Чем отличается штатное расписание от штатной

Отличие штатной расстановки и штатного расписания

Что такое штатная расстановка и штатное расписание? Отличие этих двух документов в чем заключается? Все знают, что штатное расписание – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. А что такое штатная расстановка? В чем разница: штатная расстановка и штатное расписание? Об отличии этих форм расскажем в статье.

В чем состоит различие

Под штатным расписанием понимается документ, содержащий в себе структурированную информацию о персонале организации. В «штатке» перечислены все предусмотренные компанией должности и количество запланированных единиц по каждой из них.

В свою очередь, штатная расстановка это документ, в котором указано, какие единицы и кем заняты. То есть в штатной расстановке прописывают Ф.И.О. сотрудников, занимающих те или иные должности, а также их табельные номера и другие необходимые сведения. Например, указание на инвалидность, совместительство, пенсионный возраст и т.п.

В общем, говоря про штатное расписание и штатную расстановку, отличие эти форм, в том, что «штатка» – это более общий обезличенный документ. В то время как штатная расстановка (штатное замещение) – это документ персонализированный.

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

В целом понятно, что такое штатная расстановка и штатное расписание. Отличие этих документов еще и в том, что для «штатки» действующее законодательство предусматривает унифицированную форму№ Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Для штатной расстановки единой формы законом не предусмотрено. Поэтому обычно этот бланк составляют на основе формы № Т-3, добавляя в него необходимые графы.

Зачем это нужно

В принципе можно обойтись и без этих документов. Начальная штатная расстановка и штатное расписание (отличие мы описали выше) могут составляться по инициативе самого работодателя. Если организация небольшая, то эти документы можно не заполнять.

разные права и обязанности;
различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Однако «штаткой» и штатной расстановкой лучше не пренебрегать. Ведь имея в своем распоряжении эти документы, можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Эта информация может понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений.

Понятно, что речь идет исключительно об организациях коммерческого сектора экономики. Ведь бюджетники должны разрабатывать «штатку» в обязательном порядке.

Для удобства наши специалисты подготовили таблицу, в которой наглядно видны отличия штатного расписания и штатной расстановки.

Штатная расстановка и штатное расписание — что это такое и чем они отличаются

Многие сталкиваются с составлением такого документа, как штатная расстановка. Возникает актуальный вопрос, что он из себя представляет и чем отличается от расписания. Чтобы ответить на него, необходимо в отдельном порядке рассмотреть оба документа, а также составить сравнительный анализ. На основании полученных данных будет также решен вопрос и о необходимости составления данного норматива.

Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания?

Штатное расписание и расстановка имеют схожие объекты регулирования. Они нацелены на упорядочение структурной организации в компании. Именно на основе данных нормативов можно судить о наличии тех или иных должностей, подразделений и отделов.

Нередко работодатели задаются вопросом, как вместо двух документов ввести один удобный файл. В отличие от расстановки, расписание имеет законодательно утвержденную форму Т-3. Заполняется она в соответствии с образцом. Поэтому включение в нее положений из другого акта не совсем верно.

То есть на практике объединение данных нормативов в один не может быть осуществлено несмотря на схожие аспекты регулирования. Поэтому необходимо рассмотреть оба документа по-отдельности и выявить, чем каждый из них удобен и отличается от другого.

Расстановка кадров по штатному расписанию

Штатное расписание — это один из основных нормативов, который по законодательству должен присутствовать в любой организации. Он включает в себя следующие положения:

структуризация всех должностей, отделов и подразделений компании;
список всех вакансий с указанием количественного значения;
указание на уровень заработной платы по каждой из должностей.

В последний пункт включаются все надбавки и премии, предусмотренные для вакансии. Все они формируют итоговую сумму.

Образец данного документа утвержден законодательством и имеет форму Т-3. Все имеющиеся графы должны быть заполнены в обязательном порядке. Если определенных данных не имеется, то необходимо проставить прочерк.

Такой образец актуален для любой организации, как государственной, так и частной. Наименование должностей приводится в соответствии с установленным перечнем. Однако если компания частная и вакансия не предусматривает компенсаций и льгот, ее название может составляться произвольно. Главное, чтобы оно соответствовало наименованию в трудовом договоре с сотрудником и записи в трудовой книжке.

Составление штатной расстановки

Штатная расстановка не является обязательным для составления документом. Оформляется он в зависимости от необходимости по усмотрению работодателя или отдела кадров. Название данного норматива также может отличаться.

Основное назначение такого документа — это оптимизация внутреннего использования утвержденного расписания. Преимущество составления такого списка заключается в наглядности, а также в возможности оперативно менять и вносить информацию. Это обусловлено тем, что вступление данного образца в силу не требует издания отдельного приказа.

В итоге такой документ становится рабочей версией расписания. В него вносятся сведения не только по структурной организации компании, но и личные данные сотрудников — имена, даты начала работы и реквизиты приказов, дополнительная информация. Такой норматив также удобен в тех случаях, когда одна должность разделена по совместительству. К примеру два электрика работают на полставки каждый на одной вакансии. Расстановка содержит личную информацию по каждому из них.

Составляется такой образец исходя из производственной необходимости. Поэтому форма его заполнения и оформления является свободной. Однако для того, чтобы он мог использоваться как юридический документ, следует сохранять общий порядок составления подобных нормативов.

Сравнение штатного расписания и штатной расстановки

Основные отличия штатного расписания и расстановки можно рассмотреть по следующим аспектам:

образец составления — первый вариант имеет определенную законодательством форму Т-3, в то время как во втором случае документ составляется в произвольном порядке;
обязательность — форма Т-3 является обязательной для заполнения в любом учреждении;
сведения — расписание указывает на общие сведения по кадровым вопросом, в то время как расстановка их персонифицирует и уточняет;
показатели, которые содержатся в обязательном нормативе, являются утвержденной структурой предприятия, в документе произвольного характера отображаются обычно реальные данные;
срок хранения основного норматива составляет 3 года, необязательного — 75 лет.

Также отличием является законность документа. В случае со штатным расписанием на его основе сотрудники могут приниматься на работу. Расстановка же регулируют актуальную информацию, она может меняться в любое время и не требует оформления дополнительных бумаг.

Топ‑8 ошибок при составлении штатного расписания

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.

Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Нельзя возложить на работника дополнительную работу по должности, которая отсутствует в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).

Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:

Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.
Профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.

Ошибка 3. В графе «Количество штатных единиц» указываются только полные штатные единицы

Не все работники работают на полную ставку. Например, неполное рабочее время устанавливается совместителям или женщинам, которые работают во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.

Как правильно: если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, то в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» будет указываться ½ или 0,5.

Некоторые работодатели сразу указывают полную единицу, мотивируя тем, что на другую половину ставки будет принят еще один работник. В таком случае следует понимать, что предусматривать наличие вакантных мест в штатном расписании не запрещается. Но у работодателя, который это предусмотрел заранее, возникает обязанность ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.

Ошибка 5. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад необоснованно указывается ниже МРОТ

Как правильно: указание в штатном расписании оклада менее МРОТ может быть правомерным и обоснованным только в том случае, если с учетом надбавок итоговая сумма заработной платы работника будет более МРОТ, установленного для соответствующего субъекта.

Пример: в субъекте минимальный размер заработной платы составляет 12 130 руб. Если
в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указать оклад в размере 10 000 руб., но при этом в графе 7 штатного расписания — надбавку в размере 3 000 руб, то в совокупности видно, что заработная плата работника не ниже минимального размера. Такая ситуация правомерна. В ином случае могут быть претензии со стороны контролирующих органов.

Ошибка 6. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад указывается с учетом районного коэффициента

Вот этого делать никогда нельзя. Это прямое нарушение действующего законодательства.

Как правильно: районные коэффициенты и процентные надбавки начисляются на заработную плату в целом, а не на отдельные ее составляющие (Письмо Минтруда России от 16.04.2020 № 14-1/В-424).

Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание

Как правильно: представительства и филиалы не являются отдельными юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание должно быть одно для всей организации в целом.

Пример: руководителю филиала предоставлено право утверждать лично штатное расписание по причине того, что филиал осуществляет все функции юридического лица. С целью избежать претензий со стороны контролирующих органов нужно указать в графе «Наименование организации» штатного расписания название головной организации, а не филиала. При этом наименование филиала должно найти свое отражение в графе «Структурное подразделение».

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

Есть ли в организации штатное расписание.
Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
На какой период утверждено штатное расписание.
Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками
(ст. 22, ст. 132 ТК РФ).
Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Образец приказа по штатному расписанию и Чек‑лист для проверки кадровика 509.8 КБ

Штатная расстановка и штатное расписание — в чем разница

Штатная расстановка (штатное замещение, штатный список) применяется в работе лица, ведущего кадровую работу в организации. Применение такой расстановки помогает, в первую очередь, отследить наличие вакантных должностей, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками. Тем не менее штатное замещение не является обязательным документом, вопрос о его разработке решается руководителем организации самостоятельно.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц (абз. 1 раздела «Штатное расписание» Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. По мнению Роструда, негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письма от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму № Т-3 в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

Составление расписания не предусматривает внесения в него фамилий работников, занимающих определенные должности, так как главная цель такого документа − определение структуры, штатной численности и размера заработной платы. Факт назначения на должность, определенную штатным расписанием, может отражать штатная расстановка.

Штатная расстановка (штатное замещение, штатный список) применяется в работе лица, ведущего кадровую работу в организации. Форма данного документа законодательно не установлена и разрабатывается, как правило, на основе формы № Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Для удобства данный документ может быть составлен как в электронном виде, так и на бумаге. Применение такой расстановки помогает, в первую очередь, отследить наличие вакантных должностей, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками. Если не применяется программа по учету кадров, то в такую форму (составленную в виде таблицы) вносятся все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.), что позволяет создать отчет по различным запросам руководства.

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет.

На основании вышеизложенного штатное замещение не является обязательным документом, вопрос о его разработке решается руководителем организации самостоятельно.

Е.С. Демидкина,
юрист-консультант консультационно-
правового отдела Группы компаний «Ю-Софт»