Cинтетический и аналитический учет заработной платы и

Синтетический и аналитический учет расчетов по оплате труда

О том, что бухгалтерский учет состоит из синтетического и аналитического учета, мы рассказывали в другом материале. В этой статье рассмотрим часть большого учета по организации: начисление и выплату заработной платы на примере обычной небольшой организации, узнаем, что такое синтетический и аналитический учет оплаты труда, и какие проводки использовать. Напоминаем, что, как и в других случаях, главным регулирующим документом является Федеральный закон о бухучете, кроме того действует ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденное приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н, которое регулирует в том числе заработную плату.

Заработная плата и ее учет

Понятие заработной платы регулирует статья 129 Трудового кодекса РФ . Согласно ее нормам, это все выплаты в пользу штатного или внештатного (совместителя, работника по договору ГПХ) сотрудника, которые осуществляет работодатель за исполнение его служебных обязанностей. По типу заработная плата делится на:

• сдельную;
• повременную;
• фиксированную за месяц (оклад).

Все, что касается оплаты труда, должно быть зафиксировано в трудовом договоре:

• размер заработной платы (ставка, тариф);
• конкретные сроки выплаты (не менее двух раз в месяц с интервалом в 15 дней максимум);
• условия получения (обязанности и нормы).

К зарплате также относятся различные стимулирующие выплаты (премии) и компенсации, положенные сотрудникам по закону или по договоренности с работодателем.

Для синтетического учета всех расчетов с персоналом коммерческие организации используют счет 70 из плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н, который так и называется «Расчеты с персоналом по оплате труда». Для бюджетных учреждений и автономных организаций, а также банков действуют свои планы счетов, поэтому проводки могут существенно отличаться.

Синтетический учет расчетов по оплате труда

Счет 70 является синтетическим, именно на нем аккумулируются все суммовые данные по расчетам с персоналом организации. Посмотрим, как это происходит на примере ООО «ВЕСНА». В организации работают 10 человек и для них установлены такие сроки выплаты зарплаты (2 раза в месяц с интервалом в 15 дней):

• 4-го числа — за вторую половину прошедшего месяца;
• 19-го числа — за первую половину текущего месяца (аванс).

Начнем рассматривать проводки именно с аванса, поскольку его выплату осуществляют еще до того, как бухгалтер сделает начисления и отчисления, то есть с момента выплаты аванса работник должен организации денег до последнего дня месяца, когда по правилам нужно проводить начисление зарплаты. Проводка на выплату аванса выглядит так:

Дт 70 Кт 51 (перечислен аванс с расчетного счета организации).

Обратите внимание, что если часть средств или они все были выплачены из кассы, нужно сделать проводку:

В нашем примере все выплаты прошли безналичным способом, минуя кассу. Далее происходит начисление. И в этом случае синтетический счет 70 может кредитоваться с разными счетами в зависимости от того, в каком подразделении работает конкретный работник. Все возможные проводки выглядят так:

Одновременно с начислением необходимо удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Проводка выглядит так:

Дт 70 Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Далее нужно сделать проводку, аналогичную авансу, о том, что работникам выплачена зарплата с расчетного счета или из кассы. Но бывает, что кому-то из сотрудников заплатить по тем или иным причинам не получилось. Главное, чтобы в этом не было вины самого работодателя. Чтобы задолженность не зависла на сч. 70 и не привлекала внимание проверяющих, ее нужно депонировать. Невостребованная депонированная заработная плата может храниться на расчетном счете организации в течение 3-х лет. Проводка выглядит так:

Дт 70 Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Из этой проводки видно, что иногда приходится задействовать субсчета, в том числе и по синтетическому сч. 70. Например, они могут называться:

• 70-1 «Расчеты с сотрудниками, состоящими в штате организации»;
• 70-2 «Расчеты с совместителями»;
• 70-3 «Расчеты по договорам гражданско-правового характера».

Сальдо по счету 70 может быть дебетовым после аванса. Кредитового сальдо быть в принципе не должно после установленной даты выплаты. Если оно есть, то организация задерживает средства сотрудников, и у нее могут быть неприятности.Теперь рассмотрим особенности аналитического учета.

Аналитический учет расчетов по оплате труда

Синтетический и аналитический учет расчетов отличаются тем, что в первом случае речь идет об обезличенных суммах, а во втором — о каждом конкретном сотруднике. Несложно понять, что для аналитического способа отражения заработной платы используются:

• заказы-наряды;
• путевые листы;
• листки начисления;
• больничные листы;
• ведомости;
• и т. д.

Все эти документы персонифицированы и все суммы в них относятся к одному человеку. Именно с аналитической документации начинается начисление заработной платы. Потому что в синтетическом учитывается уже общая сумма. Теперь всем понятно, о чем идет речь, когда говорят «синтетический и аналитический учет заработной платы».

Аналитический и синтетический учет заработной платы

Синтетический и аналитический учет оплаты труда: понятие и особенности

В бухгалтерии одним из основных способов отражения всех хозяйственных операций организации является План счетов бухучета, утвержденный приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н. План состоит из разделов, в которых сгруппированы счета в соответствии с целевым назначением. Так, счета бывают:

• активные — учитывают имеющиеся суммы активов организации, а также содержат информацию об их поступлении и расходовании;
• пассивные — отражают сведения о капитале и обязательствах фирмы перед работниками, кредиторами или государственными органами;
• активно-пассивные — систематизируют информацию о движении пассивов и активов одновременно.

В зависимости от того, каким образом формируются на бухгалтерских счетах данные о заработной плате, выделяют 2 вида их учета.

1. Синтетический учет

Отражает сведения на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

На кредите фиксируются начисления:

• заработной платы персонала;
• оплаты труда за счет средств резервов, организованных для целей выплаты отпускных сумм или поощрений за выслугу лет работникам;
• пенсий, социальных пособий и иных аналогичных выплат;
• доходов, положенных сотруднику за его участие в капитале фирмы.

На дебете фиксируются выплаты и удержания:

• пенсий, пособий, вознаграждений и т. п.;
• доходов за участие сотрудника в капитале фирмы;
• налогов, сумм по исполнительным листам в отношении работников, а также по иным удержаниям.

Осуществляется на счете 70 по каждому работнику организации отдельно. Его суть сводится к детализации всех составляющих частей заработной платы. С помощью данного вида анализа бухгалтер может посмотреть конкретные начисления и суммы выплат по каждому сотруднику в отдельности (размер оклада, больничного, премии и др.).

Регистр аналитического учета расчетов по оплате труда

Бухгалтер организации должен формировать и вести регистры — систему сбора и группировки данных, содержащихся в документах первичного характера, о начисленных и выплаченных сотруднику суммах.

С начала 2013 года, со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — закон № 402-ФЗ), организации получили возможность разрабатывать собственные бланки первичной документации (за исключением кассовых документов). Форма бухгалтерского регистра в связи с этим должна утверждаться приказом руководителя и отражаться в учетной политике организации (п. 5 ст. 10 ФЗ 402-ФЗ). Как правило, работодатели используют в своей деятельности шаблоны, предоставленные специализированными бухгалтерскими программами.

Виды зарплатных регистров

Лицевой счет. Открывается при приеме на работу сотрудника. Составляется по унифицированной форме (УФ) Т-54 или Т-54а, утв. постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 или по разработанному в организации шаблону. В документе фиксируются сведения о работнике, необходимые для проведения бухгалтером начислений и удержаний, связанных с оплатой труда. Лицевые счета заполняются каждый месяц в течение 1 календарного года.

1. Расчетная ведомость (УФ Т-49) по расчету и начислению или расчетно-платежная ведомость — по начислению и выдаче зарплаты (УФ Т-51).
2. Карточка и развернутая ведомость по счету 70.
3. Регистр налогового учета по НДФЛ, который организация разрабатывает самостоятельно с учетом требований п. 1 ст. 229 НК РФ.

Регистры могут оформляться и храниться в бумажном виде, а также в качестве электронного документа, удостоверенного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ).

Таким образом, без ведения синтетического и аналитического учета заработной платы не происходит сбора и систематизации информации о начислениях, удержаниях и ежемесячных выплатах, полагающихся работникам. В связи с чем достижение главной цели бухгалтерского учета — формирование и предоставление достоверных данных о хозяйственной жизни организации — становится невозможным.

Особенности синтетического и аналитического учёта заработной платы

Больше материалов по теме «Бухгалтерский учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Работа любого предприятия предполагает отражение проведенных операций. Для этого создается План счетов бухучета. Он подразделяется на различные разделы: активные, пассивные и активно-пассивные счета. Существует два типа учета счетов: синтетический и аналитический. Эти две формы имеют весьма существенные отличия.

Вопрос: Как отразить в учете оплату труда работника в натуральной форме (собственной продукцией организации)?
Заработная плата работника (оклад) составляет 40 000 руб. за месяц. В счет частичной оплаты заработной платы (в соответствии с коллективным договором и на основании заявления работника) работнику выдана продукция (продукты питания), фактическая себестоимость которой равна сумме прямых затрат на ее изготовление в налоговом учете и составляет 2 000 руб.
Отпускная стоимость продукции, передаваемой в счет оплаты труда, составляет 2 750 руб. (в том числе НДС 10% 250 руб.), что соответствует обычной продажной цене продукции. В налоговом учете доходы и расходы учитываются методом начисления. Выплата части заработной платы денежными средствами, удержание из нее НДФЛ, а также перечисление НДФЛ в бюджет в данной консультации не рассматриваются.
Посмотреть ответ

Функции методов учета

Все сведения о хозяйственных операциях нужно группировать. Вся информация должна быть правильно упорядочена. Требуется это для налоговых проверок, удобного хранения и получения информации о процессах на предприятии. Для обобщенных группировок сведений используются счета синтетического типа, для конкретизирующих – аналитические методы.

• Синтетический метод необходим для составления баланса. Он требуется для нормального прохождения всех проверок.
• Аналитический метод позволяет быстро получать всю необходимую информацию по конкретному сотруднику. К примеру, можно посмотреть, сколько выплат по больничному листу сделано определенному служащему.

Вопрос: Как отразить в учете заработную плату за декабрь (на примере одного работника), начисленную и выплаченную в последний рабочий день декабря?
Заработная плата (должностной оклад), начисленная за декабрь, составила 30 000 руб. Заработная плата перечисляется на банковский счет работника. Доход работника — налогового резидента нарастающим итогом с начала года не превысил предельных величин базы для начисления страховых взносов. Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления.
Посмотреть ответ

Синтетический учет и его особенности

Синтетический учет представляет собой обобщенные показатели. Его основное отличие – нет разделения на определенные характеристики средств, подлежащих учету. В рамках синтетического учета используются средства только в денежном выражении. Данная форма применяется в основном на счетах 01, 04 (Нематериальные активы), 10 (Материалы). Могут открываться также субсчета. К примеру, по счету 08 могут быть открыты следующие субсчета:

• 08-1 «Покупка земельных участков».
• 08-2 «Покупка ресурсов».

Методом синтетического учета пользуются исключительно профессиональные бухгалтера, тогда как аналитический метод могут использовать другие сотрудники. Сведения из СУ применяются при формировании отчетности, то есть бухгалтерского баланса.

Вопрос: Как отразить в бухгалтерском учете заработную плату, излишне выплаченную при увольнении работника, и соответствующие ей суммы НДФЛ и страховых взносов?
Посмотреть ответ

Счета синтетического учёта

В СУ содержатся сведения по общим признакам собственности, ее источникам, различным процессам хозяйственного значения. Синтетическим является основной счет, а также второй, называемый субсчетом. Последующие счета будут называться аналитическими. Не все счета синтетического типа содержат в себе субсчета. Иногда конкретизация операции выполняется посредством аналитических инструментов.

Нужно сказать, что СУ и АУ неразрывно связаны между собой. Объясняется это следующими факторами:

• Операции выполняются на основании одних и тех же первичных документов.
• В счетах речь идет об одних и тех же объектах, однако в аналитическом учете они детализированы.
• И на СУ, и на АУ есть показатели кредита, дебета и сальдо.
• Сальдо по аналитическому учету аналогично сальдо синтетического учета.

Но есть и отличия. СУ позволяет быстро получить требуемые сведения общего характера. АУ помогает их детализировать. То есть оба метода дополняют друг друга.

Синтетический метод используется для отражения данных на пассивном счете 70. Напомним, что в нем фиксируются сведения по расчетам с сотрудниками. На кредите счета отражаются следующие сведения:

• Зарплата сотрудникам.
• Начисления работникам отпускных и различных поощрений.
• Начисления пенсий, социальных отчислений.
• Доходы аукционеров.

На дебете отображаются расходы предприятия по аналогичным направлениям: выплата зарплат, пенсий и прочих отчислений.

Типовые проводки

Рассмотрим типовые проводки СУ:

• ДТ 20, 44, 69 КТ 70 – начисления на основании больничного листа.
• ДТ 84 КТ 70 – выдача дивидендов.
• ДТ 70 КТ 68 – вычет из зарплат НДФЛ.
• ДТ 70 КТ 50 и 51 – выдача зарплаты.
• ДТ 70 КТ 76 – депонирование зарплаты.

Данные проводки применяются наиболее часто.

Аналитический учет и его особенности

Аналитические методы ведутся на 70 счету. Их особенность – отдельное ведение счета на каждого сотрудника. Данный метод позволяет детализировать каждую из операций. Его функция – возможность получения информации о выплатах по каждому работнику. К примеру, бухгалтер в любой момент может получить сведения о дате и размере отчислений конкретному сотруднику. К примеру, выдача больничных, премиальных.

Счета аналитического учёта

Для аналитического учета используется счет 70 «Расчеты с персоналом». Обычно к нему открываются различные субсчета. Требуются они для детализации. Можно выделить следующие субсчета:

• 70-1 «Расчеты со штатными работниками предприятия».
• 70-2 «Выплаты сотрудникам, работающим по совместительству».
• 70-3 «Выплаты работникам, сотрудничающим с предприятием на основании гражданско-правовых договоров.

По кредиту счета отображаются следующие пункты:

• Зарплата (корреспонденция – счета по затратам на производство).
• Выплата отпускных и вознаграждений из сформированного резерва (счет 96 «Резервы будущих расходов»).
• Начисление пособий по социальному страхованию пенсий и прочих расходов подобного типа (корреспонденция – счет 69 «Расчеты по соцобеспечению»).
• Выплаты аукционерам (корреспонденция – «Прибыль, которая не была распределена»).

В дебете счета 70 отображаются следующие суммы:

• Зарплаты.
• Премии и пособия.
• Пенсионные отчисления.
• Налоговые начисления.
• Платежи, выполняемые на основании исполнительных документов.
• Удержания.

ВАЖНО! Выплаты могут быть не исполнены в срок по вине получателя. К примеру, сотрудник не явился на предприятие для получения отпускных. Данные неисполненные платежи фиксируются на дебете счета 70 «Расчеты с сотрудниками» и на кредите счета 76 «Расчеты с кредиторами». В последнем случае открывается субсчет «Расчеты по депонированным значениям».

При ведении индивидуальных счетов сотрудников используются лицевые счета служащих (по установленной форме № Т-54). Лицевой счет должен быть открыт на каждого работника при его приеме на должность. Он открывается ежегодно. Срок хранения таких счетов составляет 75 лет. В лицевые счета заносятся следующие сведения:

• Зарплата.
• Прочие доходы служащих.
• Выполненные удержания.

Лицевые счета формируются на основании табелей о рабочем времени, нарядов на сдельный труд, приказов о премировании.

Регистры аналитического учёта

Для полноценного ведения аналитического учета необходимо сформировать регистры. Они позволяют собирать информацию обо всех начислениях и проведенных выплатах, подтвержденных первичной документацией. Рассмотрим виды зарплатных регистров:

• Лицевой счет.
• Расчетно-платежная ведомость, созданная для расчета суммы по зарплате.
• Карточка и развернутая ведомость по счету 70.
• Карточка, составленная по форме НДФЛ-1. Формирование ее не обязательно: она создается по желанию бухгалтера.
• Регистр налогового учета. Закон не устанавливает ее форму. Компания может разработать ее согласно своей политике.

Регистры создаются в бумажной и электронной форме. Первые должны быть дополнены официальным штампом предприятия, а также подписями ответственных лиц. Электронная форма снабжается электронной подписью.

Синтетический и аналитический учет оплаты труда

Синтетический учет расчетов с персоналом, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе организации, по оплате труда, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате».

По кредиту данного счета отражаются начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, дивидендов и других аналогичных сумм. По дебету счета 70 фиксируются удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выплаченных сумм заработной платы, премий, пособий и другие удержания. Кредитовое сальдо счета 70 показывает задолженность организации перед работниками по начисленной, но не выданной заработной плате.

Для организации учета заработной платы используются соответствующие учетные регистры (специально разграфленные листы бумаги, приспособленные для текущих учетных записей).

В синтетическом учете используются мемориальные ордера, оборотные ведомости, Главная книга, журналы-ордера по счетам и т.д.

К документам аналитического учета заработной платы относятся: лицевой счет работника, налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц, расчетно-платежные ведомости и др.

Для правильного отражения начисленной заработной платы бухгалтер организации самостоятельно выбирает тот счет по учету издержек производства и обращения, который соответствует виду деятельности организации и структуре производства.

К таким счетам относятся:

счет 20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих);

счет23 «Вспомогательное производство» (оплата труда рабочих вспомогательного производства);

счет 25 «Общепроизводственные расходы» (оплата труда цехового персонала);

счет26 «Общехозяйственные расходы» (оплата труда административно-управленческого персонала);

счет 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств);

счет 44»Расходы на продажу» (оплата труда работников торговли);

другие счета издержек.

Начисление заработной платы персоналу предприятия основного и вспомогательного производств производится записью: Дебет счета 20,23 Кредит счета70; административно-управленческому персоналу: Дебет счета 25,26 Кредит счета 70; обслуживающих производств и по исправлению брака: Дебет счета 28,29 Кредит счета 70. Работникам торговли заработная плата начисляется проводкой: Дебет счета 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 70.

Начисление заработной платы по операциям, связанным с заготовлением и приобретением материальных ценностей и осуществлением капитальных вложений отражается по дебиту 10,15,08 в корреспонденции с кредитом 70.

Пособия по временной нетрудоспособности и другие выплаты за счет средств органов социального страхования отражают по дебету счета 69

«Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и кредиту счета 70.

Начисленные суммы премий, материальной помощи, пособий, оплаты труда по работам, производимым за счет средств целевого финансирования и в процессе получения внереализационных или операционных доходов, отражают по дебету счетов 91 «Прочие доходы и расходы», 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», 86 «Целевое финансирование» и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Начисление доходов работникам организации по акциям и вкладам в его имущество оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 84 Кредит счета 70.

В некоторых организациях ввиду сезонности производства отпуска работникам предоставляют в течение года неравномерно. Поэтому для более точного определения себестоимости продукции суммы, выплачиваемые работникам за отпуска, относят на издержки производства в течение года равномерными долями независимо от того, в каком месяце эти суммы будут выплачиваться. Тем самым создается резерв для оплаты отпусков работникам. Организация может создавать резерв на выплату вознаграждений за выслугу лет.

Резервируемые суммы относят в дебет тех же счетов производственных затрат, на которые отнесена начисленная зарплата работников, и в кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов».

По мере ухода рабочих в отпуск фактически начисленные им суммы за отпускной период списывают на уменьшение созданного резерва. При этом составляют следующую бухгалтерскую запись: Дебет счета 96 Кредит счета 70.

При начислении сумм ежегодных и дополнительных отпусков следует иметь в виду, что начисленные суммы отпусков включаются в фонд заработной платы труда отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном месяце. В случае перехода части отпуска на следующий месяц выплаченная работникам за эти дни сумма отпускных отражается в отчетном месяце как выданный аванс (по дебету счета 70 и кредиту счета 50 «Касса»). В следующем месяце эту сумму включают в состав фонда оплаты труда и обычно отражают записью по начислению отпускных сумм (кредит счета 70 и дебет счетов производственных затрат или счета 96).

Такой же записью оформляют начисление работникам вознаграждений за выслугу лет.

Удержание с заработной платы происходит за счет удержания у каждого работника НДФЛ: Дебет счета 70 Кредит счета 68.

Кроме того удержания могут иметь место при выплате по исполнительным листам (алиментов):

Дебет счета 70 Кредит счета 76.

При возмещении вреда, причиненного предприятию, на котором работает должник:

Дебет счета 70 Кредит счета 73

При допущенном браке:

Дебет счета 70 Кредит счета 28.

При натуральной форме оплаты труда, т.е. выдаче работникам в качестве оплаты труда готовой продукции, товаров и др., составляются следующие бухгалтерские проводки:

На сумму начисленной заработной платы:

Дебет счетов 20,23,25 и др. Кредит счета 70.

На сумму выданной продукции, товаров, материалов в натуре по ценам реализации, включая НДС и акцизный налог:

Дебет счета 70 Кредит счета 90,91.

На производственную себестоимость готовой продукции, фактическую себестоимость товаров и материалов, выданных в порядке натуральной оплаты:

Дебет счетов 90,91 Кредит счетов 43,41,10.

Удержания из сумм начисленной оплаты труда списывают с кредита соответствующих счетов в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выдачу сумм заработной платы и пособий оформляют следующей бухгалтерской записью: Дебет счета 70 Кредит счета 50;

Не полученная работниками в срок заработная плата депонируется.

Депонированная заработная плата переносится со счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», на котором для этих целей открывается субсчет «Депоненты». На депонируемую сумму делается проводка:

Дебет счета 70 Кредит счета 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».

Остатки не выданной в срок заработной платы (задепонированных сумм) по истечении трех дней должны быть сданы в банк на расчетный счет. При этом составляют следующую бухгалтерскую запись:

Дебет счета 51 Кредит счета 50.

Получение депонированной ранее заработной платы с расчетного счета в банке на оплату депонентов отражается записью:

Дебет счета 50 Кредит счета 51.

Учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра не выданной заработной платы. Книгу открывают на год. Для каждого депонента в ней отводят отдельную строку, в которой указывают табельный номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и отметки о ее выдаче. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.

Последующую выплату депонированной заработной платы осуществляют по расходному кассовому ордеру и отражают по дебету счета 76 и кредиту счета 50 «Касса».

Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации в банке в течение трех лет. По истечении этого срока неполученные суммы относятся на финансовые результаты деятельности организации, что отражается проводкой:

Дебет счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит счета 91.