективно оценила ситуацию и знает, какие дефекты необходимо устранить и в какие сроки.
Стоимость ремонта. В документе должна содержаться информация о предполагаемых затратах на восстановление помещения.

Рассмотрим условный пример составления подобного документа. Вот некоторые пункты, которые помогут структурировать шаблон:

наименование в заглавии — «общество с ограниченной ответственностью «ЖИЛКОМ»;
название документа — «дефектная ведомость от 01.10.2019 №10»;
наименование объекта — «фасад здания ООО «ЖИЛКОМ»;
юридический адрес — «г. Москва, улица Арбат, дом. 10»;
название дефектов — «трещины на штукатурке фасада, повреждение настенного желоба»;
описание ремонтных работ — «повторная штукатурка стен, замена настенного желоба»;
сроки — «до 1 декабря 2019 года»;
подписи ответственных лиц, состоящих в комиссии — необходимо указать должности и ФИО: «специалист по ремонту Иванов А.В., ведущий инженер Соколов А.Н.».

Дефектная ведомость на ремонт автомобиля

Для ремонта автомобиля необходимы запчасти. А также услуги профессионалов. Все это должно быть отражено в документации. Если вы приобрели запчасти отдельно, нужно приложить к ведомости данные первичные документы и чеки. Акт выполненных работ потребуется в случае, если ремонт выполняла сторонняя компания или подрядчик.

Составить оценочный акт нужно после поломки автомобиля. В данном случае нужно указать:

марку машины;
наименование деталей, вышедших из строя;
тип ремонтных работ: коррекция или полная замена деталей.

То же самое касается документов на ремонт любого оборудования. Требуется указать марку и модель, описать, какие запчасти и комплектующие нуждаются в ремонте или замене. Замена разрешена в случае, если та или иная деталь не подлежит ремонту.

Дефектная ведомость в строительстве

Есть, как минимум, две ситуации, когда нужно составить оценочную документацию. Первый случай — необходимость отремонтировать или построить тот или иной объект для юридического лица, второй — исправление ошибок, допущенных застройщиком. Составление оценки в первом случае предполагает включение следующих пунктов:

наименование осматриваемого объекта;
условия производства работ;
перечень работ;
сроки окончания работ.

Важно, чтобы все работы были детализированы. Желательно указать наименование выбранного подрядчика.

В случае, если вы хотите доказать, что застройщик не исполнил данные обещания, вам также потребуется документ. В него нужно внести:

Дефекты подъезда. После строительства дома застройщик сдает вам часть подъезда, поэтому данная территория должна быть в полном порядке. В холле должны быть почтовые ящики, на полу — качественная плитка без дефектов, двери должны открываться без скрипа.
Дефекты лифта. По закону в высотном доме на момент его сдачи должен работать хотя бы один лифт: грузовой или пассажирский.
Дефекты подвальных и чердачных помещений. Первые особенно актуальны для жителей первого этажа, вторые — для жильцов последнего этажа. Важно, чтобы в помещениях не было воды, стены не промерзали, отсутствовал неприятный подвальный запах. Если проблемы обнаружены — занесите их в акт.
Дефекты квартиры. Осмотрите двери, стены, окна и сверьте качество выполненных работ с теми пунктами, которые прописаны в договоре долевого участия.

Данный документ отличается от классической ведомости тем, что он призван исправить недостатки за счет застройщика и не всегда включает в себя суммы, необходимые для ремонта. Здесь допускается осмотр самим жильцом и предусмотрена подпись представителя застройщика. Если она есть, значит, он принял претензии к сведению и согласен с перечнем указанных недостатков.

После подписания акта застройщик приступит к исправлению недостатков и затем позовет собственника на повторную приемку. Если он откажется это сделать — обращайтесь в суд. Но лучше проверить застройщика предварительно: тогда вы снизите риски и избежите судебных разбирательств.

Дефектная ведомость на списание материальных ценностей

Данный документ необходим для налоговой и бухгалтерской отчетности: если нужно подтвердить факт списания материальных ценностей. Это происходит, если ими невозможно пользоваться. Например:

Найден дефект, который невозможно устранить.
Найден дефект и его можно устранить, но ремонт стоит дороже самой ценности.
Время возможного использования ценности истекло.

При заполнении акта нужно подробно описать саму материальную ценность, а также причину поломки. Главный акцент следует сделать на том, что починить ее невозможно. Только в этом случае ценность подлежит законному списанию.

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Как составить дефектную ведомость — образец заполнения

До ответа на вопрос, как составить дефектную ведомость, рассмотрим ее предназначение. Дефектная ведомость — это документ, в котором отражаются изъяны, дефекты, брак, недостатки оборудования, расходных материалов, товара, результата производственной деятельности и иных материальных ценностей (далее — МЦ). Также она может быть использована при приемке работ или товаров потребителем, обнаружившим в них определенные недостатки.

Все это необходимо:

для обоснования причин списания тех или иных МЦ;
обоснования возникновения расходов у организации, связанных с ремонтом, восстановлением или заменой МЦ, указанных в такой ведомости (в т. ч. для целей налогообложения);
целей бухгалтерского учета на предприятии;
общего учета МЦ на предприятии после инвентаризации (см. статью Образец акта инвентаризации товарно-материальных ценностей);
планирования финансово-экономической и инвестиционной политики предприятия (например, для составления смет на ремонт, закупку оборудования и пр.) и т. д.

Кроме того, дефектная ведомость, составленная и оформленная надлежащим образом, может быть использована в суде как вещественное доказательство. Сама по себе такая ведомость не всегда может послужить в качестве доказательства, зачастую помимо нее требуются также иные документы (в т. ч. акт осмотра, смета восстановительных работ, акты приема выполненных работ и т. д.).

Как правильно составить дефектную ведомость

Унифицированной (типовой) формы дефектной ведомости не существует. Дополнительно отметим, что имеются отдельные исключения (например, дефектная ведомость, утв. постановлением Минтранса от 09.01.2004 № 2, для оформления дефектов подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов), однако в нашей статье мы их не рассматриваем.

Названный документ часто используется для целей бухучета. Он выступает в роли первичного документа (поскольку с помощью такого документа фиксируются определенные хозяйственные операции на предприятии), поэтому мы рекомендуем при составлении руководствоваться требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402 (далее — закон «О бухучете»).

«Шапка» дефектной ведомости

В заглавной части ведомости должны быть отражены:

Наименование документа — «дефектная ведомость», «дефектный акт».
Дата его составления.
Наименование хозсубъекта, составившего данную ведомость.

Описание материального объекта

Закон о бухгалтерском учете требует пояснить содержание факта хозяйственной жизни. Поскольку факт — повреждение, износ объекта, то важно описать сам объект

наименование МЦ;
характеристики дефектов и повреждений;
причины возникновения дефектов.

Описание принятых решений по списанию или ремонту

Решение по ремонту или списанию нужно обосновать. Поэтому в дефектной ведомости по каждому объекту прописывается — возможен ли ремонт и какой именно. Если же ремонт невозможне, указывается на необходимоть списания:

Виды работ, направленных на устранение указанных дефектов или повреждений;
Указание, что тот или иной дефект не подлежит устранению, и вывод, что соответствующая МЦ должна быть списана;
Сроки устранения дефектов, подлежащих устранению.
Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения (шт., руб., кв. м и иные).

Кто подписывает дефектную ведомость

Дефектная ведомость составляется комиссионно. В самой ведомости необходимо указать (сразу после названия документа), что «ведомость подготовлена комиссией в составе» — и перечислить должности, ФИО всех членов комисиии. Зачастую это будут члены комиссии по инвентаризации, либо специально образованной для дефектовки комиссии.

Подписывает дефектную ведомость руководитель организации.

Порядок заполнения дефектной ведомости

Скачайте образец ведомости здесь:

Адаптируйте ее для своей организации с учетом следующих формальных правил заполнения:

наименования ремонтных работ, материалов и оборудования необходимо указывать в соответствии с принятой номенклатурой;
ведомости должен быть присвоен порядковый номер и дата составления;
наименования, артикулы и прочие характеристики (работ, оборудования, материалов) следует указывать без сокращений;
при описании дефектов нужно максимально точно описывать нарушения, а также их объемы и сроки устранения;
следует назначить ответственных лиц за каждый этап работ и ознакомить их с этой информацией под подпись;
прописывать полностью характеристики материалов, оборудования: марки, модели, цвет, артикул и прочее;
к ведомости приложить документы, подтверждающие те или иные повреждения, дефекты, приобретение деталей, факт ремонта и т.д.

Лучше избежать исправлений и ошибок в документе. Если все же требуется корректировка ведомости, рекомендуется просто подготовить еще один экземпляр, уже без ошибок. Внести исправления в ведомость можно, если рядом с исправлением сделать пометку «исправленному верить», должность, ф.и.о. и подпись уполномоченного лица, внесшего исправления.

Правила оформления документа

Требования по оформлению дефектной ведомости законодательно не установлены. По этой причине нужно руководствоваться общими правилами делопроизводства, сущществующими на предприятии, в т.ч.:

ведомость может быть оформлена на стандартном листе формата А4 или на фирменном бланке организации иного формата;
если ведомость будет оформляться и храниться на электронном носителе (что допустимо), рекомендуется также иметь экземпляр/ копию на бумажном носителе;
ведомость может быть написана как от руки, так и выполнена машинописным способом;
ведомость обычно составляется в нескольких экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон;
проставление печати организации необязательно. Во-первых, дефектная ведомость относится к внутренней документации, во-вторых, печати у организации в принципе может не быть.

Эти правила являются рекомендованными и могут быть дополнены или изменены локальной документацией.

Пример заполнения дефектной ведомости (скачать образец заполнения дефектной ведомости)

Выше мы описали, как составляется дефектная ведомость в соответствии с законом «О бухучете». Вместе с тем набор необходимых атрибутов каждая организация определяет самостоятельно, и приведенный выше список сведений может быть значительно сокращен (если дефектная ведомость составляется не для целей бухгалтерского и налогового учета, когда первичный документ должен соответствовать четким требованиям) или расширен.

Ниже по ссылке мы разместили шаблон дефектной ведомости на ремонт помещения с примером заполнения:

Как видно, дефектная ведомость на ремонт помещения в части описания хозяйственной операции должна отражать такие параметры, как:

описание обнаруженных дефектов и повреждений;
перечень ремонтных и восстановительных работ;
объем выявленных дефектов;
сроки устранения выявленных дефектов;
стоимость ремонтных и восстановительных работ.

Если же производится осмотр, например, технического механизма, то комиссия оценивает состояние его отдельных частей, на основании чего делает вывод о необходимости ремонтных/восстановительных работ или списании части или всего такого механизма.

Как заполнить дефектную ведомость на ремонт основного средства, подробно рассказывает КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Оформление дефектной ведомости по ГОСТ

Перечень действий при оформлении дефектной ведомости в общем случае таков:

создание специальной комиссии, которая будет осуществлять осмотр МЦ и производить оценку выявленных дефектов (порядок создания и работы комиссии обычно определяется локальной документацией организации);
непосредственная работа комиссии с МЦ;
подготовка проекта дефектной ведомости;
утверждение и подписание дефектной ведомости уполномоченными лицами.

Как мы уже указывали, унифицированной (в т. ч. рекомендованной к использованию на законодательном уровне) формы дефектной ведомости нет. В связи с этим какой-либо ГОСТ дефектную ведомость, ее форму и содержание не регламентирует и требований к ней не устанавливает.

Однако при оформлении документов рекомендуем опираться:

на ГОСТ Р 6.30-2003 как на документ, устанавливающий общие критерии оформления;
требования положений по бухгалтерскому учету (например, «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утв. приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н).

Дефектная ведомость — первичный учетный документ

Выше мы уже упомянули, что составленная в соответствии с требованиями закона «О бухучете» дефектная ведомость может выполнять функцию первичного учетного документа. Для этого она должна содержать все необходимые сведения (п. 2 ст. 9 закона «О бухучете») — их состав мы рассматривали выше.

ВАЖНО! Обязательное составление дефектных ведомостей в целях подтверждения обоснованности затрат на содержание и ремонт помещения, оборудования, транспорта или иных МЦ законодательством не регламентировано.

Гл. 25 Налогового кодекса РФ предусматривает как определяющие для возможности отнесения на расходы, уменьшающие полученные доходы в целях налогообложения налогом на прибыль, их производственный характер, экономическую обоснованность и документальное подтверждение этих расходов.

В качестве такого документального подтверждения могут выступать акты на списание, чеки, авансовые отчеты и др. (например, постановление ФАС ЗСО от 05.03.2007 № Ф04-231/2007 (31203-А70-25)).

Дефектная ведомость как первичный учетный документ составляется в момент проведения хозоперации, в рассматриваемом нами случае — при осмотре и обследовании материальной ценности или помещения (п. 3 ст. 9 закона «О бухучете»).

Итак, дефектная ведомость, как правило, составляется в произвольной форме. Содержание документа также может быть свободным (с учетом цели составления ведомости в каждом конкретном случае). Однако если его планируется использовать в качестве первичного учетного документа, то при составлении надлежит руководствоваться положениями закона «О бухучете».