Автоматизация документооборота: система на

Система автоматизации документооборота

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Содержание

Основные понятия электронного документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Классификация систем электронного документооборота

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:
   • стандартный набор функций;
   • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
   • низкие временные затраты на приобретение и установку;
   • относительно низкая стоимость;
   • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
   • максимально персонифицированная система;
   • большие временные затраты;
   • высокая стоимость разработки;
   • сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
3. Комбинированные СЭДО:
   • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
   • полное соответствие нуждам предприятия;
   • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
   • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
   • передача заказчику прав на продукт;
   • простота освоения и использования;
   • полная локализация;
   • удобный интерфейс;
   • взаимодействие с существующими офисными приложениями.

См. также

Примечания

• Автоматизация
• Системы электронного документооборота

Wikimedia Foundation . 2010 .

Полезное

Смотреть что такое «Система автоматизации документооборота» в других словарях:

Система электронного документооборота — система автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота. Источник: Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 N 1403 р <О… … Официальная терминология

Система автоматизации проектных работ — Деталь в процессе разработки Система автоматизации проектных работ, или система автоматизированного проектирования, САПР (англ. CAD, Computer Aided Design)  программный пакет, предназначенный для проектирования (разработки) объектов… … Википедия

Система автоматизированного проектирования — Система автоматизированного проектирования  автоматизированная система, реализующая информационную технологию выполнения функций проектирования[1], представляет собой организационно техническую систему, предназначенную для автоматизации… … Википедия

Система электронного архива — Возможно, эта статья содержит оригинальное исследование. Добавьте ссылки на источники, в противном случае она может быть выставлена на удаление. Дополнительные сведения могут быть на странице обсуждения. Э … Википедия

Система управления документами — Эта статья или раздел нуждается в переработке. Пожалуйста, улучшите статью в соответствии с правилами написания статей … Википедия

Система управления взаимодействием с клиентами — (сокр. от англ. Customer Relationship Management System, CRM система)  корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации CRM стратегии компании, в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и… … Википедия

Alfresco (ECM-система) — У этого термина существуют и другие значения, см. Alfresco. Alfresco Тип ECM Разработчик Alfresco Inc. Написана на Java Операционная систем … Википедия

Мотив (система) — Эта статья о программном продукте, об операторе сотовой связи см.: Сотовая Связь МОТИВ. МОТИВ Тип Системы автоматизации документооборота Разработчик Мотив Москва ОС Microsoft Windows, GNU/Linux, ноябрь 2007 г. Лицензия … Википедия

автоматизированная система — автоматизированная система: Система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций. [ГОСТ 34.003 90, пункт 1.1] Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Российская Торговая Система — (РТС) Российская Торговая Система это система внебиржевой торговли Российская Торговая Система : Информация об истории РТС, рынки РТС, индекс РТС, роль Российской торговой Системы Содержание >>>>>>>>>>> … Энциклопедия инвестора

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

Если ваша компания уже перешла на ЭДО — электронный документооборот, из этой статьи вы ничего нового не узнаете. Она будет полезна, если вы только планируете перейти с бумажных документов на электронные. Разбираемся, как ЭДО помогает бизнесу упростить работу с документами и сделать процессы быстрее.

Что такое электронные документы и система электронного документооборота

Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как электронные документы равносильны бумажным с собственноручной подписью. Перевести в электронный вид можно любой документ — например, счет-фактуру, акт или договор.

Электронными документами можно обмениваться внутри компании, с контрагентами или налоговой. Это удобно, потому что их не нужно распечатывать, быстрее и проще получить от контрагентов, сложнее потерять, подделать или перехватить.

Система электронного документооборота, или СЭД, — это сервис, с помощью которого компании обмениваются электронными документами. Сам процесс обмена называют электронным документооборотом, или ЭДО.

• внутренний — этот документооборот ведется между сотрудниками и руководством компании. Он не регулируется законодательством, поэтому в каждой компании могут быть установлены свои правила обмена;
• внешний — это обмен электронными документами с контрагентами. Тут уже при составлении документов нужно соблюдать определенные нормы, установленные законодательством;
• с государственными органами — это сдача отчетности и других документов в налоговую, пенсионный фонд, соцстрах, Росстат и другие ведомства.

Чтобы вести электронный документооборот, должны выполняться два условия:

1. Документы должны быть подписаны электронной подписью. Подойдет та, которой компания подписывает отчетность в налоговую.
2. Пересылать документы должен оператор электронного документооборота.

Оператор ЭДО — это компания, которая предоставляет юрлицам и ИП услугу обмена электронными документами, гарантирует юридическую значимость документов и безопасность передаваемой информации.

Электронный документооборот похож на обмен сканами документов по эл. почте, только быстрее

Откройте счет в Тинькофф Бизнесе за один день

• Обслуживание — от 0 ₽
• Деньги поступают на счет круглосуточно
• Бесплатный вывод до 500 000 ₽

Какая электронная подпись нужна для электронного документоборота

На сегодня нет единого закона, регулирующего электронный документооборот. Поэтому в зависимости от того, с кем вы обмениваетесь документами, понадобятся разные виды электронной подписи. Правила их использования устанавливает закон «Об электронной подписи».

Электронная подпись может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной.

При обмене документами с физическими лицами подойдет любая подпись. Важно учитывать, что простая подпись наименее защищена и ее могут подделать — например, если мошенники взломают эл. почту.

Для заверения внутренних документов подойдет любая подпись. Иногда в электронном документообороте организации используют несколько видов подписи.

При обмене документами между компаниями может быть две ситуации:

1. Если документы подписывают простой или усиленной неквалифицированной подписью, нужно договориться и подписать соглашение об обмене электронными документами.
2. Если квалифицированной — соглашение можно не подписывать, но нужно договориться с контрагентом о взаимном обмене электронными документами.

Для обмена первичными документами подойдет любая электронная подпись. А вот счета-фактуры можно подписывать только квалифицированной подписью, даже если есть соглашение об обмене электронными документами.

У компаний могут быть разные операторы. Но обычно удобнее, когда контрагенты подключены к одной и той же системе ЭДО: тогда не нужно настраивать роуминг между разными системами.

Чтобы начать обмениваться документами с партнером, нужно принять его приглашение в личном кабинете СЭД

При обмене документами с налоговой и фондами нужна квалифицированная электронная подпись. Через ЭДО компании и ИП могут отправлять в налоговую и фонды любые электронные документы

Для ведения бухгалтерской отчетности внутри компании подойдет любая электронная подпись. По закону в электронном виде можно вести первичные учетные документы, учетные регистры и финансовую отчетность.

В судебном документообороте используется усиленная квалифицированная подпись. В суд можно подать в электронном виде исковое заявление, заявление, жалобу или любые письменные доказательства.

Плюсы и минусы ЭДО

Плюсы ЭДО. Основное преимущество — сокращение расходов на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Электронные документы можно бессрочно хранить на серверах оператора ЭДО.

Все документы можно сортировать по папкам

Еще ЭДО позволяет:

• упростить взаимодействие с госорганами — отправлять в ФНС и суды электронные документы;
• отправлять и получать документы прямо из своей учетной системы, например 1С;
• контролировать статус документа: доставлен, подписан, отказ в подписи;
• уменьшить частоту отказов налоговой. Например, предприниматели часто совершают ошибки, когда заполняют отчетность по НДС. Операторы ЭДО проверяют формат и оформление документов, а значит, налоговая будет принимать их с первого раза.

Минусы ЭДО. У системы электронного документооборота есть и недостатки:

• если ЭДО отсутствует у какого-либо контрагента, придется составлять документы и в электронном, и в бумажном виде;
• переход на ЭДО затратен: нужно подключить и купить СЭД, электронные подписи, а еще потратить время и деньги время на обучение сотрудников.

Лучше всего ЭДО подойдет, если компания работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у нее много филиалов, большое количество контрагентов из других регионов, много бумажных документов. Тогда ЭДО поможет организовать электронный архив, сократить время на пересылку бумажной почты, ускорит обмен документами. А вот для небольших компаний внедрять ЭДО может быть неоправданно дорого.

Рассчитать эффективность внедрения электронного документооборота можно с помощью специального калькулятора на сайте налоговой.

Что могут современные системы электронного документооборота

Создавать и отправлять документы. Документы можно добавить с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы.

Хранить документы. Все документы хранятся на серверах в дата-центрах, поэтому информацию невозможно потерять. Это безопаснее, чем хранить на личном компьютере.

Распределять входящие документы. В СЭД можно настроить маршрутизацию — назначить подразделение, которое автоматически будет получать документы от определенного контрагента.

Согласовывать документы внутри компании. Отправлять документы на подпись можно как определенному сотруднику, так и всему подразделению. Получателям придет уведомление на эл. почту.

Обмениваться документами между разными операторами ЭДО. Изначально разные системы не могут обмениваться документами между собой. Но эту опцию можно настроить отдельно, технология называется «роуминг». Его нужно настраивать для каждого контрагента отдельно.

Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.

Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные. Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента. Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени. Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.

Как выбрать подходящую систему

Список аккредитованных операторов ЭДО можно найти на сайте налоговой. Компания может выбрать любого оператора из списка. Операторы почти не отличаются друг от друга, отличия могут быть в скорости обслуживания и в том, какую помощь они оказывают при интеграции ЭДО в бизнес.

Если у контрагентов будут разные операторы, это нормально. Главное, убедитесь, что оператор состоит в реестре, поддерживает роуминг с большинством других операторов и гарантирует безопасность данных.

Например, чтобы пригласить контрагента обмениваться документами в сервисе «Диадок», можно ввести в поисковой строке его название и отправить приглашение нужной компании

Как перейти на ЭДО

Процесс подключения по шагам.

Шаг 1. Измените учетную политику. Пропишите в учетной политике, что организация работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.

Шаг 2. Составьте схему электронного документооборота. Изучите схему бумажного документооборота компании: сколько сотрудников задействовано, кто может подписывать документы, этапы, где возникают задержки документов. Переведите эту схему в электронный формат так, чтобы исключить проблемы бумажной цепочки.

Шаг 3. Оформите электронную подпись для сотрудников. Электронная подпись понадобится тем сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы. Если подписи еще нет, для руководителя или ИП ее выпустит налоговая, а остальные сотрудники могут приобрести подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Если квалифицированная подпись уже есть у бухгалтера или руководителя, они могут использовать ее.

Шаг 4. Выберите способ работы ЭДО. Определитесь с техническим решением:

• меньше 100 документов в месяц — подойдет онлайн-версия сервиса;
• большой объем документов — интеграция ЭДО в учетную систему компании.

Шаг 5. Выберите оператора. Можете спросить у контрагентов, с какими операторами они уже работают

Шаг 6. Подключите контрагентов. Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания примет приглашение, можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.

Документооборот с использованием технических средств

В небольшой фирме возможна организация работы на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере , где каждый имеет свою ячейку. В небольших фирмах обычно реализована схема управления, при которой файловая система достаточно удобна для хранения документов. Например, в папке «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел», в ней папка «финансовое планирование», еще глубже — «минимизация налогообложения». Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей — каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы. Однако все это перестает работать, когда масштаб предприятия растет. В крупном предприятии появляется множество рабочих групп. При этом отдельные сотрудники могут работать в нескольких проектах. Представьте, что один проект — это автоматизация ФСБ, а другой — автоматизация торгового центра. Понятно, что требования к контролю доступа к информации должны быть разные. Здесь уже требуется специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т.д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ 5 Санкционирование доступа — обеспечение различным пользователям доступа к той части информации, на которую они имеют право. и быстрее находить необходимые документы.

Второй аспект — это маршрутизация документов на предприятии. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (далее — САДД) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль исполнения управленческих решений, снижаются издержки, связанные с содержанием аппарата управления.

Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа, т.е. имеются стандартные пути движения для отдельных категорий документов. Это позволяет непосредственно после регистрации направлять документы должностным лицам организации в соответствии с их должностными обязанностями и с технологическими процедурами обработки документов разного вида.

Классификаторы и нормативы являются едиными для всех служб. Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала 6 Портал обозначает решение, предоставляющее единую точку доступа ко множеству источников информации. Первыми были информационные порталы, выросшие из поисковых сайтов Lycos, Yahoo!. Позднее из идеи Интернет-портала развилась концепция корпоративного портала — аналога информационно-поискового портала, спроектированного специально для данной компании. (рис. 3.26).

Большинство разработчиков САДД не занимаются созданием собственных текстовых редакторов, а используют редактор из Microsoft Office. На рабочем месте разработчика документа в интерфейс Word добавляется функциональная кнопка, которая позволяет передать созданный документ в систему делопроизводства, обеспечивающую его прохождение в системе документооборота. При необходимости просмотреть документ на машине пользователя запускается Word.

Можно сказать, что автоматизированная система делопроизводства и является конвейером, обеспечивающим оптимальное продвижение элементов в системе, а программы Microsoft Office являются станками вокруг этого конвейера, с помощью которых можно подготовить документ (деталь) и поместить ее на конвейер. Система делопроизводства осуществляет гарантированную доставку от одного станка к другому, контролирует, что обработано на этом станке, и отправляет далее по назначению.

Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их организациям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД лишь некоторые организации используют на практике электронную форму внутреннего согласования организационно-распорядительных документов с помощью электронной цифровой подписи ( ЭЦП ).

Программы для электронного документооборота и работа с ними

Бизнес невозможен без обмена документами. Счёт-фактура для покупателя, декларация для налоговой, договор для клиента или партнёра — все эти документы должны добраться до адресата. Пока их оформляли на бумаге, передача документов требовала много времени и не всегда достигала цели. Но началась повсеместная автоматизация делопроизводства, и на смену бумагам пришёл электронный документооборот — ЭДО. Взаимодействие осуществляется с помощью специальной программы для документооборота.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот, или ЭДО — это обмен электронными документами с контрагентами, контролирующими органами или внутри компании.

В зависимости от того, куда направляются документы, электронный документооборот делится на внешний и внутренний. Если происходит обмен документами, которые можно использовать в качестве доказательств в суде, то такой документооборот называется юридически значимым.

Для обмена электронными документами нужно, чтобы у отправителя и получателя были электронная подпись и система электронного документооборота — СЭД. Если контрагенты пользуются услугами разных операторов ЭДО, то необходимо подключить услугу роуминга.

Как происходит обмен электронными документами

Рассмотрим на примере обмена электронными счетами-фактурами.

Всё начинается с Удостоверяющего центра, или УЦ — он выдаёт поставщику и покупателю электронную подпись. Она нужна для шифрования данных в юридически значимых документах.

Для того чтобы ваши данные не попали в руки мошенников, пользуйтесь услугами УЦ, аккредитованных Минкомсвязи РФ. Например, УЦ «Калуга Астрал». Наши специалисты подберут для вас необходимый сертификат электронной подписи и подготовят все необходимые документы.

Затем поставщик создаёт счёт-фактуру в своей программе электронного документооборота и отправляет покупателю через оператора ЭДО. Оператор фиксирует дату и время отправки документа и пересылает его покупателю.

Покупатель проверяет полученный документ и, если в нём нет ошибок, формирует квитанцию о приёме, подписывает её своей ЭП и отправляет поставщику через оператора ЭДО. Оператор также фиксирует дату и время отправления и пересылает документ поставщику.

Если обнаружены ошибки, покупатель может сформировать уведомление об уточнении, также подписать его ЭП и отправить поставщику, который исправит ошибки и пришлёт новый счёт-фактуру. Тогда покупатель подтвердит, что получил документ и оплатит приобретённый товар или услугу.

Информация обо всех отправлениях будет храниться в электронном архиве оператора ЭДО. Обмен документами происходит через спецоператора связи. При проверке ФНС может запросить счёт-фактуру по той или иной сделке, и спецоператор предоставит документ.

Зачем нужна программа электронного документооборота

В настоящее время использование ЭДО обусловлено не только удобством. В некоторых сферах деятельности это прямая обязанность, утверждённая законодательно государством. Некоторую отчётность ещё можно сдавать в бумажном виде или через госпорталы. Но уже сейчас, информационные системы связывают важнейшие отрасли, служат дистанционному взаимодействию бизнеса и государства.

Электронные системы документооборота (СЭД) — это программы, гарантирующие безопасность. Для работы в системе нужна электронная подпись, с помощью которой информация в документах шифруется. Прочитать документ может только адресат, у которого есть ключ к шифру. Обмен документами происходит через оператора ЭДО. Оператор проверяет данные всех участников обмена и гарантирует, что никто из них не является мошенником.

Система электронного документооборота обеспечивает контроль работы над документом. Пользователь может узнать статус обработки документа: например, отчёт был доставлен в КО, а через некоторое время — принят. СЭД для внутреннего документооборота помогают руководителю отслеживать, кто из подчинённых работает над документом и сколько времени он на это тратит.

Система электронного документооборота организует поток и хранение документов. Можно настроить систему так, что входящие документы будут сразу направляться ответственным за их обработку специалистам. Поиск по названию, дате создания или получения документа или автору поможет быстро найти нужный документ в электронном архиве. Это удобнее, чем пользоваться корпоративной электронной почтой.

СЭД нужна для работы с маркировкой. Маркировка позволяет прослеживать путь товара от производителя до покупателя. Информация о товаре передаётся с помощью электронного универсального передаточного документа — УПД, который содержит коды маркировки на каждый товар или на каждую транспортную упаковку. Получатель груза считывает коды в документе и подтверждает приёмку — также в электронном виде. Данные о факте передачи товаров направляются в систему «Честный ЗНАК». Без электронного документооборота это невозможно.

Система электронного документооборота нужна для работы с онлайн-кассой. Смысл онлайн-кассы в том, чтобы сведения с электронных чеков передавались в налоговую. Чтобы обеспечить эту передачу, недостаточно купить ККТ — её нужно зарегистрировать в налоговой и подключить системе электронного документооборота.

СЭД удобна для отправки отчётности в государственные органы. 44-ФЗ обязывает компании сдавать бухгалтерскую отчётность и декларацию НДС только в электронном виде. Отправить отчёт из системы можно в любой подключённый контролирующий орган. Не нужно заходить на сайт каждого из них и вспоминать пароли от нескольких личных кабинетов. Кроме того, у системы электронного документооборота есть техподдержка, куда можно обратиться по поводу ошибок и вопросов.

Как программы ЭДО упрощают работу бизнеса

Документооборот, выполняемый через программы СЭД, имеет преимущества перед традиционным способом отправки. В первую очередь освобождается рабочее место от бумажных экземпляров документов. Все файлы хранятся в единой электронной базе, их легко найти и распечатать копии при необходимости. Затраты на канцелярию сокращаются.

Сервисы ЭДО экономят время сотрудников на подписание и передачу документов:

• автоматически создавая архив;
• сокращая количество операций;
• выполняя действия в один клик.

Расстояние между партнёрами не имеет значения — подписанные документы появляются в сервисе контрагента через несколько секунд. Также сокращается количество ошибок при заполнении реквизитов, программа сама укажет на исправление.

Программы СЭД делают электронный документооборот безопасным, за счёт хранения истории действий и прозрачности выполненных операций. Просмотр манипуляций пользователей исключает возможность использования сервиса в мошеннических целях.

Документы, созданные через программы электронного документооборота, являются юридически значимыми и могут быть отправлены не только частным компаниям, но и в государственные органы. Их предоставляют в суде в качестве доказательств или улик как оригиналы.

Обзор популярных программ ЭДО

Программа СЭД — это система, которая обеспечивает процессы создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль за обменом документов в организации.

Все системы электронного документооборота имеют примерно одинаковые возможности, но у каждой из них есть ведущая функция. Например, системы делопроизводства позволяют наладить движение документов внутри компании и работу с входящими и исходящими документами, а электронные архивы — хранить электронные документы и оцифрованные бумаги. В системе workflow закреплены все действия, которые необходимо совершить над документом, и каждый документ проходит по определённому маршруту от одного сотрудника к другому.

ЕСМ-системы сочетают в себе функции разных систем. В состав такой системы может входить workflow для маршрутизации документов и электронный архив для их хранения. Эти системы позволяют работать с неструктурированным и web-контентом.

Российский рынок предлагает широкий выбор систем электронного документооборота.

Существуют рейтинги СЭД, которые составляют отраслевые ресурсы. Как правило, это открытые источники.

Вот тройка лидеров в 2021 году, по мнению сайта CRMindex:

• А2Б СЭД — это электронная программа документооборота. Гибкие настройки типовых и произвольных маршрутов и карточек документа. Делегирование исполнения документа. Настройки доступа к папкам и документам. Сквозная регистрация и нумерация документов;
• ELMA365 ECM — организовывает электронную канцелярию и обеспечивает хранение данных. Искусственный интеллект обрабатывает, проверяет корректность и отправляет документы по маршруту согласования в зависимости от содержания;
• Контур.Диадок — обладает всеми инструментами для создания документов и обмена ими в пределах компании и с контрагентами. В нём можно создавать маршруты согласования документов, предоставлять «первичку» в ФНС при проверках, находить контрагентов, которые уже работают в системе. У этой СЭД есть мобильная версия, а также адаптация под ОС Linux.

В число популярных СЭД входят в том числе «1С-ЭДО» и «Астрал.ЭДО».

Преимущества «1С-ЭДО»

«1С-ЭДО» — это программа для документооборота, использующая ECM-систему, для организации ЭДО и работы компании в целом. В ней можно работать совместно, вести учёт рабочего времени, работать с электронной почтой. Для начала работы с партнёрами достаточно отправить приглашение. Система поддерживает работу с контрагентами, подключенными к другим операторам ЭДО, а также позволяет контролировать этапы обработки документов.

Как работать с программой электронного документооборота.

Для работы в системе не требуется дополнительное программное обеспечение электронного документооборота на компьютерное устройство. Её можно интегрировать с любыми решениями на платформе «1С: Предприятие 8». У системы нет мобильного приложения, но есть адаптированный мобильный клиент, что позволяет работать со смартфона или планшета. Если вы привыкли работать в программах «1С», то вам подойдёт именно сервис «1С-ЭДО». Он подключается напрямую к вашей учётной системе.

Преимущества «Астрал.ЭДО»

«Астрал.ЭДО» — это надёжная программа документооборота СЭД, которая соответствует всем современным требованиям безопасности. Обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами, организуйте документооборот внутри компании, переводите бумажные архивы в электронный. «Астрал.ЭДО» позволяет пользоваться ЭДО с любого устройства с выходом в интернет и имеет роуминг со всеми ведущими системами электронного документооборота.

Выбор программы документооборота зависит от того, какие задачи компании она должна выполнять. Учитывайте это наряду с критериями цены и известности разработчика. Оставьте заявку , и наш специалист предложит вам оптимальное решение.

Продукты по направлению

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С